Przewodnik ISO 14000
advertisement
Przewodnik ISO 14000 Materiały informacyjne nt. wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wg norm ISO serii 14000 Opracowano w ramach zamówienia Ministerstwa Gospodarki i Pracy Wydanie II uzupełnione, Katowice 2004 GŁÓWNY INSTYTUT GÓRNICTWA 40-166 KATOWICE, Plac Gwarków 1 skr. poczt. 3672 tel. (0-32) 259-23-51, fax (032) 259-22-09 e-mail: [email protected] Rozdział SPIS TREŚCI Strona Rozdział 1. WPROWADZENIE.................................................................... 3 Rozdział 2. ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE ................................ 6 1. Rozwój norm środowiskowych.............................…………………….... 6 2. Podstawowe pojęcia i definicje.................................................................. 8 3. Przegląd wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998 oraz zmiany wynikające z normy ISO 14001:2004 Wymagania dotyczące SZŚ....................................................... 10 Wymagania ogólne..................................................................... 11 Polityka środowiskowa ….........................…………………… 11 Planowanie ……………............................................................. 13 Aspekty środowiskowe .......................................................….. 13 Wymagania prawne i inne................................................…... 16 Cele i zadania..........................................................…….......... 19 Program zarządzania środowiskowego ................................. 20 Wdrażanie i funkcjonowanie.................................................. 21 Struktura i odpowiedzialność................................................ 21 Szkolenie, świadomość i kompetencje.................................... 22 Komunikowanie się........................................................…...... 23 Dokumentacja systemu zarządzania środowiskowego.......... 24 Nadzór nad dokumentacją...................................................... 29 Sterowanie operacyjne.....………………………………........ 31 Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie........ 32 Sprawdzanie i działania korygujące....................................... 34 Monitorowanie i pomiary ………………….......................…. 34 Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze...... 35 Zapisy....................... ................................................................... 37 Audit systemu zarządzania środowiskowego.......................... 38 Przegląd wykonywany przez kierownictwo............................ 39 Rozdział 3. AUDIT SZŚ.......................................................................... 1. Rodzaje auditów systemu zarządzania środowiskowego................. 2. Ogólne zasady prowadzenia rozmów auditowych............................ 41 41 44 Rozdział 4.WDRAŻANIE SZŚ............................................................... 1. Metodyka wdrażania systemu zarządzania środowiskowego......... 2. Korzyści wynikające z funkcjonowania SZŚ................................... 3. Certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego........................ 46 46 47 48 2 / 48 WPROWADZENIE Rozdział 1 Podstawowym założeniem zarządzania środowiskowego jest poprawa relacji między skutkami działalności człowieka a środowiskiem. Zachowanie w nim równowagi wymaga jednolitego zarządzania dostępem do zasobów środowiskowych, eliminacji negatywnych efektów działalności gospodarczej i racjonalnego użytkowania zasobów naturalnych. Strategia zarządzania środowiskowego opiera się na takich najważniejszych elementach jak: - zapobieganie powstawaniu odpadów, - redukcja ilości odpadów u źródła, - ograniczenie zanieczyszczeń, - zagospodarowanie odpadów. Zarządzanie środowiskowe jest odpowiedzią na politykę ekologiczną państwa, aby skuteczniej i efektywniej rozwiązywać problemy środowiskowe na szczeblu lokalnym, regionalnym i krajowym. Istotnym elementem polityki ekologicznej oraz społeczno-gospodarczej państwa jest realizacja zasady zrównoważonego rozwoju. Strategia zrównoważonego rozwoju to polityka społeczno-gospodarcza realizowana z zachowaniem równowagi między rozwojem gospodarczym a zasobami środowiska naturalnego. W praktyce oznacza dostosowanie rozwoju gospodarczego do „wytrzymałości środowiska”, celem zachowania zasobów środowiskowych dla obecnych i przyszłych pokoleń. Kierowanie się zasadą zrównoważonego rozwoju oznacza: - zachowanie możliwości odtwarzania się zasobów środowiskowych, racjonalne gospodarowanie zasobami nieodnawialnymi i zastępowanie ich substytutami, zminimalizowanie uciążliwości dla środowiska i nie przekraczanie granic wyznaczonych jego „wytrzymałością”, zapewnienie mieszkańcom bezpieczeństwa ekologicznego. Realizacja w praktyce tej zasady polega na: - ustanowieniu środków prawnych zapewniających użytkowanie środowiska zgodnie z interesem ogółu mieszkańców, - określeniu obowiązków organów państwowych, samorządowych, gospodarczych, a także organizacji społecznych i zawodowych, - ochronie środowiska przez każdego mieszkańca oraz rozwijaniu jego świadomości ekologicznej. podmiotów Podstawowe założenia zasady zrównoważonego rozwoju ze względu na jej globalny charakter, znajdują odbicie w programach i działaniach organizacji międzynarodowych. 3 / 48 WPROWADZENIE Rozdział 1 W roku 1972 w Sztokholmie na Konferencji ONZ przedstawiciele 113 krajów zatwierdzili dokument końcowy, w którym zadeklarowano „ochronę i poprawę środowiska dla obecnych i przyszłych generacji”. W roku 1983 przy Organizacji Narodów Zjednoczonych rozpoczęła działalność Światowa Komisja ds. Środowiska i Rozwoju, której działalność polegała na ocenie stanu środowiska i zaproponowaniu koncepcji rozwoju do roku 2000 i na lata następne. Znalazło to odbicie w raporcie zatytułowanym „Nasza wspólna przyszłość” opublikowanym w roku 1987. W celu rozpowszechnienia zasad opublikowanych w ww. raporcie Organizacja Narodów Zjednoczonych rozpoczęła przygotowania do Światowej Konferencji poświęconej tej problematyce. Konferencja ta, nazwana „Szczytem Ziemi” odbyła się w Rio de Janeiro w roku 1992 z udziałem 179 krajów. W Konferencji obok wielu organizacji związanych z ochroną środowiska uczestniczyli przedstawiciele Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO oraz Międzynarodowej Komisji Elektrotechnicznej IEC. Doświadczenia z Konferencji zostały wykorzystane przez ISO oraz IEC do intensyfikacji prac nad opracowaniem standardów w odniesieniu do problematyki środowiskowej. Najważniejszymi zagadnieniami, które poddano analizie były między innymi: - analiza cyklu życia wyrobu, - etykietowanie środowiskowe, - audytowanie środowiskowe, - skuteczność i efektywność środowiskowa. Analiza cyklu życia wyrobu polega na identyfikacji i ocenie wszystkich oddziaływań tego wyrobu na środowisko, począwszy od pozyskania surowców niezbędnych do jego wytworzenia poprzez wszystkie fazy realizacji wyrobu, aż do użytkowania i postępowania z wyrobem zużytym. Etykietowanie środowiskowe odnosi się do umieszczania na wyrobach informacji świadczących o tym, że ten wyrób jest zgodny z przyjętymi zasadami dotyczącymi ochrony środowiska. Etykiety te są przyznawane tym wyrobom, które w danej grupie wyrobów zostały ocenione jako mniej szkodliwe dla środowiska. Audytowanie środowiskowe zostało wprowadzone na przełomie lat 70-tych i 80-tych przez niektóre przedsiębiorstwa w związku z rosnącymi kosztami nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących ochrony środowiska. Audyty te wykorzystywane były jako instrument „oceny zgodności” działalności przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania wymagań prawnych. Wyniki audytu były podstawą podjęcia decyzji o realizacji inwestycji proekologicznych. Obecnie rola audytu w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskowego uległa znacznemu rozszerzeniu. Audyt wykorzystywany jest jako narzędzie oceny funkcjonowania całego systemu, jego skuteczności i definiowany jest jako „audit systemu zarządzania środowiskowego”. 4 / 48 WPROWADZENIE Rozdział 1 W roku 1993 powołano Komitet Techniczny ISO/TC 207 ds. zarządzania środowiskowego, który rozpoczął prace nad opracowaniem podstawowych norm dotyczących zarządzania, możliwych do zastosowania we wszystkich sektorach gospodarki. Została opracowana rodzina norm serii ISO 14000 przeznaczonych do wspomagania przedsiębiorstw i innych organizacji w doskonaleniu ich działalności środowiskowej. Warunkiem rozwoju przedsiębiorstw jest wytworzenie nowego podejścia uwzględniającego nie tylko wytwarzanie coraz lepszych jakościowo wyrobów ale również dbałość o środowisko naturalne. „Moda” na ochronę środowiska w społeczeństwie, działalność organizacji ekologicznych, niejednokrotnie mających dużą siłę oddziaływania na świadomość społeczeństwa, wymuszają na organizacjach podjęcie niezbędnych działań mających na celu minimalizowanie negatywnych oddziaływań na środowisko. Uświadomieni ekologicznie konsumenci, nabywając wyroby, kierują się nie tylko ich jakością ale również ich aspektem ekologicznym. Jak wynika z doświadczeń światowych żadnej organizacji nie udało się przetrwać na rynku będąc w konflikcie ze społeczeństwem. Narzędziem ułatwiającym organizacji objęcie w sposób uporządkowany zagadnień związanych z oddziaływaniem na środowisko jest system zarządzania środowiskowego. System zarządzania środowiskowego można rozumieć jako część ogólnego systemu zarządzania organizacją, który obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej. Zarządzanie środowiskowe jest więc jedną z technik zarządzania umożliwiającą organizacji minimalne obciążenie środowiska naturalnego. W związku z silną konkurencją na rynkach towarów i usług bardzo duże znaczenie w pozyskaniu klientów ma strategia marketingowa organizacji będąca częścią ogólnego zarządzania organizacją. Jednym z elementów tej strategii, coraz częściej eksponowanym, jest uwzględnienie zagadnień środowiskowych przy promowaniu wyrobów i usług. - Stosowanie tej strategii pozwala na: poprawę wizerunku organizacji, poprawę wiarygodności organizacji, pozyskiwanie nowych klientów, zwiększenie udziału w rynku, minimalizowanie opłat oraz eliminację kar z tytułu korzystania ze środowiska, łatwiejszy dostęp do kredytów bankowych, pozyskiwanie środków z funduszy pomocowych na rozwój nowych technologii, zapobieganie stratom. Wprowadzanie systemu zarządzania środowiskowego na świecie trwa od kilkunastu lat. Przedsiębiorstwa wdrożyły i certyfikowały systemy w oparciu o wymagania norm krajowych, a następnie normy międzynarodowej. Polskie organizacje chcąc skutecznie konkurować na rynkach zagranicznych muszą uwzględnić aspekty ochrony środowiska, a tym samym wdrażać system zarządzania środowiskowego. 5 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 1. ROZWÓJ NORM ŚRODOWISKOWYCH Pierwszą normą z dziedziny zarządzania środowiskowego była norma ustanowiona przez BSI (British Standard Insitution) BS 7750 w roku 1992. Założenia tej normy opierały się na normie dotyczącej zarządzania jakością. W roku 1994 nastąpiła nowelizacja tej normy uwzględniająca doświadczenia organizacji wdrażających system w oparciu o jej wymagania. Pomimo, że norma miała charakter normy krajowej była ona wykorzystywana przez wiele organizacji na całym świecie. Równocześnie funkcjonowały inne normy krajowe, między innymi: francuska NFX 30-200, hiszpańska UNE 77-801-93, irlandzka I.S. 310, kanadyjska CSA Z750-94. Sukces międzynarodowych norm dotyczących zarządzania jakością oraz zaangażowanie Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO w działania podejmowane przez ONZ, dotyczące ochrony środowiska, przyczyniły się do opracowania norm ISO serii 14000. Wprowadzenie norm ISO spowodowało wycofanie norm krajowych. Zakres norm z grupy ISO 14000 jest bardzo szeroki i obejmuje kilka grup tematycznych: I. Normy dotyczące systemu zarządzania środowiskowego • ISO 14001:1996 „Systemy zarządzania środowiskowego. Specyfikacja i wytyczne stosowania.” • ISO 14004:1996 „Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających”. W dniu 15 listopada 2004 roku zostały ustanowione przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO znowelizowane normy: • ISO 14001:2004 „Environmental management systems . Requirements with guidance for use” • ISO 14004:2004 „Environmental management systems. General guidelines on principles, systems and support techniques” II. Norma dotycząca auditów środowiskowych • PN-EN ISO 19011:2003 „Wytyczne dotyczące zarządzania jakością środowiskowego”. auditowania i/lub systemów zarządzania III. Normy dotyczące eko-etykietowania • ISO 14020:2000 „Etykiety i deklaracje środowiskowe. Ogólne zasady”. • ISO 14021:1999 „Etykiety i deklaracje środowiskowe. Deklaracje środowiskowe (Rodzaj II etykietowania środowiskowego.)”