uniwersytet marii curie – skłodowskiej

UNIWERSYTET MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ
Pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin
Dział Zamówień Publicznych. Zespół Zamówień Publicznych.
tel./fax. (081) 537-59-65, 537-53-84
Oznaczenie sprawy: PN/07–2012/DOP-p
Lublin, dn. 10.04.2012r.
Wykonawcy
uczestniczący w postępowaniu
Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na wdrożenie i utrzymanie modułu
Kadrowo-Płacowego oraz utrzymanie modułu Finansowo-Księgowego systemu informatycznego UMCS
w Lublinie (oznaczenie sprawy: PN/07–2012/DOP-p).
Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.) dalej zwaną ustawą, informuje, iż wpłynęły pytania do SIWZ:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Treść pytań:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Nawiązując o ogłoszonego w postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Wdrożenie
i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego oraz utrzymanie modułu Finansowo-Księgowego systemu
informatycznego UMCS w Lublinie (oznaczenie sprawy: PN/07–2012/DOP-p)” proszę o udzielenie
odpowiedzi na pytania dotyczące następujących obszarów:
1. Licencje:
a. Czy posiadają Państwo wymagane do wdrożenia licencje SAP HCM?
b. Czy posiadają Państwo aktualnie ważną umowę Standard Support lub Enterprise Support z firmą SAP
na te właśnie licencje?
c. Jeśli nie mają Państwo aktualnie ważnej umowy serwisowej Standard Support lub Enterprise Support
z firmą SAP, to czy zobowiązują się ją Państwo zapewnić we własnym zakresie?
2. Umowa:
a. Czy istnieje możliwość zmiany/negocjacji wybranych zapisów przedstawionych w załącznikach
do SIWZ takich jak:
i. załącznik 7.1 wzór umowy wraz z załącznikami do umowy: 2, 4, 5
3. Zakresu zamówienia:
Zgodnie z definicja przedmiotu zamówienia opisanego w SIWZ dla części nr 1: Część nr 1 zamówienia –
Zadanie I – wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego. Usługa wdrożenia i utrzymania modułu
Kadrowo-Płacowego wraz z Samoobsługą Pracowniczą i Podróżami służbowymi i jego integracja
ze Zintegrowanym Systemem Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartym na systemie mySAP ERP
i bazie danych IBM DB2.
a. Prosimy o potwierdzenie, że opisane w załączniku 1.1 do SIWZ obszary są poza zakresem wdrożenia,
którego dotyczy postępowanie na wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego (Oznaczenie
sprawy: PN/07–2012/DOP-p):
i. 3. 3.1 - Wymagania funkcjonalne szczegółowe:
1. 3.3.1. Księgowość i finanse
2. 3.3.2. Gospodarka magazynowa
3. 3.3.3. Środki trwałe
4. 3.3.4. Zamówienia
5. 3.3.5. Darowizny
6. 3.3.8. Obsługa toku studiów
7. 3.3.9. Obsługa badań naukowych
8. 3.3.10. Zarządzanie infrastrukturą
1
9. 3.3.11. Zarządzanie operacyjne i strategiczne – w zakresie funkcjonalnym dotyczącym
punktów 3.3.1 – 3.3.5, 3.3.8-3.3.10
b. Prosimy o potwierdzenie, że opisane w załączniku 1.1 do SIWZ obszary są w zakresie, którego
dotyczy postępowanie na wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego (Oznaczenie sprawy:
PN/07–2012/DOP-p):
i. 3. 3.1 - Wymagania funkcjonalne szczegółowe:
1. 3.3.6. Obsługa wyjazdów służbowych
2. 3.3.7 Kadry i płace
3. 3.3.11. Zarządzanie operacyjne i strategiczne – w zakresie funkcjonalnym dotyczącym
punktów 3.3.6 i 3.3.7
c. Prosimy o potwierdzenie, że opisane w załączniku 1.1 do SIWZ obszary są poza zakresem wdrożenia,
którego dotyczy postępowanie na wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego (Oznaczenie
sprawy: PN/07–2012/DOP-p):
i. 4.2. Badania naukowe
ii. 4.3. Obsługa toku studiów
d. Prosimy o potwierdzenie, że opisane w załączniku 1.1 do SIWZ obszary są poza zakresem wdrożenia,
którego dotyczy postępowanie na wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego (Oznaczenie
sprawy: PN/07–2012/DOP-p):
i. 5.1. Zarządzanie strategiczne i operacyjne
ii. 5.2. Planowanie i symulacja
iii. 5.3. Proces elektronicznego szkolenia pracowników
iv. 5.4. Proces zarządzania kontaktami z absolwentami
v. 6. Mechanizmy workflow oraz DMS
vi. 7. Hurtownia danych
e. Prosimy o wyspecyfikowanie procesów, które maja być realizowane z wykorzystaniem Portalu
i Samoobsługi (punkt 8 załącznika 1.1 do SIWZ). W punkcie 8 załącznika 1.1 wymagania są opisane
jedynie przykładowo: Dla pracowników jest to np. odczytywanie i możliwość wydrukowania informacji
o wysokości i składnikach wynagrodzenia (tzw. paski), zgłaszanie wniosków urlopowych, sprawdzanie
ilości wykorzystanego urlopu, itd.
f. Prosimy o potwierdzenie, że funkcjonalność Portalu i samoobsługi będzie dotyczyć tylko
pracowników, nie będzie dotyczyć studentów.
