Rozliczenie końcowe projektu
advertisement
Jak przygotować rozliczenie końcowe projektu? Uzupełnienie poradnika Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach Działania 2.3 schemat „A” SPO RZL” 1 Opracowanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) Priorytet 2 Rozwój społeczeństwa opartego na wiedzy Działanie 2.3 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Schemat „A”: Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr Autor: Beata Lech Treść publikacji została skonsultowana przez ekspertów PARP Anna Broniarek. Mariola Gniadek Sylwia Reczko Ilona Wasiak Redakcja: Mirosława Płyta Korekta: Mirosława Płyta © Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości 2007 2 SPIS TREŚCI Wstęp 4 1. Rozliczenie końcowe projektu 5 2. Rozliczenie końcowe, gdy wniesiony wkład prywatny jest odpowiedni 10 3. Rozliczenie końcowe, gdy wniesiony wkład prywatny jest zbyt niski 11 4. Rozliczenie końcowe, gdy jest saldo na koncie wkładu prywatnego 12 5. Rozliczenie końcowe, gdy konieczne jest przygotowanie korekty finansowej 13 6. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) 21 6.1 Ankieta 22 7. Sprawozdanie końcowe 23 8. Przechowywanie dokumentów projektu 24 9. Słowniczek pojęć podstawowych 25 3 Wstęp Krótki poradnik „Jak przygotować rozliczenie końcowe projektu” jest uzupełnieniem wydanej w 2006 r. publikacji Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pt. „Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach działania 2.3 schemat „A”. Przypomnijmy, czego dotyczy działanie 2.3 schemat „A” SPO RZL. Od 2004 roku polskie przedsiębiorstwa otrzymują wsparcie z Europejskiego Funduszu Społecznego na szkolenia pracowników współfinansowane w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich - działanie 2.3. "Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki" (Działanie 2.3 SPO RZL). Kwota przeznaczona na kształcenie przedsiębiorców i ich pracowników w latach 2004 – 2008 wynosi ponad 250 mln euro. Środki te są rozdzielane w tzw. schematach: ok. 80 proc. środków przeznacza się na finansowanie projektów wyłonionych w konkursach na dotacje dla instytucji szkoleniowych i uczelni, które organizują studia podyplomowe i szkolenia dla pracowników w ramach schematu „A” „Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr”. W trzech edycjach konkursu (ośmiu rundach) instytucje szkoleniowe, szkoły wyższe oraz ich organy założycielskie, jednostki naukowe, organizacje pracodawców i przedsiębiorców, związki zawodowe oraz organizacje niedziałające dla zysku składały wnioski na dofinansowanie projektów szkoleniowych dla przedsiębiorstw i ich pracowników. W okresie od listopada 2004 r. do maja 2006 roku wpłynęło 3,2 tys. wniosków o dofinansowanie na kwotę ponad 3, 5 mld PLN. Do oceny merytorycznej przyjęto ponad 2, 5 tys. wniosków na kwotę ponad 3 mld. PLN. Podpisanych zostało ponad 687 umów z instytucjami szkoleniowymi na kwotę ok. 780 mln PLN. Do końca czerwca 2007 r. szkoleniami realizowanymi na terenie całej Polski zostało objętych ponad 258 tys. pracowników, w tym ponad 54% to firmy sektora MSP z niemal 64 tys. przedsiębiorstw. W dofinansowanych szkoleniach uczestniczą przedstawiciele mikroprzedsiębiorstw (16%), sektora MSP (48%) oraz dużych przedsiębiorstw (36%). Najpopularniejsze okazały się szkolenia i studia podyplomowe z zakresu zarządzania (około 24 proc. wszystkich szkoleń), zarządzania zasobami ludzkimi (ponad 13 proc.), doskonalące umiejętności sprzedażowe (11 proc.), dotyczące nowoczesnych technologii (ponad 9 proc.), z zakresu finansów i księgowości (ponad 7 proc.), szkolenia i studia dotyczące zarządzania finansami, języków obcych, zarządzania jakością (około 5%). Oznacza to, że nie brakuje dobrych pomysłów na wykorzystanie unijnych pieniędzy. Jednak dla wielu instytucji szkoleniowych, które otrzymały dotację na realizację projektów szkoleniowych trudności zaczęły się, gdy przystąpiły one do rozliczania poniesionych wydatków. Dlatego celem opracowania poradnika jest, przedstawienie jednolitych zasad końcowego rozliczenia projektów dofinansowanych w ramach Działania 2.3 schemat „A” SPO RZL, aby jak najwięcej beneficjentów rozliczyło projekty zgodnie z zasadami wydatkowania funduszy strukturalnych, zapisami w umowie oraz wnioskiem o płatność końcową. Zamierzeniem autorów jest, aby poradnik był jak najbardziej praktyczny, a informacje w nim zawarte przyczyniły się do sprawnego rozliczenia i zamknięcia Państwa projektów. 