I. Pojęcie funkcji personalnej – przedmiot i uwarunkowania

I. Pojęcie funkcji personalnej – przedmiot i uwarunkowania zarządzania
kadrami
1.1. Personel – klucz do sukcesu
Sukces w biznesie to:
• Duże zyski z prowadzonej działalności gospodarczej;
• Duża wartość przedsiębiorstwa
Jak go osiągnąć?
• Dopasować ofertę handlową do oczekiwań klientów, czyli trzeba być
konkurencyjnym;
• Racjonalnie gospodarować zasobami, czyli trzeba być
skutecznym i efektywnym ekonomicznie.
Na co zwracać szczególną uwagę?
Na turbulencje w otoczeniu przedsiębiorstwa, trzeba być elastycznym, umieć
dostosowywać się do ciągłych i szybkich zmian.
Cechy idealnej organizacji elastycznej według J. Brilmana to:
• „Zdolność nadążania za zmianami otoczenia i rozwijania się szybciej niż
konkurenci;
• Sprawny system poznawania opinii klientów i szybkiego reagowania na ich
oczekiwania;
• Krótkie procesy decyzyjne – płaska struktura, uprawomocnianie
pracowników wykonawczych;
• Personel przyzwyczajony do zmian”.
[Brilman J. Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE 2002 r. s.391]
Oznacza to, że wszystkie elementy organizacji ( według modelu H.J. Levitta: cele
organizacji, struktury, infrastruktura techniczna, ludzie) muszą charakteryzować się
odpowiednią elastycznością.
Elastyczność zasobów ludzkich jest interpretowana w:
• Aspekcie ilościowym, jako zdolność adaptacyjna pozwalająca dostosować
wielkość i strukturę zatrudnienia do zmieniających się potrzeb organizacji;
• Aspekcie jakościowym, czy i w jakim stopniu pracownicy:
„potrafią wykorzystać swoją wiedzę, umiejętności oraz cechy osobowości,
by osiągnąć cele i standardy przypisane ich rolom.”
[Armstrong M. Zarządzanie zasobami ludzkimi Oficyna Ekonomiczna Kraków 2002. str. 241]
Można postawić tezę, że głównym zasobem decydujących o sukcesie w biznesie są
pracownicy.
1
1. 2. Funkcja personalna, jako funkcja zarządzania*
Funkcjonalna koncepcja zarządzania postrzega zarządzanie, jako siłę sprawczą, która
kieruje użyciem zasobów i koordynowaniem funkcji rzeczowych. Funkcje zarządzania są
realizowane na każdym szczeblu hierarchii, ale ich rodzaj i zakres są inne.
W nauce o zarządzaniu występują różne specyfikacje funkcji zarządzania. Do dość
powszechnie akceptowanego należy układ zaproponowany przez H.Koontza i C. O'Donella :
 Planowanie - wyznaczanie celów, określanie programów działania służących do ich
osiągnięcia w skali całej organizacji lub poszczególnych jej części z uwzględnieniem
horyzontu czasowego,
 Organizowanie - zbudowanie formalnej struktury jednostek zadaniowych (stanowisk,
działów), przyznanie im odpowiednich kompetencji (uprawnień dyspozycyjnych) oraz
hierarchiczne i komunikacyjne ich powiązanie z punktu widzenia realizacji celów,
 Zapewnianie kadr - dysponowanie pracownikami tj - pozyskanie i alokacja kadr, ich
bieżąca ocena i rozwój oraz zagwarantowanie odpowiednich warunków pracy w tym także
wynagradzanie odpowiednio do wyników pracy,
 Kierowanie - w wąskim sensie - powodowanie wykonania pracy odpowiednio do
wytyczonego celu, czyli bieżące podejmowanie poszczególnych decyzji, instruowanie
i komunikowanie,
 Kontrolowanie (controlling) - rejestrowanie osiągniętych wyników, porównywanie, ze
stanem pożądanym, wnioskowanie i inicjowanie planowania.
Funkcja zarządzania zdefiniowana, jako "zapewnianie kadr", nie zawsze była zaliczana do
funkcji podstawowych. Pierwotnie czynności kierownicze dotyczące pracowników były pomijane.
