Prezentacja z seminarium - Działania 1.1, 1.4, 3.2
advertisement
Seminarium z rozliczania projektów dla Beneficjentów RPOWP w ramach Działań: 1.1, 1.4, 3.2 25 KWIECIEŃ 2013 Anna Budzisz Małgorzata Kowalczuk Agnieszka Sawicka Departament Zarządzania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 1 Regulacje wynikające m. in. z umowy o dofinansowanie projektu Zgodnie § 7 Umowy Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał i nie częściej niż 1 raz w miesiącu bez względu na wysokość wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu. W uzasadnionych przypadkach, za częstotliwość ta może zostać zmieniona. 2 zgodą IZ RPOWP, Wnioski pełniące wyłącznie funkcję sprawozdawczą powinny zostać złożone w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału kalendarzowego, tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01. Z obowiązku tego są zwolnieni Beneficjenci, którzy w danym kwartale złożyli już wniosek o płatność pośrednią (refundacja wydatków lub rozliczenie zaliczki) obejmujący choćby częściowo dany kwartał. Obowiązek ten nie dotyczy również Beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie w ostatnim miesiącu danego kwartału 3 Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji projektu, a dla projektów zrealizowanych w terminie 25 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony nie wcześniej niż po wniesieniu zabezpieczenia właściwej realizacji projektu. 4 Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą RPOWP na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. W celu otrzymania pliku startowego Beneficjenci proszeni są o przesłanie na adres [email protected] stosownej informacji zawierającej: nazwę Beneficjenta, tytuł realizowanego projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz imię i nazwisko osoby wskazanej we wniosku o dofinansowanie i upoważnionej do kontaktów z IZ. 5 Wymagania formalne Wniosek Beneficjenta do Kancelarii (1 egzemplarz) Instytucji i o płatność powinien Zarządzającej elektronicznej w w zostać wersji terminach złożony papierowej określonych w umowie/decyzji. Ostatnia strona wniosku (pkt 23) musi zostać czytelnie podpisana lub parafowana i opatrzona imienną pieczęcią osoby upoważnionej. Wszystkie załączniki do wniosku powinny być podpisane/poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. 6 Wymagania formalne cd. Do wniosku o płatność należy dołączyć, zapisany na trwałym nośniku, tj. płycie CD lub DVD, wniosek w formie XML oraz dodatkowo pliki w formacie PDF. Jednym z często popełnianych błędów w tym zakresie jest dołączenie jedynie pliku w formacie PDF, brak zgodności sumy kontrolnej w wersji papierowej i elektronicznej oraz dostarczenie niezwalidowanej wersji wniosku (wydruk próbny). 7 Wymagania formalne cd. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność powinny być pogrupowane (do każdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 wniosku o płatność) w następującej kolejności: faktura lub rachunek, wyciąg bankowy, protokół odbioru, umowa z wykonawcą/dostawcą, itp. i ułożone w kolejności zgodnej z listą dokumentów potwierdzających poniesione wydatki – pkt 11 wniosku o płatność. Pierwsza strona każdego z w/w załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji z pkt. 11 wniosku o płatność, a każdy z załączników powinien zostać trwale spięty. 8 Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ Instytucja Zarządzająca weryfikuje wnioski o płatność w kolejności ich wpływu do IZ, z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”. W przypadku stwierdzenia błędów we wniosku złożonym przez Beneficjenta, IZ wysyła pismo informujące o nieprawidłowościach i wzywające do ich poprawy/uzupełnienia w terminie max. 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków formalno-rachunkowych oraz merytorycznych powoduje wstrzymanie procedury weryfikacji wniosku o płatność oraz wstrzymuje procedurę przekazania środków dofinansowania do czasu złożenia wymaganych o płatność. 9 wyjaśnień oraz złożenia korekty wniosku Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ c.d W przypadku nieusunięcia przez Beneficjenta braków formalnorachunkowych i/lub merytorycznych we wniosku o płatność, pomimo dwukrotnego wezwania, Instytucja Zarządzająca RPOWP może pozostawić wniosek bez rozpatrzenia, o czym informuje Beneficjenta na piśmie. Rozliczenie wydatków wykazanych w takim wniosku wymaga od Beneficjenta ponownego przedłożenia wniosku o płatność wraz z kompletem dokumentów, które podlegają weryfikacji zgodnie z kolejnością wpływu do IZ RPOWP. 10 Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. W przypadku stwierdzenia braków formalno-rachunkowych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta. Instytucja Zarządzająca załączonych do wniosku nie o może płatność potwierdzających poniesione wydatki. 11 poprawiać lub kserokopii uzupełniać dokumentów Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. Przekazanie płatności następuje w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku BGK i/lub IZ. Wypłacona kwota dofinansowania może być pomniejszana o kwoty wydatków błędnie uznanych za kwalifikowane w ramach weryfikacji poprzednich wniosków o płatność składanych w ramach danego projektu. 