jak dział personalny może udowodnić swoją efektywność

Controling personalny - jak dział personalny
może udowodnić swoją efektywność wskaźnik ROI
Małgorzata Machniewicz | 25.08.2010
W dobie kryzysu ekonomicznego zarządy firm wymagają, aby każdy dział
w firmie pracował na najwyższych obrotach, a tam, gdzie pracy jest mniej,
aby redukować zatrudnienie.
Niestety ofiarą redukcji bardzo często padają te stanowiska, którym trudno
udowodnić swoje bezpośrednie przełożenie na wynik operacyjny firmy. Tak bywa,
w przypadku administracji i działów personalnych, których praca jest
niewymierna i trudno policzalna. Z odsieczą na szczęście wychodzi na przód
nowa dziedzina Zarządzania Zasobami Ludzkimi - Controling Personalny. Jest to
gałąź ZZL poświęcona mierzeniu i warzeniu efektywności pracy zatrudnionych
w dziale personalnym.
O ile dział kadr również dedykowany pracownikom, co miesiąc ma określone zadania związane
z formalnościami urzędowymi- deklaracje do ZUS, naliczanie wynagrodzeń, urlopy, zwolnienia, o tyle
pracownicy działów HR, zajmujący się tak zwanymi zagadnieniami „miękkimi”, mają trudności
w uświadomieniu innym, jak bardzo ich praca przekłada się na efektywność firmy. Warto zatem
poszukać takich działań HR-owych, które mogą podlegać opomiarowaniu, a co za tym idzie, wykazać
celowość tych działań.
Jakie obszary działań HR-owych mogą podlegać Controlingowi:
●
●
●
●
●
Rekrutacja pracowników.
Szkolenia.
Oceny okresowe.
Nastroje w firmie.
Systemy Motywacyjne.
Kluczowym wskaźnikiem służącym do pomiaru efektywności podejmowanych działań jest ROI
(Return of Investment) - zwrot nakładu z inwestycji. Pozwala on uzasadnić poniesione przez firmę
wydatki na poszczególne inwestycje w personel (szkolenia, coaching, spotkania motywacyjne), daje
też możliwość porównania firm oferujących swoje usługi wspierające dział personalny.
Wskaźnik ROI otrzymujemy poprzez odjęcie kosztów poniesionych przy działaniu od zysku, jaki
w wyniku tego działania osiągamy. Niestety w większości działań HR-owych trudno jest określić
zarówno jedno, jak i drugie. Najprostszą miarą, jaką stosuje się przy wyliczaniu ROI, jest złotówka.
Poniższa tabela prezentuje zestawienie przykładowych źródeł wyliczenia kosztów i zysków
Pobrano z:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/129/id/18/controling-personalny-jak-dzial-personalny-moze-udowodnic-swoja-efektywnosc-w
skaznik-roi/
w złotówkach w poszczególnych działaniach działu personalnego.
Koszt
Zysk
Rekrutacje
• Umieszczenie ogłoszenia
• Połączenia telefoniczne do
Kandydatów
• Roboczo - godziny
przeznaczone na rozmowy
kwalifikacyjne
• Brak strat na danym
stanowisku z powodu zapełnienia
wakatu
• Przychód wygenerowany przez
zatrudnionego pracownika (np.
handlowcy)
• Brak strat na danym
stanowisku z powodu zapełnienia
wakatu
• Przychód wygenerowany przez
zatrudnionego pracownika (np.