. • ISO 14024:1999 „Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj I etykietowania środowiskowego. Zasady i procedury.” • ISO/TR14025:2000 „Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj III deklaracji środowiskowych”. 6 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 IV. Normy dotyczące oceny efektywności działań środowiskowych • ISO 14015:2001 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena środowiskowa lokalizacji organizacji”. • ISO 14031:1999 „Zarządzanie środowiskowe Ocena efektów działalności środowiskowej. Wytyczne.” • ISO/TR 14032:1999 „Zarządzanie środowiskowe. Przykłady oceny efektów działalności środowiskowej (EPE)”. V. Normy dotyczące analizy cyklu życia • ISO 14040:1997 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Zasady i struktura” • ISO 14041:1998 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Określenie celu i zakresu oraz analiza zbioru danych.” • ISO 14042:2000 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Ocena wpływu cyklu życia.” • ISO 14043:2000 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Interpretacja cyklu życia.” • ISO/TR14048:2002 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Format dokumentowania danych” • ISO/TR14049:2000 „Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Przykłady stosowania ISO 14041 do określenia celu i zakresu oraz analizy zbioru danych.” VI. Normy dotyczące terminologii • ISO 14050:2002 „Zarządzanie środowiskowe. Terminy” Ponadto rodzina norm ISO serii 14000 zawiera przewodnik ISO GUIDE 64:1997 zawierający wytyczne dotyczące włączania aspektów środowiskowych do norm wyrobów. Wśród norm ISO serii 14000 jedynie norma ISO 14001 stanowi podstawę certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego. Pozostałe normy są zbiorem wytycznych, wskazówek oraz narzędzi wykorzystywanych przez organizacje do ich użytku wewnętrznego i doskonalenia. Ponadto niektóre normy mogą być wykorzystywane odrębnie bez powiązania z systemem zarządzania środowiskowego (np. normy dotyczące oceny cyklu życia). 7 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 W Unii Europejskiej, Rozporządzeniem Rady Unii nr 761/2001 został wprowadzony Schemat Zarządzania Środowiskowego i Auditu EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). EMAS stanowi narzędzie do realizacji polityki ekologicznej Unii Europejskiej. W swej istocie wymagania EMAS są zbieżne z wymaganiami normy ISO 14001. Stosowanie normy ISO 14001 jest głównym elementem tego systemu. Dodatkowym wymaganiem jest konieczność przeprowadzenia przez organizację przeglądu środowiskowego, posiadanie oświadczenia (raportu) środowiskowego potwierdzonego przez właściwego weryfikatora, przekazanie potwierdzonego oświadczenia (raportu) do kompetentnego organu i opublikowanie go po rejestracji. Weryfikatorem środowiskowym może być każda osoba lub organizacja niezależna od weryfikowanej organizacji, która uzyskała akredytację, zgodnie z określonymi warunkami i procedurami. System EMAS przeznaczony jest, podobnie jak normy ISO 14001 dla wszystkich organizacji, nie tylko przedsiębiorstw przemysłowych. System EMAS jest systemem dobrowolnym. Spełnienie wymagań EMAS, potwierdzone przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego powoduje umieszczenie przedsiębiorstwa w rejestrze EMAS. W rejestrze mogą znajdować się tylko przedsiębiorstwa z terenu Unii Europejskiej. 2. PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE Terminy i definicje przytoczone są zgodne z aktualnie obowiązującą normą PN-EN ISO 14001:1998. Środowisko – otoczenie, w którym dział organizacja, z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności. Pojęcie otoczenia rozciąga się od wnętrza organizacji do systemu globalnego. Aspekt środowiskowy – element działań organizacji, jej wyrobów lub usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Znaczącym aspektem środowiskowym jest ten, który ma lub może mieć znaczący wpływ na środowisko Wpływ na środowisko – każda zmiana w środowisku, zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana działaniami organizacji, jej wyrobami lub usługami. 8 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Cel środowiskowy – ogólny cel wynikający z polityki środowiskowej, który organizacja ustaliła do osiągnięcia i który jest określony ilościowo, tam gdzie jest to możliwe. Efekty działalności środowiskowej – możliwe do zmierzenia wyniki funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego, związane ze sterowaniem przez organizację aspektami środowiskowymi, opartego na polityce, celach i zadaniach środowiskowych. Polityka środowiskowa – deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności środowiskowej, określająca ramy do działania i ustalania celów oraz zadań środowiskowych organizacji. Zadanie środowiskowe – szczegółowe wymaganie dotyczące efektów działalności środowiskowej, wyrażane ilościowo zawsze gdy jest to możliwe, mające zastosowanie do organizacji albo jej części, wynikające z celów środowiskowych, które należy określić oraz zrealizować aby osiągnąć te cele. Strona zainteresowana – jednostka lub grupa związana z efektami działalności środowiskowej organizacji, albo na którą mają wpływ efekty tej działalności. Organizacja – spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja albo jakakolwiek ich część lub kombinacja, samodzielna lub nie, publiczna lub prywatna o własnych zadaniach i administracji. W organizacjach, w których działa więcej niż jedna jednostka, pojedyncza jednostka może być zdefiniowana jako organizacja. Zapobieganie zanieczyszczeniom – stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które przyczyniają się do uniknięcia, zredukowania lub nadzorowania zanieczyszczeń, co może obejmować recykling, przetwarzanie zmiany procesu, mechanizmy nadzorowania, efektywne wykorzystanie środków i materiałów zastępczych. Potencjalnymi korzyściami wynikającymi z zapobiegania zanieczyszczeniom są: redukcja szkodliwego wpływu na środowisko, poprawa skuteczności i zmniejszenie kosztów. Ponadto w normie PN-EN ISO 19011:2003 została przedstawiona definicja auditu: Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. 9 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 W znowelizowanej normie ISO 14001:2004 wprowadzono następujące definicje: - auditor, - audit wewnętrzny, - działania korygujące, - działania zapobiegawcze, - dokument, - niezgodność, - procedura, - zapis. Definicje te zostały oparte na normie ISO 9000:2000. Ponadto zmienione zostały definicje pojęć środowiskowych tj.: ciągłe doskonalenie, system zarządzania środowiskowego, polityka środowiskowa, cele i zadania środowiskowe, zapobieganie zanieczyszczeniom, efekty działalności środowiskowej. 3. PRZEGLĄD WYMAGAŃ NORMY PN-EN ISO 14001:1998 wraz ze zmianami wynikającymi z ustanowienia normy ISO 14001:2004 pkt 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO. Zarządzanie środowiskowe jest częścią całego systemu zarządzania organizacją. Zarządzanie organizacją to realizacja czterech podstawowych elementów zmierzających do ciągłego doskonalenia, wg tzw. cyklu Deminga tj: • -planowanie, • -realizacja, • -sprawdzenie, • -poprawa. Podejście systemowe obejmuje ustalanie celów i zadań organizacji, następnie wprowadzenie ich w życie, monitorowanie i ocenę skuteczności prowadzonych działań a następnie usuwanie zidentyfikowanych w trakcie monitorowania nieprawidłowości co przyczynia się do ciągłej poprawy realizowanych działań. Zarządzanie środowiskowe obejmuje planowanie, sterowanie, nadzór i usprawnianie wszystkich działań organizacji w zakresie ochrony środowiska. System zarządzania środowiskowego według normy PN-EN ISO 9001: 1998 opiera się na zasadniczych elementach koncepcji Total Quality Management (TQM). Norma ta ustala metody zarządzania, a nie ich wynik. Nie jest to norma dla stanu środowiska czy poziomu emisji. Jest to norma z dziedziny zarządzania. Działania mające na celu wprowadzenie systemu zarządzania środowiskowego opierają się na założeniu, że doprowadzi on do poprawy funkcjonowania organizacji, a w konsekwencji do zminimalizowania jej negatywnego oddziaływania na środowisko. Organizacja musi również spełnić obowiązujące przepisy prawne w zakresie ochrony środowiska. 10 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Stosowanie normy jest dobrowolne, jednak kiedy organizacja pragnie poddać się procedurze certyfikacji systemu wymagania normy stają się dla organizacji obligatoryjne. Wykaz wytycznych dotyczących zasad, systemów i technik wspomagających, przy pomocy których może być konstruowany, opracowywany i wdrożony system określa norma PN-ISO 14004:1998 „Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających”. Norma ta zawiera praktyczne zalecenia dotyczące wdrożenia lub udoskonalenia systemu. Dostarcza organizacji porad dotyczących tego, jak efektywnie zainicjować, utrzymać i doskonalić system zarządzania środowiskowego. pkt. 4.1 WYMAGANIA OGÓLNE Zgodnie z tym punktem normy organizacja powinna ustanowić i utrzymywać system zarządzania środowiskowego. W praktyce oznacza to zaprojektowanie systemu dla potrzeb organizacji, następnie jego udokumentowanie celem spełnienia poszczególnych-szczegółowych wymagań niniejszej normy. Kolejnym etapem działań jest wdrożenie systemu - czyli wprowadzenie w życie wcześniej opracowanych zasad i sposobów postępowania. Tak wdrożony system organizacja powinna utrzymywać tj. stale postępować wg przyjętych zasad. Działanie systemowe to również doskonalenie systemu wynikające z jego monitorowania. Norma ISO 14001:2004 dodatkowo wprowadza w tym punkcie zapis zobowiązujący organizację do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania oraz udokumentowania zakresu systemu. Pkt.4.2 POLITYKA ŚRODOWISKOWA Zgodnie z normą PN-EN ISO 14001 najwyższe kierownictwo powinno określić i udokumentować politykę środowiskową. Wymagania jakie powinna spełniać polityka środowiskowa są następujące: • odpowiedniość do charakteru, skali oraz wpływów działań organizacji, jej wyrobów lub usług na środowisko, • konieczność zobowiązania organizacji do ciągłego doskonalenia, • konieczność zobowiązania organizacji do spełniania wymagań wynikających z ustawodawstwa i przepisów prawnych dotyczących środowiska oraz innych wymagań, które dotyczą organizacji. Ponadto polityka powinna być dostosowana do specyfiki organizacji oraz stanowić podstawę do określania celów i zadań środowiskowych. Polityka jest deklaracją i zobowiązaniem organizacji do podejmowania działań na rzecz ochrony środowiska, dlatego powinna być publicznie dostępna. 11 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 DOKUMENTOWANIE POLITYKI Organizacja opracowując następujące elementy: politykę środowiskową powinna w niej uwzględnić 1. Krótką informację o tym, czym zajmuje się organizacja oraz w jaki sposób oddziaływuje ona na środowisko. Takie podejście pozwala na wyraźne odniesienie polityki do konkretnej organizacji. 2. Odniesienie do zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych powiązanie ich z celami i zadaniami środowiskowymi. oraz np. „ ....działania naszej firmy mające na celu zminimalizowanie negatywnego oddziaływania na środowisko będą obejmowały : - ograniczenie emisji hałasu, optymalną gospodarkę energetyczną, optymalną gospodarkę odpadami.” 