Jednocześnie zwracam się z prośbą o przesunięcie terminu składania ofert do 27.04.2012r.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Zamawiający udziela odpowiedzi zgodnie z poniższym:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Ad. 1a. Zamawiający posiada licencje na system SAP ERP na warunkach określonych w załączniku nr 7.1.
do SIWZ (załącznik nr 6 do umowy) i w ilości równej ilości pracowników przeznaczonych do obsługi systemu
Zamawiającego.
Ad. 1b. Zamawiający nie posiada w chwili obecnej ważnej umowy Standard Support ani Enterprise Support.
Ad. 1c. Zamawiający przewiduje zapewnienie umowy Enterprise Support przez Wykonawcę zadania nr 2.
Utrzymanie będzie dotyczyć całego systemu SAP.
Ad. 2a. Zamawiający potwierdza możliwość renegocjacji zapisów umowy wraz z załącznikami o ile
proponowane zapisy nie będą stały w sprzeczności z interesem Zamawiającego. Z uwagi na to, że Wykonawca
nie zawarł propozycji zmiany umowy jak również załączników 2,4,5 na etapie zadawania pytań do SIWZ,
Zamawiający informuje, że zmiany treści umowy oraz jej renegocjacje nie są możliwe po terminie składania
ofert.
2
Ad. 3a. Zamawiający potwierdza, iż obszary wymienione przez Wykonawcę w pytaniu nr 3a nie wchodzą
w zakres wdrożenia i utrzymania.
Ad. 3b. Zamawiający w ramach zadania 1 wymaga wdrożenia modułu Kadrowo-Płacowego wraz
z samoobsługą pracowniczą i delegacjami. Wymagania te opisane są w punktach 3.3.6, 3.3.7 oraz punkcie 8
załącznika nr 1.1 do SIWZ. Z wyłączeniem w punkcie 8 elementów dotyczących obsługi studentów.
Ad. 3c. Zamawiający potwierdza, iż obszary wymienione przez Wykonawcę w pytaniu nr 3c nie wchodzą
w zakres wdrożenia i utrzymania.
Ad. 3d. Zamawiający potwierdza, iż obszary wymienione przez Wykonawcę w pytaniu nr 3d nie wchodzą
w zakres wdrożenia i utrzymania z zastrzeżeniem, iż konieczność uruchomienia mechanizmów workflow, DMS
oraz hurtowni danych zależna jest od zastosowanego przez Wykonawcę rozwiązania i może stanowić element
wdrożenia i utrzymania.
Ad. 3e. Zamawiający wyjaśnia, iż przy pomocy Portalu i Samoobsługi mają być realizowane co najmniej
następujące działania umożliwiające pracownikom i kierownikom jednostek organizacyjnych samodzielne
i najprostsze zarządzanie podstawowymi sprawami kadrowo - płacowymi (dla każdej grupy pracowniczej:
nauczyciele akademiccy i pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi) w szczególności w zakresie:
a. podglądu podstawowych danych kadrowych pracownika: dane osobowe, adresy, dane banku, dane
rodzinne, dokumenty tożsamości, dane kontaktowe, badania lekarskie, funkcja organizacyjna,
planowany czas pracy, pensum, z możliwością modyfikacji danych kontaktowych;
b. podglądu informacji związanych ze stosunkiem pracy pracownika oraz zespołu (dla kierownika):
przypisanie organizacyjne, forma zatrudnienia, wynagrodzenie podstawowe, okresowe płatności
i potrącenia, płatności dodatkowe, umowy cywilno – prawne, dodatkowe zatrudnienie u innych
pracodawców, dodatki funkcyjne, nieobecności;
c. podglądu podstawowych danych płacowych pracownika: dostęp do własnych pasków płacowych
w formie PDF(RMUA) z możliwością wydruku (dla pracownika) oraz podgląd karty wynagrodzeń,
wydruku zaświadczenia potwierdzającego zatrudnienie i odprowadzanie składek zdrowotnych do celów
ubezpieczeniowych (dla pracownika i kierownika);
d. podglądu dla pracownika oraz kierownika danych dotyczących kwalifikacji pracownika/zespołu:
wykształcenie, kursy i szkolenia, kariera naukowa, ocena, stypendia naukowe, uprawnienia naukowe
i dydaktyczne, kary, nagrody, odznaczenia, dodatkowe kwalifikacje i uprawnienia;
e. elektronicznego składania wniosku urlopowego przez pracownika (w tym także podglądu bieżącego
stanu limitów urlopowych) oraz planowana urlopów, a także elektronicznej akceptacji wniosków
urlopowych (które po akceptacji automatycznie trafiają do systemu kadrowo – płacowego) oraz
wniosków o rozliczanie godzin nadliczbowych pracowników przez kierowników; możliwość podglądu
