Dotacja statutowa dla m*odych - Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana
advertisement
Dotacja statutowa Procedury Platforma e-kul • Profil pracownik umożliwia korzystanie z funkcjonalności: Zamówienia, Zadania badawcze oraz dostępu do Bazy Wiedzy DBN • Uzyskanie profilu pracownik możliwe poprzez zawarcie umowy o dostęp do platformy e-kul jako status pracownik Gdzie można znaleźć kluczowe informacje? • Baza Wiedzy DBN. Ścieżka dostępu: e-kul/ Menu / Baza Wiedzy/ DBN • Strona Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych . Ścieżka dostępu: www.kul.pl /Uniwersytet/ Administracja/ Obszar Kancelaryjny/ Dział Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu/ Sekcja Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych • Strony pozostałych kluczowych Działów: Dział Gospodarki Mieniem, Dział Współpracy z Zagranicą, Dział Teleinformatyczny • BIP KUL-u Najważniejsze regulacje wewnętrzne • Zarządzenie Rektora z dnia 12 lutego 2014 w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (publikacja: strona Dział Gospodarki Mieniem oraz Baza Wiedzy DBN) • Zarządzenie Rektora z dnia 21 września 2012 w sprawie wprowadzenia opisu zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych poświadczających zakup towarów wydatków usług (ROP-010-180/12) (Baza Wiedzy DBN) • Zarządzenie Prorektora ds. nauki i rozwoju z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia i ewidencjonowania księgozbiorów poza zasobami Biblioteki Uniwersyteckiej KUL (publikacja: bip oraz Baza Wiedzy DBN) • Zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II • z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi KUL z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju i poza jego granicami • Zarządzenie Prorektora ds. administracji i finansów z dnia 21 listopada 2014 r. w sprawie składania zapotrzebowani na dostawy, usługi i roboty budowlane na rok budżetowy 2015 (publikacja e-kul: 24 listopada 2014) Najważniejsze regulacje wewnętrzne cd • Zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 22 maja 2012 r. w sprawie ustalenia zasad finansowania publikacji naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych przez jednostki organizacyjne KUL (publikacja: bip, Baza Wiedzy DBN) • Wyjazdy osób nie będących pracownikami reguluje Zarządzenie Prorektora ds. Administracji i Finansów z dnia 24 stycznia 2011 r. ROP-010-21/10 (dostębna na stronie SOBiKPN) • Tryb wypłacania i wysokości świadczeń dla cudzoziemców przebywających na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim w celach naukowo-badawczych reguluje Zarządzenie Rektora KUL z dnia 5 listopada 2004 r • Zarządzenie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 3 października 2008r w sprawie wprowadzenia obowiązku dokumentowania wyników działalności badawczej przez jednostki naukowo-dydaktyczne i naukowo-badawcze (dostępne na stronie SOBiKPN) Zestawienie wydatków możliwych do sfinansowania z dotacji statutowej Wynagrodzenia za prace wspomagające proces naukowy – np. tłumaczenia publikowane w wydawnictwie, adiustacja i korekta, Realizacja odbywa się na podstawie faktur lub zawartych umów cywilno-prawnych Nie wypłacane są honoraria Procedura zawarcia umowy cywilno-prawnej • 1. przed zawarciem umowy należy wypełnić Załącznik nr 1 i nr 2 (dostępne na stronie Działu Gospodarki Mieniem) dotyczące stosowania procedury PZP • • 2. Po uzyskaniu wszystkich podpisów na w/w Załącznikach i złożeniu ich u odpowiedniego realizatora- wykonawca umowy (lub osoba posrednicząca) dostarcza do pracownika sekretariatu (Wydział/Instytut) następujące wypełnione formularze: - Dane Identyfikacyjne do umowy cywilno-prawnej - Określenie Zakresu Przedmiotu umowy cywilno-prawnej Wzory formularzy dostępne są na stronie internetowej SOBIKPN oraz w sekretariatach Instytutów/Wydziałów. UWAGA: Umowa powinna być zarejestrowana przed podjęciem zadania. Rachunek powinien być wystawiony najwcześniej z dniem zakończenia pracy określonym w umowie Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych podpisów umowa wraz z rachunkiem jest dostarczana do SOBiKPN Publikacje książek • Możliwe jest sfinansowanie kosztów publikacji książek w Wydawnictwie KUL. W przypadku wydawania książek poza KUL należy zastosować procedurę opisaną w Zarządzeniu Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 22 maja 2012 r. w sprawie ustalenia zasad finansowania publikacji naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych przez jednostki organizacyjne KUL • Finansowane są wyłącznie publikacje o charakterze naukowym • Możliwe jest sfinansowanie druku artykułu w czasopiśmie