3. Zobowiązanie do zapobiegania zanieczyszczeniom np. .... firma podejmuje działania związane z realizacją Programu Czystszej Produkcji” 4. Odniesienie do spełnienia wymagań prawnych np. „....... zobowiązujemy się do przestrzegania przepisów prawnych i innych dotyczących ochrony środowiska” 5. Zobowiązanie do doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego np. „.....wdrożyliśmy, utrzymujemy i doskonalimy system zarządzania środowiskowego według wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998” 6. Deklarację Najwyższego Kierownictwa do przestrzegania postanowień wynikających z polityki np. „...Kierownictwo firmy deklaruje przestrzegania zobowiązań zawartych w niniejszej polityce” Polityka powinna być podpisana przez Dyrektora/Prezesa organizacji. Wymaganiem normy jest publiczne udostępnienie treści polityki przez organizację. Wiele organizacji wykorzystuje politykę w celach marketingowych, umieszczając ją w materiałach reklamowych lub na stronie internetowej. Polityka środowiskowa podlega przeglądowi z punktu widzenia jej aktualności i przydatności. Przegląd taki może zostać przeprowadzony w trakcie okresowych przeglądów najwyższego kierownictwa, co jest wymaganiem przedmiotowej normy. Dokument w postaci polityki środowiskowej powinien być zredagowany w sposób czytelny i zwięzły. 12 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 W normie ISO 14001:2004 zobowiązano organizację do zakomunikowania polityki środowiskowej wewnątrz organizacji nie tylko „wszystkim zatrudnionym” ale również osobom pracującym dla organizacji ( np. w formie samozatrudnienia ) lub w jej imieniu. Pkt. 4.2 PLANOWANIE Pkt. 4.2.1 ASPEKTY ŚRODOWISKOWE Wymaganiem normy jest określenie przez organizację aspektów środowiskowych swojej działalności, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Norma wymaga ustanowienia i wdrożenia procedury, określającej jak organizacja identyfikuje aspekty środowiskowe oraz określa te z nich, które mają znaczący wpływ na środowisko. Identyfikacji muszą podlegać te aspekty środowiskowe, które organizacja może nadzorować oraz te, na które może mieć wpływ. Wyznaczenie aspektów środowiskowych jest pierwszym krokiem do formułowania celów i zadań środowiskowych. Identyfikacja aspektów środowiskowych jest ciągłym procesem, który pozwala na określenie przeszłego, aktualnego i ewentualnego wpływu, zarówno pozytywnego jak i negatywnego, oddziaływań organizacji na środowisko. Należy w tym procesie uwzględnić również potencjalny wpływ przepisów prawnych i działań rynkowych na organizację. Istotne jest także uwzględnienie wpływu aspektu na zdrowie i bezpieczeństwo. Praktyczne wskazówki przy identyfikacji aspektów i ocenie związanego z nimi wpływu na środowisko zawiera norma PN-ISO 14004:1998 „Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających”. Zgodnie z wytycznymi ww. normy identyfikacja aspektów środowiskowych i ocena związanego z nimi wpływu na środowisko jest procesem, który może być zrealizowany w czterech etapach. Należą do nich: • wybór działania wyrobu lub usługi, • identyfikacja aspektów środowiskowych działania wyrobu lub usługi, • identyfikacja wpływu na środowisko, • ocena znaczenia wpływów. Przy dokonywaniu oceny znaczenia aspektów środowiskowych należy brać pod uwagę następujące zagadnienia. Z punktu widzenia środowiskowego: • • • • skalę wpływu, dotkliwość wpływu, prawdopodobieństwo wystąpienia, czas trwania wpływu. 13 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Z punktu widzenia organizacji: • • • • • • możliwe oddziaływanie przepisów i prawa, trudność dokonania zmiany wpływu, koszt dokonania zmiany wpływu, wpływ zmiany na inne działania i procesy, sprawy dotyczące zainteresowanych stron, wpływ na społeczny odbiór organizacji. Stan aktualny organizacji w odniesieniu do środowiska, pozwalający na zidentyfikowanie aspektów środowiskowych można określić przez wstępny przegląd środowiskowy. Wstępny przegląd środowiskowy pozwala na zebranie informacji o działalności środowiskowej organizacji. Norma PN-EN ISO 14001:1998 nie wymaga przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, niemniej taka „ocena aktualnego środowiskowego stanu organizacji” przynosi organizacji wiele korzyści i pozwala w sposób zorganizowany podejść do identyfikacji aspektów środowiskowych. Przedmiotem przeglądu jest między innymi: • identyfikacja środowiskowych wymagań prawnych dotyczących organizacji oraz określenie stopnia spełnienia tych wymagań przez organizację, • identyfikacja wpływu organizacji na środowisko wynikającego z prowadzonej działalności, • określenie praktyk postępowania organizacji w odniesieniu do środowiska, • identyfikacja nadzwyczajnych zagrożeń, wypadków środowiskowych oraz metod zapobiegania ich skutkom. DOKUMENTACJA Przegląd środowiskowy powinien być prowadzony przy udziale pracowników organizacji posiadających odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia takiej oceny. Przed przystąpieniem do wykonania przeglądu zespół przeglądowy powinien opracować zestaw zagadnień i pytań, które pozwoliłyby na sprawne i uporządkowane przeprowadzenie przeglądu. Zestaw taki może być źródłem pytań kierowanych do pracowników organizacji. Pomocnym może okazać się przekazanie listy pytań właściwym pracownikom czy komórkom organizacyjnym przed terminem przeglądu celem umożliwienia im przygotowania wyczerpującej informacji dotyczącej danego zagadnienia. Właściwy przegląd powinien skoncentrować się na posiadanej przez organizację dokumentacji, obejmować wizytację zakładu oraz prowadzenie rozmów z pracownikami, co pozwala na ocenę funkcjonowania organizacji w praktyce. Czas przeglądu nie jest określony i zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, jej złożoności oraz oddziaływania na środowisko. 14 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Poniżej przedstawiono przykładowy wykaz elementów, które powinien obejmować wstępny przegląd środowiskowy: 1. Cel przeglądu 2. Lokalizacja organizacji oraz charakterystyka środowiska otoczenia. 3. Przegląd działalności środowiskowej organizacji. 3.1. Gospodarka magazynowa i materiałowa (w tym materiałów pędnych i smarów) 3.2. Gospodarka energetyczna 3.3. Gospodarka odpadami 3.4. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania materiałów radioaktywnych 3.5. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania wyrobów zawierających azbest 3.6. Źródła zanieczyszczeń powietrza 3.6.1 Instalacje ochrony powietrza 3.7 Źródła hałasu 3.7.1. Emisja hałasu 3.8. Gospodarka wodno-ściekowa 3.8.1. Instalacje ochrony wód 4. Nadzwyczajne zagrożenia środowiska, awarie. 5. Ocena stanu spełnienia wymagań prawnych i innych związanych z działalnością organizacji. 6. Wnioski - zidentyfikowane aspekty środowiskowe. 7. Zalecenia poprzeglądowe dotyczące kierunków zmian i rozwoju. Przegląd środowiskowy jest jednym z elementów procesu identyfikacji aspektów środowiskowych. Zidentyfikowane w ten sposób aspekty poddaje się ocenie z punktu widzenia ich znaczenia i wpływu na środowisko. Organizacja powinna opracować i utrzymywać procedurę identyfikacji aspektów środowiskowych. Taka procedura powinna opisywać zasady określające sposób identyfikowania aspektów środowiskowych, ich rejestrowania, oceny istotności oraz ustalania aspektów znaczących. W procedurze powinna zostać określona odpowiedzialność przy realizacji jej postanowień. Poniżej przedstawiono przykładowy formularz, którego stosowanie pozwoli na ocenę aspektów środowiskowych. Formularz ten może stanowić załącznik do procedury identyfikacji aspektów środowiskowych. 15 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Podstawowym kryterium stosowanym przy identyfikacji i ocenie aspektów środowiskowych są wymagania prawne wynikające z obowiązujących aktów prawnych i wymagań specyficznych dla organizacji ( np. wymagań wynikających z decyzji reglamentacyjnych lub umów cywilno-prawnych). Tablica 1 Ocena aspektów środowiskowych L.p Aspekt Wpływ na Spełnienie środowiskowy środowisko wymogów prawnych Narażenie Częstość środowiska występoi ludzi wania Szkodliwość Wynik dla oceny środowiska ilość punktów Od 1 do 10 Od 1 do 10 Od 1 do 10 Od 1 do 10 Od 1 do 10 1 Przy ocenie aspektów wg skali punktowej należy wziąć pod uwagę stan zabezpieczeń organizacji przed negatywnym oddziaływaniem na środowisko, w odniesieniu do takich czynników jak: zasięg, ilość, ryzyko środowiskowe. W przypadku kryterium odnoszącego się do spełnienia wymagań prawnych, niespełnienie wymagań prawnych kwalifikuje aspekt jako znaczący bez względu na wynik wg pozostałych kryteriów oceny. Organizacja ustala, jaka suma punktów kwalifikuje aspekt do kategorii znaczących, umiarkowanych lub nieistotnych. W wyniku tak przeprowadzonej oceny organizacja środowiskowych związanych z jej funkcjonowaniem. tworzy rejestr aspektów W normie ISO 14001:2004 organizacja została zobowiązana wprost do udokumentowania informacji związanych z aspektami środowiskowymi. Działania te, mimo że nie wynikały z postanowień normy PN-EN ISO 14001:1998 i tak w praktyce przez większość organizacji były realizowane np. w postaci rejestru aspektów środowiskowych, rejestru znaczących aspektów środowiskowych i innych zapisów. p.k.t.4.3.2.WYMAGANIA PRAWNE I INNE Zgodnie z wymaganiami normy organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych i innych, związanych z funkcjonowaniem organizacji oraz jej aspektami środowiskowymi. Zadaniem organizacji jest zidentyfikowanie tych wymagań prawnych, które dotyczą organizacji. Przed przystąpieniem do określenia wymagań prawnych dotyczących organizacji przedsiębiorstwo musi zidentyfikować swoje aspekty środowiskowe, a następnie powiązać je z wymaganiami prawnymi. 16 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Wymagania prawne krajowe publikowane w Dzienniku Ustaw lub Monitorze Polskim to: - umowy międzynarodowe - ratyfikowane przez parlament, - ustawy - uchwalane przez parlament, - rozporządzenia – wydawane przez odpowiednich ministrów. Obok powszechnie obowiązujących przepisów krajowych istnieją również przepisy o charakterze regionalnym. Zaliczają się do nich rozporządzenia wojewody publikowane w dzienniku urzędowym wojewody, uchwały gminy czy plan zagospodarowania przestrzennego. Organizacja zobowiązana jest również do przestrzegania wymagań prawnych określonych w indywidualnych decyzjach administracyjnych dotyczących danej organizacji. Organizacja zobowiązana jest do uzyskania takiej decyzji oraz dotrzymania jej warunków. Do decyzji o charakterze reglamentacyjnym można zaliczyć m.in.: ♦ w procesie inwestycyjnym: - decyzję o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu - decyzję zezwalającą na wyłączenie gruntów rolnych lub leśnych z produkcji, - decyzję zezwalającą na usunięcie drzew i krzewów, - decyzję wyrażającą zgodę na rozwiązanie projektowe inwestycji, - pozwolenie na budowę, - pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego. ♦ w procesie produkcyjnym: - decyzję o dopuszczalnej emisji, - pozwolenie wodno-prawne, - decyzję o dopuszczalnym poziomie hałasu i wibracji przenikających do środowiska, - decyzje dotyczące odpadów (m.in. na wytwarzanie odpadów, gospodarcze wykorzystanie odpadów, uzgodnienie sposobu unieszkodliwiania i usuwania odpadów specjalnych), - koncesje geologiczne. 17 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Organami kompetentnymi z punktu widzenia podejmowania określonych decyzji reglamentacyjnych i innych w zakresie ochrony środowiska jest Wojewoda, Starosta, gmina, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, Marszałek Województwa. Pozostałe wymagania dotyczące organizacji to różne zobowiązania i umowy cywilnoprawne takie jak m.in. umowa z odbiorcą odpadów, umowa na pobór wody i zrzut ścieków, zobowiązania przyjęte dobrowolnie przez organizację lub jednostkę nadrzędną (spółkę-matkę). Spełnianie środowiskowych wymagań prawnych i innych dotyczących działania organizacji jest warunkiem koniecznym dla certyfikacji systemu na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 14001:1998. DOKUMENTACJA Norma wymaga procedury regulującej nadzór nad wymaganiami prawnymi mającymi zastosowanie do aspektów środowiskowych organizacji. Przedmiotem procedury są zasady przekazywania informacji o aktualnych zewnętrznych aktach normatywnych i decyzjach administracyjnych dotyczących działalności organizacji. Istotną zasadą rozpowszechniania tych dokumentów wewnątrz organizacji jest przekazywanie wymagań tylko w takim zakresie, który dotyczy poszczególnych komórek organizacyjnych. Zasady te powinna opisywać ww. procedura. W praktyce, w organizacjach opracowywany jest podlegający aktualizacji rejestr wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji i mających zastosowanie do aspektów środowiskowych. Prowadzenie rejestru nie jest wymagane przez normę PN-EN ISO 14001:1998, jest on jednak praktycznym, często stosowanym dokumentem. Spełnienie wymagania normy wymaga również nadzorowania odpowiednich przepisów prawnych oraz innych, co jednak jest zbieżne z wymaganiami dotyczącymi nadzoru nad dokumentacją w ramach systemu zarządzania środowiskowego. Norma ISO 14001:2004 wymaga określenia w jaki sposób wymagania prawne i inne odnoszą się do konkretnych aspektów środowiskowych zidentyfikowanych w organizacji co pozwoli na lepsze wykorzystanie tych informacji w utrzymaniu i doskonaleniu systemu. 