regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości od 3000
advertisement
Zarządzenie Nr 73/2015 Wójta Gminy Orchowo z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie: wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Orchowo, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro Na podstawie art. 30 ust. 1, 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.), art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 18 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zarządzam co następuje: § 1. Wprowadza się Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Orchowo, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. § 2. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Gminy Orchowo do zapoznania się z treścią regulaminu, o którym mowa w § 1 oraz do przestrzegania zawartych w nim postanowień. § 3. Traci moc Zarządzenie nr 2/2011 Wójta Gminy Orchowo z dnia 19 stycznia 2011 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień do kwoty 14.000 euro. § 4. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Orchowo. § 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 73/2015 Wójta Gminy Orchowo z dnia 23.12.2015 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W URZĘDZIE GMINY ORCHOWO, KTÓRYCH WARTOŚĆ SZACUNKOWA NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000 EURO Rozdział I Słownik §1 Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o: cenie – należy przez to rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą zamawiający jest obowiązany zapłacić wykonawcy za wykonanie zamówienia publicznego uwzględniając przy tym podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeśli na podstawie odrębnych przepisów przedmiot zamówienia podlega obciążeniu tego rodzaju podatkiem; dostawie – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy oraz innych dóbr; robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz.U. z 2013 r., poz. 1409); usługach – rozumie się przez to wszelkie świadczenia wykonawcy na rzecz zamawiającego na podstawie odpłatnej umowy zawieranej pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą przedmiotem, której są dostawy oraz roboty budowlane; komórce organizacyjnej – rozumie się przez to wchodzący w skład Urzędu Gminy Orchowo i określony w jego regulaminie organizacyjnym referat/samodzielne stanowisko; pracownik d.s. zamówień publicznych – należy przez to rozumieć pracownika merytorycznego który zgodnie z zakresem czynności realizuje zadania zamówień publicznych; pracowniku merytorycznym – należy rozumieć przez to pracownika Urzędu, który merytorycznie odpowiedzialny jest za realizację zadania (zgodnie z zakresem czynności), w ramach którego prowadzone jest postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy, Radcy prawnym – rozumie się przez to osobę zapewniającą profesjonalną obsługę i pomoc prawną, w rozumieniu art. 23 Ustawy z dnia 6 lipca 1982 o Radcach Prawnych (T. jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 507 z późn. zm.) Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Orchowo; Wykonawcy – należy rozumieć przez to osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; Zamawiającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania ustawy; wartości zamówienia – rozumie się przez to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone przez wnioskodawcę z należytą starannością zgodnie z przepisami Regulaminu (netto); Rozdział II Ogólne zasady realizacji Zamówień Publicznych 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. §2 Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się do udzielanych przez Gminę Orchowo zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków publicznych wyłączonych stosownie do art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych spod rygorów tejże ustawy tj. o wartości netto do 30 000 euro zwanych dalej „zamówieniami”. Postępowanie należy przygotować i prowadzić w sposób zapewniający zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Zamówienia, o których mowa, w ust. 1 mogą być dokonywane przy zachowaniu odpowiednich przepisów ustawy o finansach publicznych, w tym art. 44 ust.3 pkt 1-3 tejże ustawy tzn. „w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”. W przypadku zamówień współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w pierwszej kolejności na zasadach określonych przez organ czy instytucję udzielających wsparcia finansowego. §3 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, w sposób szczególny należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień, oraz zaniżania wartości zamówienia celem uniknięcia stosowania ustawy PZP i niniejszego regulaminu. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dostaw usług lub robót budowanych jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (wartość netto) ustalone z należytą starannością. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy i usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia dla robót budowlanych. Ustalenia szacunkowej wartości zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania, w ramach którego prowadzone jest postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy. §4 1. Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych w tym finansowanych ze środków zewnętrznych do 30 000 euro: a) zamówienia powyżej 4.000 złotych do 8.000 złotych, b) zamówienia powyżej 8.000 złotych do 20.000 złotych, c) zamówienia powyżej 20.000 złotych do 30 000 euro. §5 Zamówienia których wartość wynosi powyżej 4.000 złotych do 8.000 złotych 1. W przypadku zamówień powyżej 4.000 złotych do 8.000 złotych rozeznanie rynku polega na uzyskaniu, od co najmniej trzech wykonawców informacji o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia, zwanych dalej „informacjami”. 2. W przypadku dokonywania czynności o których mowa w ust. 1 drogą telefoniczną sporządzona zostaje pisemna notatka, w której zawarte zostają ustalenia z przeprowadzonego rozpoznania rynku drogą telefoniczną (załącznik nr 1), lub dokonuje się czynności o których mowa w § 6. 