bieżącego stanu limitów urlopowych podwładnych oraz zarządzania zastępstwami w ramach zespołu;
f. rozliczania czasu pracy, w tym rejestrację nieobecności i godzin nadliczbowych przez pracownika oraz
planowanie harmonogramów czasu pracy zespołu przez kierownika;
g. podglądu upływających terminów: umów o pracę, ocen, badań lekarskich, zaświadczeń
o uprawnieniach;
h. BHP – podglądu stanu pobranej odzieży i środków ochrony indywidualnie dla pracownika
i dla jednostki organizacyjnej (dla kierownika);
i. podglądu raportu o przypisanych do pracownika środkach trwałych, raport ewidencyjny
i pozaewidencyjny;
j. tworzenia raportu – faktury gotówkowe i delegacje;
k. zgłaszania przez pracownika komunikatów o niezgodności wszelkich danych kadrowych i płacowych
do innych jednostek organizacyjnych (Dział BHP, Kwestura, Dział Kadr i Płac) lub bezpośredniemu
przełożonemu;
l. podglądu sald pożyczek z ZFŚS i PKZP;
m. możliwości składania i akceptacji wniosków kadrowych( wniosków o zmianę warunków zatrudnienia)
dotyczących podległych pracowników np.: zmiana płacy, etatu, stanowiska, nowe zatrudnienie, zmiana
miejsca pracy, systemu czasu pracy, zmiana rodzaju umowy itp.;
3
n. możliwości powiadamiania mailem kierownika o oczekującym na akceptację wniosku urlopowym oraz
pracownika o akceptacji jego wniosku przez przełożonego.
Ad. 3f. Zamawiający potwierdza, iż funkcjonalność Portalu Samoobsługi dotyczyć będzie tylko pracowników.
Zamawiający przychyla się do prośby zadającego pytania i dokona przesunięcia terminu składania ofert.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Powyższe wyjaśnienia stanowią integralną treść SIWZ.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Wyjaśnienia Zamawiającego na ww. pytania nie wypełniają przesłanek do zastosowania art. 12a. ust. 2
ustawy w zakresie konieczności zmiany terminu składania ofert w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ
nie są to zmiany istotne.
Zmiany w powyższym zakresie nie prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu w niniejszym
postępowaniu. Zamawiający uznał jednak, że jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian
w ofertach.
W związku z powyższym Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy przedłuża termin składania
ofert w niniejszym postępowaniu i dokonuje zmiany treści SIWZ w zakresie punktu XX. w brzmieniu przed
zmianą:
1. Miejsce i termin składania ofert:
Miejsce: w siedzibie Zamawiającego
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 5; 20-031 Lublin, budynek
Rektoratu, piętro XII, pokój 1203.
Termin: do dnia 17.04.2012r., do godz. 14:00.
Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę
po upływie terminu do wniesienia odwołania.
2. Miejsce i termin otwarcia ofert:
Miejsce: w siedzibie Zamawiającego
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin, budynek Rektoratu,
piętro XII, pokój 1202.
Termin: dnia 17.04.2012r., godz. 14:30.
Treść punktu XX. SIWZ zastępuje się następującą treścią:
1. Miejsce i termin składania ofert:
Miejsce: w siedzibie Zamawiającego
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 5; 20-031 Lublin, budynek
Rektoratu, piętro XII, pokój 1203.
Termin: do dnia 27.04.2012r., do godz. 14:00.
Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę
po upływie terminu do wniesienia odwołania.
2. Miejsce i termin otwarcia ofert:
Miejsce: w siedzibie Zamawiającego
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin, budynek Rektoratu,
piętro XII, pokój 1202.
Termin: dnia 27.04.2012r., godz. 14:30.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Powyższe zmiany stanowią integralną treść SIWZ. Zmiana treści SIWZ w zakresie pkt XX prowadzi do zmiany
treści ogłoszenia w niniejszym postępowaniu. Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 4a przekaże Urzędowi
Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich zmianę ogłoszenia.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4
Rektor
Prof. dr hab. Andrzej Dąbrowski
Otrzymują:
1. Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu
2. a/a
5