Instytut Organizacji i Zarządzania
advertisement
I. Pojęcie funkcji personalnej – przedmiot i uwarunkowania zarządzania kadrami Wprowadzenie: Sukces w biznesie to: • Duże zyski z prowadzonej działalności gospodarczej; • Duża wartość przedsiębiorstwa Jak go osiągnąć? • Dopasować ofertę handlową do oczekiwań klientów, czyli trzeba być konkurencyjnym; • Racjonalnie gospodarować zasobami, czyli trzeba być skutecznym i efektywnym ekonomicznie. Na co zwracać szczególną uwagę? Na turbulencje w otoczeniu przedsiębiorstwa, trzeba być elastycznym, umieć dostosowywać się do ciągłych i szybkich zmian. Cechy idealnej organizacji elastycznej według J. Brilmana to: • „Zdolność nadążania za zmianami otoczenia i rozwijania się szybciej niż konkurenci; • Sprawny system poznawania opinii klientów i szybkiego reagowania na ich oczekiwania; • Krótkie procesy decyzyjne – płaska struktura, uprawomocnianie pracowników wykonawczych; • Personel przyzwyczajony do zmian”. [Brilman J. Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE 2002 r. s.391] Oznacza to, że wszystkie elementy organizacji ( według modelu H.J. Levitta: cele organizacji, struktury, infrastruktura techniczna, ludzie) muszą charakteryzować się odpowiednią elastycznością. Elastyczność zasobów ludzkich jest interpretowana w: • Aspekcie ilościowym, jako zdolność adaptacyjna pozwalająca dostosować wielkość i strukturę zatrudnienia do zmieniających się potrzeb organizacji; • Aspekcie jakościowym, czy i w jakim stopniu pracownicy: „potrafią wykorzystać swoją wiedzę, umiejętności oraz cechy osobowości, by osiągnąć cele i standardy przypisane ich rolom.” [Armstrong M. Zarządzanie zasobami ludzkimi Oficyna Ekonomiczna Kraków 2002. str. 241] Można postawić tezę, że głównym zasobem decydujących o sukcesie w biznesie są pracownicy. 1 1. 1.Funkcja personalna, jako funkcja zarządzania* Funkcjonalna koncepcja zarządzania postrzega zarządzanie, jako siłę sprawczą, która kieruje użyciem zasobów i koordynowaniem funkcji rzeczowych. Funkcje zarządzania są realizowane na każdym szczeblu hierarchii, ale ich rodzaj i zakres są inne. W nauce o zarządzaniu występują różne specyfikacje funkcji zarządzania. Do dość powszechnie akceptowanego należy układ zaproponowany przez H.Koontza i C. O'Donella : Planowanie - wyznaczanie celów, określanie programów działania służących do ich osiągnięcia w skali całej organizacji lub poszczególnych jej części z uwzględnieniem horyzontu czasowego, Organizowanie - zbudowanie formalnej struktury jednostek zadaniowych (stanowisk, działów), przyznanie im odpowiednich kompetencji (uprawnień dyspozycyjnych) oraz hierarchiczne i komunikacyjne ich powiązanie z punktu widzenia realizacji celów, Zapewnianie kadr - dysponowanie pracownikami tj - pozyskanie i alokacja kadr, ich bieżąca ocena i rozwój oraz zagwarantowanie odpowiednich warunków pracy w tym także wynagradzanie odpowiednio do wyników pracy, Kierowanie - w wąskim sensie - powodowanie wykonania pracy odpowiednio do wytyczonego celu, czyli bieżące podejmowanie poszczególnych decyzji, instruowanie i komunikowanie, Kontrolowanie (controlling) - rejestrowanie osiągniętych wyników, porównywanie, ze stanem pożądanym, wnioskowanie i inicjowanie planowania. Funkcja zarządzania zdefiniowana, jako "zapewnianie kadr", nie zawsze była zaliczana do funkcji podstawowych. Pierwotnie