naukowym Wyjazdy naukowe - delegacje • Cel wyjazdu musi być wyłącznie naukowy (np. konferencja, kwerenda naukowa) • Rozliczamy: bilet I lub II klasa, diety wg. stawek, noclegi - wg. stawek lub faktur/rachunków . Przy wyjeździe samochodem rozlicza się ryczałtem za kilometr (80% stawki ustalonej przez Ministerstwo) • Wymóg potwierdzeń - każda delegacja musi być potwierdzona przez Instytucję do której udaje się delegowany oraz po powrocie przez Promotora , Kierownika Katedry lub Dziekana • Możliwe jest pobranie zaliczki w związku z wyjazdem Delegacje – wnioski i rozliczanie Ścieżka dla pracownika naukowego zatrudnionego na KUL: • przed wyjazdem pracownik wypełnia wniosek na platformie e-kul. Wnioski dostępne w Zakładce : Moje Web S4A/ Wnioski. Istnieje możliwość uzyskania zaliczki przed wyjazdem • po przyjeździe dostarcza wypełnioną i podpisaną delegację wraz z kartą przebiegu pojazdu lub biletami i kwalifikowalnymi fakturami do SOBiKNP Ścieżka dla osoby nie będącej pracownikiem naukowym (Zarządzenie Prorektora ds. Administracji i Finansów z dnia 24 stycznia 2011 r. ROP-010-21/10), • Przed wyjazdem kierownik zadania badawczego wypełnia : UMOWĘ ZLECENIE FORMULARZ ROZLICZENIA – WYJAZD KRAJOWY LUB ZAGRANICZNY Delegacja cd • W przypadku wyjazdu prywatnym samochodem – wymagana jest dodatkowa zgoda Prorektora ds. Nauki (pismo z akceptacją pracownika SOBIKPN składane do Sekretariatu Prorektora) PO PRZYJEŹDZIE • Należy dostarczyć wypełniony i podpisany przez wszystkie upoważnione osoby druk rozliczenia wraz z kwalifikowalnymi fakturami, biletami lub ewidencją przejazdu samochodem. Oprócz niezbędnych podpisów (osoby delegowanej i Promotora) istotne jest podanie numeru konta bankowego na które powinna być przelana kwota Wyjazdy zagraniczne - bilety lotnicze • Możliwe jest sfinansowanie faktury za bilet lotniczy PROCEDURA Realizacja zakupu biletów lotniczych dla pracowników i studentów KUL, rozliczanych ze środków KUL odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Działu Współpracy z Zagranicą KUL. Wszelkie szczegółowe informacje na stronie Działu Współpracy z Zagranicą. Zakup biletu lotniczego - procedura • Kroki rezerwacji i realizacji zakupu biletu • Należy złożyć w DWZ, w godz. 11–14, druk ZAPOTRZEBOWANIA zawierający wszystkie niezbędne podpisy. Na tej podstawie DWZ dokonuje rezerwacji. • Almatur przesyła na adres e-mailowy osoby zainteresowanej propozycje połączenia lotniczego do wyboru. • Po dokonaniu wyboru pasażer przesyła na adres e-mailowy [email protected] potwierdzenie zgodności rezerwacji z zapotrzebowaniem, co jest jednocześnie ostateczną akceptacją wszelkich danych w niej zamieszczonych i dopiero wówczas, DWZ ma prawo zlecić zakup biletu, który pasażer otrzyma drogą e-mailową. • DWZ poinformuje zainteresowanego o nadejściu faktury za bilet, którą dysponent centrum budżetowego zobligowany jest podpisać w celu dalszej jej rejestracji przez DWZ oraz rozliczenia przez właściwą agendę KUL. Opłata konferencyjna Dwie możliwości sfinansowania opłat za konferencję: • Pracownik/doktorant płaci samodzielnie i dostarcza do SOBiKPN fakturę wystawioną na Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, opisaną zgodnie z Zarządzeniem oraz wydruk przelewu ze swojego konta bankowego • Pracownik /doktorant dostarcza do SOBiKPN druk przedpłaty krajowej lub zagranicznej (dostępne na stronie Sekcji) W przypadku osób nie zatrudnionych na KUL przedpłata musi być podpisana przez Promotora. Konferencje organizowane na KUL • Nie są refundowane koszty noclegu czy wyżywienia prelegentów konferencji organizowanych na KUL • Możliwe jest jedynie sfinansowane pobytu prelegenta zagranicznego • Z działalności statutowej finansuje się opłaty konferencyjne pracowników naszej Uczelni (druk przedpłaty wewnętrzne na stronie SOBiKPN) Zapotrzebowania , zamówienia a zakup materiałów biurowych i sprzętu komputerowego • W związku z Zarządzeniem Prorektora ds. administracji i finansów z dnia 21 listopada 2014 r. określającym ogólne zasady i terminy składania zapotrzebowań na dostawy, usługi i roboty budowlane na rok 2015, na e-KUL dostępny jest formularz przygotowania wniosku zapotrzebowania na rok 2015. Zapotrzebowania mogą być składane w sposób ciągły , po otrzymaniu każdej transzy finansowej z działalności statutowej a także po otrzymaniu dofinansowania działalności badawczej z każdego innego źródła np. z usług naukowo-badawczych, nowych grantów itp., jednak nie później niż do 15 czerwca 2015 Zapotrzebowania , zamówienia a zakup materiałów biurowych i sprzętu komputerowego • W zapotrzebowaniach należy uwzględnić aktualne