Tytuł oferty

Informacja prasowa, 24 listopada 2015
Biznes po prostu: o roli optymalizacji procesów jako czynnika strategicznego
Rosnąca w siłę firma z czasem zaczyna się uginać pod ciężarem złożonych procesów biznesowych,
schematów kompetencji i nadmiaru biurokracji. A gdyby tak uprościć i skrócić najbardziej
newralgiczne ścieżki, robiąc miejsce dla pozytywnych zmian? Kilka dobrych praktyk przy wdrażaniu
systemów IT wspomagających zarządzanie.
We współczesnym biznesie możliwość skrócenia jakiegokolwiek procesu bywa niemałym osiągnięciem.
Nawet w niewielkich przedsiębiorstwach można spotkać się z nadmierną złożonością obiegu dokumentów
czy procedur funkcjonujących w różnych obszarach działalności. Taki stan to swego rodzaju cena za
możliwości intensywnego rozwoju i ekspansji. W badaniu „Przyszłość uproszczenia procesów w biznesie”
zrealizowanym przez Knowledge@Wharton na zlecenie SAP, 74 procent ankietowanych wskazywało
nadmierną złożoność procesów biznesowych i podejmowania decyzji jako czynnik ograniczający osiąganie
założonych celów. Jakie aspekty mogą mieć największy wpływ na obciążenie procesowe?
W pierwszej kolejności warto przytoczyć choćby działalność poza granicami kraju. Współpraca z
kontrahentami czy oddziałami firmy za granicą wymaga dostosowania pewnych procedur (np. księgowych)
do warunków prawno-finansowych, co zazwyczaj owocuje skomplikowanymi ścieżkami obiegu dokumentów i
ich akceptacji.
– Także wielokanałowość biznesu, która z jeden strony jest jego siłą napędową, w niektórych aspektach
może okazać się pewnym ciężarem. Łączenie np. sprzedaży w punktach stacjonarnych z działalnością
online i np. końcówkami mobilnymi wymaga jednoczesnego zarządzania wieloma platformami, szybkiej
wymiany danych i informacji. Warto tu także wspomnieć o outsourcingu: przy przenoszeniu części
niszowych kompetencji firmy (np. informatycznych, księgowych) na zewnątrz może dojść do dalszego
skomplikowania procesów biznesowych – mówi Michał Guzek, Managing Partner w Hicron, integratorze
systemów IT.
Plan zmian
Naturalną odpowiedzią na rosnące potrzeby uporządkowania tych kwestii wydaje się być zmiana modelu
funkcjonowania poparta odpowiednimi narzędziami, np. informatycznymi systemami zarządzania. Jednak,
aby przyniosło to oczekiwane efekty, warto dobrze zaplanować zmiany. Ten proces zaczyna się od wnikliwej
identyfikacji słabych punktów, potrzeb i obszarów wymagających usprawnienia. Częstym błędem jest
wdrażanie narzędzia, w którym pokładane są nadzieje niemal samoistnego uporządkowania funkcjonowania
Hicron Sp. z o.o.
Gwiaździsta 62
PL 53-413 Wrocław
t//+48 71 77 60 300
f//+48 71 77 60 335
www.hicron.com
Sąd Rejonowy we Wrocławiu,
VI Wydział Gospodarczy
Kapitał Zakładowy 118 490 PLN
KRS 0000250424
VAT PL 894 285 40 19
REGON 020231066
1
firmy, bez uwzględnienia potrzeb użytkowników końcowych, czy odpowiedniej metodologii. To jednak nomen
omen – złożony proces.
Ważnym aspektem upraszczania procesów jest ich prawidłowa identyfikacja. Nie można przy tym zapomnieć
o długoterminowych celach, jakie mają zostać osiągnięte dzięki optymalizacji. Wyznaczenie tylko bieżących
potrzeb i nieprzystosowanie ich do możliwych zmian np. w strukturze przedsiębiorstwa może zaowocować
nieskutecznością danego uproszczenia, a wręcz wywołać efekt odwrotny.
Często oczekuje się, że złożony system informatyczny wykona za nas całą pracę i to od razu. Warto jednak
rozłożyć
strategię
wdrożeniową
na
łatwiejsze
do
osiągnięcia,
mniejsze
cele
prowadzące
do
systematycznego podnoszenia efektywności przedsiębiorstwa. Implementacja systemu, który w jednym
momencie obejmie wszystkie procesy może skutkować wręcz paraliżem decyzyjnym i w dalszej kolejności
jeszcze bardziej skomplikować przetwarzanie nawet podstawowych procesów.
Dlatego tak często podkreśla się wartość proaktywnego działania, zmierzającego do ciągłego doskonalenia
kształtu procesów biznesowych i ich systematycznej optymalizacji, nie zaś zatrzymywaniu się na status quo,
działając zgodnie z filozofią „lepsze jest wrogiem dobrego”. Pozwoli to wyprzedzić możliwe niepowodzenia, a
także mieć stałą kontrolę nad rozwojem biznesu i korelację planów działania z systemem ERP.
Korzyści na start
Według 62 procent ankietowanych uproszczenia procesów biznesowych w wyraźny sposób poprawiły
wydajność i produktywność biznesu. I choć sam proces implementacji zmian jest dość złożony, to jednak w
dalszej perspektywie przynosi on konkretne profity:

