Zapytanie - Huge Thing

Poznań, 28.12.2016 r.
Zapytanie ofertowe nr 03/12/2016
Dotyczące wyboru wykonawcy usługi monitoringu akcelerowanych spółek w związku z
planowaną realizacją projektu Hugething.vc
Zamawiający:
Huge Thing spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Obornicka 330
60-689 Poznań
NIP 9721238305
e-mail: [email protected]
I.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy usługi monitoringu akcelerowanych spółek
1. Tematyka
Zamawiający przygotowuje się do realizacji pilotażowego projektu Hugething.vc,
dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania
2.4.1 PO IR – innowacyjnego akceleratora, który ma na celu pomoc startupom w nawiązaniu
współpracy z dużymi przedsiębiorstwami.
Projekt zakłada objęcie akceleracją przynajmniej 20 różnych spółek i będzie realizowany w
okresie styczeń 2017 r. – kwiecień 2018 r.
2. Zakres usług:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi monitoringu spółek, uczestniczących w
programie akceleracyjnym.
Monitoring – controlling spółek jest konieczny ze względu na granty, przyznawane
uczestnikom. Zespół spółki na początku akceleracji określa budżet i pracuje na jego
podstawie. Na bazie założeń z budżetu określa się wysokość transz i kamienie milowe.
W celu uniknięcia nieprawidłowości oraz monitorowania bieżących postępów spółki będzie
prowadzona kontrola wydatków.
3. Kod CPV – 79412000-5, usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami.
4. Sposób wykonania zamówienia.
Controlling spółek prowadzony będzie w ciągu 2 rund akceleracji oraz po ich zakończeniu,
każda trwająca średnio 4 miesiące. W pierwszej rundzie przewiduje się obsługę 10 spółek, a
w drugiej 20 – w tym kontynuowanie monitoringu dla 10 spółek z poprzedniej.
Zadaniem Wykonawcy będzie comiesięczne badanie struktury i zmian na kontach
rachunkowych spółki. Analizie podlegać będzie również rachunek zysków i strat oraz
wydatki ponoszone przez spółkę, a Wykonawca będzie miał pełny dostęp do księgowości
spółki. Ocena realizacji kamieni milowych na podstawie tych danych będzie decydowała o
przekazaniu transzy.
5. Termin realizacji – Szacuje się, że usługa rozpocznie się w czerwcu 2017 r., a zakończy w
kwietniu 2018 r. Obsługa spółek z pierwszej rundy akceleracji potrwa ok. 11 miesięcy, a z
drugiej – ok. 3 miesięcy, przy czym monitoring powinien być prowadzony do momentu
całkowitego rozliczenia przyznanego grantu. Dokładne terminy świadczenia usług będą
uzgadniane po rozpoczęciu każdej rundy akceleracji.
II.
Warunki udziału w postępowaniu:
Do składania ofert uprawnieni są wyłącznie Wykonawcy spełniający poniższe warunki.
1. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo. Przez powiązanie osobowe
lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a)
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c)
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić
uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności
pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Posiadają wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie umożliwiające wykonanie przedmiotu
zamówienia,
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu
zamówienia.
Powyższe informacje weryfikowane będą na podstawie oświadczenia, stanowiącego załącznik
nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
III.
Wymogi formalne:
1. Wykonawca, który chce wziąć udział w procedurze wyboru oferty, musi przedłożyć:
a)
ofertę na formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,
b) oświadczenie, o którym mowa w pkt. II, na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do
niniejszego zapytania ofertowego.
2. Formularz i wzór oświadczenia muszą być wypełnione we wszystkich miejscach oraz
podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
3. Do oceny będą dopuszczone tylko oferty złożone przez Wykonawców, którzy wykazali
odpowiednie doświadczenie. Przez doświadczenie rozumie się świadczenie usług
monitoringu/controllingu tożsamych z informacjami zawartymi w punkcie I.4 niniejszego
zapytania dla przynajmniej 5 firm. W tym celu Wykonawca jest zobowiązany do
wypełnienia tabeli z załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego – podania
nazwy firmy, nazwy usługi, czasu realizacji usługi, wszystkich danych kontaktowych
(adres, telefon, imię i nazwisko osoby do kontaktu). Zamawiający informuje, że w razie
wątpliwości co do charakteru usług będzie żądał referencji od tych podmiotów. Pod
uwagę będą brane jedynie usługi świadczone przez okres dłuższy niż 1 miesiąc w ciągu 3
lat od momentu publikacji niniejszego zapytania.
4. W wypadku, gdy na dokumentach wskazanych w pkt. III.1 podpisała się inna osoba, niż
wynikająca z powszechnie dostępnych rejestrów, Wykonawca zobowiązany jest do
przedłożenia dokumentów upoważniających ją do jego reprezentowania.