18 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 pkt 4.3.3. CELE I ZADANIA Wymaganiem normy środowiskowych. jest ustanowienie udokumentowanych celów i zadań Cele i zadania środowiskowe powinny być ustanowione z uwzględnieniem: - znaczących aspektów środowiskowych, - wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji, - warunków finansowych i technologicznych, - wniosków z działań korygujących i zapobiegawczych, - punktu widzenia zainteresowanych stron. Dla każdego celu określane są zadania środowiskowe, których zrealizowanie pozwala na osiągniecie celu. Zadania środowiskowego mogą dotyczyć poszczególnych szczebli i komórek organizacyjnych. Tam gdzie to możliwe cele środowiskowe powinny być mierzalne. Należy zwrócić również uwagę na spójność celów z polityką środowiskową, zobowiązaniem do zapobiegania zanieczyszczeniom oraz ciągłego doskonalenia. Często w małych organizacjach trudno o zróżnicowanie celów i zadań środowiskowych. Niejednokrotnie są one jednakowe. Można stwierdzić, że jeśli cele mają często charakter długofalowy tak zadania mogą być krótkoterminowe. Często dla realizacji jednego celu koniecznym jest wyznaczenie wielu zadań szczegółowych. Aneks A normy PN-EN ISO 14001:1998 przedstawia kilka zaleceń, których zastosowanie może przyczynić się do lepszego określania celów i zadań środowiskowych. Zgodnie z tymi wytycznymi cele i zadania powinny być: - tam, gdzie to możliwe określone ilościowo i sformułowane w sposób umożliwiający pomiar stopnia ich realizacji, wyznaczone z uwzględnieniem możliwości zastosowania najlepszej dostępnej i ekonomicznie uzasadnionej technologii. Cele i zadania środowiskowe w praktyce wyznacza się po zidentyfikowaniu aspektów środowiskowych oraz określeniu aspektów znaczących. DOKUMENTACJA Norma wymaga, aby cele i zadania były udokumentowane. W praktyce oznacza to opracowanie rejestru celów i zadań środowiskowych. Często rejestr ten określa cele krótkoterminowe oraz perspektywiczne. Mimo, że norma nie wymaga procedury wyznaczania celów i zadań środowiskowych, wiele organizacji ze względu na wagę zagadnienia opracowuje taką procedurę opisującą 19 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 zasady ustalania i zatwierdzania celów i zadań środowiskowych. W procedurze tej powinny znaleźć się uregulowania dotyczące okresowego przeglądu celów i zadań oraz ich aktualizacji. Norma ISO 14001:2004 kładzie szczególny nacisk na parametryzację celów i zadań środowiskowych. W praktyce wymóg ten zastosowało już wiele organizacji posiadających wdrożony system zarządzania środowiskowego wykorzystując doświadczenia wynikające z certyfikacji systemów zarządzania jakością. pkt 4.3.4. PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Zgodnie z pkt. 4.3.4. normy PN-EN ISO 14001:1998 organizacja powinna opracować i realizować program osiągania celów i zadań środowiskowych. Wymagania tego punktu normy są ściśle powiązane z punktem 4.3.2 dotyczącym celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego to określenie sposobu realizacji celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego określa cele, zadania do wykonania, termin ich realizacji, koszt oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. Istotnym jest również określenie celów i zadań priorytetowych, które powinny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Realizacja programu uzależniona jest od wcześniejszej analizy poszczególnych zadań z punktu widzenia możliwości finansowych organizacji, zastosowanych rozwiązań oraz spodziewanych efektów. W trakcie realizacji programu powinien on być poddawany przeglądowi dla oceny stopnia jego realizacji. Norma wymaga również uwzględnienia w programie oceny wpływu na środowisko zastosowanych nowych opracowań i zmodyfikowanych działań. Program w swej istocie opracowany jest w celu uzyskania poprawy w oddziaływaniu środowiskowym organizacji, stąd tak istotne jest sprawdzenie czy nowe rozwiązanie nie przyczyni się do powstania dodatkowego wpływu na środowisko. DOKUMENTACJA Norma PN-ISO 14004:1998 zaleca, aby program został opracowany przez organizacje w formie tabelarycznej uwzględniającej cel środowiskowy i odpowiadające mu zadania. Dla każdego celu i zadania zaleca się określenie osoby odpowiedzialnej, środków przewidzianych na jego realizację oraz terminu realizacji. Program taki może być opracowany jako krótkoterminowy np. roczny oraz perspektywiczny-wieloletni. Norma nie zawiera wymagania odnośnie procedury regulującej zasady tworzenia programów zarządzania środowiskowego, a także zasady prowadzenia oceny działalności środowiskowej organizacji. Jeśli organizacja uzna, że opracowanie takiej procedury zapewni właściwe podejście do opracowywania, przeglądu, oceny stopnia realizacji i aktualizacji programów środowiskowych może taką procedurę opracować. 20 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Poniżej przedstawiono przykładowy sposób dokumentowania programu zarządzania środowis kowego Tabela 2 PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO L.p. Termin realizacji 1 Cel środowiskowy:................................... 2 Zadanie 1......................................................... Zadanie 2......................................................... Zadanie 3......................................................... Cel środowiskowy:...................................... Osoba Koszty Przewidywane odpowie- realizacji efekty dzialna za realizację Uwagi Zadanie 1........................................................ Zadanie 2......................................................... W normie ISO 14001:2004 wymagania punktu 4.3.3. Cele i zadania oraz 4.3.4 Program zarządzania środowiskowego zostały połączone i umieszczone w jednym punkcie. Ponadto wymaganie dotyczące uwzględniania w programie nowych wprowadzonych rozwiązań zostało zaakcentowane już w punkcie dotyczącym aspektów środowiskowych. Wynika to z faktu, że każda zmiana lub modyfikacja działań organizacji pociąga za sobą zmianę w aspektach, co w konsekwencji wpływa na zmianę programu środowiskowego. Pkt. 4.4 WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE 4.4.1 STRUKTURA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ Zgodnie z wymaganiami normy, w celu umożliwienia skutecznego zarządzania środowiskowego, odpowiedzialność i uprawnienia powinny być określone, udokumentowane i zakomunikowane. Poza tym, norma wymaga od kierownictwa organizacji zapewnienia środków niezbędnych do wdrożenia i funkcjonowania systemu. Pod pojęciem środków należy rozumieć zasoby ludzkie, specjalistyczne umiejętności, technologię i zasoby finansowe. Ponadto kierownictwo organizacji zobowiązane jest powołać swojego przedstawiciela, który nadzorować będzie system oraz informować o jego funkcjonowaniu kierownictwo organizacji. Informacje o systemie pozwolą na dokonanie przez kierownictwo przeglądu systemu oraz stanowić będą podstawę jego doskonalenia. DOKUMENTACJA Kierownictwo organizacji powinno w sposób formalny (np. zarządzeniem) powołać Pełnomocnika ds. systemu zarządzania środowiskowego. Należy również określić obowiązki i uprawnienia Pełnomocnika. Istotnym jest, aby Pełnomocnik cechował się odpowiednimi kwalifikacjami oraz autorytetem wśród pracowników 21 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 organizacji. Pozwoli mu to efektywnie sprawować nadzór nad systemem. W większych organizacjach można rozważyć powołanie zespołu wdrażającego system, w skład którego powinien wchodzić specjalista ds. ochrony środowiska. Zespół taki uczestniczy w przeglądzie środowiskowym, identyfikacji aspektów środowiskowych, pomaga w opracowywaniu dokumentacji systemowej. Norma wymaga, aby obowiązki i uprawnienia w zakresie systemu zarządzania środowiskowego były udokumentowane. Praktycznie realizuje się to poprzez wprowadzenie obowiązków związanych z systemem zarządzania środowiskowego do poszczególnych procedur, instrukcji oraz „Zakresów czynności służbowych” lub „Kart stanowisk pracy” tych pracowników, których praca związana jest z aspektami środowiskowymi organizacji. Należy zwrócić uwagę nie tylko na obowiązki pracowników, ale również ich uprawnienia. W normie ISO 14001:2004 zmieniono tytuł punktu na „Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia”. Rozszerzono pojęcie zasobów o infrastrukturę organizacyjną podobnie jak stanowi to norma ISO 9001:2000. pkt. 4.2 SZKOLENIE, ŚWIADOMOŚĆ I KOMPETENCJE Zgodnie z postanowieniem normy organizacja powinna zidentyfikować potrzeby szkoleniowe oraz przeszkolić tych pracowników, których praca może mieć znaczący wpływ na środowisko. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedurę zapewniającą, że pracownikom organizacji są znane : - znaczenie zgodności ich działania z polityką środowiskową, procedurami oraz pozostałymi wymaganiami systemu, - znaczący (aktualny lub potencjalny) wpływ ich pracy na środowisko oraz jego poprawę, - zadania i odpowiedzialności związane z wymaganiami systemu, - konsekwencje nie przestrzegania określonych procedur operacyjnych. Konieczne jest określenie i zapewnienie kompetencji personelu wykonującego pracę mającą znaczący wpływ na środowisko. Norma PN-ISO 14004:1998 zaleca, aby podwykonawcy, którzy wykonują pracę na terenie organizacji, lub firmy działające w imieniu organizacji potrafiły wykazać, że również ich pracownicy posiadają odpowiednią świadomość w zakresie wpływu na środowisko prowadzonych przez nich działań. Czasami, jeśli współpraca z podwykonawcą jest realizowana w obszarze o znaczącym oddziaływaniu na środowisko należałoby rozważyć przeszkolenie pracowników spoza organizacji. 22 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 DOKUMENTACJA Norma nie wymaga udokumentowanej procedury szkoleniowej. Niemniej jednak procedura taka ułatwia właściwe zrealizowanie celu szkoleń tj. stałego podnoszenia poziomu świadomości i kompetencji personelu. Procedura szkoleń powinna obejmować: - identyfikację potrzeb szkoleniowych, - planowanie szkoleń, - zasady realizacji szkoleń, - dokumentowanie szkoleń. Identyfikację potrzeb szkoleniowych należy rozpocząć od określenia kwalifikacji personelu, niezbędnych do realizacji powierzonych mu zadań, a następnie zbadania faktycznego poziomu posiadanych przez personel kwalifikacji. Planowanie szkoleń powinno obejmować ich zakres merytoryczny, osoby wytypowane do szkolenia oraz terminy realizacji. Szkolenia wewnętrzne w zakresie wymagań prawnych oraz zasad funkcjonowania systemu w organizacji mogą być prowadzone przez specjalistę ds. ochrony środowiska lub Pełnomocnika ds. systemu zarządzania środowiskowego. Należy również rozważyć ewentualne uczestnictwo osób szczególnie zaangażowanych w funkcjonowanie systemu w szkoleniach zewnętrznych, organizowanych przez wyspecjalizowane ośrodki szkoleniowe. Istotnym elementem do którego zobowiązuje norma w pkt. 4.5.3. jest utrzymywanie zapisów dotyczących szkoleń. Stanowią one dowód realizacji szkoleń oraz potwierdzenie kompetencji personelu. Norma ISO 14001:2004 wprowadza obowiązek szkoleń również dla osób pracujących dla organizacji ( np. w formie samozatrudnienia ) lub w jej imieniu. Należy utrzymywać zapisy dotyczące kompetencji i szkoleń. Obowiązek utrzymywania zapisów dotyczących szkoleń wynikał do tej pory z punktu 4.5.3 normy PN-EN ISO 14001:1998. Szkolenie podwykonawców, którego przeprowadzenie zaleca norma PN-ISO 14004:1998 zostało wprowadzone do wymagań normy ISO 14001:2004. pkt. 4.4.3 KOMUNIKOWANIE SIĘ Norma PN-EN ISO 14001:1998 wymaga ustanowienia i utrzymywania w organizacji procedury dotyczącej przepływu informacji związanych z zarządzaniem środowiskowym zarówno wewnątrz jak na zewnątrz organizacji. Wymiana zewnętrznej informacji powinna dotyczyć w szczególności zasad komunikowania się ze stronami zainteresowanymi. 