4 1. Rozliczenie końcowe projektu Zgodnie z zapisami w umowach wszystkie projekty realizowane w ramach działania 2.3 SPO RZL schemat „A” muszą być zakończone do 30 czerwca 2008 r. Rozliczenie końcowe projektu - złożenie sprawozdania końcowego i wypłata ostatniej raty środków - zamyka cykl projektu. Jak rozliczyć projekt, który był naszym dziełem, sukcesem, trudną, a może mozolną pracą? Jakie dokumenty są wymagane, aby projekt był prawidłowo rozliczony i zamknięty? Do zakończenia projektu musimy się przygotować kilka miesięcy wcześniej. Wielu beneficjentów podczas realizacji zauważa konieczność dokonania zmian i modyfikacji projektu. Zgodnie z § 19 ust. 1 umowy o dofinansowanie: „Ostateczny Odbiorca (beneficjent) może dokonać zmian w Projekcie jedynie pod warunkiem zgłoszenia w formie pisemnej Beneficjentowi Końcowemu (instytucji wdrażającej) nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu”. Należy, więc przeanalizować dokładnie wniosek o dofinansowanie projektu i dokonać koniecznych zmian. Dokumenty wymagane do rozliczenia końcowego projektu to: 1) Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu, 2) Wniosek o płatność końcową wraz z załącznikami: a) Załącznik nr 1 – Zestawienie dokumentów dotyczących wkładu prywatnego b) Załącznik nr 2 – Rozliczenie środków na finansowanie Projektu/dotacji/grantu, c) Dokumentacja księgowa projektu, d) Wyciągi bankowe z rachunku dotacji i rachunku wkładu prywatnego, e) Rozliczenie końcowe projektu, f) Oświadczenie o saldzie na rachunku wkładu prywatnego, h) Zestawienie korekt finansowych w przypadku, gdy miały miejsce korekty. 3) Informacje o wszystkich ostatecznych beneficjentach pomocy w ramach realizowanego Projektu – dane do PEFS (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego). W związku z wdrożeniem części finansowej systemu informatycznego SIMIK, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i Ministerstwa Finansów, od września 2006 r. wnioski o płatność składane w ramach działania 2.3 schemat „A” SPO RZL muszą być przygotowywane za pomocą udostępnionej na stronach Ministerstwa Finansów pod adresem http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=1&dzial=409&id=58776 aplikacji Generator Wniosków Płatniczych. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała do beneficjentów, niezbędne do wygenerowania wniosków, pliki xml z danymi nt. podpisanej umowy. Przy składaniu wniosku o płatność należy zwracać uwagę na zgodność sumy kontrolnej wersji elektronicznej i papierowej wniosku. Dokumenty należy wypełnić zgodnie z Instrukcją do „Wniosku beneficjenta o płatność” w ramach SPO RZL. 5 UWAGA: W pkt. 15 wniosku o płatność końcową należy wpisać kwotę wynikającą z harmonogramu płatności (nawet w przypadku, kiedy Beneficjent nie otrzyma całej transzy). We wniosku o płatność końcową rozliczane są wszystkie wydatki niewykazane we wcześniejszych wnioskach o płatność, poniesione maksymalnie do 25 dnia po zakończeniu realizacji projektu. Dodatkowym dokumentem wymaganym przy końcowym rozliczeniu jest zestawienie rozliczenia projektu (wzór i sposób wypełnienia poniżej). Numer umowy: Nazwa Beneficjenta: Rozliczenie końcowe projektu ………………………………… ………………………………… Całkowita kwota dofinansowania projektu zgodna z § 2 ustęp 3 pkt 1 Umowy o dofinansowanie projektu Kwota wydatków kwalifikowanych zgodnie z harmonogramem płatności: Faktycznie rozliczona kwota Okresy rozliczeniowe dofinansowa zgodnie z harmonogramem nia 1 2 Faktycznie rozliczony wkład prywatny wkład w wkład postaci suma gotówko wynagrodze wkładu wy ń prywatnego 3 4 5=3+4 ……………. ……….. Suma dofinansowania i wkładu prywatnego z danego okresu rozliczeniowego 6=2+5 ………………………….. SUMA Procent dofinansowania zgodnie z § 2 ustęp 3 pkt 1 Umowy o dofinansowanie projektu .. Procent dofinansowania zrealizowany przez Beneficjenta: .. Kwota do wypłaty przez PARP: Kwota do zwrotu przez Beneficjenta: … … Do powyższych dokumentów należy jeszcze dołączyć Oświadczenie o saldzie na koncie wkładu prywatnego. 6 Zgodnie z treścią oświadczenia (wzór poniżej) należy wpisać: - globalną kwotę zebranego wkładu prywatnego, - globalną kwotę rozliczonego we wnioskach o płatność wkładu prywatnego, - saldo na koncie wkładu prywatnego, które stanowić powinno różnicę pomiędzy powyższymi dwiema kwotami. UWAGA: W oświadczeniu w saldzie nie wpisujemy kwoty odsetek bankowych narosłych na rachunku wkładu prywatnego. Oświadczenie o saldzie na koncie wkładu prywatnego …………………………….., (pieczęć) ……………….,……………… (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż w ramach projektu (nr projektu) został zebrany wkład prywatny w postaci gotówki w wysokości …………..PLN. Wkład prywatny w postaci gotówki rozliczony we wnioskach o płatność wyniósł …………….PLN. Saldo pozostałe na rachunku bankowym wyodrębnionym na wpłaty gotówkowe od Ostatecznych Odbiorców wynosi ………….. PLN bez uwzględnienia narosłych odsetek. …………………………… Przygotowując wniosek o płatność końcową należy przeanalizować wszystkie wydatki w ramach projektu, które zostały rozliczone we wnioskach o płatność pośrednią, jak i te, które planujemy wykazać we wniosku o płatność końcową. Jest to ostatni moment, kiedy możemy powstałe błędy skorygować (np., gdy we wcześniejszych wnioskach o płatność wykazano wydatki z wkładu prywatnego jako dofinansowanie). Błędy wykazujemy w dokumencie Zestawienie korekt finansowych dla beneficjentów SPO RZL. 7 Wzór zestawienia korekt finansowych dla Beneficjentów SPO RZL: Zestawienie