W okresie późniejszym rozwój wiedzy o postawach i zachowaniach człowieka, doprowadził do
podniesienia znaczenia pracownika i dostrzeżenia podmiotowego jego charakteru w organizacji.
Wraz ze wzrostem zainteresowania problematyką personalną teoretyków zarządzania, grupę
czynności kierowniczych związanych z czynnikiem ludzkim zaczęto wyodrębniać, jako jedną
z podstawowych funkcji zarządzania określając ją, jako " doskonalenie personelu", "ocenianie
pracy", "dobór ludzi", "kształtowanie kadr", "zapewnienie kadr" itp.
Funkcja zarządzania "zapewnienie kadr" obejmuje wszystkie czynności, jakie
kierownik musi podjąć, aby zapewnić wykwalifikowany i zaangażowany personel do
skutecznego i efektywnego realizowania rzeczowych zadań organizacji. Funkcja ta powinna
być, zatem spełniana przez każdego przełożonego na równi z planowaniem, organizowaniem,
kierowaniem i kontrolą.
Opracowano na podstawie Steinmann Horst, Schreyogg Georg Zarządzanie. Podstawy kierowania
przedsiębiorstwem. Koncepcje, funkcje, przykłady Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej Wrocław 1995.
*
2
Traktowanie "zapewnienia kadr", jako funkcji zarządzania sprowadza się do uznania, że działania
składające się na tę funkcję:
 Należą do podstawowych zadań i obowiązków kadry kierowniczej;
 Zmierzają do osiągnięcia celów organizacji, dążąc jednocześnie do integracji tych celów
z celami pracowników;
 Muszą być realizowane w taki sposób, aby przyczyniały się do osiągnięcia grupowych
i indywidualnych celów pracowników i motywowały ich do realizacji zadań organizacji.
Skuteczność i efektywność organizacji wymaga ścisłej korelacji pomiędzy funkcjami
zarządzania, a funkcjami rzeczowymi organizacji.
1.3. Funkcja personalna, jako funkcja rzeczowa
Pojęcie funkcji rzeczowej ma ścisły związek z najbardziej znaną chyba (obok specjalizacji
według sposobów wykonania) formą organizatorskiego podziału pracy, jaką jest organizacja
funkcjonalna. Ma ona miejsce wówczas, gdy drugi od góry szczebel hierarchii przewiduje
specjalizację według funkcji rzeczowych.
W przypadku przedsiębiorstw, jako pierwotne funkcje rzeczowe wyróżniano w literaturze:
zakup, produkcję, sprzedaż. Wzrost skali i złożoności działalności gospodarczej oraz dążenie do
poprawy skuteczności i efektywności działania wraz z systematycznie zmieniającymi się w czasie
warunkami w otoczeniu przedsiębiorstwa spowodowało, że liczba funkcji rzeczowych ulegała
zwiększeniu. Obecnie, pomimo systematycznego odchodzenia od klasycznej organizacji
funkcjonalnej, wyróżnia się najczęściej w literaturze następujące funkcje rzeczowe:




Badania i rozwój
Produkcja
Marketing
Gospodarka kadrami.




Sprzedaż
Ekonomika i gospodarka finansami
Logistyka
Gospodarka środkami trwałymi.
Wielość, złożoność i rosnąca ranga zadań cząstkowych dotyczących zagadnień personalnych
spowodowały konieczność ich zgrupowania w samodzielnej - personalnej funkcji rzeczowej, dla
której przyjęto rożne określenia miedzy innymi: "gospodarka kadrami".
Funkcja ta dotyczy wszystkich pracowników i obejmuje zadania spełniane zwykle przez
dział kadr (dział spraw osobowych itp.), polegają one na regulowaniu wszystkich podstawowych
problemów dotyczących pracowników oraz projektowaniu i realizacji polityki personalnej
w interesie skutecznego i efektywnego kierowania organizacją. W ramach niej mieszczą się także
zadania dotyczące wspierania wiedzą ekspercką kierowników realizujących funkcję zarządzania
"zabezpieczenie kadr" (np. w kwestii prawa pracy, ergonomii, socjotechniki itp.).