12 Podstawowe części wniosku Beneficjenta o płatność podstawowe dane dotyczące projektu i Beneficjenta, dane dotyczące rodzaju i wysokości płatności, dane dotyczące poniesionych wydatków, uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem, korekty finansowe, dane dotyczące postępu finansowego i rzeczowego, dane dotyczące kontraktów z wykonawcami, planowany przebieg realizacji projektu, dane dotyczące wskaźników realizacji projektu, informacja na temat problemów w realizacji projektu, harmonogram wydatków, zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych. 13 Wypełnianie wniosku Beneficjenta o płatność UWAGA: Wszyscy Beneficjenci są zobowiązani do składania wniosków o płatność sporządzonych z wykorzystaniem aplikacji Generator Wniosków o Płatność. Aplikacja dostępna na stronie internetowej: www.rpowp.wrotapodlasia.pl (Zakładka: Dokumenty / Generator Wniosków o Płatność) Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy sprawdzić czy zainstalowana wersja aplikacji GWP jest wersją najnowszą. Co do zasady każdorazowe aneksowanie umowy o dofinansowanie pociąga za sobą konieczność uzyskania nowego pliku startowego. 14 Rozliczanie wydatków Rozliczeniu w ramach wniosku o płatność mogą podlegać tylko wydatki faktycznie o wykazane w poniesione, dofinansowanie, dokumentach tj. zgodne kwalifikowalne księgowych, z w które zatwierdzonym rozumieniu zostały wnioskiem Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP, w pełni opłacone i zaksięgowane. Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. 15 Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. W ramach każdego wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest wykazać wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wysokości określonej w umowie/decyzji o dofinansowanie. Zasadą jest, aby we wniosku o płatność na bieżąco rozliczać poniesione wydatki w danym okresie rozliczeniowym. 16 Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla Osi Priorytetowych I – VI (październik 2012 r.) dostępna jest na stronie internetowej: www.rpowp.wrotapodlasia.pl (Zakładka: Dokumenty / Wniosek o Płatność 17 Data złożenia wniosku do IZ, data poniesienia ostatniego wydatku lub ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek. Wniosek o pierwszą płatność zaliczkową – punktu nie wypełnia się. W przypadku wniosku o płatność końcową data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego Pola od 3 do 7 wypełniane są automatycznie na podstawie danych zawartych w pliku startowym (zgodnych z aktualną umową/decyzją) 18 Samodzielnie należy wypełnić jedynie pola: z dnia dotyczące umowy oraz aneksu (jeśli został zawarty), kolejny numer aneksu (ostatni jego człon) oraz kwotę dofinansowania wynikającą z obowiązującej umowy. W ramach tej zakładki należy wybrać również poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji, czy projekt jest realizowany w oparciu o umowę czy decyzję. Rodzaj płatności, którego dotyczy dany wniosek (pkt. 8): • Zaliczkowa – pierwsza i kolejne transze zaliczki (Beneficjent wypełnia poz. 2-8,10,16,19,21,22,23 wniosku o płatność oraz załącza załączniki 5,6,8,10,12); • Rozliczenie zaliczki – rozliczenie zaliczki. Opcja zaznaczana także przy ubieganiu się równocześnie o kolejną transzę zaliczki (Beneficjent wypełnia poz. 1-23 wniosku); •Pośrednia – przy refundacji poniesionych wydatków, kolejnej transzy zaliczki wraz z refundacją wydatków, a także przy jednoczesnym rozliczeniu uprzednio otrzymanych transz zaliczki (poz. 1-23 wniosku) ; • Końcowa – zaznaczany zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu (poz. 123 wniosku); • Nie dotyczy (funkcja sprawozdawcza) – wniosek, który przekazuje informację o postępie rzeczowym realizacji projektu (Beneficjent wypełnia poz. 1-7, 15-21,22,23 oraz załącza załączniki 8,10,12). 19 8a - łączna kwota otrzymana tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność. W przypadku wniosku o pierwszą płatność należy podać wartość „0,00”; 8b - kwota poniesionych wydatków objętych danym wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych); 9 – kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (równa wartości „suma ogółem w PLN” w kolumnie 9 tabeli z pkt 11; 10 - kwota wnioskowana = (poz.9) x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy /całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową); dodatkowo należy wyodrębnić wartość zaliczki. 20 Dane zaczytywane automatycznie, jedynym polem, które należy wypełnić samodzielnie jest wskazanie ulicy/alei/placu w bloku Adres lub pozostawienie pustego pola. Jeżeli we wniosku o dofinansowanie nie wskazano numeru lokalu należy usunąć „-”. 21 Dane o Nazwie banku i Numerze bankowego są zaczytywane automatycznie Jedyne pole, które należy uzupełnić to rachunku. Dane muszą być zgodne z umowy/decyzji. Należy podać dane osoby/osób odpowiedzialnych za postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu wraz z aktualnymi danymi teleadresowymi. 22 rachunku – Posiadacz zapisami Określenie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu powinno zawierać: aktualny adres, i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania) w którym przechowywana jest dokumentacja lub numery pomieszczeń. UWAGA: Data powinna być zgodna z tą podaną na dokumentach księgowych w adnotacji „Ujęto we wniosku o płatność z dnia…” Pole Data należy wypełnić korzystając z kalendarza. (W przypadku składania poprawionego wniosku o płatność przedmiotowe pole powinno być aktualizowane). Osobę/osoby upoważnione do podpisania wniosku o płatność należy wskazać w tabeli, dodając uprzednio odpowiednią liczbę wierszy poprzez kliknięcie znaku: +; błędne dane można usunąć poprzez kliknięcie znaku: –. 