zarządzenie nr - bip.poznan.pl
advertisement
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania Nr 635/2009/P z dnia 16.10.2009r. REGULAMIN DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH ROZDZIAŁ I ZAKRES REGULACJI §1 Regulamin Działań Promocyjnych określa: 1) zasady prowadzenia działań promocyjnych prowadzonych przez: Wydziały, Miejskie Jednostki Organizacyjne. 2) zasady dotyczące systemu koordynacji promocji; 3) zasady finansowania działań promocyjnych. §2 Ilekroć w Regulaminie, bez bliższego określenia, mowa jest o: 1) Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Poznania; 2) Zastępcy Prezydenta - należy przez to rozumieć zastępcę Prezydenta Miasta Poznania; 3) Wydziale – należy przez to rozumieć wydziały Urzędu, a także równorzędne komórki organizacyjne o innej nazwie działające na prawach wydziału lub oddziały samodzielnie funkcjonujące w strukturze organizacyjnej Urzędu; 4) Dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, dyrektora komórki organizacyjnej o innej nazwie działającej na prawach wydziału i kierownika oddziału samodzielnie funkcjonującego w strukturze organizacyjnej Urzędu; 5) Miejskiej Jednostce Organizacyjnej (MJO) – należy przez to rozumieć jednostkę budżetową, zakład budżetowy, gospodarstwo pomocnicze, instytucje kultury; 1/10 6) Komitecie Sterującym (KS) – należy przez to rozumieć Komitet Sterujący Promocję Miasta, czyli organ, któremu przewodniczy Prezydent Miasta Poznania, powołany do weryfikacji planów działań promocyjnych; 7) Stanowisku ds. nadzoru nad Systemem Identyfikacji Wizualnej Miasta (CI) – należy przez to rozumieć stanowisko w strukturze organizacyjnej Biura Promocji Miasta, którego zadaniem jest monitorowanie Systemu Identyfikacji Wizualnej Miasta; 8) Działaniach promocyjnych – należy przez to rozumieć takie działania, które mają potencjał promocyjny i mają za zadanie, bądź mają zasadniczy wpływ na kreowanie wizerunku Miasta Poznania i są jednocześnie kierowane do grup odbiorców Marki Poznań. Przez działania promocyjno – informacyjne rozumiemy: a) realizację działań reklamowych wynikających ze strategii promocji Miasta; b) organizację przedsięwzięć promujących markę Poznań; c) organizację kampanii promocyjnych; d) organizację działań promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych; e) dystrybucję materiałów promocyjnych i informacyjnych; f) współpracę z mediami w zakresie promocji. 9) Promocji Zewnętrznej – należy przez to rozumieć działania mające na celu dotarcie do grup odbiorców poza obszarem Miasta Poznania i aglomeracji poznańskiej, których promocja ma wpływ na budowę Marki Miasta Poznania i realizację Strategii Miasta Poznania; 10) Promocji Wewnętrznej - należy przez to rozumieć komunikację społeczną, której celem jest dotarcie z komunikatami informacyjno-promocyjnymi do mieszkańców Miasta Poznania i aglomeracji poznańskiej; 11) Planie Rocznym Działań Promocyjnych – należy przez to rozumieć dokument w formie tabelarycznej, opisujący planowane na następny rok budżetowy działania promocyjne wydziałów i MJO, składany do PM raz do roku, w terminie do 1 września. Plan podlega rozpatrzeniu przez Komitet Sterujący; 12) Karcie Projektu – należy przez to rozumieć dokument w formie tabelarycznej, uszczegółowiający przedstawione w Planie Rocznym działania promocyjne; 13) Macierzy Komunikacji – należy przez to rozumieć dokument przedstawiający schemat komunikacji promocyjnej w ramach projektu; 2/10 14) Raporcie Działań Promocyjnych – należy przez to rozumieć dokument stanowiący podsumowanie przeprowadzonego działania promocyjnego, składany do PM lub KRS, w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. ROZDZIAŁ II OGÓLNE ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE SYSTEMU KOORDYNACJI PROMOCJI §3 Wydziały i MJO prowadzą działania, które wymagają odpowiedniej oprawy promocyjnej. §4 1. W celu zapewnienia odpowiedniej oprawy promocyjnej, w ramach Systemu Koordynacji Promocji: 1) Biuro Kształtowania Relacji Społecznych (KRS) sprawuje nadzór nad działaniami zaliczanymi do Promocji Wewnętrznej; 2) Biuro Promocji Miasta Poznania (PM) sprawuje nadzór nad działaniami zaliczanymi do Promocji Zewnętrznej. §5 Organem wydającym zgodę na prowadzenie Promocji Wewnętrznej i Promocji Zewnętrznej jest Komitet Sterujący, który podejmuje decyzję podczas posiedzeń w oparciu o dokumenty przedstawione przez Wydziały, MJO. §6 Dokumenty, o których jest mowa w zarządzeniu, są dostępne w PM i KRS. 3/10 ROZDZIAŁ III ZASADY FINANSOWANIA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH §7 Wydziały i MJO muszą na etapie planowania zarezerwować środki na promocję wykonywanych przez siebie projektów §8 Podczas planowania budżetów projektów wymagających promocji, których finansowanie przekracza 10. 