saldo zadania badawczego. Dostęp do sald badawczych znajduje się na e-KUL w zakładce: Moje Web S4A/Informator • Aktualności opisujące sposób składania zapotrzebowani i zamawianie towarów z magazynu ukazały się na e-kulu w dniach 6 marca (2 aktualności: Robert Toruj i Ewa Kieliszek), 9 marca (Sekcja Zaopatrzenia – Ewa Kieliszek) Sprzęt komputerowy • Sprzęt komputerowy może być finansowany z działalności statutowej bazowej i dla młodych. Odpowiedzialność materialna za sprzęt musi zostać powierzona osobie zatrudnionej na KUL-u • Procedura wnioskowania o zakup: wniosek na platformie e-kul w zakładce Zamówienia. Pozostałe formalności poprzez DTI • Wydatki na aparaturę naukowo-badawczą niezbędną do realizacji zadania badawczego nie mogą obejmować zakupu sprzętu wyposażenia biurowego, kserokopiarek, sprzętu audiowizualnego (faksów, rzutników) oraz budowy lokalnych sieci informatycznych i ich wyposażenia oraz napraw sprzętu i urządzeń. Zakup książek • Możliwy jest zakup książek w ramach prowadzonego zadania badawczego. Książka do momentu prowadzenia zadania pozostaje w dyspozycji pracownika, po zakończeniu zadania badawczego książka zwracana jest do biblioteki. • Sposób ewidencji książek reguluje Zarządzenie Prorektora ds. nauki i rozwoju z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia i ewidencjonowania księgozbiorów poza zasobami Biblioteki Uniwersyteckiej KUL lub projektów W swoich jednostkach, są zobowiązane do: 1) wskazania osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru księgozbioru; 2) prowadzenia rejestru w formie elektronicznej na platformie e-KUL, a do czasu udostępnienia aplikacji przez Dział Teleinformatyczny W formie arkusza kalkulacyjnego uwzględniającej następujące informacje: autor publikacji, tytuł publikacji, wystawca faktury za publikację, numer faktury i data wystawienia, wartość publikacji w PLN, nazwa zadania badawczego, kod SWIF zadania, numer akcesji, osoba odpowiedzialna, podpis osoby prowadzącej rejestr. 3) opisywania książek i faktur zakupu według następującego schematu opisu nadania numeru akcesji: Książki ~ zakupiono na cele naukowe i zaewidencjonowano w ................................................................................................................ ................ .. (nazwa jednostki) pod następującymi numerami akcesji ..................................... .. . (podpis osoby odpowiedzialnej) (wzór numeru akcesji: 1/DB/2013/KTM, czyli numer/Działalność Zakup innych usług – np. xero, skanowanie • Każda usługa finansowana z działalności statutowej musi być celowa i dotyczyć realizacji zadania badawczego • Usługi xero i skanowania dokonane na wyjeździe delegacyjnym lub w bibliotece, czy archiwum są zwolniona z procedury PZP • W pozostałych przypadkach powinna być spełniona procedura PZP Zakup innych usług - procedura • Przed dokonaniem zakupu : załącznik nr 1 oraz załącznik nr 2, który po uzyskaniu wszystkim podpisów (w tym SOBiKPN) powinien być dostarczony do Działu Gospodarki Mieniem lub innego odpowiedniego realizatora • Po uzyskaniu zgody – można dokonać zakupu. • Fakturę/rachunek wystawiony przez uprawnioną instytucję z poprawnymi danymi nabywcy (Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II) dostarcza się opisaną według Zarządzenia z dnia 21 września 2012 (ROP-0101-180/12) O czym trzeba pamiętać ? • Dane do faktury/rachunku: • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II • Al. Racławickie 14 • 20-950 Lublin • NIP 712-016-10-05 O czym trzeba pamiętać ? • Wszystkie faktury muszą być opisane słownikiem SWIF (Rozporządzenie Rektora) • Wszystkie faktury zagraniczne muszą być przetłumaczone na polski (wymóg z Ustawy o rachunkowości) • Dokument powinien posiadać wszystkie wymagane podpisy Zakup zawsze powinien być celowy i z zachowaniem gospodarności. Do kiedy wydajemy? • Środki na realizację badań winny być wykorzystane do dnia 30 listopada każdego roku, gdyż po tym terminie przestają być dostępne dla wykonawców zadań badawczych • Środków wydatkowanych w formie przedpłat nie można uznać za wykorzystane. Kosztem pracy naukowo-badawczej jest wyłącznie faktura za już zrealizowaną dostawę. Nie jest kosztem przedpłata na wyjazdy krajowe i zagraniczne Rozliczenie merytoryczne • Każdy pracownik naukowo-dydaktyczny oraz student doktorant jest zobowiązany do dostarczania raportu z prowadzonych zadań badawczych (termin uzależniony od Wydziału – wniosek na statutową) oraz do przedstawienia raportu z zakończonego zadania badawczego do dnia 30 kwietnia każdego roku . • Sprawozdania/raporty składane są na Wydziały Dziękujemy za uwagę