5. Oferty powinny być dostarczone do Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt. IV.1.
Oferty, które wpłynęły po terminie zostaną odrzucone.
6. Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały
rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą niż 30% szacowanej
wartości zamówienia, a w wypadku braku tych wyjaśnień albo przedstawienia
nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.
IV.
Sposób, miejsce i termin składania ofert:
1. Kompletne oferty (wypełniony formularz i oświadczenie) należy złożyć osobiście w
biurze Zamawiającego albo wysłać na adres Zamawiającego lub na adres mailowy (w
formie skanu podpisanych dokumentów) w terminie do 12.01.2017 r. do godz. 15:00.
2. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od upłynięcia terminu składania ofert.
3. Zamawiający ma prawo do poprawienia oczywistych omyłek pisarskich lub
rachunkowych w ofercie, o czym zawiadomi Wykonawcę.
V.
Pozostałe informacje
1. W terminie 7 dni od upłynięcia terminu złożenia ofert Zamawiający dokona wyboru
najkorzystniejszej oferty. Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany o wyborze i jest
zobowiązany do podpisania umowy z Zamawiającym w terminie 14 dni od powzięcia
informacji o jego wyborze.
2. W przypadku braku dochowania powyższego terminu przez Wykonawcę, Zamawiający
dokona wyboru spośród pozostałych ofert.
VI.
Warunki zmiany umowy
1. Dopuszcza się dokonywanie zmian w umowie, polegających na:
a)
wydłużeniu lub przesunięciu okresu realizacji usług,
b) zmianie zabezpieczenia i kar umownych,
c)
zwiększeniu wartości zamówienia o 50% kwoty zamówienia określonej w umowie w
wypadku udzielenia zamówienia uzupełniającego podstawowy przedmiot umowy.
2. Zmiana umowy może być dokonana wyłącznie z powodu:
a)
wystąpienia uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu
zamówienia;
b) wystąpienia obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego i wykonawcy;
c)
wystąpienia okoliczności będących wynikiem działania siły wyższej;
d) zmiany istotnych regulacji prawnych;
e)
zmian umowy o dofinansowanie.
VII.
Kryteria punktowe
1. Po spełnieniu kryteriów formalnych oferta zostanie oceniona zgodnie z następującymi
kryteriami:
a)
cena – proszę o podanie ceny netto w PLN za jeden miesiąc obsługi jednej spółki
kapitałowej
100% - oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Liczba punktów będzie obliczana
według wzoru:
C = (Cmin : Co) x 100
Gdzie:
C - liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin – najniższa cena spośród zebranych ofert
Co – cena z oferty rozpatrywanej
Zapraszamy do współpracy,
z poważaniem,
Bartłomiej Gola, Prezes Zarządu
Załączniki:
1.
2.
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – oświadczenie.
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Oferent:
Wykonawca:
Adres:
Telefon:
E-mail:
………………..
………………..
………………..
………………..
Zamawiający:
Huge Thing spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością
ul. Obornicka 330
60-689 Poznań
NIP 9721238305
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 03/12/2016, dotyczące wyboru wykonawcy usługi
monitoringu akcelerowanych spółek przedkładam następującą ofertę:
1. Cena netto za 1 miesiąc obsługi 1 spółki kapitałowej: …….. PLN
2. Doświadczenie:
Lp.
Nazwa podmiotu, dla
Nazwa usługi
którego świadczono
usługę
monitoringu/controllingu
Czas
realizacji
Dane
kontaktowe
(adres,
telefon, osoba
do kontaktu)
1.
2.
3.
4.
5.
…………………………………
Data, miejscowość
…………………………………
Imię, nazwisko osoby upoważnionej
Załącznik nr 2 – oświadczenie
Oświadczenia oferenta:
Składając ofertę dotyczącą zapytania ofertowego nr 03/12/2016 – wykonanie usługi
monitoringu akcelerowanych spółek oświadczam, że spełniam warunki dotyczące udziału w
postępowaniu, a w szczególności:
1) zobowiązuję się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi
w zapytaniu ofertowym, nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz zobowiązuję się zrealizować
przedmiot zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą.
2) spełniam wszystkie wymagania postawione przez Zamawiającego w niniejszym
Zapytaniu.
3) podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą i znane są mi sankcje wynikające z art. 233
par. 1 kodeksu karnego
4) nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo. Przez powiązanie
osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub
osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą,
polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki
osobowej,
ii. posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego,
prokurenta, pełnomocnika,
iv. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może
budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze
wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w
stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
5) posiadam wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie umożliwiające wykonanie przedmiotu
zamówienia,
6) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu
zamówienia.
…………………………………
Data, miejscowość
…………………………………
Imię, nazwisko osoby upoważnionej