000,00 zł należy zastosować następujące zasady, chyba że Komitet Sterujący postanowi inaczej: - 70% środków budżetu należy przeznaczyć na działania mające charakter organizacyjny; - 30% środków budżetu należy przeznaczyć na działania mające charakter promocyjny §9 Po dokonaniu analizy i zdefiniowaniu działań danej jednostki, jako tych, które mają charakter promocyjny, każda z nich jest zobowiązana działaniom promocyjnym przypisać odpowiednią klasyfikację budżetową. § 10 Budżety wydziałów w zakresie działu promocja są dedykowane, a nie przypisane, co oznacza, że środki finansowe nie mogą być uruchomione ani przesuwane na inne działania wewnątrz wydziału bez akceptacji planów przez Komitet Sterujący. Wydział musi na etapie planowania zarezerwować środki na promocję wykonywanych przez siebie projektów. 4/10 § 11 Jednostki prowadzące działania promocyjne powinny stosować się do zapisów zawartych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, przede wszystkim do zapisu w Dziale 2, pkt IV. „Zawieranie i ewidencja umów”, który mówi, że: „Jeżeli zawarcie z umowy, w przeprowadzeniem tym również czynności zlecenia promujących i zamówienia, wizerunek związane Miasta jest Poznania, a w szczególności wynikających z klasyfikacji budżetowej 750.75075, wydziały przed przedstawieniem umowy do kontrasygnaty Skarbnika Miasta, w celu weryfikacji zgodności treści umowy z przyjętą przez Miasto Strategią Promocji Miasta Poznania, zobowiązane są otrzymać akceptację: 1) Dyrektora Biura Promocji Miasta lub osoby przez Niego upoważnionej, w przypadku prowadzenia działań zaklasyfikowanych przez Komitet Sterujący jako Promocja Zewnętrzna; 2) Dyrektora Biura Kształtowania Relacji Społecznych lub osoby przez Niego upoważnionej, w przypadku prowadzenia działań zaklasyfikowanych przez Komitet Sterujący jako Promocja Wewnętrzna”. ROZDZIAŁ IV PROCEDURA SKŁADANIA PLANÓW PROMOCYJNYCH § 12 Wydziały i MJO składają do BPM w terminie do 1 września Plan Roczny Działań Promocyjnych, w którym muszą znajdować się następujące informacje: a) opis działania – miejsce, czas, cel; b) grupy docelowe – określenie osób zainteresowanych; c) przewidywana liczba uczestników – określenie liczby osób mogących być zainteresowanymi działaniem lub wydarzeniem; d) zasięg projektu – lokalny lub ponadlokalny; e) unikatowość projektu – informacja o tym, czy istnieją podobne projekty na terenie Polski; 5/10 f) środki przeznaczone na organizację – środki, które zostaną wykorzystane na techniczne przygotowanie działania lub wydarzenia (wartość kwotowa brutto); g) środki przeznaczone na promocję – środki, które będą przeznaczone na działania o charakterze informacyjno – promocyjnym (wartość kwotowa brutto); h) partnerzy projektu – sponsorzy, media, organizacje, stowarzyszenia, instytucje, które biorą udział w przedsięwzięciu; i) osoba do kontaktu – osoba zajmująca się projektem, kierownik projektu, osoba nadzorująca działania w Wydziale i miejskiej jednostce organizacyjnej; j) wyszczególnienie działań promocyjnych wymagających zastosowania procedur zawartych w ustawie o Zamówieniach Publicznych. § 13 Złożony do Biura Promocji Miasta Plan Roczny Działań Promocyjnych jest następnie przedstawiany Komitetowi Sterującemu, który podejmuje decyzję o realizacji wskazanych w materiałach planów promocyjnych i przydziela odpowiednio PM lub KRS do nadzoru nad poszczególnymi projektami. § 14 Po uzyskaniu od Komitetu Sterującego akceptacji Rocznych Planów Działań Promocyjnych wydziały i MJO podejmują działania mające na celu sprecyzowanie poszczególnych planów działań promocyjnych. § 15 Wydziały i jednostki w wyznaczonych terminach, które określone zostały w paragrafie 6, przedkładają Karty Projektu oraz Macierze Komunikacji opisujące poszczególne działania promocyjne lub wydarzenia zawarte w Planie Rocznym Działań Promocyjnych i zaakceptowane przez Komitet Sterujący, odpowiednio nadzorującemu Wydziałowi (PM lub KRS), w zależności od przydziału wskazanego przez Komitet Sterujący. 