Zapytanie ofertowe

Katowice, dnia 21.12.2016r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Nazwa Zamawiającego
BOGDAN NOWAK BOMA
ul. Krakowska 160 lok. 2, 40-393 Katowice
NIP: 6340069525, REGON: 271110336
2. Informacje ogólne
Niniejsze postępowanie toczy się w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem zasady
konkurencyjności, w związku z realizacją projektu pt. „Wzrost konkurencyjności
przedsiębiorstwa poprzez wdrożenie systemu informatycznego” w ramach Osi priorytetowej: III.
Konkurencyjność MŚP dla działania: 3.3. Technologie informacyjno-komunikacyjne w
działalności gospodarczej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Śląskiego na lata 2014-2020.
3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia są:
1) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie ERP – 1 szt.
Kod CPV: 72224100-2 Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu
2) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Business Intelligence – 1 szt.
Kod CPV: 72224100-2 Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu
3) Serwer pod platformy handlowe B2B i B2C – 1 szt.
Kod CPV: 48822000-6 Serwery komputerowe
4) Serwer backup – 1 szt.
Kod CPV: 48822000-6 Serwery komputerowe
5) Zasilacz UPS – 4 szt.
Kod CPV: 48822000-6 Serwery komputerowe
6) Punkty dostępowe WiFi – biura – 5 szt.
Kod CPV: 32418000-6 Sieć radiowa
7) Firewall sprzętowy – 1 szt.
Kod CPV: 32420000-3 Urządzenia sieciowe
8) Komputery stacjonarne – 10 szt.
Kod CPV: 30213300-8 Komputer biurkowy
9) System operacyjny serwera – 2 szt.
Kod CPV: 48620000-0 Systemy operacyjne
10) Licencje dostępowe do serwera – 10 szt.
Kod CPV: 48624000-8 Pakiety oprogramowania dla systemów operacyjnych
komputerów osobistych (PC)
11) SQL server – 1 szt.
Kod CPV: 48611000-4 Pakiety oprogramowania dla baz danych
12) Oprogramowanie backup – 4 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
13) Licencje dostępu terminalowego – 4 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
14) Moduł Handel – 42 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
15) Moduł Finanse i Księgowość – 3 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
16) Moduł Środki Trwałe – 1 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
17) Moduł Business Intelligence – 1 szt.
Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
18) Szkolenia w zakresie systemu Business Intelligence – 25 rbg.
Kod CPV: 80510000-2 Usługi szkolenia specjalistycznego
19) Szkolenia w zakresie użytkowania systemu ERP – 24 rbg.
Kod CPV: 80510000-2 Usługi szkolenia specjalistycznego
Szczegółowy zakres funkcjonalności modułów jest zawarty w Specyfikacji stanowiącej
Załącznik nr 3 niniejszego zapytania ofertowego.
4. Miejsce i termin realizacji zamówienia
1. Miejsce realizacji zamówienia – ul. Krakowska 160 lok.2, 40-393 Katowice
2. Termin realizacji zamówienia - do 31.05.2017
3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia. Nowy termin
będzie ustalany w uzgodnieniu z wybranym Wykonawcą.
5. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem zasady
konkurencyjności.
2. Złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Oferty są
przygotowywane na koszt Wykonawców. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną
ofertę.
3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące
warunki:
a Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie
– nie mniej niż 2 wdrożenia systemu klasy ERP w średniej wielkości firmie (średnia
firma rozumiana jako zatrudniająca 50-250 osób) we wszystkich obszarach objętych
niniejszym zapytaniem (moduły handel, finanse i księgowość, business intelligence,
środki trwałe) – weryfikowane na podstawie oświadczenia Wykonawcy – załącznik
nr 4 do zapytania i wykazu referencji – załącznik nr 5 do zapytania, a także
załączonych referencji (listów referencyjnych).
b Wykonawca posiada przynajmniej 5-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów
ERP w obszarach objętych niniejszym zapytaniem - moduły handel, finanse i
księgowość, business intelligence, środki trwałe (licząc od upływu terminu
składania ofert – liczy się data zakończenia wdrożenia u pierwszego klienta) –
weryfikowane na podstawie oświadczenia Wykonawcy – załącznik nr 4 do zapytania
4. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły
spełnia – nie spełnia, w oparciu o dokumenty przedłożone przez Wykonawcę zgodnie z
wymaganiami Zamawiającego, określonymi w pkt. 3. Brak jakiegokolwiek dokumentu
wymaganego zgodnie z pkt 3 lub niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować
będzie odrzuceniem oferty.