handlowcy)
Szkolenia
• Zatrudnienie firmy
szkoleniowej
• Wynajęcie Sali, opłacenie
cateringu, dojazdy, hotele
• Dniówka pracy uczestnika
szkolenia
• Roboczo - godzina pracy
Specjalisty ds. Szkoleń- wybór
firmy, ewaluacja szkolenia…
• Wzrost przychodów
generowany przez uczestnika
szkolenia po odbyciu szkolenia
• Zaoszczędzone koszty, jakie
generował pracownik
-wynikające z błędów lub braku
kwalifikacji
• Wzrost wartości firmy dzięki
wzrostowi know-how, zdobytej
przez pracownika licencji
• Wzrost przychodów
generowany przez uczestnika
szkolenia po odbyciu szkolenia
• Zaoszczędzone koszty, jakie
generował pracownik
-wynikające z błędów lub braku
kwalifikacji
• Wzrost wartości firmy dzięki
wzrostowi know-how,
zdobytej przez pracownika
licencji
Systemy motywacyjne - premie, nagrody finansowe
Pobrano z:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/129/id/18/controling-personalny-jak-dzial-personalny-moze-udowodnic-swoja-efektywnosc-w
skaznik-roi/
• Zatrudnienie firmy
prowadzącej remodelowanie
systemu premiowego
• Roboczo - godziny działu kadr i
personalnego - wdrożenie
nowego systemu premiowego
• Kampania informacyjna na
temat zmian w systemie
motywacyjnym
• Oszczędności w wypłacanych
premiach
• Wzrost efektywności
pracowników motywowanych
nowym systemem mierzony
wskaźnikiem finansowym
• Oszczędności w wypłacanych
premiach
• Wzrost efektywności
pracowników motywowanych
nowym systemem mierzony
wskaźnikiem finansowym
Kolejnym miernikiem, wskazującym na efektywność działań podejmowanych przez dział personalny,
może być różnica w poziomie określonego wskaźnika przed i po działaniu. Poniżej przedstawiam
kilka przykładowych wskaźników jakie można mierzyć:
●
●
●
opinia pracownicza (można zbadać opinie przed i po określonych działaniach HR-owych),
różnica w średniej ocen okresowych pracowników rok do roku lub w innych interwałach czasowych,
kiedy są dokonywane oceny (różnice można liczyć dla poszczególnych osób - jeśli na przykład dział
HR zaproponuje coaching indywidualny lub inne działania nakierowane na pojedyncze osoby, lub
dla całych działów podlegających działaniom HR-u oraz dla całej firmy)
wskaźnik rotacji - liczony jako różnica między rotacją w danym dziale przed zastosowaniem działań
HR-owych i po.
W liczeniu powyższych wskaźników i powoływaniu się na nie, niezwykle istotne są jeszcze dwa
elementy, które mogą powodować zafałszowanie wniosków.
Nieuprawnione jest wyciąganie wniosków z porównywania ze sobą różnych grup badawczych.
Przykładem może być porównywanie rotacji między działem administracji a działem sprzedaży.
Nawet jeśli jeden dział podlega działaniom HR-u, a drugi nie, to różnica w rotacji między działami
może być spowodowana wieloma innymi czynnikami, a nie tylko działaniami personalnymi. Może się
więc okazać, że dział sprzedaży ma, pomimo wytężonych działań HR-u, nadal większą rotację niż np.
administracja, ale jest to zwykle wynikiem po prostu specyfiki pracy w dziale sprzedaży, a nie złej
pracy specjalistów z działu personalnego. Jak mówią starzy statystycy, należy porównywać jabłka do
jabłek, gruszki do gruszek, a nie owoce między sobą.
Drugim niezwykle ważnym czynnikiem mogącym zaburzyć wnioskowanie z wyników jest czas.
Zachęcam do porównywania wskaźników przed i po działaniu HR-owym, ale z uwzględnieniem
innych czynników, jakie mają wpływ na pracowników w danym momencie. Jeśli na przykład badamy
opinię pracowników na temat ich oceny przełożonych bezpośrednio po wypłaceniu pracownikom
premii uznaniowych, to wyniki te mogą być fałszywie wysokie lub fałszywie niskie w zależności od
tego, jak potraktowani poczuli się pracownicy. Następnie dział personalny zorganizuje szereg
Pobrano z:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/129/id/18/controling-personalny-jak-dzial-personalny-moze-udowodnic-swoja-efektywnosc-w
skaznik-roi/
szkoleń dla managerów i po ich zakończeniu ponownie poprosi pracowników o ocenę przełożonego.