6/10 § 16 Konsultacje z KRS i PM muszą się zakończyć najpóźniej na 7 dni roboczych przed terminami wyznaczonymi w paragrafie 17 niniejszego rozdziału. § 17 Terminy składania Kart Projektów i Macierzy komunikacji wyznaczone zostały na: a) do 31 października – plany promocyjne, które zostały zaplanowane do zrealizowania w terminie od 1 stycznia – do 31 marca, czyli w I kwartale danego roku; b) do 15 stycznia – plany promocyjne, które zostały zaplanowane do zrealizowania w terminie od 1 kwietnia do 30 czerwca, czyli w II kwartale danego roku; c) do 1 kwietnia – plany promocyjne, które zostały zaplanowane do zrealizowania w terminie od 01 lipca do 30 września, czyli w III kwartale następnego roku; d) do 1 czerwca – plany promocyjne, które zostały zaplanowane do realizacji w terminie od 1 października do 31 grudnia, czyli w IV kwartale następnego roku. § 18 Na wniosek Wydziału, MJO, Karta Projektu i Macierz Komunikacji może zostać złożona we wcześniejszym terminie niż to zakłada paragraf 17. § 19 Decyzją Komitetu Sterującego Wydziały i MJO muszą przedstawić Karty Projektów i Macierzy Komunikacji w terminie wcześniejszym niż stanowi paragraf 17. 7/10 ROZDZIAŁ V POSIEDZENIE KOMITETU STERUJĄCEGO § 20 Obsługą formalną i organizacyjną Komitetu Sterującego zajmuje się PM. § 21 Komitet Sterujący zbiera się minimum cztery razy w roku. § 22 Na 10 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu Sterującego PM informuje członków KS oraz wydziały i MJO o terminie spotkania. § 23 Komitet Sterujący podczas posiedzenia, na którym rozpatruje zasadność złożonych projektów promocyjnych, może wydać następujące decyzje: a) zaakceptować projekt do realizacji; b) zaakceptować projekt do realizacji i umniejszyć kwotę przeznaczoną na promocję, jeżeli projekt nie wymaga finansowania w skali 30% / 70%; c) odrzucić projekt w całości; d) odrzucić projekt w celu uzupełnienia; e) przesunąć realizację projektu na inny termin niż wskazany w karcie projektowej; f) zmienić Wydział lub MJO realizującą projekt; g) zobowiązać Wydział lub MJO do nawiązania współpracy przy projekcie z innym Wydziałem lub Jednostką. 8/10 § 24 Komitet Sterujący podejmuje decyzje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów (tj. 50% +1), przy kworum równym 5 członków KS. Głosy wstrzymujące nie są wliczane do wyniku. ROZDZIAŁ VI REALIZACJA ZAAKCEPTOWANYCH PROJEKTÓW DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH § 25 Realizacja projektu odbywa się pod nadzorem KRS lub PM. § 26 Wszystkie materiały promocyjne i informacyjne podlegają weryfikacji na stanowisku ds. nadzoru nad Systemem Identyfikacji Wizualnej Miasta (CI): 1) materiały do weryfikacji muszą być przedłożone na przynajmniej 7 dni roboczych przed terminem produkcji materiału; 2) w przypadku konieczności naniesienia zmian w materiałach WUM, MJO lub inna jednostka odpowiedzialna jest zobowiązana do przedstawienia poprawionych projektów w ciągu 2 dni roboczych; 3) w przypadku pozytywnej weryfikacji materiału jednostka może skierować materiał do produkcji, w przeciwnym razie materiał nie może zostać wyprodukowany. § 27 W przypadku konieczności naniesienia zmian do projektu zaakceptowanego przez KS należy stosować się do zasad zawartych w par. 4. W przypadku zmian, w których potrzebna jest zgoda Komitet Sterującego, BPM i BKRS przedstawia KS w ciągu 2 dni (bez zwoływania dodatkowego posiedzenia) zakładane zmiany, a o decyzji informuje 9/10 wnioskodawców w formie wiadomości elektronicznej i odpowiedniego zapisu na przedstawionych dokumentach. § 28 W przypadku konieczności podjęcia decyzji o finansowaniu niezaplanowanych w Rocznym Planie działań o charakterze promocyjno-informacyjnym oraz zezwalania na zmiany w przyjętych planach, należy stosować się do następujących zasad: WARTOŚĆ BRUTTO ORGAN DECYZYJNY BUDŻETU PROMOCYJNEGO OD DO 5 000,00 zł dyrektor WYDZIAŁU 5 000,01 zł 30 000,00 zł dyrektor PM lub KRS 30 000,01 zł 50 000,00 zł 2 członków KS, w tym dyrektor PM 50 000,01 zł 500 000,00 zł KS zwykłą większością głosów 500 000,01 zł Prezydent na podstawie rekomendacji KS ROZDZIAŁ VII RAPORTOWANIE DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH § 29 Wydział, MJO jest zobowiązana do złożenia Raportu z przeprowadzonych działań promocyjnych w formie elektronicznej. § 30 Raport należy złożyć odpowiednio do nadzorującego działania promocyjne Wydziału (KS i PM) w terminie do 30 dni od daty zakończenia działania promocyjnego. 10/10