23 W pkt 11 wniosku ujmuje się jedynie dokumenty księgowe w całości opłacone w danym okresie. W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych – należy wykazać je wyłącznie w Załączniku nr 9. Punkt nie jest wypełniany w przypadku sprawozdawczego oraz wniosku o pierwszą przekazywaną w formie zaliczki. 24 wniosku płatność Należy podać wszystkie daty zapłaty za dany wydatek. (Kolumnę wypełnia się poprzez kliknięcie na przycisk EDYTUJ a następnie na znak +). Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić operację poprzez kliknięcie na znak 25 W przypadku, gdy na dokumencie występują nie tylko pozycje związane z projektem należy podać nr pozycji, które dotyczą projektu. Jeżeli dany dokument księgowy dotyczy kilku kategorii budżetowych należy ująć go tylko raz (pod warunkiem takich samych stawek podatku VAT), przy czym po kliknięciu na kolumnę 6 podać wszystkie odpowiadające danemu dokumentowi kategorie budżetowe wraz z określeniem rodzaju wydatku i kategorii interwencji. Wybór należy zatwierdzić kliknięciem na przycisk Proszę zwracać uwagę na rodzaj wydatku, czy jest to wydatek inwestycyjny czy też nie. 26 Różnica między kwotą dokumentu brutto i kwotą dokumentu netto może wynikać jedynie z podatku VAT. W przypadku np. kosztów osobowych wynikających z umowy o pracę lub umów cywilno-prawnych kolumna 7 = kolumnie 8. 27 Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006) 28 Wartość odsetek narosłych (od złożenia poprzedniego wniosku o płatność) od środków zaliczki zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta. Nie należy ich ujmować w części tabeli przeznaczonej na wykazanie uzyskanego dochodu. Punkt wypełniany w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy. Gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu (pkt. 11). 29 Wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty. Zgodnie z kol. 5 pkt. 11 wniosku, w którym rozliczono wydatek niekwalifikowalny. Źródło, z którego pierwotnie zostały sfinansowane wydatki podlegające korekcie. Zakończono/zrealizowano/w realizacji … Zgodnie z obowiązującym wnioskiem o dofinansowanie / harmonogramem rzeczowo-finansowym. Zaleca trakcie W odpowiednich wierszach należy wykazać wydatki poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo. Należy również przekazać informację o wydatkach związanych z kosztami pośrednimi. się aby wykazane zadania przedstawione były jako poszczególne kategorie budżetowe. 30 Należy podać krótki opis działań podjętych w danym okresie rozliczeniowym. Opis powinien być zgodny z danymi wykazanymi w tabeli w pkt. 15. 31 Np. Umowa nr 123/2009 zawarta z Firmą ABC Sp. z o.o. Informacje powinny być dokumentacją przetargową. 32 zgodne z dołączoną Należy podać art. Pzp, w ramach którego wybrano wykonawcę oraz jego nazwę, np. art. 67 zamówienie z wolnej ręki. UWAGA! Punkt 15B jest wypełniany także przez Beneficjentów zobowiązanych do stosowania „Wytycznych w sprawie udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych”. Informacje powinny być zgodne z dołączoną dokumentacją dotyczącą przeprowadzonego postępowania wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro netto punktu się nie wypełnia, natomiast należy dołączyć do wniosku o płatność dokumenty potwierdzające przeprowadzenie badania rynku i wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z „Wytycznymi w sprawie udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych”. 33 Należy zamieścić krótki opis sposobów promocji udziału Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa, jeśli występuje) w finansowaniu projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność. Formy promocji powinny pokrywać się z zapisami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie w pkt III.7 Np. Umieszczenie tablicy informacyjnej, tablicy pamiątkowej, zamieszczenie informacji na stronie internetowej firmy/instytucji, oznaczenie dokumentacji i korespondencji dotyczącej projektu, itp. 34 Należy podać krótki opis działań, które zostaną podjęte w okresie do złożenia kolejnego wniosku. Informacja powinna być zgodna z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym i powinna się pokrywać z pkt. 15A w kolejnym wniosku o płatność. 35 Dane zaczytywane automatycznie z wniosku o dofinansowanie. Należy jedynie wypełnić kolumny 5 i 6. Wskaźniki produktu określają materialne efekty np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt, itp.), jakie powstały w wyniku wydatkowania środków. W przypadku wskaźników, tj. liczba projektów czy liczba doposażonych instytucji, osiągnięcie 100% realizacji wskaźnika może nastąpić dopiero w ostatnim wniosku o płatność. 36 Wskaźniki rezultatu wypełnia się przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową (w pozostałych przypadkach należy usunąć wszystkie wskaźniki rezultatu poprzez zaznaczenie kolejnych wierszy i kliknięcie na znak: „–”). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś wskaźnika lub zrealizował częściowo wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy. 37 Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku wniosku o płatność końcową należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. W tym punkcie należy zawrzeć także informacje o zawartych aneksach i prośbach kierowanych do IZ o zmiany w realizacji projektu. 38 Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu. Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kw. danego roku. Jeżeli projekt kończy się np. w III kw. danego roku, w kolejnych kwartałach należy wpisać 0,00. 39 Należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, w tym w szczególności dotyczących: •równości szans, •ochrony środowiska, •społeczeństwa informacyjnego, •konkurencji, zamówień publicznych, pomocy publicznej. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola „Nie”) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić również wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. 40 Załączniki będące wzorami opracowanymi przez IZ (załączniki nr: 5, 6, 8, 9, 11 i 12) wypełniane są automatycznie/uzupełniane w aplikacji. Możliwe do uzupełnienia są wyłącznie załączniki, przy których Beneficjent wskazał (pkt 22 wniosku) opcję Tak – tylko te są również drukowane. Uzupełnienia wymagają jedynie załączniki nr: 6, 8 i 9, a załącznik nr 11 wymaga wskazania opcji Tak lub Nie. 41 Załącznik nr 6 Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. art. 55 W przypadku pierwszego wniosku o płatność jako datę rozpoczynającą okres generowania dochodu należy podać datę podpisania umowy o dofinansowanie. 42 Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania. Załącznik wymagany wniosku końcową. 43 nie jest w przypadku o płatność W przypadku nie występowania wydatków niekwalifikowalnych, w pkt. 22 należy wskazać opcję „N/D”. Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt. 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt, itp. 44 Niezbędne załączniki wymagane przy wniosku rozliczającym wydatki Do wniosku o płatność należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kopie: • faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, • dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z przepisów prawa, • protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania/przechowywania w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa, • wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzających poniesienie wydatków, • umów z wykonawcami, 45 Niezbędne załączniki wymagane przy wniosku rozliczającym wydatki c.d • • • dokumentów dotyczących zamówień publicznych (ogłoszenie o zamówieniu, o zmianie zamówienia (jeżeli dotyczy), o udzielonym zamówieniu, SIWZ, protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego). W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów dotyczących zamówień publicznych wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją do sporządzenia aneksu, w pozycji nr 3 należy zaznaczyć „TAK” a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji. dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie postępowania przez Beneficjentów nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych; innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (ewidencji śr. trwałych, sposób wyliczenia wskaźników rezultatu – wniosek końcowy, umowa kredytowa); 46 Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników Pierwsza strona dokumentu Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury powinna zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem) adnotacja „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa”. Zapis „oraz ze środków budżetu państwa” należy stosować tylko w sytuacji, gdy cześć dotacji pochodzi właśnie z tych środków. Na pierwszej stronie faktury powinna zostać umieszczona również adnotacja „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …”. Data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku (pkt 23). 47 Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników Druga strona dokumentu Każda faktura lub inny dowodów księgowy o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzający dokonanie wydatków kwalifikowalnych powinien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby wyraźnie widoczny był jego związek z projektem. 48 Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników Powyższe dokumenty powinny zawierać w opisie następujące informacje: numer i nazwę projektu, nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę działania (poddziałania – jeśli dotyczy), numer umowy i datę jej zawarcia, krótki opis wydatku wraz z podaniem numeru i nazwy kategorii budżetu wniosku o dofinansowanie, do której odnosi się dany wydatek (wraz z datą, czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej); jeżeli tylko część z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego projektu, należy wskazać także ich pozycje na fakturze, sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej), dekretacja na konta (może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu) – jeśli dotyczy, 49 Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników cd. dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (w przypadku jst), zatwierdzenie kwoty do wypłaty (wraz z czytelnymi podpisami/parafami i pieczęciami imiennymi osób upoważnionych), zgodność z Ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z podaniem artykułu, na mocy którego zamówienie zostało zrealizowane, także w przypadku, gdy dany zakup nie podlega pod zapisy przedmiotowej ustawy, np. art. 4 Pzp (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej), lub wskazanie podstawy zwolnienia podmiotowego, kategoria interwencji EFRR, łączna kwota wydatków kwalifikowalnych, wartość dofinansowania wyliczona od łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych na jaką opiewa dany dokument księgowy. kwota wydatków niekwalifikowalnych (jeśli dotycz) wraz z podaniem nazwy kategorii wydatku. 