23 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Zasady te powinny dotyczyć: - sposobu przyjmowania informacji wpływającej z zewnątrz, - analizy informacji i oceny jej znaczenia, - skierowania korespondencji do pracownika w organizacji, którego zadaniem będzie przygotowanie odpowiedzi, - skierowanie odpowiedzi do stron zainteresowanych. Przepływ informacji wewnątrz firmy powinien zapewniać zarówno dostęp poszczególnych pracowników do informacji z zakresu działalności środowiskowej jak również umożliwiać przekazywanie uwag i spostrzeżeń pracowników do różnych szczebli i komórek organizacyjnych. Z reguły w każdej organizacji istnieje wiele sformalizowanych oraz niesformalizowanych sposobów komunikowania się. Część z nich znajduje odzwierciedlenie np. w instrukcji kancelaryjnej czy zarządzeniach wewnętrznych. Zasady przepływu informacji dotyczących dokumentacji systemowej są natomiast opisane w poszczególnych procedurach i instrukcjach systemowych. DOKUMENTACJA Norma nie wymaga udokumentowanej procedury wewnętrznego i zewnętrznego komunikowania się. Informacja na temat zasad przepływu informacji może zostać ujęta np. w Księdze Zarządzania. Niemniej jednak, należałoby również rozważyć opracowanie procedury opisującej w sposób ramowy różne formy komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej celem zapewnienia skuteczności funkcjonowania systemu, która bez sprawnego przepływu informacji nie może zostać osiągnięta. Procedura taka powinna zawierać zasady postępowania z informacjami z zewnątrz oraz formy komunikacji wewnętrznej opisane często szczegółowo w innych dokumentach, takich jak: instrukcja kancelaryjna, pisma okólne, zarządzenia wewnętrzne, procedury, instrukcje. Należy również uwzględnić inne formy komunikacji takie, jak: poczta elektroniczna, tablice ogłoszeń, gazetki, radiowęzeł, narady, spotkania kierownictwa i załogi. W normie ISO 14001:2004 wprowadzono obowiązek udokumentowania decyzji odnośnie informowania zewnętrznego o znaczących aspektach środowiskowych organizacji. pkt.4.4.4 DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Postanowieniem normy PN-EN ISO 14001:1998 jest wymaganie opracowania w formie zapisu na papierze lub w postaci elektronicznej dokumentacji opisującej główne elementy systemu zarządzania środowiskowego i powiązania między nimi oraz zawierającej odnośniki do dokumentów związanych. 24 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Zgodnie z wymaganiem „udokumentowanej”: normy organizacja powinna posiadać w postaci - politykę środowiskową, - cele i zadania, - zakresy odpowiedzialności i uprawnień, - procedury badań i monitorowania, - procedurę oceny zgodności z prawem, - zapisy z auditów, przeglądów kierownictwa oraz ze szkoleń. Należy jednak zwrócić uwagę, że norma wymaga także procedur w obszarach, gdzie w wyniku ich braku system zarządzania środowiskowego okazałby się nieskuteczny. Nie należy również zapominać o tym, że dokumentowanie znacznie ułatwia organizacji wykazanie funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. Norma zostawia organizacji swobodę decydowania o kształcie i ilości dokumentacji systemowej. Powinno to zależeć od charakteru organizacji, jej wielkości, złożoności jej oddziaływań środowiskowych, kompetencji personelu, dotychczas stosowanych w organizacji sposobów zarządzania. Obszary, w których norma wymaga ustanowienia i utrzymywania procedur (niekoniecznie w postaci dokumentu) to: - identyfikacja aspektów środowiskowych, - identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych i innych, - uświadamianie pracowników i ustalanie potrzeb szkoleniowych, - zewnętrzne i wewnętrzne komunikowanie się, - nadzór nad dokumentami systemowymi, - sterowanie operacyjne w tym obszarze, gdzie brak procedury może spowodować odchylenia od polityki, celów i zadań, - identyfikacja potencjalnych wypadków i sytuacji awaryjnych, sposobu postępowania w tych sytuacjach oraz zapobiegania ich wystąpieniu, - monitorowanie i pomiar kluczowych charakterystyk procesów i działań, - wzorcowanie i wykorzystywanie wyposażenia do monitorowania, - okresowa ocena zgodności z odpowiednimi przepisami, - określanie odpowiedzialności i uprawnień w zakresie postępowania z niezgodnościami, działania korygujące i zapobiegawcze, - identyfikacja, utrzymywanie i dysponowanie zapisami środowiskowymi, - prowadzenie auditów systemu. Norma nie wymaga opracowania Księgi Zarządzania. Niemniej jednak dokument ten jest pomocny przy opisie systemu oraz wskazywaniu powiązań z dokumentami systemowymi, dotyczącymi poszczególnych wymagań normy. Księga stanowi również pomoc w prowadzeniu auditów systemu. Typowy układ Księgi oparty na wymaganiach normy PN-EN ISO 14001:1998 przedstawiono poniżej. 25 / 48 KSIĘGA SZŚ Rozdział : Numer edycji Księgi : Data edycji : Edycja rozdziału 0. Spis treści Księgi SZŚ Nr : Strona : Numer rozdziału 0 1 1.1 1.2 1.3 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6 5 Numer edycji rozdziału Tytuł rozdziału Data : Stron : Data edycji rozdziału Karta tytułowa Strony początkowe Wprowadzenie Deklaracja kierownictwa Cel i zakres stosowania Księgi SZŚ Opis Księgi SZŚ Terminologia i normy związane Informacje wstępne Prezentacja firmy Historia firmy Lokalizacja Opis procesów Oddziaływanie na środowisko System zarządzania środowiskowego Wymagania ogólne Polityka środowiskowa Planowanie Aspekty środowiskowe Wymagania prawne i inne Cele i zadania Program zarządzania środowiskowego Wdrażanie i funkcjonowanie Struktura i odpowiedzialność Szkolenie, świadomość i kompetencje Komunikowanie się Dokumentacja SZŚ Nadzór nad dokumentacją Sterowanie operacyjne Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie Sprawdzanie i działania korygujące Monitorowanie i pomiary Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze Zapisy Audit SZŚ Przegląd wykonywany przez kierownictwo Karta zmian Księgi SZŚ Załącznik nr 1 - Schemat organizacyjny Załącznik nr 2 - Wykaz procedur/instrukcji Z A T W I E R D Z A M: ……...................................................... Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Środowiskowego 26 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Format i objętość Księgi Zarządzania zależą od potrzeb organizacji, a decyzję w tej sprawie podejmuje Pełnomocnik lub zespół powołany do jej redagowania. Księga Zarządzania Środowiskowego powinna być zredagowana zwięźle, a wszystkie sformułowania jasne i jednoznacznie interpretowane. Budowa księgi, podział na rozdziały, układ graficzny stron, ich numeracja, powinny zapewniać możliwość łatwego wprowadzania zmian lub wymiany kart. Wskazane jest opracowanie księgi w taki sposób, aby możliwe było swobodne wyjmowanie poszczególnych kart. W Księdze należy opisywać wszystkie elementy systemu zarządzania środowiskowego. twierdzenia zawarte w Księdze obowiązują w skali całej organizacji. Nie zawiera ona jednak tego, co jest objęte tajemnicą lub stanowi własność firmy i nie może być udostępniane klientom. Procedura to określony sposób wykonywania czynności lub prowadzenia procesu. Procedura zawiera: cele i zakres działania, co powinno być zrobione i przez kogo, kiedy, gdzie i w jaki sposób powinno to być wykonane, jakie materiały, wyposażenie i dokumenty powinny być użyte oraz w jaki sposób powinno to być kontrolowane i zapisane. Procedury powinny być uzgodnione, dostępne dla personelu i zrozumiałe dla wszystkich, których dotyczą. Instrukcje wykonawcze, czyli instrukcje robocze, stanowiskowe kontrolne i badawcze mają charakter dokumentów wyłącznie wewnętrznych. Zawierają zwykle uregulowanie zaleceń dotyczących konkretnej pracy (instrukcji roboczych) oraz specyfikacje. Instrukcje zawierają wymagane do wykonania poszczególnych czynności czy operacji zasoby takie jak: personel, maszyny, narzędzia. Ponadto, w sposób szczegółowy precyzują sposób wykonania czynności czy operacji, precyzują kryteria prawidłowości wykonania oraz zapisy. Poniżej przedstawiono przykładową stronę tytułową procedury, opisującą zawartość procedury. Dla zachowania przejrzystości dokumentów proponuje się utrzymanie przyjętego spisu treści we wszystkich procedurach funkcjonujących w organizacji. 27 / 48 PROCEDURA SZŚ Edycja nr: 1 Data: Audit wewnętrzny Strona: ../ ... PS-...... Egzemplarz nr: Spis treści: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Cel procedury Przedmiot procedury Zakres stosowania procedury Terminologia Tryb postępowania Schemat graficzny procedury Odpowiedzialność Dokumenty przywołane Wykaz załączników Wykaz zapisów Rozdzielnik procedury Karta zmian procedury Imię i nazwisko Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: 28 / 48 Data Podpis Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 W procedurach często zamieszczane są schematy blokowe pozwalające w sposób graficzny przedstawić kolejność wykonywanych czynności czy operacji, podejmowanych decyzji oraz powstających dokumentów. Stosowanie schematów graficznych w procedurach znacznie poprawia ich czytelność. Wykorzystywane w opracowywaniu procedur symbole graficzne przedstawiono poniżej. start - początek procedury - proces, działanie - badanie - decyzja - działania korygujące - utworzenie dokumentu PS ... - symbol procedury koniec - koniec procedury Zapisy służą gromadzeniu i archiwizacji informacji. Informacje te wykorzystywane są następnie do wykazania zgodności z polityką środowiskową, obowiązującymi przepisami czy dokumentacją systemową. Ponadto informacje zawarte w zapisach służą do podejmowania działań doskonalących system. Norma ISO 14001:2004 w sposób szczegółowy określa rodzaj dokumentów, które powinny zostać ustanowione w systemie zarządzania środowiskowego. Są to: -polityka środowiskowa -cele i zadania środowiskowe -zakres systemu zarządzania środowiskowego, -inne dokumenty, w tym zapisy, których ustanowienie jest wymagane w pozostałych punktach norm. Pkt. 4.4.5 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ System zarządzania środowiskowego wymaga od organizacji ustanowienia i utrzymywania procedury nadzorowania dokumentacji. Nadzór nad dokumentacją ma zapewnić, że: - dokumentacja będzie dostępna wszędzie tam gdzie realizowane są działania związane z zarządzaniem środowiskowym, 29 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 - dokumenty będą sprawdzone zanim zostaną wydane do stosowania, dokumenty będą podlegały okresowym przeglądom, w razie potrzeby ich aktualizacji będą przeglądane przez ich autorów, nieaktualne dokumenty będą usunięte z miejsc stosowania i zabezpieczone przed przypadkowym użyciem, w przypadku konieczności zachowania dokumentów nieaktualnych, będą one odpowiednio oznaczone, dokumenty pochodzące z zewnątrz są identyfikowane i rozpowszechniane pod nadzorem. DOKUMENTACJA Procedura nadzoru nad dokumentacją ma określić sposoby postępowania przy: - zatwierdzaniu dokumentacji, - ustalaniu zasad rozpowszechniania dokumentacji - aktualizacji wybranych procedur, instrukcji niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmian, - zapewnieniu dostępności wybranych dokumentów we wszystkich miejscach, w których wykonywane są operacje regulowane dokumentem nadzorowanym, - usuwaniu dokumentów nieaktualnych z miejsc ich stosowania lub zabezpieczaniu przed ich użyciem, - oznaczaniu wszystkich zdezaktualizowanych dokumentów, których archiwizacja lub przechowywanie wynika z regulacji prawnych lub innych przyczyn, - ustalaniu zasad i czasu przechowywania dokumentacji. Dokumentami funkcjonującymi w organizacji są również: akty prawne i inne, normy, przepisy, umowy cywilno-prawne, specyfikacje, dokumentacja techniczno-technologiczna. Istotnym jest więc określenie sposobu nadzoru nad tymi dokumentami. Coraz częściej spotykaną formą dokumentacji jest dokumentacja w postaci elektronicznej, dostępna w wewnętrznej sieci komputerowej. Takie rozwiązanie ułatwia prowadzenie nadzoru nad dokumentacją, szczególnie w zakresie wprowadzania zmian i wycofywania wersji nieaktualnej. Dokumentacja w wersji elektronicznej sprawdza się w organizacjach, w których również pracownicy operacyjni, których praca związana jest z aspektami środowiskowymi mają umożliwiony dostęp do sieci komputerowej. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku funkcjonowania w organizacji dokumentacji w formie elektronicznej należy ściśle określić sposób jej nadzoru, obejmujący te same podstawowe elementy co w przypadku dokumentacji papierowej. Norma ISO 14001:2004 zwraca uwagę na objęcie nadzorem również dokumentów spoza organizacji, które są istotne dla funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. 30 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 pkt.4.4.6 STEROWANIE OPERACYJNE Sterowanie operacyjne związane jest z tymi obszarami funkcjonowania organizacji, które związane są ze znaczącymi aspektami środowiskowymi. Koncentruje się tam, gdzie te znaczące aspekty środowiskowe powstają. Zgodnie z postanowieniami normy organizacja powinna prowadzić swe działania operacyjne w ustalonych warunkach, tzn. zgodnie z założeniami polityki środowiskowej, ustalonymi celami i zadaniami. Jeśli w praktyce byłoby to utrudnione organizacja powinna ustanowić i utrzymywać udokumentowane procedury opisujące sposób postępowania, kryteria oceny ich funkcjonowania. Można stwierdzić, że sterowanie operacyjne jest pewną formą „zarządzania aspektami środowiskowymi”. Norma obliguje również organizację do ustanowienia i utrzymywania procedur dotyczących znaczących aspektów środowiskowych możliwych do zidentyfikowania, związanych z wyrobami i usługami, z których korzysta organizacja, a także informowania dostawców i podwykonawców o odpowiednich procedurach i wymaganiach. Jeśli organizacja uzna, że współpraca z dostawcami wyrobów i usług może mieć wpływ na środowisko należy rozważyć konieczność opracowania stosownych procedur czy instrukcji. Przy określaniu procedur dotyczących sterowania operacyjnego istnieje pełna analogia jak przy wyznaczaniu celów i zadań środowiskowych. Zarówno procedury operacyjne jak i cele i zadania środowiskowe związane są ze zidentyfikowanymi znaczącymi aspektami środowiskowymi. Można zatem stwierdzić, że aby system zarządzania środowiskowego funkcjonował prawidłowo i był skuteczny bardzo istotnym elementem jest właściwa identyfikacja znaczących aspektów środowiskowych. DOKUMENTACJA Opracowane przez organizację procedury dotyczące sterowania operacyjnego powinny zawierać informacje dotyczące : - realizacji procesów technologicznych, - świadczenia usług, - działalności projektowej dotyczącej wyrobów. Podstawą do opracowania procedur jest przyjęcie kryteriów operacyjnych dla poszczególnych działań, procesów, wyrobów i usług. Organizacja musi ustalić parametr związany z prowadzeniem procesu, wyrobem, usługą lub innym działaniem, który można monitorować, a w konsekwencji na niego wpływać. Kryteria operacyjne mogą dotyczyć parametrów technologicznych procesu (np. dopuszczalny poziom emisji zanieczyszczeń gazowych do powietrza) ale również wyrobów (rodzaj opakowania) czy zakupu surowców i materiałów (np. poziom zawartości popiołu w zakupywanym węglu). Najczęściej w organizacji funkcjonują dwa rodzaje dokumentów dotyczących sterowania operacyjnego: - procedury operacyjne określające zasady postępowania w odniesieniu do zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych. 31 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Przykładami takich dokumentów mogą być procedury: 1. Zarządzanie emisjami zanieczyszczeń do powietrza. 2. Gospodarka wodno-ściekowa. 3. Gospodarka materiałowa 4. Gospodarka odpadami oraz np. procedury 5. Projektowanie wyrobów/usług 6. Zakupy surowców i materiałów 7. Magazynowanie wyrobów gotowych - instrukcje operacyjne związane z procedurami operacyjnymi (np. instrukcja postępowania z odpadami przeznaczonymi do odzysku może być związana z procedurą „Gospodarki odpadami”). Często również kryteria operacyjne jak i zasady postępowania wprowadzane są do instrukcji już istniejących np. instrukcji technologicznych czy stanowiskowych (np. instrukcji obsługi kotła grzewczego). Ponadto, w ramach sterowania operacyjnego pomocnym mogą być zapisy w postaci rejestrów źródeł zanieczyszczeń środowiska, rejestrów odpadów, wyników pomiarów tych źródeł, rejestry stwierdzonych przekroczeń poziomów dopuszczalnych. W normie ISO 14001:2004 zasadnicze wymagania punktu 4.4.6 nie uległy istotnym zmianom. pkt. 4.4.7 GOTOWOŚĆ NA WYPADEK AWARII I REAGOWANIE NA AWARIE Wymaganiem normy jest, aby organizacja ustanowiła i utrzymywała udokumentowaną procedurę pozwalającą na identyfikację potencjalnych wypadków i sytuacji awaryjnych oraz reagowania na awarie. Procedura ta ma na celu zabieganie i zmniejszenie oddziaływania awarii na środowisko. Zapobieganie awariom realizowane jest poprzez: - właściwe, zgodne z dokumentacją techniczno-technologiczną prowadzenie procesów, - dbałość o dobry stan techniczny użytkowanych maszyn i urządzeń mogących spowodować zagrożenie dla środowiska, - znajomość wpływów środowiskowych wynikających z prowadzonej działalności, - bieżącą analizę zidentyfikowanych i potencjalnych zagrożeń. Stosowanie prewencji w zakresie zapobiegania awariom nie daje pełnej gwarancji na nie pojawienie się awarii. Dlatego istotnym jest właściwe przygotowanie się organizacji na takie sytuacje krytyczne. Stąd konieczność posiadania wcześniej opracowanych sposobów postępowania na wypadek ich wystąpienia. Procedury takie pozwalają zminimalizować negatywne skutki awarii jeśli są w miarę możliwości sprawdzone wcześniej w działaniu np. reagowanie na zagrożenie pożarowe, skażenie środowiska. 32 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Często zagrożenia dla środowiska wynikające z awarii powodują również zagrożenie dla pracowników organizacji. Nie istnieje ścisła granica między zabezpieczeniem ludzi i środowiska. W praktyce wskazane jest, aby procedury dotyczące postępowania na wypadek awarii zawierały informacje lub odniesienia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Specyfika postępowania z awariami powoduje, że w dużym stopniu postępowania uregulowane są odrębnymi aktami normatywnymi. W postępowaniu z awariami bardzo duże znaczenie mają szkolenia całej załogi w zakresie znajomości procedur, reagowania na sygnały alarmowe oraz praktyczne ćwiczenia i symulacje. DOKUMENTACJA Procedura ustala zasady profilaktyki w zakresie przeciwdziałania awariom oraz sposoby postępowania w przypadku ich wystąpienia. Przed przystąpieniem do opracowania procedury należy wyraźnie zidentyfikować potencjalne zagrożenia, zasięg ich oddziaływania, stopień narażenia środowiska i ludzi, a następnie określić metody minimalizowania skutków w przypadku ich wystąpienia. Zagrożeniami takimi mogą być np. - uwolnienie do środowiska substancji chemicznych, - pożar, - skażenie radioaktywne. Uwolnienie do środowiska substancji chemicznych może nastąpić w wyniku awarii linii produkcyjnej, transportu środków chemicznych (wycieki), magazynowania (rozszczelnienie butli z gazami), operacji technologicznych (przepompowywanie paliw). Reagowanie na awarie powinno być adekwatne do rodzaju i stopnia zagrożenia. Należy w procedurze ustalić sposoby reagowania (np. rodzaje sygnałów alarmowych). Niektóre organizacje stwarzające szczególne zagrożenie środowiskowe (np. stosowanie lub produkcja toksycznych środków przemysłowych) posiadają „Plan ratownictwa chemicznego”, określający zasady postępowania w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń środowiska. W przypadku wystąpienia awarii o dużym zasięgu oddziaływania istotna jest również współpraca w akcji usuwania awarii i jej skutków służb do tego powołanych spoza organizacji (Straż Pożarna, Ratownictwo Chemiczne). Ważne jest sprecyzowanie w procedurze wyraźnej odpowiedzialności poszczególnych pracowników, służb oraz personelu kierowniczego w podejmowaniu decyzji o rozmiarach i zasięgu akcji związanej z usuwaniem awarii, w tym również sposobów powiadamiania okolicznych mieszkańców, narażonych na skutki awarii. Procedura powinna także opisywać działania po awarii w zakresie analizy przyczyn, usuwania skutków i zapobiegania ponownemu jej wystąpieniu. Procedura ta powinna być przeglądana i weryfikowana w przypadku zmian w technologii, przepisach prawnych, zrealizowania działań inwestycyjnych mogących mieć negatywny wpływ na środowisko. W normie ISO 14001:2004 zasadnicze wymagania punktu 4.4.7 nie uległy istotnym zmianom. 33 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 pkt. 4.5 SPRAWDZANIE I DZIAŁANIA KORYGUJĄCE pkt. 4.5.1 MONITOROWANIE I POMIARY Norma wymaga udokumentowanej procedury zawierającej informacje dotyczące stałego lub okresowego monitorowania prowadzonych działań, pomiarów najważniejszych charakterystyk tych działań oraz zapisywania wyników pomiarów. Monitorowaniu i pomiarom podlegają te działania, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Procedura monitorowania jest ściśle powiązana ze sterowaniem operacyjnym. Pomiary należy prowadzić przy pomocy wyposażenia pomiarowego objętego nadzorem, pozwalającym na prawidłową interpretację uzyskanych wyników. Do prowadzenia monitorowania w niektórych obszarach zobowiązują organizację również wymagania prawne. Monitorowanie jest kluczowym elementem systemu zarządzania środowiskowego, dostarczającym dowody na funkcjonowanie systemu oraz stanowiącym punkt wyjścia do doskonalenia tego systemu, w myśl zasady, że tylko to co można zmierzyć podlega ulepszeniu. W praktycznej działalności organizacji monitorowanie nie ogranicza się jedynie do zapisywania wskazań urządzeń i przyrządów pomiarowych ale polega na analizie i obliczeniach (np. wielkość emisji wynikająca ze sprawności kotła i stosowanego paliwa). Norma wymaga od organizacji udokumentowanej procedury okresowej oceny zgodności funkcjonowania z wymaganiami prawnymi związanymi z aspektami środowiskowymi organizacji. DOKUMENTACJA Udokumentowana procedura w zakresie monitorowania i pomiarów powinna wskazywać: - sposoby nadzorowania poszczególnych procesów i działań związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi, w tym metody samokontroli, - rodzaje i częstość wykonywanych pomiarów, - wyposażenie pomiarowe, - sposoby nadzorowania wyposażenia pomiarowego, - rodzaj prowadzonych zapisów, - sposób analizy i okresowej kontroli zgodności uzyskanych wyników pomiarów z wymaganiami prawa. Procedura ta jest ściśle powiązana z procedurami operacyjnymi. Dopiero łączne stosowanie procedur operacyjnych i monitorowania pozwala na pełny nadzór nad realizowanymi procesami i działaniami organizacji, związanymi z jej znaczącym oddziaływaniem na środowisko. 34 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Wymaganie dotyczące oceny zgodności funkcjonowania organizacji z wymaganiami prawnymi zostały w normie ISO 14001:2004 wyodrębnione w nowym punkcie ze względu na priorytetowe znaczenie tych działań. Ponadto zniesiono wymóg opracowania udokumentowanych procedur dotyczących monitorowania i pomiarów ze względu na to, że w większości decyzji reglamentacyjnych lub w innych wymaganiach (np. w umowach cywilno-prawnych) zamieszczone są szczegółowe zasady monitorowania i nadzoru nad aspektami środowiskowymi. pkt. 4.5.2 NIEZGODNOŚCI ORAZ DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Niezgodność wg normy ISO 9000:2000 to niespełnienie wymagania. Zatem za niezgodność należy uznać każde odstępstwo od wymagań normy lub ustalonych przez organizację sposobów postępowania. Niezgodność w ramach systemu zarządzania środowiskowego może dotyczyć: - niespełnienia przez organizację przepisów prawnych w zakresie ochrony środowiska (dotyczy to zarówno przepisów krajowych jak i innych obowiązujących daną organizację), - odstępstw od polityki środowiskowej oraz związanych z nią celów i zadań środowiskowych, - realizowanych procesów i działań w ramach systemu, wynikających z przyjętego przez organizacje sposobu postępowania, - nie osiągania przez organizację przyjętych kryteriów dotyczących poszczególnych działań i procesów, ujawnionych w trakcie monitorowania. Zasadą określoną w normie, zgodnie z cyklem doskonalenia Deminga jest wymaganie podjęcia w przypadku wykrycia niezgodności działań korygujących. Działania korygujące ( według normy ISO 9000:2000) to działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji. Istotnym elementem normy jest również zasada ciągłego doskonalenia. Wymusza ona na organizacji nie tylko odpowiedź na wykryte niezgodności, ale również czynne zaangażowanie się w podejmowanie działań zapobiegawczych, jako odpowiedzi na potencjalne niezgodności. Działania zapobiegawcze (według normy ISO 9000:2000 ) to działania w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej. Działania korygujące najczęściej podejmowane są w wyniku: - stwierdzonych niezgodności w czasie auditów wewnętrznych i zewnętrznych, okresowo prowadzonych przeglądów systemu, bieżącego nadzoru nad realizowanymi procesami i działaniami, prowadzonych w organizacji ocen wpływu na środowisko, monitorowania procesów i działań, zgłaszanych przez strony zainteresowane uwag i skarg, zgłaszanych przez pracowników uwag i spostrzeżeń, dotyczących oddziaływania środowiskowego organizacji. 