korekt finansowych dla beneficjentów SPO RZL Nr projektu: Nazwa Projektu: Nazwa Beneficjenta: LP 1 Okres objęty wnioskiem, w ramach, którego wydatek został rozliczony 2 Poz. we Rodzaj wniosku wydatku o korygowanego płatność 3 4 Data wykrycia korekty Przyczyna Kwota korekty korygowana 5 6 7 Źródło finansowania po korekcie 8 1 2 3 4 5 6 7 Łącznie: 0 Data:……………………………… Sporządził:…………………………………………………… Uwaga: Istnieje możliwość wykazania większej liczby danych do korekty, jednak liczba kolumn nie może ulec zmniejszeniu. Poniżej zaprezentowano przykład poprawnie przygotowanego rozliczenia końcowego projektu w przypadkach, gdy: - został wniesiony zbyt niski wkład prywatny, - wykazane jest saldo na koncie wkładu prywatnego (występuje różnica pomiędzy zebranym wkładem prywatnym, a rozliczonym we wnioskach o płatność pośrednią), - konieczne jest dokonanie korekty finansowej. 8 Dane do przykładu rozliczenia końcowego: Firma szkoleniowa ARKA Sp. z o. o. realizowała projekt w ramach Działania 2.3 schemat a pt. „Profesjonalne Szkolenia” przeznaczone dla pracowników małych, i średnich przedsiębiorstw w całym kraju. Celem było wspieranie rozwoju gospodarki rynkowej opartej na wiedzy i przedsiębiorczości poprzez przeszkolenie 183 pracowników polskich przedsiębiorstw. Umowa została podpisana 2 stycznia 2006 roku a projekt był realizowany w okresie od 2 stycznia 2006 do 28 lutego 2007 roku. Całkowite wydatki projektu zgodnie z umową 557 090,33 PLN Kwota dofinansowania wynosiła 493 399,70 PLN Wkład prywatny w postaci wynagrodzeń 63 690,63 PLN Przeszkolono 180 pracowników z Małych i Średnich Przedsiębiorstw Beneficjent otrzymał transze zgodnie z harmonogramem płatności w wysokości 493 399,70 PLN w następujących transzach: Zaliczka: 100 000,00 PLN I płatność: 200 000,00 PLN 2 płatność: 100 000,00 PLN 3 płatność: 93 399,70 PLN Konto bankowe dofinansowania nieoprocentowane. Beneficjent rozliczył wnioskami o płatność pośrednią kwotę 537 136,22 PLN w tym 473 445,59 PLN z dofinansowania i 63 690,63 PLN z wkładu prywatnego. Przykład rozliczenia: Wniosek za okres Rozliczona Dofinansowanie kwota w PLN w PLN 2 stycznia 2006 – 31marca 2006 85300,20 85 300,20 1 kwiecień 2006 – 30 lipca 2006 184331,34 184 331,34 1 sierpnia 2006 – 31 grudnia 2006 103942,44 103 942,44 1 stycznia 2007 – 28 lutego 2007(wniosek złożony z rozliczeniem końcowym) Suma 99871,61 99 871,61 473 445,59 Wkład prywatny w PLN 63 690,63 63 690,63 Należy zacząć od przedstawienia rozliczenia końcowego, w sytuacji, gdy został zebrany odpowiedni i zbyt niski wkład prywatny w stosunku do zatwierdzonych wydatków w ramach pomocy publicznej. Brak odpowiedniego wkładu prywatnego jest najczęstszym błędem popełnianym przez Beneficjentów. Należy pamiętać, aby podczas realizacji projektu na bieżąco monitorować wysokość zbieranego wkładu prywatnego. Wysokość wymaganego wkładu prywatnego jest uzależniona od rozliczonych wydatków w ramach pomocy publicznej zgodnie z § 2 ust.3, pkt.4 umowy o dofinansowanie projektu. Brak monitoringu zebranego i wydatkowanego wkładu może spowodować, że wykazany wkład prywatny będzie zbyt niski, co spowoduje znaczne obniżenie kwoty dofinansowania. 9 2. Rozliczenie końcowe, gdy wniesiony wkład prywatny jest odpowiedni Kwota dofinansowania z umowy (środki fizycznie otrzymane) Liczba przeszkolonych osób z MSP 493399,70 PLN Wydatki rozliczone w ramach pomocy publicznej 306 333,85 PLN Wydatki rozliczone w ramach pomocy pozostałej Całkowite wydatki: Procent wkładu prywatnego zgodnie z Rozporządzeniem MRR, z dn. 16.08.2006 r. (Dz.U.154 poz.1102 § 12, ust.1: 230 802,37 PLN 537 136,22 PLN 20 % Sposób wyliczenia: Wymagany wkład prywatny dla rozliczonych wydatków w ramach pomocy publicznej oraz liczby przeszkolonych osób 180 osób 61 266,77 PLN =20% x 306 333,85 PLN Rozliczona kwota dofinansowania przy rozliczonym wkładzie prywatnym na poziomie 63690,63 PLN 473 445,59 PLN =537 136,22PLN–63 690,63 PLN „Czysty” Zwrot (wynikający jedynie z niewykorzystania części środków) 19 954,11 PLN =493 399,70PLN – 473 445,59 PLN W przypadku, kiedy beneficjent nie otrzymał wszystkich transz zgodnie z harmonogramem płatności w tym przypadku ostatniej - 93 399,70 PLN, wtedy rozliczamy projekt następująco: Wymagany wkład prywatny dla rozliczonych wydatków w ramach pomocy publicznej oraz liczby przeszkolonych osób 61 266,77 PLN =20% x 306 333,85 PLN Rozliczona kwota dofinansowania przy rozliczonym wkładzie prywatnym na poziomie 63 690,63 PLN Płatność dla Beneficjenta 473 445,59 PLN =537 136,22PLN–63 690,63 PLN 73 445,59 PLN =400 000,00PLN-473 445,59,00 PLN 10 W przypadku zaprezentowanym powyżej Beneficjent powinien wnioskować o kolejną transzę zgodnie z harmonogramem płatności, tj. 93 399,70 PLN, otrzyma jednak kwotę wynikającą z rozliczenia końcowego, czyli w tym przypadku 73 445,59 PLN 3. Rozliczenie końcowe, gdy wniesiony wkład prywatny jest zbyt niski (50 000,00 PLN) Sposób wyliczenia: Wymagany wkład prywatny dla rozliczonych wydatków