czynności kierownicze dotyczące pracowników były pomijane. W okresie późniejszym rozwój wiedzy o postawach i zachowaniach człowieka, doprowadził do podniesienia znaczenia pracownika i dostrzeżenia podmiotowego jego charakteru w organizacji. Wraz ze wzrostem zainteresowania problematyką personalną teoretyków zarządzania, grupę czynności kierowniczych związanych z czynnikiem ludzkim zaczęto wyodrębniać, jako jedną z podstawowych funkcji zarządzania określając ją, jako " doskonalenie personelu", "ocenianie pracy", "dobór ludzi", "kształtowanie kadr", "zapewnienie kadr" itp. Funkcja zarządzania "zapewnienie kadr" obejmuje wszystkie czynności, jakie kierownik musi podjąć, aby zapewnić wykwalifikowany i zaangażowany personel do skutecznego i efektywnego realizowania rzeczowych zadań organizacji. Funkcja ta powinna być, zatem spełniana przez każdego przełożonego na równi z planowaniem, organizowaniem, kierowaniem i kontrolą. Opracowano na podstawie Steinmann Horst, Schreyogg Georg Zarządzanie. Podstawy kierowania przedsiębiorstwem. Koncepcje, funkcje, przykłady Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej Wrocław 1995. * 2 Traktowanie "zapewnienia kadr", jako funkcji zarządzania sprowadza się do uznania, że działania składające się na tę funkcję: Należą do podstawowych zadań i obowiązków kadry kierowniczej; Zmierzają do osiągnięcia celów organizacji, dążąc jednocześnie do integracji tych celów z celami pracowników; Muszą być realizowane w taki sposób, aby przyczyniały się do osiągnięcia grupowych i indywidualnych celów pracowników i motywowały ich do realizacji zadań organizacji. Skuteczność i efektywność organizacji wymaga ścisłej korelacji pomiędzy funkcjami zarządzania, a funkcjami rzeczowymi organizacji. 1.2. Funkcja personalna, jako funkcja rzeczowa Pojęcie funkcji rzeczowej ma ścisły związek z najbardziej znaną chyba (obok specjalizacji według sposobów wykonania) formą organizatorskiego podziału pracy, jaką jest organizacja funkcjonalna. Ma ona miejsce wówczas, gdy drugi od góry szczebel hierarchii przewiduje specjalizację według funkcji rzeczowych. W przypadku przedsiębiorstw, jako pierwotne funkcje rzeczowe wyróżniano w literaturze: zakup, produkcję, sprzedaż. Wzrost skali i złożoności działalności gospodarczej oraz dążenie do poprawy skuteczności i efektywności działania wraz z systematycznie zmieniającymi się w czasie warunkami w otoczeniu przedsiębiorstwa spowodowało, że liczba funkcji rzeczowych ulegała zwiększeniu. Obecnie, pomimo systematycznego odchodzenia od klasycznej organizacji funkcjonalnej, wyróżnia się najczęściej w literaturze następujące funkcje rzeczowe: Badania i rozwój Produkcja Marketing Gospodarka kadrami. Sprzedaż Ekonomika i gospodarka finansami Logistyka Gospodarka środkami trwałymi. Wielość, złożoność i rosnąca ranga zadań cząstkowych dotyczących zagadnień personalnych spowodowały konieczność ich zgrupowania w samodzielnej - personalnej funkcji rzeczowej, dla której przyjęto rożne określenia miedzy innymi: "gospodarka kadrami". Funkcja ta dotyczy wszystkich pracowników i obejmuje zadania spełniane zwykle przez dział kadr (dział spraw osobowych itp.), polegają one na regulowaniu wszystkich podstawowych problemów dotyczących pracowników oraz projektowaniu i realizacji polityki personalnej w interesie skutecznego i efektywnego kierowania organizacją. W ramach niej mieszczą się także zadania dotyczące wspierania wiedzą ekspercką kierowników realizujących funkcję zarządzania "zabezpieczenie kadr" (np. w kwestii prawa pracy, ergonomii, socjotechniki itp.). 