3
1.4. Proces zarządzania kadrami
Analizując, w ujęciu historycznym, prezentowane w literaturze poglądy na temat
usytuowania problematyki kadrowej (personalnej) w układzie funkcji rzeczowych organizacji
i w układzie funkcji zarządzania można zauważyć, że problematyka ta mniej więcej w tym samym
okresie przez jednych autorów sytuowana była jako funkcja rzeczowa, a przez innych autorów jako
funkcja zarządzania. Żaden z "prekursorów" nie identyfikował jej w obu tych układach funkcji.
Kwalifikowanie zagadnień personalnych jednocześnie do obu układów funkcji i wskazywanie na
merytoryczną ich odmienność nastąpiło w okresie, gdy zarówno teoretycy jak i praktycy uznali rolę
i znaczenie tych zagadnień w zarządzaniu i funkcjonowaniu organizacji. Od tej pory podkreśla się
często, że „personalnej” funkcji rzeczowej nie można mylić ani utożsamiać z „personalną”
funkcją zarządzania.
Relacje pomiędzy funkcjami zarządzania i funkcjami rzeczowymi organizacji mają
charakter komplementarny, oznacza to, że sprawność organizacji uzależniona od ich
współdziałania i wzajemnego zharmonizowania.
Analizując relacje pomiędzy funkcją rzeczową "gospodarka kadrami" i funkcją
zarządzania "zapewnienie kadr" można dostrzec (rysunek 1. 1), że relacje te grupują się w dwóch
obszarach.
F. ZARZĄDZANIA
PLANOWANIE
ORGANIZOWANIE
F.RZECZOWE
ZAPEWNIENIE
KADR
KIEROWANIE
KONTROLOWANIE
BADANIA I ROZWÓJ
PRODUKCJA
SPRZEDAŻ I MARKETING
GOSPODARKA KADRAMI
GOSPODARKA FINANSOWA
GOSPODARKA MATERIAŁOWA
GOSPODARKA ŚRODKAMI TRWAŁYMI
Rys.1.1 Obszar funkcjonalno-rzeczowy zarządzania kadrami
Pierwszy obejmuje spełnianie wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do zadań
mieszczących się w funkcji rzeczowej "gospodarka kadrowa", drugi natomiast obejmuje spełnianie
tylko jednej funkcji zarządzania - "zapewnianie kadr", ale w stosunku do wszystkich funkcji
rzeczowych organizacji.
Można, zatem przyjąć, że proces zarządzanie kadrami obejmuje:
 Realizację wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do rzeczowej funkcji "gospodarka
kadrami" tj. rodzaje wykonywanych czynności, sekwencje działań, procesy
 Spełnianie funkcji zarządzania "zapewnienie kadr" w stosunku do każdej funkcji
rzeczowej organizacji tj. realizacja funkcji zarządzania w ramach poszczególnych
podmiotów - realizatorów funkcji rzeczowej.
 Dobór i zastosowanie odpowiednich narzędzi służących do realizacji celów zarządzania
kadrami - aspekt instrumentalny.
4
Nie należy, zatem stosować tego terminu w rozumieniu ani samodzielnie występującej funkcji
zarządzania, ani samodzielnie występującej funkcji rzeczowej.
1.5. Cele zarządzania kadrami*
W zarządzaniu kadrami należy akcentować interesy dwóch podmiotów: organizacji
i pracowników.
Integrowanie celów pracowników z celami organizacji jest główną wytyczną
zarządzania kadrami i umożliwia osiągnięcie tzw. celów systemowych.
CELE BEZPOŚREDNIE:

Zarządzanie kadrami
(proces integracji celów
pracowników z celami organizacji)





CELE SYSTEMOWE:

Ukształtowanie
sprawnej kadry
"Uruchomienie"
potencjału kadrowego



Realizacja celów i zadań
organizacji
Zaspokojenie potrzeb
pracowników

Rys. 1.2. Cele zarządzania kadrami
Źródło: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993.s. 29
Odbywać
się
to
powinno
poprzez
realizację
tzw.
celów
bezpośrednich,
tj. ukształtowanie sprawnej kadry (odpowiednia do potrzeb w określonym czasie: liczba
pracowników, struktura zatrudnienia, kompetencje, predyspozycje) oraz pobudzenie jej do działania
i wykorzystanie tkwiących w niej możliwości.