w ramach pomocy publicznej oraz liczby przeszkolonych osób 61 266,77 PLN =20% x 306 333,85 PLN Rozliczona kwota dofinansowania przy rozliczonym wkładzie prywatnym na poziomie 50 000,00PLN 487 136,22 PLN =537 136,22PLN–50 000,00 PLN „Czysty” zwrot Max pomoc publiczna przy rozliczonym wkładzie prywatnym w wysokości 50 000,00 PLN 6 263,48 PLN 250 000,00 PLN =493 399,70PLN- 487 136,22PLN 50 000,00 PLN – 20 % X – 100 % Korekta wynikająca ze zbyt niskiego wkładu prywatnego 56 333,85 PLN =306 333,85PLN-250 000,00 PLN Kwota do zwrotu przy rozliczonym wkładzie prywatnym na poziomie 50 000,00 PLN 62 597,33 PLN =6 263,48 PLN+56 333,85 PLN W przypadku, kiedy w projekcie przeszkolono zarówno Beneficjentów z MSP, jak i z dużych przedsiębiorstw należy liczbę osób z MSP pomnożyć przez odpowiedni procent, dodać przemnożoną liczbę osób z dużych przedsiębiorstw, a następnie podzielić przez sumę osób. 11 Jeżeli do liczby przeszkolonych 180 osób z MSP dodamy 30 osób z dużych przedsiębiorstw; wymagany zwrot wyliczamy następująco: Sposób wyliczenia: Kwota dofinansowania z umowy (środki fizycznie otrzymane) Liczba przeszkolonych osób z MSP 493399,70 PLN 180 osób Liczba przeszkolonych osób z DP Wydatki rozliczone w ramach pomocy publicznej 30 osób 306 333,85 PLN Wydatki rozliczone w ramach pomocy pozostałej 230 802,37 PLN Całkowite wydatki: 537 136,22 PLN Procent wkładu prywatnego zgodnie 180 osób z MSP x 20% + 30 osób z DP x z Rozporządzeniem MRR z dn. 16.08.2006 r. 40%/210 osób = 22,86% (Dz.U.154 poz.1102 § 12, ust.1: W celu rozliczenia wkładu prywatnego, zebrany wkład musi być wydatkowany. Niewydatkowany wkład prywatny wykazywany jest w „Oświadczeniu o saldzie wkładu prywatnego”. 4. Rozliczenie końcowe, gdy jest saldo na koncie wkładu prywatnego Gdy Beneficjent zebrał wkład prywatny w postaci gotówki w wysokości 64 088,63 PLN, a następnie rozliczył go w wymaganej wysokości 63 690,63 PLN (saldo: 398,00 PLN)- załącza do rozliczenia Oświadczenie o saldzie. Oświadczenie o saldzie na koncie wkładu prywatnego Firma Szkoleniowa ARKA Sp. z o.o. (pieczęć) Warszawa, 25 marca 2007 roku OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż w ramach projektu SPORZL-2.3a-2-13-133/0000 został zebrany wkład prywatny w postaci gotówki w wysokości 64 088,63 PLN. Wkład prywatny w postaci gotówki rozliczony we wnioskach o płatność wyniósł 63 690,63 PLN PLN. Saldo pozostałe na rachunku bankowym wyodrębnionym na wpłaty gotówkowe od Ostatecznych Odbiorców wynosi 398,00 PLN bez uwzględnienia narosłych odsetek.. Jan Nowak 12 Kwota do zwrotu powiększona jest o 398,00 PLN, w porównaniu do sytuacji rozliczenia końcowego, gdy wniesiono wkład prywatny odpowiedniej wysokości. Kwota do zwrotu (bez salda na koncie wkładu prywatnego) wynosiła 19 954,11 PLN co oznacza, że wymagana kwota do zwrotu to 20 352,11 PLN (19 954,11 PLN+398 PLN). W przypadku wymaganej płatności dla Beneficjenta, w przedstawionym przykładzie kwota 73 445,59 PLN, przy wykazanym saldzie w wysokości 398,00 PLN, Beneficjent otrzyma kwotę 73 047,59 PLN (73 445,59-398,00 PLN). Uwaga: Jeżeli saldo na koncie wkładu prywatnego, nie stanowi różnicy pomiędzy wkładem zebranym a rozliczonym we wnioskach o płatność, należy przeanalizować poprawność wykazywanych do tej pory wydatków jako wkład prywatny. Gdy rozliczony wkład prywatny jest zbyt niski w stosunku do zatwierdzonych wydatków, a saldo wkładu prywatnego jest dodatnie, dopuszczalna jest możliwość dokonania przeksięgowań w obrębie wydatków wykazanych we wniosku końcowym, które polegają na przeksięgowaniu wydatków z konta dotacji i wykazaniu ich jako wydatków z wkładu prywatnego, przelaniu odpowiedniej kwoty (np. kwoty salda) z konta prywatnego na konto dotacji. Należy dodatkowo dokonać korekty załączników 1 i 2 do wniosku o płatność oraz pkt. 21 wniosku o płatność. 5. Rozliczenie końcowe, gdy konieczne jest przygotowanie korekty finansowej Przygotowując się do rozliczenia końcowego projektu należy przeanalizować uważnie wszystkie wydatki wykazane we wcześniejszych wnioskach o płatność, gdyż może okazać się, że wykazana wcześniej faktura zapłacona z wkładu prywatnego, faktycznie zapłacona została z dofinansowania lub np. wykryto wydatek niekwalifikowany. Sytuację taką należy wykazać w dokumencie „Zestawienie korekt finansowych”. 