3 1.3. Proces zarządzania kadrami Analizując, w ujęciu historycznym, prezentowane w literaturze poglądy na temat usytuowania problematyki kadrowej (personalnej) w układzie funkcji rzeczowych organizacji i w układzie funkcji zarządzania można zauważyć, że problematyka ta mniej więcej w tym samym okresie przez jednych autorów sytuowana była jako funkcja rzeczowa, a przez innych autorów jako funkcja zarządzania. Żaden z "prekursorów" nie identyfikował jej w obu tych układach funkcji. Kwalifikowanie zagadnień personalnych jednocześnie do obu układów funkcji i wskazywanie na merytoryczną ich odmienność nastąpiło w okresie, gdy zarówno teoretycy jak i praktycy uznali rolę i znaczenie tych zagadnień w zarządzaniu i funkcjonowaniu organizacji. Od tej pory podkreśla się często, że „personalnej” funkcji rzeczowej nie można mylić ani utożsamiać z „personalną” funkcją zarządzania. Relacje pomiędzy funkcjami zarządzania i funkcjami rzeczowymi organizacji mają charakter komplementarny, oznacza to, że sprawność organizacji uzależniona od ich współdziałania i wzajemnego zharmonizowania. Analizując relacje pomiędzy funkcją rzeczową "gospodarka kadrami" i funkcją zarządzania "zapewnienie kadr" można dostrzec (rysunek 1. 1), że relacje te grupują się w dwóch obszarach. F. ZARZĄDZANIA PLANOWANIE ORGANIZOWANIE F.RZECZOWE ZAPEWNIENIE KADR KIEROWANIE KONTROLOWANIE BADANIA I ROZWÓJ PRODUKCJA SPRZEDAŻ I MARKETING GOSPODARKA KADRAMI GOSPODARKA FINANSOWA GOSPODARKA MATERIAŁOWA GOSPODARKA ŚRODKAMI TRWAŁYMI Rys.1.1 Obszar funkcjonalno-rzeczowy zarządzania kadrami Pierwszy obejmuje spełnianie wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do zadań mieszczących się w funkcji rzeczowej "gospodarka kadrowa", drugi natomiast obejmuje spełnianie tylko jednej funkcji zarządzania - "zapewnianie kadr", ale w stosunku do wszystkich funkcji rzeczowych organizacji. Można, zatem przyjąć, że proces zarządzanie kadrami obejmuje: Realizację wszystkich funkcji zarządzania w stosunku do rzeczowej funkcji "gospodarka kadrami" tj. rodzaje wykonywanych czynności, sekwencje działań, procesy Spełnianie funkcji zarządzania "zapewnienie kadr" w stosunku do każdej funkcji rzeczowej organizacji tj. realizacja funkcji zarządzania w ramach poszczególnych podmiotów - realizatorów funkcji rzeczowej. Dobór i zastosowanie odpowiednich narzędzi służących do realizacji celów zarządzania kadrami - aspekt instrumentalny. 4 Nie należy, zatem stosować tego terminu w rozumieniu ani samodzielnie występującej funkcji zarządzania, ani samodzielnie występującej funkcji rzeczowej. 1.4. Cele zarządzania kadrami* W zarządzaniu kadrami należy akcentować interesy dwóch podmiotów: organizacji i pracowników. Integrowanie celów pracowników z celami organizacji jest główną wytyczną zarządzania kadrami i umożliwia osiągnięcie tzw. celów systemowych. CELE BEZPOŚREDNIE: Zarządzanie kadrami (proces integracji celów pracowników z celami organizacji) CELE SYSTEMOWE: Ukształtowanie sprawnej kadry "Uruchomienie" potencjału kadrowego Realizacja celów i zadań organizacji Zaspokojenie potrzeb pracowników Rys. 1.2. Cele zarządzania kadrami