Artykuł - Zarządzanie projektem

MARTA TYBURA
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
Słowem wstępu…
Poniższy artykuł jest próbą wyjaśnienia, czym jest „zarządzanie projektem”, a w
szerszym ujęciu, jakie czynniki wpływają na efektywne zarządzanie projektem. Ze względu
na
bardzo
szeroką
tematykę
omawianego
zagadnienia,
artykuł
stanowi
syntezę
najważniejszych zagadnień, o których należy pamiętać przy realizacji projektu.
Zarządzanie projektami nie jest zjawiskiem nowym, wszelkie dokonania ludzkości od
zarania dziejów to nic innego, jak realizacja konkretnych projektów, wskażmy chociażby na
budowę piramid egipskich, rzymskich akweduktów, czy wynalezienie pierwszego komputera
osobistego.1 Sami na co dzień mamy do czynienia z projektami, w domu, pracy, życiu
prywatnym. Czym, jak nie realizacją projektu jest organizacja wakacyjnego wyjazdu,
przyjęcia weselnego, szkolenia, czy konferencji?
Czym jest projekt?
Projekt określany jest mianem przedsięwzięcia. Według S. M. Younga „projekt to
każde zlecenie lub zadanie, którego nie można załatwić w trakcie jednej rozmowy
telefonicznej”.
Do czynników charakteryzujących projekt należą: złożoność, określone ramy
czasowe, wysokie ryzyko niepowodzenia (zależne np. od partnerów zewnętrznych), realizacja
zespołowa. Dodatkowo projekt wyróżnia się niepowtarzalnością. Jest mało prawdopodobne
by przebiegał w ten sam sposób, pod tym samym kierownictwem, w niezmienionym zespole
projektowym. Innymi słowy, ma charakter niepowtarzalny zarówno pod względem koncepcji,
jak i sposobu realizacji.2
Kim jest kierownik projektu i jaka jest jego rola?
1
Por., S. Berkun, Sztuka zarządzania projektami, Gliwice 2006, s.12.
2
Por., B. Grucza B., K. Ogonek, M. Trocki, Zarządzanie projektami, Warszawa 2009, s. 22.
Kierownik projektu jest osobą odpowiedzialną na to, czy projekt zostanie
zrealizowany oraz jakie przyniesie efekty przy jednoczesnym uwzględnieniu poniesionych
nakładów. Dobry kierownik określany również
managerem projektu powinien posiadać wiedzę
z zakresu projektu, umiejętności przywódcze,
kompetencje negocjacyjne, mediacyjne oraz
wiele innych z zakresu zarówno zarządzania
jaki
psychologii.
Musimy
pamiętać,
że
kierownikiem projektu nie może zostać osoba z
przysłowiowego „przypadku”.
Rolą managera będzie motywowanie
pracowników, koordynowanie ich działań, w
taki sposób, by ostateczne rezultaty zostały
osiągnięte
zgodnie
z
zaplanowanych
harmonogramem i budżetem. Podstawowym
zadaniem kierownika projektu (Project manager
– PM) jest delegowanie pracy członkom
zespołu projektowego a nie codzienna praca nad
projektem!
Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja. To od niej w głównej mierze zależy czy
staniemy się efektywnie działającym liderem projektu, umiejącym zażegnać sytuacje
konfliktowe i pociągnąć za sobą innych. Motywowanie pracowników to wyzwalanie z nich
pokładów energii, niezbędnej do realizacji założeń projektu.
Kilka słów o technikach zarządzania projektem
W miarę upływu lat kształtowały się narzędzia i techniki zarządzania projektem. Do
jednej z najpowszechniejszych należy system prekursora nauki o organizacji i zarządzaniu Henry’ego Gantta zwany „systemem zadań i premii”. Diagram Gantta obrazuje projekt
rozłożony na serię poszczególnych zadań przypisanych do konkretnych ram czasowych.
Rys: Przykład diagramu Gantta
W latach kolejnych pojawiły się nowe teorie. Jedna z nich PERT – technika
programowania oceny i zmian oraz CPM - metoda ścieżki krytycznej, których celem było
zminimalizowanie ryzyka zmian w początkowym harmonogramie realizacji projektu. Poniżej
przykłady graficzne wspomnianych technik.
Rys. Ścieżka krytyczna- CPM (przykład)
Rys. Metoda PERT (przykład)
Ogromny wpływ na poprawę komunikacji pomiędzy partnerami, usprawnienie
zarządzania, szczególnie w przypadku projektów o komponencie ponadnarodowym, w
którym uczestniczy wielu partnerów odgrywają aplikacje ICT. Do tych najprostszych i
jednocześnie najpowszechniejszych należą takie aplikacje jak np.: „Remember the Milk” –
aplikacja pozwalająca na zarządzanie zadaniami; aplikacje udostępniane powszechnie przez
Google – docs, forms umożliwiające prace kliku osób na jednym pliku jednocześnie.
Wymienione wyżej aplikacje należy traktować jako narzędzia pomocne w zarządzaniu
projektem. Odrębnym tematem są specjalistyczne programy czy też pakiety procesu
zarządzania ułatwiające planowanie oraz śledzenie zmian w projekcie, jak np. Microsoft
Project. Należy zaznaczyć, że wybór programu zależy od konkretnych potrzeb projektowych.
Do zarządzania prostymi projektami nie potrzeba wyspecjalizowanego i kosztownego sprzętu.