13 Zestawienie korekt finansowych dla beneficjentów SPO RZL Nr projektu: Nazwa Projektu: Nazwa Beneficjenta: SPORZL-2.3a-2-13-133/0000 Profesjonalne Szkolenia Firma Szkoleniowa ARKA Sp. zoo Poz. we Okres objęty wnioskiem, w ramach, którego wniosku o LP wydatek został rozliczony płatność 1 2 3 Rodzaj wydatku korygowanego 4 Data wykrycia korekty 5 2007-02-20 2007-02-20 1 1 kwietnia 2006 – 30 lipca 2006 7 Wynagrodzenie trenera za miesiąc luty - Pana Jacka Kowalskiego - poz. 1.1.1 P 2 01 stycznia 2007 – 28 luty 2007 3 4 Data:20.02.2007 5 Sporządził: Jan Nowak 23 Usługa Szkoleniowa w lipcu - poz. 1.3.7- P Przyczyna korekty 6 Błędnie wykazano wynagrodzenie Trenera, który prowadził w firmie szkolenie komercyjne, niezwiązane z projektem Błędnie wykazane wydaki jako wkład prywatny Łącznie: Kwota korygowana w PLN 7 źródło finansowania po korekcie 8 5 000,00 - 300,00 dofinansowanie 5 300,00 14 15 Jeśli już znamy nasze rozliczenie i korekty możemy sporządzić dokument Rozliczenie projektu. Numer umowy: Nazwa Beneficjenta: Rozliczenie końcowe projektu SPORZL-2.3a-2-13-133/0000 Firma Szkoleniowa ARKA Sp. zoo Całkowita kwota dofinansowania projektu zgodna z § 2 ustęp 3 pkt 1 Umowy o dofinansowanie projektu 493 399,70 PLN Kwota wydatków kwalifikowanych zgodnie z harmonogramem płatności: Suma dofinansowania Faktycznie rozliczony wkład prywatny i wkładu Wkład Suma prywatnego Faktycznie Wkład w postaci wkładu z danego okresu Okresy rozliczeniowe zgodnie rozliczona kwota gotówkowy wynagrodzeń prywatnego rozliczeniowego z harmonogramem dofinansowania w PLN w PLN w PLN w PLN 1 2 3 4 5=3+4 6=2+5 2 stycznia 2006 – 31marca 85 300,20 0 0 0 85 300,2 2006 1 kwietnia 2006 – 30 lipca 184 331,34 0 0 0 184 331,3 2006 1 sierpnia 2006 – 31 grudnia 103 942,44 0 0 0 103 942,4 2006 63 690,63 163 562,2 01 stycznia 2007 – 28 lutego 2007 99 871,61 63 690,63 0 korekta do wniosku za -5 000,00 -5 000,0 1 kwietnia 2006 – 30 lipca 2006 korekta do wniosku za okres 1 stycznia 2007 – 28 lutego 2006 SUMA Procent dofinansowania zgodnie z § 2 ustęp 3 pkt 1 Umowy o dofinansowanie projektu 300,00 468 745,59 532 136,2 0 82,17 Procent dofinansowania zrealizowany przez Beneficjenta: Kwota do wypłaty przez PARP: Kwota do zwrotu przez Beneficjenta: -300,00 63 390,63 88,09 0,00 24 654,11 16 W związku z powyższym 5 000,00 PLN zostanie uznane przez PARP jako nieprawidłowość, ponieważ wcześniej wydatek został wykazany jako dofinansowane, następnie wykazany we wniosku o refundację i zrefundowany. O kwotę 300,00 PLN zostaną pomniejszone wykazane wydatki z dofinansowania i powiększone z wkładu prywatnego w ostatnim wniosku o płatność. W związku z wykazaną korektą kwota do zwrotu zmieni się z 19 954,11 PLN na 24 654,11 PLN. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości po weryfikacji i akceptacji wniosku o płatność, załączników oraz sprawozdań wysyła do Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność oraz Informację dla beneficjenta o wynikach weryfikacji projektu potwierdzającą prawidłowość zakończenia projektu, jak również informację z kwotą ostatniej transzy lub kwotą do zwrotu. W terminie 14 dni od daty otrzymania powyższych pism należy dokonać zwrotu wymaganej kwoty dofinansowania. Kwota ta powinna być zwrócona wraz z odsetkami bankowymi, które narosły na rachunku dotacji od moment zakończenia projektu do dnia dokonania zwrotu. Poniżej wypełnione pisma, przy założeniu korekty finansowej wykazanej w zestawieniu korekt. Załącznik 26 Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność - wszystkie wydatki kwalifikowalne dla PARP ................................................. Warszawa, dnia 20 maja 2007 roku pieczęć PARP IS/2.3.a/123/AL (nr pisma) Pan Jan Nowak Kierownik Projektu Firma Szkoleniowa ARKA Sp. z o.o. ul. Jasna 1 00-000 Warszawa INFORMACJA O WYNIKACH WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Uprzejmie informuję, że złożony przez Firma Szkoleniowa ARKA Sp. z o.o. w dniu 25 marca 2007 roku do PARP wniosek o płatność nr 5 w ramach projektu SPORZL-2.3a-2-13-133/0001 Profesjonalne Szkolenia, nr SPORZL2.3a-2-13-133/0000 został zweryfikowany przez Mazowiecką Regionalną Instytucję Finansującą oraz PARP – instytucję wdrażającą dla Działania 2.3 schemat „A”. Wszystkie wydatki wykazane w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem uznano za kwalifikowalne. Uprzejmie informuję, iż zatwierdzenie wydatków w ramach wniosku o płatność oznacza, że zatwierdzona została kwota 158 562,24 PLN (kwota z pkt 9 tab. załączonej poniżej) w ramach realizowanego projektu. Szczegółowe rozliczenie wniosku beneficjenta o płatność przedstawia poniższa tabela: 17 Rozliczenie wniosku o płatność 1 w PLN Kwota środków finansowych w ramach projektu 557 090,33 PLN - kwota dofinansowania 493 399,70 PLN - wkład własny* 63 690,63 PLN Kwota środków dotychczas rozliczonych 2 373 573,98 (bez uwzględnienia kwoty, która jest rozliczana niniejszym wnioskiem) - kwota dofinansowania 373 573,98 - wkład własny* 0,00 3 Kwota wydatków rozliczana niniejszym wnioskiem 163 562,24 4 Wydatki uznane za kwalifikowalne 163 562,24 5. Wydatki uznane za niekwalifikowalne 0,00 6. Przychód 0,00 7. Korekty finansowe 8. Nieprawidłowości 0,00 (300,00-300,00) 5 000,00 - w tym odsetki umowne 9 Kwota wydatków wnioskiem (4-6-7-8) 0,00 zatwierdzona niniejszym 158 562,24 (163 562,24-300+3005000,00) 95171,61 - kwota dofinansowania - wkład własny* (99 871,615000,00+300,00) 63 390,63 (63690,63-300,00) * należy wskazać źródło finansowania wkładu własnego, a w przypadku pochodzenia wkładu własnego z różnych źródeł – należy odpowiednio wskazać wysokość dla każdego ze źródeł W ramach niniejszego wniosku o płatność została rozliczona nieprawidłowość nr 1 na kwotę 5 000,00 PLN (błędnie zakwalifikowano fakturę, która nie dotyczy realizacji projektu SPORZL- kwota naliczonych odsetek za nieprawidłowo wydatkowane środki wynosi …) Kwota 300,00 PLN – błędne źródło finansowania wydatku. Rozliczono wydatek jako wkład prywatny, natomiast został on pokryty z dofinansowania (w danym rozliczeniu o tę kwotę pomniejszono wkład własny oraz powiększono rozliczane dofinansowanie). 