3. Za przeprowadzenie rozeznania rynku odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny, 4. Przed realizacją zamówienia pracownik merytoryczny ustali ze Skarbnikiem zabezpieczenie środków na realizacje zamówienia. §6 Zamówienia których wartość przekracza kwotę 8.000 złotych, a nie przekracza 20 000 złotych 1. W przypadku postępowań powyżej 8.000 złotych i nie przekraczających 20.0000 złotych, rozpoznania rynku dokonuje się na podstawie zapytania ofertowego (załącznik nr 2) kierowanego w formie pisemnej, elektronicznej lub, faksowej, do co najmniej trzech Wykonawców. 2. Rozpoznanie rynku/zapytanie ofertowe może podlegać umieszczeniu na stronie BIP Urzędu Gminy Orchowo (www.orchowo.nowoczesnagmina.pl). 3. Minimalny termin na publikację ogłoszenia (zapytania ofertowego) od jego opublikowania w BIP do końca terminu składania ofert to co najmniej 7 dni kalendarzowych. 4. O umieszczonym w BIP zapytaniu ofertowym można powiadomić w formie pisemnej, elektronicznej lub, faksowej potencjalnych wykonawców przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, z uwzględnieniem kryteriów wskazanych we wniosku o wszczęcie postępowania, o którym mowa w § 10 ust. 2. 6. Za przygotowanie zapytania ofertowego od strony merytorycznej (przedmiotu zamówienia) odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny, natomiast od strony proceduralnej (procedury opisanej niniejszym Regulaminem) pracownik ds. zamówień publicznych. 7. Za publikacje zapytania ofertowego w BIP odpowiada pracownik ds. zamówień publicznych. §7 Zamówienia których wartość przekracza kwotę 20.000 złotych, a nie przekracza kwoty 30 000 euro 1. W przypadku postępowań powyżej 20.000 złotych do 30 000 euro rozpoznania rynku dokonuje się na podstawie zapytania ofertowego poprzez umieszczenie go wraz z załącznikami na stronie internetowej BIP Urzędu Gminy Orchowo. 2. Minimalny termin na publikację ogłoszenia (zapytania ofertowego) od jego opublikowania w BIP do końca terminu składania ofert to co najmniej 7 dni kalendarzowych. 3. O umieszczonym w BIP zapytaniu ofertowym można powiadomić w formie pisemnej, elektronicznej lub, faksowej potencjalnych wykonawców przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, z uwzględnieniem kryteriów wskazanych we wniosku o wszczęcie postępowania, o którym mowa w § 10 ust. 2. 5. Za przygotowanie zapytania ofertowego od strony merytorycznej (przedmiotu zamówienia) odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny, natomiast od strony proceduralnej (procedury opisanej niniejszym Regulaminem) pracownik ds. zamówień publicznych. 6. Za publikacje zapytania ofertowego w BIP odpowiada pracownik ds. zamówień publicznych. 1. 2. 3. 4. 5. §8 Wybór najkorzystniejszej oferty Przy wyborze oferty Zamawiający może kierować się kryterium ceny albo bilansem ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, które w danym przypadku mają istotne znaczenie dla Zamawiającego, np. parametry techniczne, jakościowe, i funkcjonalne, koszty eksploatacji, gwarancja, czas realizacji zamówienia, itp. W przypadku, gdy wartość oferty wybranej przez Zamawiającego przekracza kwotę środków przeznaczonych na realizację zamówienia, Wnioskujący informuje o tym fakcie Skarbnika, który w zależności od możliwości finansowych budżetu Urzędu może zwiększyć wysokość środków przeznaczonych na ten cel. Dopuszcza się negocjowanie cen i pozostałych parametrów ofert. W przypadku gdy wartość ofert złożonych w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego przekracza próg 30.000 euro, należy przeprowadzić postępowanie przetargowe zgodnie z ustawą PZP. Niedozwolone jest kierowanie zapytań ofertowych do podmiotów, które w okresie ostatniego roku od skierowania zapytania ofertowego wykonywały zamówienie dla Urzędu Gminy Orchowo z nienależytą starannością w szczególności: a) nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie, b) dostarczyli towary o niewłaściwej, jakości, c) nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, d) wykonana usługa obarczona była wadą. §9 Zawarcie umowy 1. Do zawarcia umowy/zamówienia stosuje się odpowiednio wewnętrzne przepisy dotyczące kontrasygnaty Skarbnika Gminy, oraz opinii Radcy Prawnego. 2. W przypadku zamówień do 8.000 zł. nie jest wymagane zawarcie umowy w formie pisemnej. § 10 Nadzór nad realizacją 1. Nadzór nad realizacją zamówień publicznych, o których mowa w niniejszym regulaminie - do kwoty 30 000 euro należy do pracownika merytorycznego. 2. Osoba, o której mowa w ust. 1 przeprowadza czynności wynikające z niniejszego regulaminu, dla zamówień których wartość przekracza kwotę 8.000 zł do 30 000 euro na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez kierownika referatu/ pracownika merytorycznego, złożonego na druku stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu, oraz zatwierdzonego przez Wójta i Skarbnika (pod względem zabezpieczenia środków finansowych w budżecie) § 11 W szczególnie uzasadnionych i pisemnie umotywowanych przypadkach, dopuszcza się możliwości odstąpienia za pisemną zgodą Wójta Gminy Orchowo od zasad opisanych w niniejszym regulaminie i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą ze względu między innymi na: - krótki termin realizacji zamówienia, - zadanie o specjalistycznym charakterze, - ograniczoną liczba wykonawców. § 12 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się następująco przepisy: a. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (T. jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.); b. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 roku, poz. 330 z późn. zm.); c. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 roku poz. 885 z późn. zm.); d. Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (T. jedn. Dz. U. z 2013 roku poz. 168 z późn. zm.); e. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014r., poz. 121.); f. Komunikat wyjaśniający Komisji Europejskiej dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Dz. U. UE. 2006.C179.02); g. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych; h. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności w programie operacyjnym Unii Europejskiej w ramach, którego planowane jest przedstawienie wydatku, jako kwalifikowanego. i. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (T. jedn. Dz.U. z 2015 r. poz.2164 z późn. zm.). Załącznik nr 1 Orchowo dnia ……….…20……..r ……………………… (pieczęć zamawiającego) DATA ROZMOWY OFERENT CENA UWAGI …………………………………. (data, podpis) Załącznik nr 2 Orchowo dnia ……….…20……..r ZAPYTANIE OFERTOWE o wartości poniżej 30.000 euro na: ………………………………………………………………………………………………… 1. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Orchowo, ul. Kościuszki 6, 62-436 Orchowo, NIP: 6671735111, REGON: 311019378 tel. (63) 2684090, e-mail: [email protected] 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest: …………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………... 3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: ………………………………………………………………………………………….……….. 4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik do zapytania ofertowego) 5. WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM: …………………………………………………………………………………………………….. 6. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: (Ofertę można przekazać pisemnie/ faksem / drogą elektroniczną do dnia ……………… do godz. ……… adres poczty elektronicznej [email protected]/ Fax: (0-63) 26-84-090) …………………………………………………………………………………………………….. 7. OCENA OFERT: …………………………………………………………………………………………………….. 8. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: …………………………………………………………………………………………………….. 9. INFORMACJE DODATKOWE: …………………………………………………………………………………………………….. 10. ZAŁACZNIKI: 1. Projekt umowy (jeśli wymagany), 2. Formularz oferty cenowej 3. ………… Załącznik do zapytania ofertowego Formularz ofertowy cenowej FORMULARZ OFERTY CENOWEJ NA WYKONANIE ZADANIA Nazwa zadania: ………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. STRONA ZAMAWIAJĄCA GMINA ORCHOWO 62-436 ORCHOWO, ul. KOŚCIUSZKI 6 OFERTA ZŁOŻONA PRZEZ Pełna nazwa wykonawcy: …….................................................................................................... Dokładny adres: ……………....................................................................................................... Telefon: ........................................................................................................................................ faks:.................................................... NIP…………………………………….… Nazwisko osoby do kontaktu e-mail:……………………………..……………… REGON……………...……………………… …………….……………………………… 1. Wartość przedmiotowego zadania ustala się w następującej cenie: Wartość brutto ............................. zł (słownie:............................................................................) 2. Deklarujemy realizację przedmiotowego zadania w terminie: …………………………/ udzielamy ………. gwarancji ……………/………………………….. 3. W pełni akceptujemy postanowienia zawartej umowy* 4. Akceptujemy termin dokonania zapłaty tj. 30 dni od daty złożenia faktury. 5. W przypadku wybrania Naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego*. ......................dn................ (*jeśli jest wymagane). ................................................. (pieczęć i podpis wykonawcy) Załącznik nr 3 Orchowo, dnia .................20....r WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO do KWOTY 30 000 euro dostawa/usługa/robota budowlana Nazwa zadania - .................................................................................................................................. Przedmiot zamówienia - ...................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………............ Termin realizacji zamówienia – ....................................................................................................... (należy podać w dniach, tygodniach lub miesiącach) Możliwość składania ofert częściowych - ......................................................................................... W przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych należy to uwzględnić przy określaniu przedmiotu zamówienia. Możliwość składania ofert wariantowych - ……………………………………………………….. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających ……………..…………………... ……………………………………………………………………………………..………………….. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia – .............................................................................. Podstawa dokonania szacunkowej wyceny – ................................................................................... Szacunku wartości zamówienia dokonał/a – ............................................. w dniu .......................... Źródła finansowania zamówienia – ................................................................................................... (pozycja w planie na dany rok z podaniem działu, rozdziału, paragrafu - aktualny stan środków finansowych na dzień wypełniania wniosku) Inne przewidywane źródła finansowania zadania ……………………………………………..….. Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia ......................... .............................. Podpis Skarbnika Szczegółowe warunki wymagane od wykonawców: ………………………………………………. (np. zezwolenia wymagane odrębnymi przepisami, wymagania sprzętowe, itp.) Proponowane kryteria oceny ofert:........................... - cena .......................... .......................... - ................................ ……………….. Załączniki: 1. Projekt umowy (jeśli wymagany - zaparafowany przez Radcę) 2………………………. Zatwierdzam: ………………………………… Data i podpis Kierownika/Samodzielnego Stanowiska ………………………….. Wójt Gminy Orchowo