Cykl życia projektu
Analizując listę różnorodnych projektów można zauważyć wiele uderzających
podobieństw. Proces zarządzania projektem jest uporządkowany w logicznej kolejności
dlatego też określany jest cyklem życia projektu. Każdy projekt można podzielić na kilka faz:
 Inicjowanie/definiowanie projektu
 Planowanie i organizacja projektu
 Realizacja/wykonawstwo projektu
 Kontrola i zakończenie projektu
Pos
zczegó
lne
fazy
różnią
się od
siebie co do: charakteru działalności, etapów wchodzących w ich skład, nakładów i kosztów
na ich realizację oraz uczestników. Przedstawiony poniżej cykl projektu ułatwia dokonanie
podziału każdego projektu na oddziale fazy i etapy.3
3
Por. M. Szwabe (red.), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, planowanie i
realizacja, Kraków 2007, s.24.
Źródło: B. Grucza, K. Ogonek, M. Trocki, Zarządzanie projektami, Warszawa 2009, s. 32.
O czym powinieneś pamiętać zarządzając projektami – zadania kierownika
projektu
Planowanie projektu:
Dobór zespołu projektowego:
 zdefiniuj cel oraz założenia
projektu
 zrób rozeznanie wymaganych
zasobów ludzkich
 określ zakres projektu
 zaplanuj pozyskiwanie zasobów
ludzkich
 określ skutki projektu
 opracuj harmonogram oraz
budżet projektu
 uwzględnij ryzyko w projekcie
 opracuj plan organizacyjny
 motywuj i koordynuj pracę zespołu
projektowego
 zbuduj strategię komunikacji
 opracuj strategię rozwiązywania
konfliktów
Organizacja spotkań
mających na celu prezentację
wyników prac projektowych.
Stały monitoring oraz ewaluacja
realizacji projektu:
 śledź wykonanie budżetu
 czuwaj nad zgodnym z
harmonogramem przebiegiem
projektu
Zakończenie projektu:
 sporządź sprawozdanie z wykonania
projektu
 świętuj sukces projektu 

Myśląc o zarządzaniu projektem, szczególny nacisk należy położyć na dwa czynniki
decydujące o powodzeniu projektu: planowanie projektu oraz zarządzanie zespołem
projektowym. Nie ma jednej definicji efektywnego zarządzania projektem, tak samo, jak nie
ma jednego podejścia do projektowania, czy kierowania projektami. Bardzo często
osoby/instytucje/ firmy realizujące projekty wypracowują swoje podejście/ politykę
projektową opartą na zdobytym doświadczeniu.
Zarządzając projektem pamiętaj by korzystać z cudzych doświadczeń, zarówno tych
pozytywnych jak i negatywnych. Zauważ, jak wiele pozytywnych decyzji życiowych stanowi
konsekwencją niepowodzeń. Tę samą teorię można przenieść na grunt realizacji projektów.
Wyzbyj się więc nawyku szybkiego zapominania o niepowodzeniach, na rzecz wykorzystania
metod walki z przeciwnościami w dalszej pracy.
Musimy pamiętać, ze właściwe zarządzanie projektem nie zależy tylko od zdolności
poszczególnych osób w zespole, ale umiejętnej kombinacji kwalifikacji, charakterów,
poglądów, doświadczeń z przyjętą strategią zarządzania.
Omawiając proces zarządzania projektem nie sposób pominąć zagadnienia
określanego mianem „potrójnego ograniczenia”, w skład którego wchodzą trzy czynniki:
czas (czy projekt wykonany został w wyznaczonym terminie?), koszt (czy zaplanowane
zadanie wykonane zostało w ramach zaplanowanego budżetu?), zakres projektu (czy
spełnione zostały cele projektu?). Każdy z nich ma równe znaczenie i jest powiązany z
dwoma pozostałymi. Zadaniem każdego managera będzie skuteczne koordynowanie
postępów realizacji projektu w taki sposób, aby czynniki te utrzymane zostały na założonym
poziomie.
Rys. http://www.e2000.com.pl/Metodyka_eTRONIC.aspx
Podsumowując…
Czynniki sukcesu w zarządzaniu projektem, czyli co zrobić, bądź czego unikać, by nie
doprowadzić do sytuacji przedstawionej na zdjęciu;)
1. Jasny podział ról i zadań w trakcie realizacji
projektu.
2. Realny czas wykonania projektu w stosunku do
zaplanowanych rezultatów.
3. Budżet powinien być adekwatny do zaplanowanych
wydatków.
4. Właściwy dobór zespołu projektowego
5. Zaangażowanie zespołu.
6. Motywowanie członków zespołu.
7. Dobra komunikacja.
8. Stały monitoring postępów realizacji projektu.
Materiał przygotowany został w oparciu o następujące źródła:
1. Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Gliwice 2006.
2. Bienzle H., A Survival Kit for European Project Management, Ateny, 2007.
3. Grucza B., Ogonek K., Trocki M., Zarządzanie projektami, Warszawa 2009.
4. Kopczewski M., Alfabet zarządzania projektami, Gliwice 2009.
5. Mingus N., Zarządzanie projektami, Gliwice 2009.
6. Szwabe M. (red.), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy
publicznych, planowanie i realizacja, Kraków 2007.
7. Young T., Skuteczne zarządzanie projektami, Gliwice 2006.