Zmniejszenie użycia zasobów dzięki lepszej organizacji. Mowa tutaj zarówno o zarządzaniu
zleceniami produkcyjnymi, logistyką jak i obciążeniem pracowników nadmiarem zadań.

Osiąganie założonych celów biznesowych poprzez ich systematyczną kontrolę oraz dostęp do
zaawansowanych narzędzi analitycznych i skupienie się na najważniejszych celach biznesowych.

Przeniesienie procesów na grunt jednego, zintegrowanego systemu IT to jednocześnie mniej
biurokracji i mniejsza szansa na pomyłki.

Przeniesienie nacisku z obsługi procesów na większą orientację na klientów: ich potrzeby i obsługę,
co w prostej linii prowadzi do zwiększenia przychodu, większej retencji, a tym samym obniżenia
kosztów prowadzenia działalności.

Dobrze zarządzane procesy biznesowe to także szansa na szybszą reakcję na zmiany zachodzące
na rynku i możliwość np. elastycznego planowania produkcji, krótszą reakcję na zmiany w sytuacji
rynkowej.
Hicron Sp. z o.o.
Gwiaździsta 62
PL 53-413 Wrocław
t//+48 71 77 60 300
f//+48 71 77 60 335
www.hicron.com
Sąd Rejonowy we Wrocławiu,
VI Wydział Gospodarczy
Kapitał Zakładowy 118 490 PLN
KRS 0000250424
VAT PL 894 285 40 19
REGON 020231066
2