W literaturze przedmiotu spotyka się różne ujęcia, określenia i definicje nawiązujące do
zarządzania kadrami:
 T. Listwan używa określenia „zarządzanie kadrami” definiując je, jako: „
zbiór działań związanych z ludźmi, ukierunkowanych na osiąganie celów
organizacji i zaspokojenie potrzeb (rozwój) pracowników”.
(T. Listwan „Zarządzanie kadrami ”2006, s.2.)
 J.A.F. Stoner i Ch. Wankel posługują się określeniem „procesu kadrowego”, który „można
traktować jako systematyczną procedurę służącą zapewnieniu organizacji właściwych ludzi
na właściwych stanowiskach we właściwym czasie.”
( J.A.F. Stoner, Ch. Wankel „Kierowanie”, s. 278.)
 M. Kostera wskazuje, iż realizacja funkcji personalnej odbywa się poprzez zarządzanie
potencjałem społecznym organizacji polegające na „planowym i celowym doborze
poszczególnych elementów systemu personalnego oraz na ich dopasowaniu do siebie i do
strategii organizacji.”
(M. Kostera „Zarządzanie personelem”, s. 31.)
*
Opracowano na podstawie: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993.
5
1.6. Ewolucja procesu zarządzania kadrami
Wzrost znaczenia zarządzania kadrami jest związane ze zmianami, jakie zaszły w XX wieku
w jej ocenie i znaczeniu dla przedsiębiorstw. Pierwotnie, zadania cząstkowe w sferze personalnej
obejmowały jedynie administrowanie kadrami ( obliczanie płac, ewidencja osobowa, statystyka
personalna) nie były one grupowane. Z początkiem lat sześćdziesiątych XX wieku można
zaobserwować systematyczne zwiększanie się znaczenia, zakresu, złożoności i liczby zadań
cząstkowych dotyczących pracowników. Szczególną rolę w realizacji funkcji personalnej
odgrywała kadra kierownicza przedsiębiorstw, pracownicy natomiast byli traktowani dość
przedmiotowo. Lata osiemdziesiąte XX wieku to rodzenie się nowego bardziej podmiotowego
podejścia do pracowników.
W tabeli 1.1. zamieszczono ogólną charakterystykę podstawowych – historycznie
ukształtowanych, modeli zarządzania kadrami.
Główne przyczyny, pod wpływem, których następowała ewolucja funkcji personalnej, miały
charakter: polityczny, ekonomiczny i społeczny:
 Przyczyny polityczne: związki zawodowe i bliskie im siły polityczne skoncentrowały się
w swych organizacyjno-politycznych żądaniach szczególnie na sprawach pracowniczych;
 Przyczyny ekonomiczne: dostrzeżenie jakościowego, ilościowego i motywacyjnego
potencjału pracowników oraz jego wagi dla sukcesu przedsiębiorstwa. W szybko
zmieniającym się otoczeniu rośnie znaczenie pracy i jej innowacyjności. Symptomatyczny
był zwłaszcza szybko postępujący rozwój techniki oraz związane z nim zmiany wymagań
i kwalifikacji oraz ilości i szybkość przepływu informacji. Kolejny impuls do wzrostu rangi
pracownika wynikał z planowania strategicznego i uświadomionej konieczności
realizowania z powodzeniem nowych strategii;
 Przyczyny o charakterze społecznym: zmiana systemu wartości w krajach wysokouprzemysłowionych oraz zmieniony styl życia wymusiły nowe postawy menedżerów
wobec funkcji osobowej. Personel nie mógł być już traktowany, jako czynnik
produkcyjny, którego użycie musi być optymalizowane, lecz jako zespół ludzi o własnych
potrzebach i celach, które chcą urzeczywistniać w swym świecie pracy. Ten, kto ignorował
te zmienione oczekiwania pracowników, nie mógł stworzyć umotywowanej
i wysokokwalifikowanej kadry. Wpływ miały także problemy etyczne, jak uwzględnienie
"godności człowieka" w przedsiębiorstwie, sprawiedliwość albo dyskryminacji z uwagi na
rasę lub płeć nabrały istotnego znaczenia i konieczna stała się realizacja w przedsiębiorstwie
zadań cząstkowych także w tym zakresie.