18 w PLN Rozliczenie kwoty dofinansowania 1. Całkowita kwota środków na finansowanie projektu przyznanych na dany projekt 493 399,70 PLN 2. Kwota rozliczonych środków na finansowanie projektu 373 573,98 3. Kwota pozostała do rozliczanych transz poprzednio 26 426,02 4. Wysokość ostatniej otrzymanej transzy (rozliczanej niniejszym wnioskiem) 93 399,70 5. Kwota do rozliczenia (3+4) 119 825,72 6. Kwota rozliczona niniejszym wnioskiem 95 171,61 7. Procent rozliczenia (6/5) 8. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku (5-6) 24 654,11 9. Kwota kolejnej transzy do wypłacenia zgodnie z harmonogramem 0,00 rozliczenia z 79,43% Z uwagi na powyższe, zatwierdza się do wypłaty kwotę kolejnej transzy środków w wysokości: 0,00 PLN. Płatność nastąpi na wskazany we wniosku rachunek bankowy w terminie do ......................................... Sporządził : Zatwierdził: Anna Lemańska Joanna Niecka Imię i nazwisko podpis i pieczęć Imię i nazwisko podpis i pieczęć 19 Załącznik Wzór pisma – rozliczenie końcowe ................................................. Warszawa, dnia 20 maja 2007 roku pieczęć instytucji wdrażającej IS/2.3.a/124/AL nr pisma Pan Jan Nowak Kierownik Projektu Firma Szkoleniowa ARKA Sp. z o.o. ul. Jasna 1 00-000 Warszawa INFORMACJA DLA BENEFICJENTA O WYNIKACH WERYFIKACJI PROJEKTU Uprzejmie informuję, iż zgodnie z § 2 pkt 3 Umowy o dofinansowanie nr SPORZL-2.3a-2-13-133/0000 podpisanej w dniu 2 stycznia 2006 roku pomiędzy Firmą Szkoleniową ARKA Sp. z o.o., ul. Jasna 1, 00-000 Warszawa, NIP – 111-11-11-111 a Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, ul. Pańska 81/83, przekazano na konto Beneficjenta w okresie od 12 stycznia 2006 roku do 4 grudnia 2006 roku kwotę dofinansowania w wysokości 493 399,70 PLN. Na skutek zweryfikowanych przez PARP wniosków o płatność dokonano rozliczenia końcowego projektu. Szczegółowe rozliczenie przedstawia poniższa tabela: 1 Kwota środków finansowych w ramach projektu według umowy w PLN 557 090,33 1.1 kwota dofinansowania 493 399,70 1.2 wkład prywatny Kwota środków dotychczas rozliczonych we wnioskach 2 o płatność 63 690,63 532 136,22 468 745,59 2.1 kwota dofinansowania 2.2 wkład prywatny rozliczony wnioskami o płatność 3 Dotychczas wypłacone dofinansowanie 4 63 390,63 493 399,70 24 654,11 Kwota do zwrotu (2.1-3) I przypadek: gdy środki ze współfinansowania zostały przekazane beneficjentowi w różnych latach kalendarzowych W związku z powyższym proszę o zwrot kwoty 24 654,11 PLN oraz kwoty narosłych odsetek na rachunek 20 bankowy o numerze: ……………………………………………………………………….. otwarty dla zwrotów niewykorzystanych lub nieprawidłowo wykorzystanych środków w ramach Działania 2.3 schemat „A”. Zwrot powinien nastąpić do 14 dni od dnia otrzymania pisma. W tytule przelewu należy podać informację o kwocie zwracanego wsparcia, kwocie odsetek, numerze umowy i numerze NIP. II przypadek:, gdy środki ze współfinansowania zostały przekazane beneficjentowi w jednym roku kalendarzowym oraz wyłącznie ze środków jednej decyzji Ministra Finansów przy załażeniu, że zwrot nastąpi w tym samym roku, w którym została wydana odpowiednia decyzja dokonane wszystkie płatności na konto beneficjenta W związku z powyższym proszę o zwrot kwoty 50 009,38 PLN oraz kwoty narosłych odsetek w następującym podziale: - kwota PLN, oraz 75 % kwoty narosłych odsetek na rachunek bankowy: XX XXXX XXXX XXXX XXXX - kwota.......... PLN, oraz 25 % kwoty narosłych odsetek na rachunek bankowy: YY YYYY YYYY YYYY YYYY otwartych dla zwrotów niewykorzystanych lub nieprawidłowo wykorzystanych środków w ramach Działania 2.3 schemat „A”. Zwroty powinny nastąpić do 14 dni od dnia otrzymania pisma. W tytule przelewów należy podać informację o kwotach zwracanego wsparcia, kwotach odsetek, numerze umowy i numerze NIP. lub (w zależności od harmonogramu płatności) W związku z powyższym zatwierdza się do wypłaty kwotę ostatniej transzy środków w wysokości: ......................... PLN (słownie: ......................................................PLN), która zostanie przekazana na konto bankowe wskazane w umowie do obsługi projektu. Sporządził : Zatwierdził: ..Anna Lemańska Joanna Niecka imię i nazwisko podpis i pieczęć imię i nazwisko podpis i pieczęć UWAGA: Suma rozliczonego wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń oraz wkładu w formie gotówki nie może przekroczyć kwoty wkładu prywatnego określonej w umowie. W przeciwnym wypadku nadwyżka będzie niekwalifikowana. Należy pamiętać, że rozliczenie całkowite projektu jest uzależnione od osiągniętych rezultatów! 