Źródło: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993.s. 29 Odbywać się to powinno poprzez realizację tzw. celów bezpośrednich, tj. ukształtowanie sprawnej kadry (odpowiednia do potrzeb w określonym czasie: liczba pracowników, struktura zatrudnienia, kompetencje, predyspozycje) oraz pobudzenie jej do działania i wykorzystanie tkwiących w niej możliwości. W literaturze przedmiotu spotyka się różne ujęcia, określenia i definicje nawiązujące do zarządzania kadrami: T. Listwan używa określenia „zarządzanie kadrami” definiując je, jako: „ zbiór działań związanych z ludźmi, ukierunkowanych na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb (rozwój) pracowników”. (T. Listwan „Zarządzanie kadrami ”2006, s.2.) J.A.F. Stoner i Ch. Wankel posługują się określeniem „procesu kadrowego”, który „można traktować jako systematyczną procedurę służącą zapewnieniu organizacji właściwych ludzi na właściwych stanowiskach we właściwym czasie.” ( J.A.F. Stoner, Ch. Wankel „Kierowanie”, s. 278.) M. Kostera wskazuje, iż realizacja funkcji personalnej odbywa się poprzez zarządzanie potencjałem społecznym organizacji polegające na „planowym i celowym doborze poszczególnych elementów systemu personalnego oraz na ich dopasowaniu do siebie i do strategii organizacji.” (M. Kostera „Zarządzanie personelem”, s. 31.) * Opracowano na podstawie: Listwan T., Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wyd. Mimex, Wrocław 1993. 5 1.5. Ewolucja zarządzania kadrami Wzrost znaczenia zarządzania kadrami jest związane ze zmianami, jakie zaszły w XX wieku w jej ocenie i znaczeniu dla przedsiębiorstw. Pierwotnie, zadania cząstkowe w sferze personalnej obejmowały jedynie administrowanie kadrami ( obliczanie płac, ewidencja osobowa, statystyka personalna) nie były one grupowane. Z początkiem lat sześćdziesiątych XX wieku można zaobserwować systematyczne zwiększanie się znaczenia, zakresu, złożoności i liczby zadań cząstkowych dotyczących pracowników. Szczególną rolę w realizacji funkcji personalnej odgrywała kadra kierownicza przedsiębiorstw, pracownicy natomiast byli traktowani dość przedmiotowo. Lata osiemdziesiąte XX wieku to rodzenie się nowego bardziej podmiotowego podejścia do pracowników. W tabeli 1.1. zamieszczono ogólną charakterystykę podstawowych – historycznie ukształtowanych, modeli zarządzania kadrami. 6 7 Tabela 1.1 Modele zarządzania personelem STOSUNEK DO MOTYWOWANIA MODEL AUTOR Tradycyjny Stosunków Współdziałania OGÓLNA FILOZOFIA CHARAKTERYSTYCZNE CECHY Wiąże się z Taylorem i szkołą Stosowanie bodźcowego systemu płac. Uznawanie pieniądza, jako główną naukowej organizacji. Szkoła ta Brak wykonywania pracy powszechną siłę motywacyjną. utrzymywała, że ważnym elementem wymagającej twórczości, Brak dostrzeganie innych czynników pracy kierownika jest zapewnienie, samokierowania i samokontroli. motywacyjnych. by robotnicy wykonywali swoje Uznawanie autorytetu kierowników powtarzalne zadania możliwie w zamian za wysokie płace. sprawnie i szybko Pracownicy są niechętnie nastawieni Zakłada, że dla większości ludzi do pracy, niesamodzielni o niskich praca jest czymś nieprzyjemnym i że kwalifikacjach, których poziom dochód pieniężny jest dla motywacji jest mały pracowników ważniejszy od charakteru samej pracy. E. Z.Sekuła,” Powstał na bazie human relations, Ludzie pragną przynależności Możliwość wykorzystywania swoich Mayo Motywacyjne który przywiązuje znaczącą rolę i uznania, że są odrębnymi istotami. kwalifikacji, umiejętności kształtowanie do stosunków międzyludzkich Ważne są nieformalne, towarzyskie i predyspozycji oraz wykazywanie płac”, Bydgoszcz i kontaktów pracowników w kontakty pracowników w trakcie twórczego zaangażowania. 