50 Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia w/w informacji na kartce papieru – na stałe dołączonej do dokumentu księgowego – z nagłówkiem: „Załącznik do faktury nr … z dnia ….”. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik. UWAGA: Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego w ramach umowy [Podać nr] zawartej dnia …………. Wszystkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem. 51 Przykład opisu faktury Dotyczy projektu nr WND-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/[xx] pt. „[Podać tytuł projektu]”. Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/[xx]-[xx] z dnia ………….. zawartej w ramach Osi Priorytetowej [Podać nr i nazwę Osi] Działanie [Podać nr i nazwę Działania] Poddziałanie [Podać nr i nazwę Poddziałania] [podpis osoby upoważnionej] Zakup [Podać zakres rzeczowy wydatku i pozycję na fakturze, jeśli występują na niej także pozycje nie związane z realizacją projektu] został dokonany zgodnie z pozycją [Podać nr i nazwę pozycji z budżetu projektu] budżetu projektu, z czego: wydatki kwalifikowalne: [Podać kwotę]. w tym dofinansowanie ogółem: [Podać kwotę], wydatki niekwalifikowalne: [Podać kwotę], pokryte ze środków [Podać źródło]. [podpis osoby upoważnionej] 52 Przykład opisu faktury cd. Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) w trybie [Podać tryb przetargowy] na mocy art. [Podać nr artykułu]. lub Skorzystano ze zwolnienia na podstawie [Podać podstawę prawną]. [podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem formalnym [Data i podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem merytorycznym [Data i podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem rachunkowym [Data i podpis osoby upoważnionej] Zatwierdzono do wypłaty [Podać kwotę] Data i podpisy osób upoważnionych] Dekretacja na konta Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst) [Dział] [Rozdział] [Paragraf] [Data i podpis osoby upoważnionej] 53 W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej Beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze zapisu według jakiego kursu i jakiej instytucji finansującej dokonał przeliczenia i z jakiego dnia. Zgodnie z zasadą refundowania wydatków faktycznie poniesionych, do określenia kwoty podlegającej refundacji należy zastosować kurs z dnia, w którym Beneficjent zapłacił fakturę. Pod pojęciem faktycznego poniesienia wydatku należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. Podstawą rozliczenia tzw. faktury obcej jest, sporządzona na jej podstawie, faktura wewnętrzna, na której powinny znaleźć się stosowne opisy, i która powinna zostać wykazana w pkt. 11 wniosku (faktura obca nie powinna być wykazywana w pkt. 11). Ponadto, jeżeli faktura została wystawiona w języku obcym należy także dostarczyć jej tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Wydatki objęte fakturą wyrażoną w walutach innych niż PLN powinny zostać przedstawione w wartościach z dnia dokonania płatności (przyjętą w księgach rachunkowych beneficjenta, zgodnie z przepisami krajowymi w zakresie rachunkowości oraz podatku VAT). 54 W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: umowy o pracę, zakresu czynności, karty czasu pracy, listy obecności, listy płac oraz kalkulację stawki godzinowej (w przypadku osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy). W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: umowy (zlecenia, o dzieło, itp.) oraz rachunek i listy płac. Rozliczeniu mogą podlegać tylko wynagrodzenia opłacone w pełnej wysokości (brutto) 55 Załącznik przeznaczony wyłącznie dla Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej Nazwa Beneficjenta: Nr umowy: Nr i tytuł projektu: WND-RPPD. Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu (faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) Lp. Data dokonania Strony Rodzaj dowodu i operacji/data dokonujące Opis zdarzenia jego nr sporządzenia operacji gospodarczego identyfikacyjny dowodu gospodarczej Kwota brutto Pozycja, pod Nr dowodu którą Forma płatności potwierdzające Kwota wydatków dokument wykazana na go dokonanie kwalifikowalnych został ujęty w dowodzie płatności oraz ewidencji zakupu data dokonania księgowej* zapłaty Uwagi 1 2 3 4 Należy podać numer pozycji z zestawień sporządzanych przez Beneficjenta (np. do celów podatkowych). W przypadku braku takich ewidencji (brak obowiązku ich sporządzania wynikający z odrębnych przepisów prawa) należy podać pozycję zgodną z kolumną "Lp." * 56 Przykładowy opis wyciągu bankowego BANK Wyciąg nr 1/09 data operacji nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 2009-01-20 2009-01-22 57 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A - 10 000,00 90 000,00 poz. 1 nr i adr. rachunku 23 2345 2345 2345 2345 2345 2345 Transport urządzenia A - 1 000,00 89 