Automatyzacja procesów skraca czas ich przetwarzania, eliminuje pomyłki, umożliwiając np. płynne
generowanie dokumentów czy przyspieszenie workflow nawet w najbardziej złożonej organizacji.
Lider: niezbędne ogniwo zmian
W tak złożonym działaniu, jakim jest uproszczenie i uporządkowanie procesów, szczególnego znaczenia
nabiera rola lidera tych zmian. Zazwyczaj potrzeba ewolucji pojawia się wśród pracowników, lecz to właśnie
CEO powinien być inicjatorem ewolucji w kierunku ułatwienia przepływu informacji i optymalizacji pracy, a
także jej kosztów. Pracownicy stanowią trzon wspierający: będąc użytkownikami procesów, są w stanie
bezbłędnie wskazać te, które wymagają uproszczenia, lecz w toku codziennej pracy zazwyczaj nie mają
możliwości zasygnalizować tego faktu przełożonym.
Strategię zmian warto przeprowadzić metodą małych kroków. Wskazanie najbardziej newralgicznych
obszarów pomoże w sprawnym przeprowadzeniu tego procesu; dodatkowo unikniemy sytuacji, kiedy nagłe
wprowadzenie wielu modyfikacji sparaliżuje większość procesów.
– Zaangażowanie całego zespołu jest niezwykle ważnym elementem. Korzyści ze zmian odniesie cała firma,
warto jednak zadbać o kompleksową komunikację tego procesu. We wspominanych wyżej plusach z
ewolucji na wysokim miejscu znajduje się automatyzacja procesów oraz zmniejszenie obciążenia zespołu.
Przy tej okazji kluczową rolą lidera jest zapewnienie pracowników, że planowane optymalizacji mają
usprawnić funkcjonowanie firmy, a ich celem jest zmniejszenie zatrudnienia. Pracownicy świadomi tego faktu
będą chętniej angażować się w proces zmian i czynnie w nim uczestniczyć – mówi Michał Guzek.
W podejmowaniu decyzji biznesowych i proaktywnym działaniu przedsiębiorstwa z pomocą przychodzą
zaawansowane narzędzia analityczne, często będące elementem zintegrowanych systemów zarządzania
klasy ERP. Moduły te dają kadrze zarządzającej dostęp do raportów i analiz w trybie samoobsługowym, bez
konieczności oczekiwania na kluczowe dane pozyskiwane z poszczególnych działów. Według badań
Knowledge@Wharton i SAP w tej chwili tylko 17% osób decyzyjnych ma dostęp po takich narzędzi. To
element procesu upraszczania, który nabiera znaczenia. W ciągu trzech lat powyższy wskaźnik zwiększy się
do 45%.
Nie upraszczaj na siłę
Upraszczanie procesów biznesowych wydaje się być uniwersalnym rozwiązaniem, wręcz receptą na
problemy organizacyjne wielu firm. Czy jest to jednak złoty środek? Nadmierna symplifikacja, zamiast
przynieść szereg korzyści, może „zabić ducha firmy” i zepchnąć na margines potrzebę kreatywnego rozwoju,
wdrażania innowacyjnych rozwiązań i inicjowania zmian poprzez pracowników niższego szczebla.
Hicron Sp. z o.o.
Gwiaździsta 62
PL 53-413 Wrocław
t//+48 71 77 60 300
f//+48 71 77 60 335
www.hicron.com
Sąd Rejonowy we Wrocławiu,
VI Wydział Gospodarczy
Kapitał Zakładowy 118 490 PLN
KRS 0000250424
VAT PL 894 285 40 19
REGON 020231066
3
Nadmierna formalizacja i automatyzacja może uczynić organizację pustą, ściśle podporządkowaną
procedurom, które paradoksalnie trudno będzie zmienić w zależności od potrzeb.
Dlatego tak ważne jest dokładne zaplanowanie zmian i wdrożenie tych, które spowodują korzyści, nie zaś
zaszkodzą rozwojowi biznesu. Warto tutaj podeprzeć się narzędziami informatycznymi, które w stosunkowo
krótkim czasie pozwolą osiągnąć zamierzone efekty i podnieść wydajność przedsiębiorstwa.
Kontakt dla mediów:
Joanna Sieradzka
PR Specialist Hicron
tel. 664 140 422
[email protected]
***
Hicron Sp. z o.o. - integrator systemów informatycznych, specjalizuje się w realizacji kompleksowych projektów IT dla dużych firm oraz
przedsiębiorstw średniej wielkości. Jako partner SAP Polska, spółka świadczy usługi wdrożeń, rozwoju, serwisu systemów SAP. Hicron
projektuje także własne rozwiązania IT, opierając się o najnowocześniejsze technologie SAP, Java, .Net, PHP, Enterprise Mobility.
W firmie pracuje ponad 200 konsultantów. Eksperci Hicron posiadają szerokie doświadczenie w realizacji projektów IT głównie w
branżach: automotive, retail, FMCG, energetyka, gazownictwo, produkcja przemysłowa, spożywcza. Spółka działa aktywnie obsługując
klientów w Polsce i za granicą. Do jej klientów należą między innymi: Kompania Piwowarska, Grupa MAN, Volvo CE, Netia, Nestle,
AmRest, Stelweld i wiele innych. Więcej informacji: www.hicron.com
Hicron Sp. z o.o.
Gwiaździsta 62
PL 53-413 Wrocław
t//+48 71 77 60 300
f//+48 71 77 60 335
www.hicron.com
Sąd Rejonowy we Wrocławiu,
VI Wydział Gospodarczy
Kapitał Zakładowy 118 490 PLN
KRS 0000250424
VAT PL 894 285 40 19
REGON 020231066
4