5. Zamawiający zobligowany jest do ponoszenia wydatków w sposób zapewniający uniknięcie
konfliktu interesów. Przyjmuje się, że konflikt interesów rozumiany jest jako brak
bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Zamawiającego wykonawcy do
realizacji usług/dostaw. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia, udzielane przez
Zamawiającego nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo.
6. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są
powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub
osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa
drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według
wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
7. Warunki zmiany umowy:
a) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień
zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie
której dokonano wyboru Wykonawcy. Dopuszczalne będą zmiany umowy, wynikające w
szczególności zmiany jakichkolwiek rozporządzeń i przepisów i innych dokumentów, w
tym dokumentów programowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Śląskiego 2014-2020;
b) Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą
być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie
strony, pod rygorem nieważności.
6. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
1. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie
z formularzem ofertowym.
2. Podana w ofercie cena ma być wyrażona w PLN. Cena musi uwzględniać wszystkie
wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty związane z
terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i
wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia.
3. Cena dla przedmiotu zamówienia może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen.
Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena
za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania
przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wyboru
częściowego.
5. Ceną oferty jest cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia.
7. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował, przy wyborze oferty wraz z
podaniem znaczenia tych kryteriów
1. Kryteria oceny ofert:
a) Cena – 80%
b) Czas reakcji serwisowej – 20%
Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
Cena: 80% - Wartość punktowa kryterium „Cena” (max 80 pkt.) wyliczana wg wzoru:
Najniższa wartość oferty brutto wśród otrzymanych ofert,
-------------------------------------------------------------x 80
Wartość brutto wskazana w badanej ofercie
Czas reakcji serwisowej: 20% - Wartość punktowa kryterium „Czas reakcji serwisowej” (max
20 pkt.) wyliczana wg poniższych zasad:
 20 pkt – Zapewnienie reakcji na zgłoszenie awarii przez użytkowników nie dłuższy niż 3
godziny (reakcja serwisowa zdalna lub osobista w siedzibie firmy) przez okres 60
miesięcy od podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego
 10 pkt – Zapewnienie reakcji na zgłoszenie awarii przez użytkowników nie dłuższy niż 3
godzin (reakcja serwisowa zdalna lub osobista w siedzibie firmy) przez okres 36
miesięcy od podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego
 0 pkt – inny niż powyższe
Punktacja zostanie przyznana na podstawie deklaracji Wykonawcy wskazanej w formularzu
ofertowym.
2. Łączna ocena obejmie sumę punktów uzyskanych przez ofertę w kryteriach a) i b).
Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując powszechne
zasady zaokrąglania.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim
wymogom zawartym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona w podanym kryterium
wyboru jako najkorzystniejsza – uzyskując najwyższą liczbę punktów.
4. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający
może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i
którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów.
5. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie
zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający
zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
8. Sposób przygotowania oferty
1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz ofertowy” stanowiącym Załącznik nr 1
do niniejszego zapytania ofertowego, w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie,
wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do
reprezentowania Wykonawcy (dotyczy również ofert wysłanych drogą mailową)
2. Do Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
należy dołączyć:
 Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy
Wykonawcą a Zamawiającym stanowiące Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
 Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie warunków udziału w
postępowaniu – na wzorze załącznika nr 4 do zapytania ofertowego
 Wykaz referencji – na wzorze załącznika nr 5 do zapytania ofertowego
 Referencje (listy referencyjne)
3. Wykonawca pozostaje związany złożoną przez siebie ofertą przez okres 30 dni licząc od
upływu terminu składania ofert.
9. Miejsce i termin złożenia oferty, osoba do kontaktu
1. Ofertę należy złożyć osobiście lub za pomocą poczty w siedzibie firmy: ul. Krakowska
160 lok. 2, 40-393 Katowice lub mailem na adres: [email protected]
2. Ofertę zgodną z załączonym formularzem i niniejszym zapytaniem ofertowym należy
złożyć w terminie do dnia 31.01.2017 r., godz. 15.00
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Marek Sowa tel. 608 044 820, e-mail:
[email protected]
1. Wykaz załączników
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy
Wykonawcą a Zamawiającym.
Załącznik nr 3 – Specyfikacja
Załącznik nr 4 – Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie warunków udziału w
postępowaniu
Załącznik nr 5 – Wykaz referencji
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
……………………………….