000,00 poz. 1 nr i adr. rachunku12 1234 1234 1234 1234 1234 1234 Montaż urządzenia A - 500,00 88 500,00 poz. 1 Przykładowy opis wyciągu bankowego cd. BANK Wyciąg nr 1/09 data operacji nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 58 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A Zakup urządzenia B 11 000,00 89 000,00 poz. 1 – 10 000,00 poz. 2 – 1 000,00 Najczęściej popełniane błędy: dokonywanie płatności gotówką przy transakcjach powyżej 15 000 euro; brak informacji o związku z projektem na dokumentach załączanych do wniosku o płatność (innych niż faktury); brak wszystkich wymaganych załączników (opracowanych przez IZ); brak dowodów zapłaty w postaci wyciągów bankowych; błędne dane dotyczące Beneficjenta lub kosztów wykazanych na dokumentach księgowych (konieczność sporządzenia noty lub faktury korygującej); niepełna informacja o stosowanych środkach informacji i promocji projektu (dokumentacja, korespondencja); brak ujęcia w zestawieniu 11 faktur zaliczkowych i korygujących. 59 Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki Warunkiem otrzymania zaliczki jest złożenie dodatkowego zabezpieczenia, poza wekslem wynikającym z podpisania umowy. Zgodnie z § 11 ust. 2 umowy o dofinansowanie może to być między innymi zabezpieczenie gwarancjach w: bankowych, pieniądzu, hipotece poręczeniach wraz z cesją bankowych, praw polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki, zastawu rejestrowego wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia itp. Zabezpieczenie musi odpowiadać kwocie wnioskowanej zaliczki i musi zostać ustanowione przynajmniej do czasu jej rozliczenia. 60 Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Instytucja Zarządzająca może odmówić udzielenia zaliczki lub zmniejszyć jej wysokość jeżeli uzna, że kwota wnioskowanej zaliczki jest zbyt duża w stosunku do wydatków zaplanowanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Pierwsza transza w formie zaliczki może stanowić nie więcej niż 35% dofinansowania, jednakże nie więcej niż 1.000.000,00 PLN kwoty dofinansowania. Kolejna transza zaliczki, jest uzależniona od rozliczenia ostatniej otrzymanej transzy zaliczki, a jej wysokość może wynosić nie więcej niż 60% dofinansowania, Płatność końcowa musi wynosić co najmniej 5% ogólnej wartości dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie. 61 Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Rozliczenie zaliczki, rozumiane jako złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne lub zwrot zaliczki, powinno nastąpić niezwłocznie po wydatkowaniu środków, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie późniejszym lub w kwocie mniejszej niż przekazana kwota zaliczki, od środków rozliczanych po terminie nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub ich zwrotu. 62 Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. W przypadku nieprawidłowego rozliczenia uprzednio otrzymanej transzy zaliczki lub nie rozliczenie przynajmniej 80% zaliczki we wskazanym powyżej terminie, kolejne transze dotacji będą przekazane Beneficjentowi wyłącznie w formie refundacji. Beneficjent rozliczając zaliczkę może jednocześnie wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu. Dofinansowanie przekazywane jest w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, celem zachowania poziomu dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie. 63 Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Zaliczka wypłacana jest na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta, o którym mowa w umowie. Z tego rachunku mogą być ponoszone tylko i wyłącznie wydatki związane z jego realizacją. Przeznaczenie środków zaliczki na wydatki nie zaplanowane we wniosku o dofinansowanie traktowane będzie jako wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem, o którym mowa w art. 207 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Odsetki od zaliczek zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta podlegają zwrotowi do IZ lub są potrącane z kolejnej transzy dofinansowania przekazywanej Beneficjentowi. 64 WYTYCZNE W SPRAWIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ ORAZ WYBORU WYKONAWCÓW W TRANSAKCJACH NIEOBJĘTYCH USTAWĄ PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Wytyczne dostępne na stronie internetowej: www.rpowp.wrotapodlasia.pl (Zakładka: Dokumenty / Wytyczne / Wytyczne IZ 65 Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych 1. Zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu, Beneficjent realizujący Projekt w ramach RPOWP, zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) ma zastosowanie do Beneficjenta i Projektu. Podmioty spoza sektora finansów publicznych są zobligowane sprawdzić czy nie są zobowiązane do stosowania Pzp na podstawie art. 3 ust. 1 pkt. 5 ustawy. 66 Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d. W przypadku gdy Beneficjentem jest podmiot, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązuje się on do dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. W zakresie prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień udzielanych przez Beneficjentów funduszy unijnych, dla których ustawa Prawo zamówień publicznych nie ma zastosowania, zastosowanie ma Traktat o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) oraz dokument, który opisuje w jaki sposób Beneficjenci powinni dokonywać wydatków środków unijnych – Komunikat wyjaśniający Komisji. 