35 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Działania zapobiegawcze uruchamiane są na podstawie: - wyników auditów, - w przypadku powtarzania się tych samych problemów przy realizacji procesów, - wyników analizy przyczyn zaistniałych niezgodności, - zgłoszeń pracowników dotyczących potencjalnej niezgodności, - uwag i skarg zgłaszanych przez strony zainteresowane. Rozmiar podejmowanych działań korygujących czy zapobiegawczych uzależniony jest od natury wykrytej niezgodności. Należy przeanalizować „ważność stwierdzonego problemu” z punktu widzenia jego wpływu na środowisko i stosownie do wyników tej analizy podejmować działania. Mogą one być natychmiastowe, mogą również zostać rozłożone w czasie, szczególnie wtedy gdy ich wprowadzenie wiąże się ze znacznymi nakładami finansowymi. Ważnym elementem prawidłowej realizacji działań korygujących i zapobiegawczych jest ocena ich skuteczności. Jeśli podjęte działania okazały się nieskuteczne, należy na nowo przeanalizować problem i podjąć inne działania mające na celu zwiększenie skuteczności i efektywności. Tylko takie postępowanie z wykrytymi i potencjalnymi niezgodnościami posiada znamiona działania uporządkowanego i odpowiadającego założeniom systemu zarządzania środowiskowego. DOKUMENTACJA Norma PN-EN ISO 14001:1998 wymaga od organizacji ustanowienia i utrzymywania procedury w celu określenia odpowiedzialności i uprawnień w zakresie postępowania z niezgodnościami, badania ich przyczyn oraz podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych. Mimo, że procedura ta nie jest wymagana w formie udokumentowanej to jednak posiadanie przez organizację takiej procedury zdecydowanie porządkuje wszelkie działania podejmowane w wyniku zidentyfikowania istniejących czy potencjalnych niezgodności. Procedura powinna opisywać metodę postępowania z niezgodnościami. Przede wszystkim zaś określać: - sposób identyfikacji niezgodności od momentu jej wykrycia do zgłoszenia, - sposób rejestrowania niezgodności, - ocenę niezgodności, - analizę przyczyn wystąpienia, - określenie rodzaju podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych, - ocenę skuteczności wprowadzonych działań. W procedurze należy określić osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych jej etapów. Wprowadzone działania korygujące i zapobiegawcze muszą zostać udokumentowane, co stanowi dowód na ich zrealizowanie. Ponadto, rezultaty tych działań są jednym z elementów danych wejściowych do przeglądu systemu prowadzonego przez kierownictwo organizacji. W związku ze zmianami w terminologii dotyczącymi definicji działań korygujących i zapobiegawczych wymagania tego punktu normy w ISO 14001:2004 zostały dostosowane do założeń normy ISO 9001:2000. 36 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 pkt. 4.5.3 ZAPISY Zapisy środowiskowe są bardzo istotnym elementem systemu środowiskowego, ponieważ stanowią potwierdzenie jego funkcjonowania. zarządzania Zgodnie z wymaganiem normy PN-EN ISO 14001:1998 organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedurę identyfikacji, utrzymywania i dysponowania zapisami środowiskowymi. Zapisy środowiskowe mogą obejmować: - informacje związane z mającymi zastosowanie przepisami prawnymi i innymi wymaganiami dotyczącymi środowiska, - zapisy dotyczące skarg stron zainteresowanych, - zapisy ze szkoleń, - informacje dotyczące realizacji procesów, - informacje dotyczące usług, - zapisy dotyczące kontroli, obsługi i wzorcowania, - zapisy dotyczące odpowiednich wykonawców i dostawców, - raporty dotyczące sytuacji awaryjnych, - informacje dotyczące gotowości na wypadek awarii i reagowania na awarie, - informacje dotyczące znaczących aspektów środowiskowych, - wyniki auditów, - zapisy z przeglądów wykonywanych przez kierownictwo. DOKUMENTACJA Procedura nadzoru nad zapisami powinna regulować zasady sporządzania, nadzorowania, przechowywania, udostępniania oraz archiwizacji zapisów środowiskowych. Istotnym jest takie zorganizowanie nadzoru nad zapisami, aby zapewnić ich: - czytelność, - identyfikację, - dostępność dla uprawnionych osób, - bezpieczeństwo przechowywania, - odpowiedni do ważności zapisów okres przechowywania. W normie ISO 14001:2004 rodzaje prowadzonych zapisów zostały przyporządkowane poszczególnym wymaganiom normy, natomiast punkt dotyczący zapisów zawiera ogólne wymagania związane z nadzorem nad zapisami. 37 / 48 ozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 pkt. 4.5.4 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Norma PN-EN ISO 14001:1998 nakłada na organizację obowiązek opracowania i wdrożenia procedury auditów wewnętrznych systemu. Celem auditu środowiskowego jest uzyskanie obiektywnych dowodów, że system jest zgodny z: zaplanowanymi działaniami związanymi z zarządzaniem środowiskowym, zasadami przyjętymi przez organizację, określonymi w dokumentacji systemowej i właściwie wdrożony. W wyniku auditu uzyskuje się obiektywne dowody na funkcjonowanie systemu. Wyniki auditów stanowią dane wejściowe do przeglądu systemu przez kierownictwo. Aby audity mogłyby być wykorzystywane jako narzędzie do monitorowania i doskonalenia systemu, muszą być prowadzone w sposób zorganizowany, tzn. zaplanowany, bezstronny oraz przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach. Norma wymaga ustanowienia i utrzymywania programów auditów wewnętrznych. Szczegółowe zasady wykonywania auditów środowiskowych oraz kryteria kwalifikowania auditorów zostały przedstawione w normie PN-EN ISO 19011:2003 „Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego”. DOKUMENTACJA Procedura auditu wewnętrznego powinna określać sposób planowania i realizacji auditów wewnętrznych. Organizacja nie musi takiej procedury udokumentować, niemniej jednak musi utrzymywać zapisy z prowadzonych działań. Procedura dotyczy trybu postępowania przy: − planowaniu auditów, − przygotowaniu i prowadzeniu auditów, − działaniach poauditowych, − dokumentowaniu wyników auditów. Planowanie auditów obejmuje przygotowanie programu auditów sporządzanego przez Pełnomocnika ds. SZŚ. Program opracowuje się z uwzględnieniem ważności auditowanych obszarów z punktu widzenia ich wpływu na środowisko, wyników wcześniejszych auditów oraz wyników przeglądu systemu. Oprócz planowych auditów dopuszcza się prowadzenie auditów dodatkowych wynikających z bieżących potrzeb systemu. 38 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Etap przygotowania i działań auditowych obejmuje powołanie zespołu do przeprowadzenia auditu i powołanie auditora wiodącego (inicjowanie auditu), który odpowiedzialny jest za opracowanie planu auditu i właściwe jego przeprowadzenie. Działania poauditowe polegają na realizacji działań korygujących lub zapobiegawczych wynikłych z niezgodności i uwag stwierdzonych w trakcie auditu. Za działania te odpowiedzialność ponosi osoba odpowiedzialna za auditowany obszar. Dokumentami związanymi z auditami wewnętrznymi są: - program auditów obejmujący ich zakres oraz częstość wykonywania, - plan auditu opracowywany na potrzeby poszczególnych auditów, - raport z auditu. W normie ISO 14001:2004 zmieniono tytuł punktu na „Audit wewnętrzny” oraz wprowadzono zmiany wynikające z ustanowienia nowej normy PN-EN ISO 19011:2003. W treści punktu dodano wymaganie dotyczące obiektywności i niezależności auditorów. pkt. 4.6 PRZEGLĄD WYKONYWANY PRZEZ KIEROWNICTWO Zadaniem przeglądu wykonywanego przez kierownictwo organizacji jest zapewnienie stałej przydatności i skuteczności systemu. Przegląd systemu powinien obejmować: - analizę auditów i działań poauditowych, - cele środowiskowe oraz stopień ich realizacji, - przegląd polityki środowiskowej z punktu widzenia jej odpowiedniości i aktualności, - aktualność założeń SZŚ w świetle zmieniających się warunków, - opinie stron zainteresowanych. Ocenę przydatności polityki należy prowadzić w odniesieniu do: - zmieniającego się ustawodawstwa, - zmieniających się oczekiwań i wymagań zainteresowanych stron, - zmian usług lub działań organizacji, - postępu w nauce lub technologii, - doświadczeń zdobytych w wyniku zaistniałych zdarzeń, - preferencji rynku, - sporządzanych sprawozdań i komunikowania się. Norma PN ISO 14004:1998 zaleca, aby przegląd systemu obejmował również ocenę jego skuteczności, czyli w jaki sposób funkcjonujący system przyczynia się do poprawy oddziaływania organizacji na środowisko. Minimalizowanie negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko jest bowiem nadrzędnym celem i istotą wdrażania systemu zarządzania środowiskowego. DOKUMENTACJA Norma nie wymaga opracowywania procedury dotyczącej przeglądu systemu zarządzania środowiskowego. Koniecznym jest jedynie utrzymywanie zapisów z dokonywanych przeglądów. 39 / 48 Rozdział 2 ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKOWE NORMY ISO SERII 14000 Zapisami tymi są: - powiadomienie o przeglądzie, - ocena systemu przygotowana przez Pełnomocnika na podstawie informacji uzyskanych od poszczególnych działów i komórek organizacyjnych oraz zrealizowanych działań korygujących i zapobiegawczych, - protokół z przeglądu, obejmujący zalecenia do realizacji oraz odpowiedzialnych za ich wykonanie. Norma ISO 14001:2004 precyzuje zakres danych wejściowych do przeglądu systemu analogicznie jak w przypadku normy ISO 9001:2000. Pozwala to na jednoznaczne określenie przedmiotu przeglądu, a tym samym poprawia jego skuteczność. 40 / 48 Rozdział 3 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 1. RODZAJE AUDITÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Rozpowszechnienie auditu jako narzędzia do badania i oceny systemu zarządzania, stało się powodem do ujednolicenia metodyki przeprowadzania auditów. Wytyczne do auditowania systemu zarządzania środowiskowego zawarte są w normie PN-EN ISO 19011:2003. Norma te jest szczególnie istotna w odniesieniu do auditów zewnętrznych – certyfikacyjnych, w wyniku których następuje potwierdzenie zgodności systemu zarządzania organizacji z wymaganiami normy, w celu wydania certyfikatu systemu zarządzania środowiskowego przez uprawnioną jednostkę. Zawarte w niej wytyczne mogą być jednak pomocne przy organizowaniu auditów wewnętrznych w organizacji. Definicja auditu zamieszczona w normie PN-EN ISO 19011:2003 brzmi następująco: „ audit jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu”. Dowodem z auditu są zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania. Kryteria auditu to zestaw polityk, procedur lub wymagań. Audit nie jest formą nadzorowania, inspekcją czy kontrolą. Działania auditowe są elementem monitorowania i sterowania systemem i realizowane są przez auditorów o odpowiednich kwalifikacjach. Audit jest przeprowadzany przez osoby, które nie są bezpośrednio zaangażowane w pracę auditowanego obszaru, dlatego też wyniki auditu mogą być obiektywne. Auditorzy środowiskowi oprócz wiedzy w zakresie metodyki i sposobu realizacji auditu powinni wykazywać się znajomością zagadnień dotyczących ochrony środowiska oraz odpowiednią wiedzą techniczną. Wskazana jest również znajomość przynajmniej w stopniu ogólnym wymagań prawnych w tym obszarze. Norma PN-EN ISO 19001 :2003 wprowadziła pojęcie „eksperta technicznego” jako osoby, która służy zespołowi auditującemu specjalistyczną wiedzą i umiejętnościami. Ekspert techniczny nie działa w zespole auditującym jako auditor. W auditach systemu zarządzania środowiskowego rola eksperta technicznego sprowadza się między innymi do szczegółowej identyfikacji i interpretacji wymagań prawnych oraz charakterystyk działań związanych ze sterowaniem operacyjnym. Tylko wszechstronne przygotowanie auditora środowiskowego pozwala na dokonanie prawidłowej oceny funkcjonowania