Pieczęć Wykonawcy
………………………………..
Miejscowość, data
OFERTA
Dane Wykonawcy
Imię i nazwisko/Nazwa……………………………………………
Adres ………………………………………………………………
NIP………………………… REGON …………………………….
Tel./Fax. ……………………………………………………………
Adres e – mail………………………………………………………
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia …………………………… przedstawiamy poniższą ofertę
cenową:
Opis
Analiza przedwdrożeniowa w zakresie ERP – 1 szt.
Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Business
Intelligence – 1 szt.
Serwer pod platformy handlowe B2B i B2C – 1 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
Serwer backup – 1 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
Zasilacz UPS – 4 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
Punkty dostępowe WiFi - biura – 5 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
Firewall sprzętowy – 1 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
Komputery stacjonarne – 10 szt.
Specyfikacja / parametry / model:
………………………………………………….
System operacyjny serwera – 2 szt.
Specyfikacja:
………………………………………………….
Licencje dostępowe do serwera – 10 szt.
Specyfikacja:
Wartość
Netto (PLN)
Stawka
VAT
Wartość
Brutto (PLN)
………………………………………………….
SQL server – 1 szt.
Specyfikacja:
………………………………………………….
Oprogramowanie backup – 4 szt.
Specyfikacja:
………………………………………………….
Licencje dostępu terminalowego – 4 szt.
Specyfikacja:
………………………………………………….
Moduł Handel – 42 szt.
Moduł Finanse i Księgowość – 3 szt.
Moduł Środki Trwałe – 1 szt.
Moduł Business Intelligence – 1 szt.
Szkolenia w zakresie systemu Business
Intelligence – 25 rbg.
Szkolenia w zakresie użytkowania systemu ERP –
24 rbg.
Zapewniam (proszę zaznaczyć oferowaną opcję):
 czas reakcji na zgłoszenie awarii przez użytkowników nie dłuższy niż 3 godziny (reakcja
serwisowa zdalna lub osobista w siedzibie firmy) przez okres 60 miesięcy od podpisania
protokołu zdawczo-odbiorczego
 czas reakcji na zgłoszenie awarii przez użytkowników nie dłuższy niż 3 godzin (reakcja
serwisowa zdalna lub osobista w siedzibie firmy) przez okres 36 miesięcy od podpisania
protokołu zdawczo-odbiorczego
 czas reakcji na zgłoszenie awarii przez użytkowników inny niż powyższe, tj. ………………………
Oświadczam/y, iż:
 zapoznałem/liśmy się z warunkami zapytania ofertowego i nie wnoszę/imy do niego
żadnych zastrzeżeń oraz zdobyłem/liśmy konieczne informacje i wyjaśnienia do
przygotowania oferty.
 uważam/y się za związanego/ych ofertą przez okres 30 dni licząc od upływu terminu
składania ofert.
 w przypadku wyboru przez Zamawiającego niniejszej oferty zobowiązuję/y się do
podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
 oferowany sprzęt spełnia parametry minimalne wskazane w załączniku nr 3 do zapytania
ofertowego, a oferowany system składający się z modułów obejmuje wszystkie
funkcjonalności wskazane w Załączniku nr 3.
……………….………………………………
(podpis i pieczęć Wykonawcy)
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy
Wykonawcą a Zamawiającym
……………………………….
Pieczęć Wykonawcy
………………………………..
Miejscowość i data
Oświadczenie
Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia ……………………………………………………………
ja, niżej podpisany ……………………………………………………………………………………….
(imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy)
działając w imieniu i na
rzecz:
……………………………………………………………………………………………………………
(dane Wykonawcy – pełna nazwa i adres firmy)
oświadczam, że:
Wykonawca nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tzn. nie występują
żadne powiązania kapitałowe lub osobowe w rozumieniu wzajemnych powiązań między
Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające
w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej
lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
………………………………………………….
(podpis i pieczęć Wykonawcy)
Załącznik nr 3 – Specyfikacja
1. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie ERP – 1 szt.
Wydatek ten obejmuje zakup usługi zewnętrznej odpowiedzialnej za opracowanie przez
wykwalifikowanych ekspertów metodologii założeń do wdrożenia systemu ERP (obszary:
handel, finanse i księgowość, środki trwałe, serwis). Umożliwi to odpowiednie zaprojektowanie i
wdrożenie systemu z uwzględnieniem automatyzacji przepływu informacji i danych. Powstała
analiza stanowić będzie podstawę dopasowania i wdrożenia systemu do specyfikacji
działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę z uwzględnieniem oczekiwań
firmy w zakresie rezultatów wynikających z inwestycji.