1997 r. procesie pracy. Zakłada, że dla ludzi pracy, swoboda podejmowania Motywacja poprzez dobre stosunki potrzeby użyteczności i uznania są decyzji, większy i lepszy przepływ i miłą atmosferę w pracy między ważniejsze od pieniędzy informacji o zamiarach kierownictwa personelem, samodzielne podejmowanie oraz o funkcjonowaniu zakładu pracy. decyzji. D. Zakłada, że ludzie pragną Ludzie w większości są bardziej Dzielenie się odpowiedzialnością McGregor przyczyniać się do realizacji twórczy, mogą sami sobą kierować z pracownikami za osiąganie celów ważnych celów, które wspólnie i sprawować samokontrolę w stopniu organizacyjnych i indywidualnych ustalali. większym, niż tego wymaga ich wzbudza motywację. obecna praca. Pracownik uzyskuje . zadowolenie z dobrej pracy, gdy ma odpowiedni zakres odpowiedzialności, F. W. Taylor Zasobów ludzkich ŹRÓDŁO J. Sikora, „Motywowanie Pracowników”, Bydgoszcz 2000 r. 7 8 Główne przyczyny, pod wpływem, których następowała ewolucja funkcji personalnej, miały charakter: polityczny, ekonomiczny i społeczny: Przyczyny polityczne: związki zawodowe i bliskie im siły polityczne skoncentrowały się w swych organizacyjno-politycznych żądaniach szczególnie na sprawach pracowniczych; Przyczyny ekonomiczne: dostrzeżenie jakościowego, ilościowego i motywacyjnego potencjału pracowników oraz jego wagi dla sukcesu przedsiębiorstwa. W szybko zmieniającym się otoczeniu rośnie znaczenie pracy i jej innowacyjności. Symptomatyczny był zwłaszcza szybko postępujący rozwój techniki oraz związane z nim zmiany wymagań i kwalifikacji oraz ilości i szybkość przepływu informacji. Kolejny impuls do wzrostu rangi pracownika wynikał z planowania strategicznego i uświadomionej konieczności realizowania z powodzeniem nowych strategii; Przyczyny o charakterze społecznym: zmiana systemu wartości w krajach wysokouprzemysłowionych oraz zmieniony styl życia wymusiły nowe postawy menedżerów wobec funkcji osobowej. Personel nie mógł być już traktowany, jako czynnik produkcyjny, którego użycie musi być optymalizowane, lecz jako zespół ludzi o własnych potrzebach i celach, które chcą urzeczywistniać w swym świecie pracy. Ten, kto ignorował te zmienione oczekiwania pracowników, nie mógł stworzyć umotywowanej i wysokokwalifikowanej kadry. Wpływ miały także problemy etyczne, jak uwzględnienie "godności człowieka" w przedsiębiorstwie, sprawiedliwość albo dyskryminacji z uwagi na rasę lub płeć nabrały istotnego znaczenia i konieczna stała się realizacja w przedsiębiorstwie zadań cząstkowych także w tym zakresie. 1.5. Pytania kontrolne 1. Funkcja personalna traktowana jako funkcja zarządzania jest realizowana w przedsiębiorstwie przez .... 2. Funkcja personalna traktowana jako funkcja rzeczowa jest realizowana w przedsiębiorstwie przez .... 3. Ewolucja funkcji personalnej w czasie polegała na... 4. Aspekt instrumentalny zarządzania kadrami polega na.... 5. Cele bezpośrednie zarządzania kadrami to... 6. Cele systemowe zarządzania kadrami to:... 8