21 6. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) Ostateczny Odbiorca (beneficjent) wraz ze sprawozdaniem końcowym przekazuje do RIF w wersji elektronicznej informacje o wszystkich ostatecznych beneficjentach pomocy w ramach realizowanego Projektu oraz informację za ostatni kwartał. W tym celu Ostateczny Odbiorca (beneficjent) gromadzi dane wszystkich beneficjentów ostatecznych za pomocą ankiety (wzór ankiety poniżej). Forma elektroniczna formularza PEFS, zakres danych niezbędnych do funkcjonowania Podsystemu Monitorowania Beneficjentów Ostatecznych Europejskiego Funduszu Społecznego oraz instrukcja wypełniania formularza PEFS opublikowane są pod adresem http://www.parp.gov.pl/index/more/173. W oparciu o te dane zostanie przeprowadzone badanie ankietowe, co najmniej 5% wszystkich Beneficjentów Ostatecznych po upływie 6 miesięcy od zakończenia ich udziału w projekcie. Badanie ankietowe przeprowadzone będzie przez Instytucję Wdrażającą 4 razy w roku, tak, aby objąć swym zasięgiem Beneficjentów ostatecznych uczestniczących we wszystkich proponowanych formach wsparciem i typach projektów. 22 6.1 Ankieta ZAKRES DANYCH PRZEKAZYWANYCH DO SYSTEMU PEFS Dane wspólne Lp. Nazwa 1 Tytuł projektu 2 Nr projektu 3 Działanie, w ramach, którego realizowany jest projekt 4 Schemat, w ramach, którego realizowany jest projekt Dane instytucji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS (dotyczy następujących Działań: 1.1; 1.4; 1.5; 1.6; 2.1; 2.2; 2.3; 2.4) Dane podstawowe Dane teleadresowe Szczegóły wsparcia Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Nazwa Nazwa instytucji NIP Typ instytucji Ulica Nr domu Nr lokalu Miejscowość Miasto/Wieś? Kod pocztowy Województwo Telefon kontaktowy Adres poczty elektronicznej (e-mail) Liczba zatrudnionych pracowników Rodzaj przyznanego wsparcia Data rozpoczęcia udziału w projekcie Data zakończenia udziału w projekcie Dane osób pracujących, które otrzymują wsparcie w ramach EFS (dotyczy następujących Działań: 1.1; 1.4; 1.5; 1.6; 2.2; 2.3; 2.4) Dane podstawowe Adres zamieszkania Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nazwa Imię (imiona) Nazwisko Płeć Wiek PESEL Ulica Nr domu Nr lokalu Miejscowość 23 Dane kontaktowe Dane dodatkowe Dane o pracodawcy Szczegóły wsparcia 7. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Miasto/Wieś? Kod pocztowy Województwo Telefon stacjonarny Telefon komórkowy Adres poczty elektronicznej (e-mail) Wykształcenie Nazwa instytucji, organizacji lub przedsiębiorstwa Rodzaj przyznanego wsparcia Liczba godzin wsparcia Data rozpoczęcia udziału w projekcie Data zakończenia udziału w projekcie Sprawozdanie końcowe Warunkiem rozliczenia całkowitego projektu jest złożenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu w terminie 25 dni od zakończenia projektu (§ 12 umowy o dofinansowanie projektu). Sprawozdanie należy złożyć w Regionalnej Instytucji Finansowej (RIF) zgodnie z miejscem siedziby Ostatecznego Odbiorcy. Sprawozdanie końcowe należy sporządzić na formularzu wynikającym z Komunikatu Ministra Rozwoju Regionalnego z 27 listopada 2006 roku w sprawie wzorów sprawozdań dla beneficjentów w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich 2004-2006.(M.P. 2007, nr 9, poz.101) Beneficjent przekazuje do RIF 1 egzemplarz wersji papierowej i wersję elektroniczną. Przy składaniu sprawozdania końcowego beneficjent musi złożyć sprawozdanie okresowe i roczne. W przypadku, kiedy projekt kończy się 31 grudnia to Beneficjent składa sprawozdanie okresowe, roczne i końcowe. Sprawozdanie końcowe winno zawierać: 1. Informacje ogólne dotyczące projektu, 2. Informacje dotyczące przebiegu realizacji projektu oraz realizacji planu rzeczowego, 3. Informacje dotyczące postępu realizacji planu finansowego projektu 4. Informacje o przeprowadzonych kontrolach, audytach zewnętrznych i stwierdzonych nieprawidłowościach w realizacji projektu 5. Informację na temat wypełniania zobowiązań w zakresie promocji projektu 6. Informację na temat przestrzegania polityki Wspólnoty przy realizacji projektu, 7. Oświadczenie Beneficjenta potwierdzające zgodność z prawdą danych zawartych w sprawozdaniu. Sprawozdanie końcowe podsumowuje cały okres realizacji projektu i powinno być przesłane wraz z wnioskiem o płatność końcową do właściwej Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF). 