Prawidłowo wykonana analiza przedwdrożeniowa i mapowanie procesów, które mają być
odzwierciedlone w systemie, stanowi podstawę prawidłowej implementacji systemu ERP.
2. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Business Intelligence – 1 szt.
Wydatek ten obejmuje zakup usługi zewnętrznej odpowiedzialnej za opracowanie przez
wykwalifikowanych ekspertów założeń implementacyjnych dla modułu analitycznego
Business Intelligence (BI). Na tym etapie zostaną zdefiniowane kluczowe raporty oraz
wskaźniki KPI, które będą analizowane i monitorowane w systemie. Umożliwi to odpowiednie
zaprojektowanie i wdrożenie systemu z uwzględnieniem automatyzacji przepływu informacji i
danych. Powstała analiza stanowić będzie podstawę dopasowania i wdrożenia systemu do
specyfikacji działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę z uwzględnieniem
oczekiwań firmy w zakresie rezultatów wynikających z inwestycji.
Prawidłowo wykonana analiza przedwdrożeniowa stanowi podstawę prawidłowej
implementacji systemu.
3. Serwer pod platformy handlowe B2B i B2C – 1 szt.
Parametry minimalne: PE R230 E3-1220v5 3x8GBub 2x1TB SATA Hot Plug 3,5’’ Enterprise
S130 DVD-RW 3yNBD, Energy Star lub równoważny
4. Serwer backup – 1 szt.
Parametry minimalne: Intel Pentium N3710 1.6GHz, 4 GB RAM, Energy Star lub równoważny
5. Zasilacz UPS – 4 szt.
Parametry minimalne: UPS Ever Sinline 1200 Rack 19’’ 2U lub równoważny
6. Punkty dostępowe WiFi – biura – 5 szt.
Parametry minimalne: Ubiquiti UniFi Access Point Indoor 2.4GHz lub równoważny
7. Firewall sprzętowy – 1 szt.
Parametry minimalne: UTM Stormshield UTM SN200, licencja na min. 3 lata lub równoważny
8. Komputery stacjonarne – 10 szt.
Parametry minimalne: i3-6100 4GB 500GB DVDRW Win7P/Win10P 3Y OS, Energy Star lub
równoważne
9. System operacyjny serwera – 2 szt.
Parametry minimalne: Microsoft Windows Server 2016 Standard lub równoważny
10. Licencje dostępowe do serwera – 10 szt.
Parametry minimalne: Microsoft Windows Server 2016 CAL5User Polish lub równoważna
Przewidziano zakup 10 szt., z których każda obejmować będzie 5 użytkowników w celu
zapewnienia dostępu dla wszystkich użytkowników systemu – 50 osób.
11. SQL server – 1 szt.
Parametry minimalne: Microsoft SQL Server 2016 Standard – SQLSvrStd 2016 SNGL OLP NL
lub równoważna
12. Oprogramowanie backup – 4 szt.
Parametry minimalne: StorageCraft ShadowProtect SPX lub równoważne
13. Licencje dostępu terminalowego – 4 szt.
Parametry minimalne: Windows Remote Desktop Services 2016 User CAL –
WinRmtDsktpSrvcsCAL 2016 SNGL OLP NL UsrCAL lub równoważne
14. Moduł Handel – 42 szt.
Ma pozwalać na pełną obsługę zakupów i sprzedaży towarów w systemie ERP. Moduł ten, ma
umożliwiać przeprowadzenie na jednym stanowisku z odpowiednimi uprawnieniami
dotyczącymi innych modułów, pełnej ścieżki procesu sprzedaży: począwszy od zapytania
ofertowego, poprzez ofertę, zamówienie, fakturę aż do rozliczenia należności i zaksięgowania
faktury bez konieczności przełączania się pomiędzy modułami. Ma posiadać rozbudowane
struktury tworzenia promocji i rabatów, przeliczniki ilości produktów, a także indywidualne
cechy zasobów – partii towaru. Zaawansowane definiowane cenniki w połączeniu z
mechanizmami zarządzania promocjami, progami rabatów dla grup i poszczególnych kart
zarówno Partnerów jak i asortymentu staną się potężnym narzędziem do zaspokojenia
identyfikowanych potrzeb na etapie przygotowania projektu. Niezbędne jest nabycie 42 szt.
licencji dla Działu Handlowego.
