Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr - Biuletyn Informacji Publicznej

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 888/03
Prezydenta Miasta Częstochowy
z dnia 4 grudnia 2003 r.
Instrukcja kontroli w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta
wykonywanej przez kierowników tych komórek.
1. Celem kontroli funkcjonalnej jest:
a) zapewnienie prawidłowości i terminowości wykonywanych zadań,
b) wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, niegospodarności, nadużyć,
marnotrawstwa powierzonego mienia i ujawnianie rezerw,
c) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości,
d) identyfikacja ryzyk występujących w danej komórce organizacyjnej lub
ryzyka związanego z obsługą określonego zadania i dążenie do utrzymania
ich na ustalonym poziomie,
e) kontrola przestrzegania regulacji i przepisów prawa, dotyczących zakresu
i sposobu działania oraz wykonywania obowiązków przez jednostki
organizacyjne (poszczególne stanowiska).
2. Kontrola funkcjonalna, w zależności od rodzaju zadań wykonywanych przez
daną komórkę organizacyjną, określonych w regulaminie organizacyjnym
Urzędu Miasta i zakresach czynności pracowników, powinna obejmować
w szczególności:
a) sprawdzanie prawidłowości i terminowości wykonania poszczególnych
zadań,
b) badanie prawidłowości, kompletności i terminowości obiegu dokumentów,
c) badanie organizacji i podziału pracy między poszczególnymi stanowiskami
pracy,
d) badanie prawidłowości realizacji czynności rozłożonych w czasie,
e) przegląd spraw niezałatwionych,
f) badanie stanu monitorowania przeterminowanych należności,
g) kontrolę przestrzegania przez pracowników zakresu udzielonych
im upoważnień do:
- korzystania z określonych funkcji systemów informatycznych
funkcjonujących w Urzędzie Miasta,
- podpisywania korespondencji wychodzącej na zewnątrz.
h) badanie prawidłowości dokonywanych zapisów księgowych i danych
przetwarzanych przez systemy informatyczne,
i) kontrolę ochrony informacji przez pracowników,
j) analizę kosztów i gospodarkę finansową w ramach budżetu komórki.
3. Kontrola funkcjonalna powinna być sprawowana w formie:
a) kontroli bieżącej,
b) kontroli następnej.
4. Kontrola funkcjonalna bieżąca – polega na badaniu celowości, prawidłowości
i kompletności wykonywania zadań w toku ich realizacji, zgodnie
z obowiązującymi przepisami i wnioskami klientów.
Kontrola bieżąca powinna być podstawowym etapem ujawniania zaistniałych
błędów i nieprawidłowości.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 888/03 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 4 grudnia 2003 r.
strona 1 z 3
5. Kontrola funkcjonalna następna – polega na sprawdzeniu prawidłowości
i kompletności wykonanych zadań.
6. Kontrolę funkcjonalną w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta
sprawują naczelnicy wydziałów, kierownicy równorzędnych komórek, ich
zastępcy lub upoważnieni kierownicy referatów.
7. Kontrolę następną przeprowadza się zgodnie z planem kontroli, minimum
2 razy w kwartale.
8. Plan kontroli określa:
- przedmiot kontroli,
- stanowisko objęte kontrolą (imię i nazwisko pracownika),
- termin realizacji kontroli,
- imię i nazwisko kontrolującego.
Wzór planu kontroli stanowi załącznik nr 1.
9. Plany kontroli, po uprzedniej ich akceptacji przez Biuro Kontroli i Audytu,
zatwierdza Prezydent Miasta Częstochowy.
Plany kontroli przekazuje się do Biura Kontroli i Audytu w terminie 14 dni
przed rozpoczęciem kwartału.
10. Prezydent Miasta może dokonywać zmian w planie kontroli w trakcie roku
kalendarzowego.
11. Fakt przeprowadzenia kontroli winien być odnotowany w ewidencji, która
określa:
- datę przeprowadzenia kontroli,
- temat kontroli,
- ustalenia kontroli,
- wydane zalecenia,
- imię i nazwisko, podpis kontrolowanego,
- imię i nazwisko, podpis przeprowadzającego kontrolę.
Wzór ewidencji przeprowadzonych kontroli stanowi załącznik nr 2.
12. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli rażących nieprawidłowości lub
nadużyć kierownik komórki organizacyjnej ma obowiązek:
- niezwłocznie zawiadomić Prezydenta Miasta,
- zabezpieczyć dokumenty i materiały stanowiące dowód nieprawidłowości
lub nadużyć,
- zawiadomić Biuro Kontroli i Audytu,
- ustalić, jakie warunki umożliwiły nadużycie lub sprzyjały jego popełnieniu
i przedsięwziąć środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstania
w przyszłości podobnych nieprawidłowości.
13. Z przeprowadzonych kontroli sporządza się informację, którą przekazuje się
w terminie 14 dni po zakończeniu kwartału do Biura Kontroli i Audytu.
Informacja określa:
- datę przeprowadzenia kontroli,
- temat kontroli,
- stwierdzone nieprawidłowości,
- wydane zalecenia.
Wzór informacji stanowi załącznik nr 3.
14. Biuro Kontroli i Audytu przedstawia Prezydentowi Miasta roczne
sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w terminie do dnia 30 marca
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 888/03 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 4 grudnia 2003 r.
strona 2 z 3
roku następnego. Sprawozdanie winno zawierać informację o:
- liczbie przeprowadzonych kontroli w poszczególnych komórkach Urzędu
Miasta,
- tematyce przeprowadzonych kontroli,
- liczbie i rodzaju stwierdzonych nieprawidłowości,
- przyczynach powstania nieprawidłowości,
- wydanych zaleceniach i podjętych działaniach.
15. Integralną część niniejszej instrukcji stanowią załączniki:
- nr 1 - wzór planu kontroli funkcjonalnych następnych,
- nr 2 - wzór ewidencji prowadzonych kontroli,
- nr 3 - wzór informacji o przeprowadzonych kontrolach funkcjonalnych
następnych.
Prezydent Miasta Częstochowy
dr inż. Tadeusz Wrona
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 888/03 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 4 grudnia 2003 r.
strona 3 z 3