24 8. Przechowywanie dokumentów projektu Zgodnie z zapisem §13 ust. 3 umowy o dofinansowanie projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich 2004 – 2006 "Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo (...) oraz do informowania Instytucji Wdrażającej o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem". Zatem dokumentacja dotycząca realizacji projektu musi być przechowywana i gotowa do udostępnienia w przypadku ewentualnej kontroli do dnia 31 grudnia 2013 r. 25 9. Słowniczek pojęć podstawowych Beneficjent – podmiot zgłaszający projekt oraz odpowiedzialny za jego realizację. Beneficjent jest więc ten podmiot, który wnioskuje o dofinansowanie projektu, z którym następnie zawierana jest umowa o dofinansowanie projektu oraz który odpowiada za rozliczanie postępów projektu i środków finansowych przyznanych na jego realizację. Beneficjent ostateczny – przedsiębiorstwo i jego pracownicy biorący udział w szkoleniu w ramach projektu. Dofinansowanie - pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego udzielonego na zasadach refundacji, przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków wspólnotowych pochodzących z Europejskiego Funduszu Społecznego i publicznych środków krajowych. Instytucja wdrażająca – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) – Jednostka publiczna lub prywatna odpowiedzialna za zlecanie końcowemu odbiorcy (w drodze przetargu lub konkursu) realizacji projektu inwestycyjnego lub wykonania usługi. Instytucja Zarządzająca - Instytucja lub organ publiczny lub prywatny, wyznaczony przez państwo członkowskie na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, lub też państwo członkowskie, o ile sam sprawuje funkcje zarządzania pomocą, odpowiedzialna za sterowanie i nadzorowanie procesu realizacji określonego dokumentu. Dla SPO RZL jest to Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Konkurs – procedura mająca na celu wyłonienie najlepszych projektów składanych przez Wnioskodawców. Lider – Wnioskodawca, który zgłasza wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w imieniu wszystkich Partnerów i odpowiada przed PARP za jego realizację. Małe i średnie przedsiębiorstwa - przedsiębiorstwa spełniające warunki określone w art. 1 załącznika I do rozporządzenia 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. WE L 10 z 13 01. 2001) Ostatnio zmienionego rozporządzeniem 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniającym rozporządzenie 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. WE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw ((Dz. Urz. WE L 63 z 28.02.2004). Partner – organizacja spełniająca te same kryteria, co Wnioskodawca współpracująca przy przygotowywaniu i realizacji projektu, zgodnie z podpisaną umową/porozumieniem o współpracy. Płatność okresowa – płatność dokonywana w trakcie realizacji projektu w okresowych transzach na podstawie sprawozdania okresowego i wniosku o płatność okresową. Płatność końcowa - płatność realizowana po zakończeniu realizacji projektu, w oparciu o złożony kompletny i zaakceptowany przez instytucję wdrażającą wniosek o płatność. Dotyczy wyłącznie wydatków rzeczywiście poniesionych, udokumentowanych i niezbędnych dla realizacji projektu, RIF - Pełnomocnik PARP – Regionalne Instytucje Finansujące w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości są regionalnymi 26 partnerami Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości współpracującymi przy wdrażaniu Działania 2.3 a. Lista RIF: www.parp.gov.pl/index/more/131 Projekt – przedsięwzięcie opisane we wniosku, będące przedmiotem umowy o dofinansowanie projektu zawartej pomiędzy PARP a Beneficjentem. Schemat „A” – instrument wsparcia skierowany na rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, stanowiący jeden z trzech komponentów Działania 2.3 “Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki” realizowanego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego “Rozwój Zasobów Ludzkich” i wdrażanego przez PARP. Wkład prywatny – jest to wkład własny Beneficjenta ostatecznego, o którym mowa w art. 12 ust.5 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16.09.2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO RZL 2004 – 2006. Wniosek – wniosek o dofinansowanie projektu przygotowany przez Wnioskodawcę. Wniosek Beneficjenta o płatność - wniosek skierowany przez beneficjenta do instytucji wdrażającej w celu uzyskania refundacji poniesionych wydatków w ramach realizowanego projektu. Wydatki kwalifikowane projektu – wydatki określone w art. 10 Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16.09.2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO RZL 2004 - 2006, które mogą być objęte dofinansowaniem oraz stanowią podstawę do obliczania kwoty dofinansowania. Wydatki niekwalifikowane projektu – wydatki poniesione w związku z realizacją projektu, wchodzące w skład kosztów całkowitych projektu, inne niż wymienione w art. 10 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16.09.2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO RZL 2004 - 2006. Wydatki niekwalifikowane nie mogą być objęte dofinansowaniem oraz nie stanowią podstawy do obliczania kwoty dofinansowania. Zakończenie realizacji projektu - dzień złożenia przez Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) w Regionalnej Instytucji Finansującej sprawozdania końcowego z realizacji projektu oraz wniosku Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta) o płatność końcową. 27