67 Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d. 2. Celem niniejszych Wytycznych jest stworzenie przejrzystego systemu udzielania zamówień przez podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach RPOWP, zapewnienie wydatkowania środków publicznych zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 i art. 47 ustawy o finansach publicznych oraz zapewnienie zachowania zasad niedyskryminacji, równego traktowania, jawności postępowania oraz ochrony uczciwej konkurencji. Adresatami ustawy o finansach publicznych są obok jednostek sektora finansów publicznych także inne podmioty w zakresie, w jakim wykorzystują środki publiczne lub dysponują tymi środkami. 68 Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d. 3. Wytyczne mają zastosowanie do udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach współfinansowanych ze środków EFRR w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013, nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych, tj.: • zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro netto, udzielanych przez Beneficjentów zobowiązanych na mocy ustawy Pzp do jej stosowania, • zamówień udzielanych przez Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania Pzp bez względu na wartość zamówienia. Wartość zamówienia – wartość w złotych obliczona w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, określany w drodze rozporządzenia, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych 69 Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d. 4. Niniejszych wytycznych nie stosuje się do zamówień zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy Pzp (zwolnienia przedmiotowe), wymienionych w art. 4 Pzp, za wyjątkiem zamówień wskazanych w art. 4 pkt 8 Pzp. 5. Beneficjent jest, co do zasady, zobowiązany do stosowania niniejszych Wytycznych także w przypadku dokonywania wydatków niekwalifikowalnych w ramach realizowanego Projektu. Zobowiązanie to dotyczy jednak tylko sytuacji, kiedy zachodzi obiektywna konieczność przeprowadzenia jednego wspólnego postępowania zarówno elementy kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne w ramach Projektu. 70 na Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d. 6. Niniejsze Wytyczne dotyczą również Partnera realizującego Projekt w zakresie tej jego części, za którą jest odpowiedzialny zgodnie z umową partnerską zawartą z Beneficjentem. 7. Jeżeli Beneficjent posiada wewnętrzne procedury dotyczące udzielania zamówień nieobjętych ustawą Pzp, stosuje własne procedury, o ile zawierają one zasady określone w niniejszych Wytycznych. Wytyczne nie mają zastosowania do zamówień udzielanych przez Beneficjentów należących do sektora finansów publicznych, pod warunkiem, że posiadają i stosują wewnętrzne procedury udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 71 Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych 1. Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, jawności postępowania, ochrony uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Jednocześnie zobowiązany jest do dołożenia starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wykonawcy/dostawcy w ramach realizowanego Projektu. 72 wyłanianiu Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. 2. Przed udzieleniem zamówienia Beneficjent ustala jego przewidywaną wartość: na dostawy i usługi – w oparciu o analizę cen rynkowych towarów lub usług dokonaną na podstawie otrzymanych/zebranych ofert, informacji zawartych na stronach internetowych, w cennikach, katalogach, folderach itp., na roboty budowlane - na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub wyceny robót. 3. Beneficjent nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszych Wytycznych dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Usługi, dostawy i roboty budowlane według danego rodzaju sumuje się w ramach Projektu. 73 Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. 3. Beneficjent nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszych Wytycznych dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Usługi, dostawy i roboty budowlane według danego rodzaju sumuje się w ramach Projektu. 4. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciu o określone przez Beneficjenta kryteria (np. cena, jakość przedmiotu zamówienia, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, gwarancja, serwis, termin wykonania zamówienia itp.). Kryterium oceny ofert powinno być dostosowane do przedmiotu zamówienia. 74 Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. 5. Beneficjent zobowiązany jest zachować formę pisemną procesu udzielania zamówienia. 6. Na Beneficjencie ciąży obowiązek udowodnienia, że w związku z realizacją Projektu dokonywał wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz z zapisami o dofinansowanie Projektu i niniejszych Wytycznych. 75 umowy Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych. 1. Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro netto a) Beneficjent zobowiązany jest dokonać porównania ofert dostępnych na rynku, np. poprzez analizę zebranych ofert, katalogów, broszur, folderów, stron internetowych, badanie telefoniczne itp. b) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje w oparciu o określone przez siebie wcześniej kryteria. c) Beneficjent zobowiązany jest udokumentować przeprowadzenie badania rynku oraz wybór oferty z zachowaniem zasad określonych w niniejszym punkcie w formie pisemnej notatki/protokołu, do którego załącza zebrane oferty. W przypadku zbierania ofert drogą telefoniczną, Beneficjent załącza notatki z przeprowadzonych rozmów. 76 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. 2. Zamówienia o wartości powyżej 14.000 euro netto a) Beneficjent zobowiązany jest upublicznić treść zapytania ofertowego, stosując co najmniej jedną z wymienionych w Komunikacie wyjaśniającym Komisji form upublicznienia informacji o zamówieniu, np.: Internet, gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym, publikacje specjalistyczne, lokalne środki publikacji takie jak lokalne gazety, biuletyny informacji miejskiej. Jednocześnie Beneficjent kieruje zapytanie ofertowe o jednakowej treści do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców. 77 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej: dane identyfikujące zamawiającego, opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej oraz ich wagę, termin składania ofert. 78 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. b) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje po porównaniu co najmniej 3 ofert handlowych, ważnych na dzień dokonania zamówienia, w oparciu o kryteria odpowiadające warunkom zapytania ofertowego. W sytuacji, gdy, pomimo upublicznienia zapytania ofertowego i skierowania do potencjalnych wykonawców, liczba zebranych ofert, odpowiadających warunkom zawartym w zapytaniu ofertowym, jest mniejsza niż 3, Beneficjent zobowiązany jest do wyboru wykonawcy, którego oferta spełnia kryteria określone w zapytaniu i sporządzenia pisemnego uzasadnienia dokonanego wyboru. 79 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. c) Beneficjent zobligowany jest udokumentować przebieg postępowania w formie protokołu/notatki zawierającej: opis przedmiotu zamówienia, dane identyfikujące wykonawców, do których skierowano zapytania ofertowe, informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, streszczenie oceny i porównanie ofert, wskazanie najkorzystniejszej (wybranej) oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia protokołu/notatki oraz podpis Beneficjenta lub osoby upoważnionej. Do protokołu/notatki należy załączyć zebrane oferty. 80 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. d) Zgodnie z Komunikatem wyjaśniającym Komisji, dopuszczalne jest udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji ogłoszenia jedynie w wyjątkowych sytuacjach - tych, które przewidują dyrektywy, np. zamówienie z przyczyn technicznych, artystycznych lub związanych z ochroną praw wyłącznych może być wykonane tylko przez określony podmiot gospodarczy. Beneficjent zobowiązany jest wówczas skierować zapytanie ofertowe do potencjalnego wykonawcy, a następnie dokonać wyboru oferty, jeśli spełnia ona określone wcześniej kryteria. Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia negocjacji z wybranym wykonawcą i udokumentowania tego faktu w formie pisemnego protokołu z negocjacji, podpisanego przez obie strony. Ponadto Beneficjent sporządza pisemne uzasadnienie skierowania zapytania ofertowego do tylko jednego wykonawcy. 81 Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d. e) Udzielenie zamówienia powinno nastąpić poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. 82 Niniejsze Wytyczne wchodzą w życie w dniu zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Podlaskiego i mają zastosowanie do projektów, dla których wnioski o dofinansowanie zostały złożone do IZ RPOWP po wejściu w życie niniejszych Wytycznych. W przypadku, kiedy niniejsze Wytyczne aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (np. podczas weryfikacji wniosku o płatność bądź kontroli na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta, niż Wytyczne aktualne na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, stosuje się Wytyczne obowiązujące na dzień dokonywania oceny wydatku. 83 W przypadku naruszenia przez Beneficjenta/Partnera regulacji prawa krajowego lub wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych oraz niestosowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych, IZ RPOWP nakłada na Beneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania środków nieprawidłowo wydatkowanych. Tryb postępowania i sposób nakładania korekt finansowych w procesie realizacji przedsięwzięć współfinansowanych z funduszy strukturalnych ustala się według zasad omówionych w Wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03PL), cz.2, tzw. Taryfikatorze. 84 Zgodnie z Taryfikatorem, korekta finansowa wymierzana jest za naruszenia prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego wdrażającego prawo wspólnotowe. Możliwe jest zatem wymierzenie korekty dla tych Beneficjentów, którzy naruszyli prawo wspólnotowe w zamówieniach poniżej progów ustawy Pzp lub Beneficjentów, którzy podmiotowo zwolnieni są ze stosowania ustawy Pzp, w miejsce uznawania tych wydatków za niekwalifikowane w 100%. 85 Dziękujemy za uwagę Punkt informacyjny w Białymstoku (czynny pon. 8.00-16.00, wt - pt. 7.30-15.30) ul. Poleska 89 Infolinia: 0 8013 0 8013 [email protected] www.rpowp.wrotapodlasia.pl 86