6
7
Tabela 1.1 Modele zarządzania personelem
STOSUNEK DO MOTYWOWANIA
MODEL
AUTOR
Tradycyjny
Stosunków
Współdziałania
OGÓLNA FILOZOFIA
CHARAKTERYSTYCZNE CECHY
Wiąże się z Taylorem i szkołą
Stosowanie bodźcowego systemu płac.
Uznawanie pieniądza, jako główną
naukowej organizacji. Szkoła ta
Brak wykonywania pracy
powszechną siłę motywacyjną.
utrzymywała, że ważnym elementem
wymagającej twórczości,
Brak dostrzeganie innych czynników
pracy kierownika jest zapewnienie,
samokierowania i samokontroli.
motywacyjnych.
by robotnicy wykonywali swoje
Uznawanie autorytetu kierowników
powtarzalne zadania możliwie
w zamian za wysokie płace.
sprawnie i szybko
Pracownicy są niechętnie nastawieni
Zakłada, że dla większości ludzi
do pracy, niesamodzielni o niskich
praca jest czymś nieprzyjemnym i że
kwalifikacjach, których poziom
dochód pieniężny jest dla
motywacji jest mały
pracowników ważniejszy od
charakteru samej pracy.
E.
Z.Sekuła,”
Powstał na bazie human relations,
Ludzie pragną przynależności
Możliwość wykorzystywania swoich
Mayo
Motywacyjne
który przywiązuje znaczącą rolę
i uznania, że są odrębnymi istotami.
kwalifikacji, umiejętności
kształtowanie
do stosunków międzyludzkich
Ważne są nieformalne, towarzyskie
i predyspozycji oraz wykazywanie
płac”, Bydgoszcz
i kontaktów pracowników w
kontakty pracowników w trakcie
twórczego zaangażowania.
1997 r.
procesie pracy. Zakłada, że dla ludzi
pracy, swoboda podejmowania
Motywacja poprzez dobre stosunki
potrzeby użyteczności i uznania są
decyzji, większy i lepszy przepływ
i miłą atmosferę w pracy między
ważniejsze od pieniędzy
informacji o zamiarach kierownictwa personelem, samodzielne podejmowanie
oraz o funkcjonowaniu zakładu pracy.
decyzji.
D.
Zakłada, że ludzie pragną
Ludzie w większości są bardziej
Dzielenie się odpowiedzialnością
McGregor
przyczyniać się do realizacji
twórczy, mogą sami sobą kierować
z pracownikami za osiąganie celów
ważnych celów, które wspólnie
i sprawować samokontrolę w stopniu
organizacyjnych i indywidualnych
ustalali.
większym, niż tego wymaga ich
wzbudza motywację.
obecna praca. Pracownik uzyskuje
.
zadowolenie z dobrej pracy, gdy ma
odpowiedni zakres odpowiedzialności,
F. W.
Taylor
Zasobów
ludzkich
ŹRÓDŁO
J. Sikora,
„Motywowanie
Pracowników”,
Bydgoszcz 2000
r.
7
8
Pytania kontrolne
1. Funkcja personalna traktowana jako funkcja zarządzania jest realizowana
w przedsiębiorstwie przez ....
2. Funkcja personalna traktowana jako funkcja rzeczowa jest realizowana
w przedsiębiorstwie przez ....
3. Ewolucja funkcji personalnej w czasie polegała na...
4. Aspekt instrumentalny zarządzania kadrami polega na....
5. Cele bezpośrednie zarządzania kadrami to...
6. Cele systemowe zarządzania kadrami to:...
7. Ewolucja funkcji personalnej polegała na ..
8. Główne przyczyny, pod wpływem, których następowała ewolucja funkcji personalnej
to…..
8