15. Moduł Finanse i Księgowość – 3 szt.
Moduł księgowość ma pozwalać na obsługę księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Moduł umożliwi zarządzanie dokumentami handlowymi oraz pilnowanie należności i stanu
rozrachunków z klientami. Moduł ma umożliwiać śledzenie historii transakcji i rozliczeń jak
również wglądu w obroty, stany kont należności danych klientów na dowolny dzień roku
obrotowego z uwzględnieniem dowolnego okresu. Moduł umożliwi usprawnienie procesów
rozliczeń dzięki zapewnieniu obsługi pełnej księgowości w formie dzienników cząstkowych
grupujących operacje gospodarcze danego rodzaju. Moduł da łatwy dostęp do dokumentów
źródłowych z poziomu zapisów księgowych. Moduł ma posiadać funkcjonalność w postaci
automatyzacji księgowań - ‘inteligentne’ schematy księgowań rozpoznające cechy
księgowanych dokumentów i automatycznie dokonujące dekretacji oraz mechanizmu
księgowań okresowych - odciążenie od prac związanych z cyklicznym wykonywaniem
księgowań: miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp. System pozwoli na monitoring kosztów:
ewidencję kosztów, analizę kosztów w różnych ujęciach i perspektywach oraz kontrolę
dowolnej liczby kręgów kosztów. Moduł umożliwi elastyczność w zakresie definiowania i
odliczania stawek VAT, prowadzenie rejestrów VAT, określenie obowiązku podatkowego
zgodnie z obowiązującymi przepisami w sposób umożliwiający sporządzenie deklaracji VAT.
Rejestr VAT będzie tworzony automatycznie w oparciu o dokumenty handlowe. Istotną
funkcjonalnością będzie również możliwość wprowadzenia faktur VAT w sposób uproszczony –
bezpośrednio do rejestrów VAT. Moduł usprawni zarządzanie płynnością finansową poprzez
skuteczne raportowanie należności i zobowiązań, zarówno konkretnego kontrahenta, jak i
wszystkich podmiotów, z którymi firma współpracuje oraz sprawne kojarzenie płatności i
dokumentów - informacje o uregulowaniu należności i zobowiązań mogą być ujęte w systemie
jako rozliczenia lub jako rozrachunki. Wykorzystanie modułu zapewni wsparcie zapewnienia
płynności finansowej dzięki sprawnemu generowaniu upomnień i not odsetkowych, zarówno
pojedynczych, jak i zbiorczych. Moduł pozwoli na sprawną obsługę procesów sprzedaży w
wielu walutach: Naliczanie różnic kursowych oraz kontrolę prawidłowego rozchodowania
waluty po odpowiednich kursach wynikających z operacji przychodowych.
16. Moduł Środki Trwałe – 1 szt.
Moduł umożliwi prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych oraz wyposażenia (tzw. składników niskocennych). Ewidencja wszystkich zdarzeń
związanych ze środkiem trwałym odbywa się w oparciu o stosowne dokumenty, np.: Przyjęcie
składnika majątku trwałego - dokument OT, Zwiększenie lub zmniejszenie wartości - dokument
MW, Likwidacja składnika majątku trwałego - dokument LT, Amortyzacja - dokument AM,
Zmiana osoby odpowiedzialnej - dokument ZO, Przeszacowanie - dokument PK. Moduł
umożliwi rezerwacje konkretnych zasobów (środków trwałych) pod dane zlecenie klienta.
17. Moduł Business Intelligence – 1 szt.
Moduł serwerowy będzie służył do budowania wszelkiego rodzaju raportów oraz analiz ze
wszystkich dostępnych zintegrowanych danych, które wykorzystywane są w dodatkowym
atutem będzie prosta obsługa, szybki dostęp do aktualnych danych, wielowymiarowość oraz
możliwość wglądu w dane dotyczące funkcjonowania wszystkich procesów biznesowych.
Moduł BI zapewni wsparcie dla procesów decyzyjnych i zarządczych. Moduł
umożliwiaagregację danych w sposób określony przez użytkownika, wizualizację wyników w
postaci tabel i wykresów. Oprócz standardowych parametrów system będzie mógł uwzględnić
dodatkowe kategorie wynikające np. z rotacji, udziału w przychodach czy kosztach
magazynowania. Do tego celu wykorzystywane będą zaawansowane analizy ABC/XYZ np.
przyporządkowanie do kategorii:
A-pozycje bardzo znaczące dla biznesu/największy udział w sprzedaży;
C-bardzo liczna grupa towarów, które nie mają istotnego wpływu na sprzedaż;
B-pozostały asortyment;
X – pozycje dobrze rotujące;
Z- asortyment sprzedawany sporadycznie;
Y-towary o średnim poziomie rotacji.