Da nam to określony wynik, ale ponieważ wynik porównawczy z pierwszego badania mógł być
zafałszowany, nie należy interpretować różnicy między tymi wynikami. Podobnie może być z rotacją,
która może się zmienić nie ze względu na działania HR-u, ale np. sytuację ekonomiczną firmy.
Rodzi się zatem pytanie, kiedy jest najlepszy moment na dokonanie badania wskaźnika? - należy
wybrać ten, kiedy istnieje najmniej innych zmiennych mogących wpłynąć na wynik wskaźnika. Dla
badania opinii najlepszym momentem jest okres marca - kwietnia, kiedy zakończy się już gorączka
początku roku, a nie nastąpi jeszcze czas przygotowania do wakacji. W drugiej części roku może to
być październik - listopad, przed okresem zrywu świątecznego, a po okresie rozluźnienia
wakacyjnego. Dla ocen okresowych dobry jest czas każdego spokoju w firmie, nawet okres
wakacyjny, kiedy pracownicy są może bardziej rozluźnieni, ale należy wtedy wydłużyć czas, bo nie
wszyscy są dostępni. Ważne jest to, aby uwzględniać sezonowość branży, w jakiej firma pracuje oraz
wszystko, co jest dla niej specyficzne - wahania koniunkturalne, kryzysy, zrywy. Burzyć wyniki mogą
takie czynniki, jak - zmiany organizacyjne, planowane zwolnienia lub jakiekolwiek zagrożenia
poczucia stabilności. Mogą to być również czynniki pozytywne, takie jak nagły wzrost wyników firmy,
wypłacenie premii, podwyżki, zmiana warunków zatrudnienia na okres stały…
Controling Personalny jest stosunkowo nową dziedziną wyrosłą z potrzeby dokumentowania wartości
pracy działu personalnego. Obecnie nadal nikt nie ma wątpliwości, że człowiek jest zasobem
nadrzędnym, ale coraz częściej oczekuje się, że inwestowanie w ten zasób będzie policzalne i da się
zmierzyć, jaki zwrot przynosi nakład z tych inwestycji. Samo określenie „działania miękkiego HR”
przestaje już być wystarczające do uzasadniania funkcjonowania działów personalnych, od których
wymaga się udowadniania efektywności ich pracy. Sięgajmy więc po narzędzia metryczne i mierzmy
naszą pracę i jej efektywność - będziemy wtedy doceniani jako kolejne ogniwo w łańcuchu
rozruchowym wyniku ekonomicznego firmy.
Małgorzata Machniewicz
Trener
Mini-test - sprawdź się!
1. Controlling personalny jest nową dziedziną:
a)
planowania oraz wyznaczania celów organizacji
b)
zarządzania przez cele
c)
zarządzania zasobami ludzkimi
2. Controlling personalny poświęcony jest:
Pobrano z:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/129/id/18/controling-personalny-jak-dzial-personalny-moze-udowodnic-swoja-efektywnosc-w
skaznik-roi/
a)
mierzeniu i warzeniu efektywności pracy zatrudnionych w dziale personalnym
b)
mierzeniu i warzeniu efektywności oraz atrakcyjności klientów i konsumentów
c)
mierzeniu i warzeniu efektywności pracy członków rad nadzorczych
3. Jednym z mierników wskazujących na efektywność działań podejmowanych przez dział
personalny jest wskaźnik ROI. Jest wskaźnikiem służącym do pomiaru:
a)
zwrotu nakładu z inwestycji
b)
strat finansowych z inwestycji
c)
zadłużenia przedsiębiorstwa
Poprawne odpowiedzi: 1c, 2c, 3a
Ocena:
6/6
Pobrano z:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/129/id/18/controling-personalny-jak-dzial-personalny-moze-udowodnic-swoja-efektywnosc-w
skaznik-roi/