systemu. Klasyfikacja auditów Audit pierwszej strony (wewnętrzny) - przeprowadzany jest z inicjatywy kierownictwa danej organizacji na jej potrzeby i z reguły przez własnych auditorów. Organizacja może zlecić wykonanie auditu wewnętrznego osobom spoza organizacji, co w głównej mierze dotyczy małych firm. W czasie prowadzenia auditu wewnętrznego następuje weryfikacja dokumentacji 41 / 48 Rozdział 3 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO systemowej (księgi zarządzania, procedur, instrukcji) z punktu widzenia ich zgodności z wymaganiami normy oraz założeniami przyjętymi przez organizację. Wykonanie zaplanowanych auditów wewnętrznych przyczynia się do utrzymania i doskonalenia systemu. Audit drugiej strony (klientowski) – przeprowadzany jest przez auditorów klienta lub strony zainteresowanej. Stroną zainteresowaną mogą być w tym przypadku np. instytucje kredytujące inwestycje środowiskowe. Celem takiego auditu jest określenie zdolności organizacji do spełnienia wymagań środowiskowych. Audit trzeciej strony (audit certyfikujący) – jest przeprowadzany przez niezależnych i obiektywnych auditorów jednostki certyfikującej, na wniosek organizacji. Celem takiego auditu jest potwierdzenie przez niezależną stronę trzecią zgodności systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami normy PN-EN ISO 14001:1998. Pozytywny wynik auditu jest podstawą do wydania certyfikatu dla organizacji. Audity wewnętrzne służą przede wszystkim utrzymaniu i doskonaleniu systemu zarządzania środowiskowego, natomiast audity zewnętrzne przeprowadzane są dla potwierdzenia zgodności tego systemu z wymaganiami normy. DZIAŁANIA AUDITOWE Na działania auditowe składają się następujące etapy: -inicjowanie auditu, -przeprowadzenie przeglądu dokumentów, -przygotowanie działań auditowych realizowanych na miejscu, -prowadzenie działań auditowych na miejscu, -przygotowanie, zatwierdzenie i rozpowszechnianie raportu z auditu, -zakończenie auditu, -przeprowadzenie działań poauditowych. Inicjowanie auditu Proces inicjowania auditu obejmuje: - wyznaczenie auditora wiodącego przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie programem auditów, - określenie celów auditu, zakresu i kryteriów, - określenie wykonalności auditu przy uwzględnieniu dostępności wystarczającej i odpowiedniej informacji do planowania auditu oraz adekwatny czas i zasoby, - wyznaczenie zespołu auditującego, - nawiązanie pierwszego kontaktu z auditowanym. 42 / 48 Rozdział 3 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Auditora wiodącego (lidera zespołu auditowego) – osobę przyjmującą na siebie pełną odpowiedzialność za wykonanie auditu oraz za sporządzenie raportu z auditu wyznacza zarządzający programem auditów w organizacji. Pozostałych członków zespołu auditowego i/lub ekspertów technicznych wyznacza auditor wiodący w porozumieniu z zarządzającym programem przy akceptacji jednostki auditowanej. Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji Przeglądu dokumentacji powinno się dokonać przed podjęciem działań auditowych. Dokumentacja może obejmować odpowiednie dokumenty i zapisy systemu zarządzania oraz raporty z poprzednich auditów. Przygotowanie działań realizowanych na miejscu Przygotowanie działań realizowanych na miejscu obejmuje: - przygotowanie planu auditu -przydzielenie pracy zespołowi auditującemu, -przygotowanie dokumentów roboczych (lista kontrolna pytań, formularze do zapisywania informacji) Przeprowadzenie działań auditowych na miejscu W ramach działań realizowanych na miejscu można wyszczególnić następujące elementy: - przeprowadzenie spotkania otwierającego, - komunikowanie się podczas auditu, - zbieranie i weryfikowanie informacji, - opracowanie ustaleń z auditu wskazujących na zgodność lub niezgodność z kryteriami auditu, a także wskazujących na możliwość do doskonalenia, - przygotowanie wniosków z auditu, które mogą dotyczyć zakresu zgodności systemu zarządzania z kryteriami, skuteczności wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu oraz zdolności procesów do osiągania celów, - przeprowadzenie spotkania zamykającego. 43 / 48 Rozdział 3 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Przygotowanie, zatwierdzenie i rozpowszechnianie raportu z auditu Raport z auditu powinien obejmować: - cele auditu, - zakres auditu, - identyfikację klienta auditu, - identyfikację auditora wiodącego i członków zespołu auditującego, - daty i lokalizację działań auditowych, - kryteria auditu, - ustalenia z auditu, - wnioski z auditu. Raport z auditu powinien zostać zatwierdzony zgodnie z procedurą dotyczącą auditów i przekazany w uzgodnionym terminie klientowi auditu. Zakończenie auditu Audit jest zakończony, jeśli wszystkie działania opisane w planie auditu zostały wykonane oraz został przekazany klientowi zatwierdzony raport z auditu. Przeprowadzenie działań poauditowych Działania poauditowe są realizowane przez auditowanego w uzgodnionym terminie i nie są uważane za część auditu. Istotnym jest weryfikacja skuteczności podjętych działań korygujących, która może być częścią następnego auditu. 2. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA ROZMÓW AUDITOWYCH Prowadzenie rozmów jest główną metodą zdobywania informacji przez auditora i wymaga od niego pewnych umiejętności w zakresie metod komunikowania się. W celu uzyskania dużej ilości informacji oraz efektywnego wykorzystania czasu trwania auditu auditor powinien stosować pytania typu otwartego (w uzasadnionych przypadkach), zadawać pytania zamknięte oraz wykorzystywać zasadę tzw. aktywnego słuchania. 44 / 48 Rozdział 3 AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Pytania otwarte są pytaniami, które nie narzucają sposobu odpowiedzi i zmuszają rozmówcę do szerokiej wypowiedzi. Pytania takie pozwalają auditorowi na uzyskanie wielu informacji na temat zasad postępowania oraz przebiegu działań. Przeciwieństwem pytań otwartych są pytania zamknięte, zakładające jedynie możliwość krótkiej odpowiedzi twierdzącej lub przeczącej. Stosowane są wówczas, kiedy auditor chce uzyskać potwierdzenie, że relacjonowana sytuacja została właściwie zrozumiana. Aktywne słuchanie jest metodą szczególnie przydatną w przypadku dłuższych wypowiedzi rozmówcy oraz w sytuacji, kiedy ważne jest dokładne zrozumienie sensu wypowiedzi. Polega on na zadawaniu pytań otwartych, a następnie podsumowaniu sensu odpowiedzi celem uzyskania akceptacji rozmówcy. Zaletą aktywnego słuchania jest unikanie nieporozumień oraz uchwycenie sensu wypowiedzi. Inną formą pytań są pytania sugerujące odpowiedź oraz pytania alternatywne. Należy z nich korzystać jedynie w wyjątkowych przypadkach chcąc ustalić stan faktyczny. Pytania te nie są życzliwie przyjmowane przez rozmówcę. 45 / 48 Rozdział 4 WDRAŻANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 1. METODYKA WDRAŻANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Doświadczenia firm wdrażających system zarządzania środowiskowego wykazały , że najbardziej optymalnym sposobem wdrażania jest postępowanie według poniższych etapów. 1. Wstępny przegląd środowiskowy. 2. Identyfikacja oddziaływań na środowisko. 3. Powołanie Pełnomocnika oraz zespołu wdrożeniowego, w którego skład wchodzą również specjaliści z zakresu ochrony środowiska. 4. Określenie wymagań prawnych i innych. 5. Identyfikacja znaczących aspektów środowiskowych. 6. Sformułowanie polityki środowiskowej. 7. Określenie celów i zadań środowiskowych. 8. Opracowanie programu środowiskowego. 9. Szkolenia : kierownictwa, zespołu wdrożeniowego, personelu, którego praca ma znaczący wpływ na środowisko, oraz auditorów wewnętrznych. 10. Dokumentowanie systemu: - opracowanie procedur, instrukcji - opracowanie Księgi Zarządzania. 11.Systematyczne wdrażanie opracowanych dokumentów. 12.Prowadzenie zapisów środowiskowych. 13.Audity wewnętrzne. 14. Przegląd systemu przez Kierownictwo. Tak przyjęty sposób postępowania gwarantuje optymalne i szybkie wdrożenie systemu. Czas wdrożenia w dużej mierze uzależniony jest od zaangażowania zespołu oraz załogi. Organizacja może również skorzystać z konsultanta zewnętrznego, którego pomoc usprawni wdrażanie systemu i pozwoli na dokonanie obiektywnej oceny zrealizowanych prac. 46 / 48 Rozdział 4 WDRAŻANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 2. KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z FUNKCJONOWANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA SRODOWISKOWEGO Korzyści wynikające z wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego można podzielić na: -korzyści wewnętrzne, do których należą : - zmniejszenie ilości wytwarzanych zanieczyszczeń i odpadów oraz redukcja kosztów ich utylizacji - wzrost produktywności poprzez optymalizację zużycia energii, surowców, materiałów, - poprawa warunków pracy w wyniku zmniejszenia oddziaływań środowiskowych. -korzyści zewnętrzne, do których należą: - poprawa stanu środowiska otoczenia, - poprawa relacji pomiędzy organizacją a lokalną społecznością, - zwiększone zaufanie klientów i kontrahentów, - nowe możliwości rynkowe, - oferowanie lepszych warunków dla inwestorów. Ponadto, do najistotniejszych korzyści wynikających z wdrożonego systemu zarządzania można zaliczyć: - korzyści marketingowe wśród których można wyróżnić: - poprawę renomy firmy, - możliwość przedstawiania klientom i stronom zainteresowanym, że organizacja spełnia oczekiwania środowiskowe, - osiągnięcia korzyści w dziedzinie public relations, - możliwość konkurowania na rynkach, gdzie stawiane są wysokie wymagania w dziedzinie ochrony środowiska, - korzyści urzędowo-administracyjne, takie jak: - łatwiejsze uzyskiwanie przez organizację zezwoleń na rożne rodzaje działalności, - dostęp do kredytów inwestycyjnych z zakresu ochrony środowiska, - zmniejszenie ilości kontroli zewnętrznych, - wyeliminowanie kar wynikających z niespełnienia wymagań prawnych, - zmniejszenie opłat za korzystanie ze środowiska, - zmniejszenie składek ubezpieczeniowych. 47 / 48 Rozdział 4 WDRAŻANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 3.CERTYFIKACJA SYSTEMU ZARZADZANIA ŚRODOWISKOWEGO Certyfikacją systemu zarządzania środowiskowego w kraju zajmuje się wiele jednostek certyfikujących krajowych i zagranicznych. Decyzja o poddaniu się procesowi certyfikacji przez stronę trzecią może zostać podjęta z chwilą kiedy: - system został zaprojektowany, wdrożony i funkcjonuje w organizacji zgodnie z wymaganiami normy ISO 14001, - zostały spełnione przez organizację wymagania prawne i inne, - personel organizacji został przeszkolony z zakresu systemu, - zrealizowane zostały audity wewnętrzne i ich wynik potwierdza wdrożenie systemu, - przeprowadzono przegląd systemu przez kierownictwo. Organizacja poddająca się certyfikacji musi złożyć wniosek do jednostki certyfikującej. Jednostka certyfikująca może wymagać od organizacji dodatkowych informacji dotyczących jej funkcjonowania, które posłużą jednostce do opracowania planu auditu certyfikującego, określenia ceny certyfikacji oraz zasad nadzoru po uzyskaniu certyfikatu. Koszt certyfikacji uzależniony jest od wielkości organizacji, rodzaju prowadzonej działalności, skali oddziaływań na środowisko i w każdym przypadku jest indywidualnie określany dla poszczególnych organizacji. Często audit certyfikujący składa się z wizytacji wstępnej mającej na celu zapoznanie się auditorów z organizacją i stopniem wdrożenia systemu. W wyniku tej oceny jednostka decyduje, czy po przeprowadzeniu ewentualnych działań korygujących organizacja może poddać się auditowi certyfikującemu. Ze względu na ustanowienie normy ISO 14001:2004 Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna ustanowiła dla organizacji 18-miesięczny okres przejściowy, w ramach którego w ciągu 6 miesięcy od ustanowienia normy tj. do 14 maja 2005 roku organizacja może w porozumieniu z jednostką certyfikującą określić, która norma będzie stanowiła podstawę auditu. Po tym okresie podstawą auditu certyfikującego powinna być już nowa norma, natomiast 14 maja 2006 roku okres przejściowy zakończy się i certyfikaty wydane na zgodność z normą ISO 14001:1996 stracą ważność. W okresie przejściowym niezgodności z nowymi lub zmienionymi wymaganiami normy nie będą podstawą do zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu. Opracowali: Bronisława Zegarlińska Mirosław Wywiał 48 / 48