Połączenie klasyfikacji ABC/XYZ da cenną wiedzę do szybkiego podejmowania decyzji o
charakterze strategicznym:
AX-zapasy zapewniające ciągłość dostaw, ale wymagające szczególnego monitorowania;
AY-zalecane do automatycznego zamawiania przez system;
AZ-towar o dużej wartości i małej rotacji –pod zamówienia klienta;
BX,BY,CX,CY –należy ograniczyć zapasy do minimum;
CZ-zwiększenie asortymentu w tym segmencie prowadzi do zwiększenia poziomu
obsługi; klienta bez istotnego wpływu na wartość magazynu.
System dokonuje analizy wszystkich towarów klasyfikując je do poszczególnych kategorii. Do
poszczególnych kategorii będą przypisane mechanizmy wyliczania prognoz będących wynikiem
działania modeli matematycznych np. modelu prognostycznego Browna. Dzięki temu decyzje
biznesowe oparte będą o wiarygodne dane gromadzone w systemie.
18. Szkolenia w zakresie systemu Business Intelligence – 25 rbg.
Zakres szkolenia:
 Prezentacja modułu BI i jego funkcjonalności – 6h
 Prezentacja i omówienie głównych raportów analitycznych – 6h
 Szkolenie z zakresu tworzenia własnych raportów z danych zgromadzonych
w systemie – 13h
19. Szkolenia w zakresie użytkowania systemu ERP – 24 rbg.
Zakres szkolenia:
 Prezentacja funkcjonalności poszczególnych modułów – 8h
 Szkolenia dziedzinowe dla poszczególnych Działów w firmie – 16h
Jeśli w opisie przedmiotu zamówienia występują: nazwy konkretnego producenta, nazwy
konkretnego produktu, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu
zamówienia. W każdym przypadku dopuszczalne są produkty równoważne pod względem
konstrukcji, materiałów, funkcjonalności. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano
jakikolwiek znak towarowy, patent czy pochodzenie - należy przyjąć, że wskazane patenty, znaki
towarowe, pochodzenie określają parametry techniczne, eksploatacyjne, użytkowe, co oznacza,
że Zamawiający dopuszcza złożenie ofert w tej części przedmiotu zamówienia o równoważnych
parametrach technicznych, eksploatacyjnych i użytkowych
Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie warunków udziału
w postępowaniu
……………………………….
………………………………..
Pieczęć Wykonawcy
Miejscowość i data
Oświadczenie
Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia ………………………………
ja, niżej podpisany ……………………………………………………………………………………….
(imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy)
działając w imieniu i na rzecz:
……………………………………………………………………………………………………………
(dane Wykonawcy – pełna nazwa i adres firmy)
oświadczam, że:
a) wykonałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a
jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – minimum dwa
wdrożenia systemu klasy ERP w średniej wielkości firmie w wszystkich obszarach
objętych niniejszym zapytaniem (moduły handel, finanse i księgowość, business
intelligence, środki trwałe).
b) posiadam przynajmniej 5-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w
obszarach objętych niniejszym zapytaniem - moduły handel, finanse i księgowość,
business intelligence, środki trwałe (licząc od upływu terminu składania ofert – liczy się
data zakończenia wdrożenia u pierwszego klienta)
……………………………….
(podpis i pieczęć Wykonawcy)
Załącznik nr 5
Wykaz referencji
Oświadczam/-y, że Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – nie mniej
niż 2 wdrożenia systemu klasy ERP w średniej wielkości firmie (średnia firma rozumiana jako
zatrudniająca 50-250 osób) we wszystkich obszarach objętych niniejszym zapytaniem (moduły
handel, finanse i księgowość, business intelligence, środki trwałe).
Wykaz poniżej:
L.p.
Przedmiot
wykonanego
zamówienia
(obszar
wdrożenia)
Zatrudnienie
w firmie
(os.)
Okres
realizacji
(miesiąc/rok)
Podmiot na rzecz
którego
zrealizowano
zamówienie
(nazwa, adres,
telefon
kontaktowy)
Wartość netto
(w PLN)
1.
2.
……………………………………….
Podpis/pieczątka Wykonawcy