Zasady udzielania zamówień publicznych

Załącznik
do uchwały Nr 281/17
Zarządu Powiatu Bolesławieckiego
z dnia 2 marca 2017 r.
Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym
w Bolesławcu i w jednostkach organizacyjnych
Powiatu Bolesławieckiego
ROZDZIAŁ I
Zasady udzielania zamówień publicznych
§ 1.
Definicje
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) jednostce organizacyjnej - oznacza to jednostki organizacyjne Powiatu
Bolesławieckiego;
2) kierowniku zamawiającego - oznacza to odpowiednio Zarząd Powiatu, Starostę,
Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej;
3) komisji - oznacza to komisję przetargową;
4) komórce merytorycznej – oznacza to komórkę organizacyjną urzędu lub
jednostki organizacyjnej dysponującą zgodnie z planem finansowym środkami na
realizację zamówienia;
5) komórce wiodącej – komórka organizacyjna urzędu odpowiedzialna za
przeprowadzanie procesu zamówienia publicznego;
6) opisie przedmiotu zamówienia – oznacza opis usług, dostaw lub robót
budowlanych mających być zamówionymi w danym procesie udzielenia
zamówienia;
7) planie zamówień – oznacza to plan postępowań o udzielenie zamówień
publicznych jednostki organizacyjnej, urzędu lub Powiatu;
8) pracowniku merytorycznym – oznacza to pracownika jednostki organizacyjnej
lub komórki merytorycznej urzędu właściwej rzeczowo ze względu na realizację
zadań publicznych do wykonania których niezbędne jest dokonanie zakupów
usług, dostaw lub robót budowlanych, dokonującego szacowania i opisu
przedmiotu zamówienia;
9) procesie udzielenia zamówienia – oznacza to zespół czynności zmierzających
do zawarcia umowy z wykonawcą zamówienia, podejmowany w określonym
trybie;
10) urzędzie - oznacza to Starostwo Powiatowe w Bolesławcu;
11) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t. j. Dz.U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.);
12) zamawiającym – oznacza to Powiat Bolesławiecki, Starostwo Powiatowe
w Bolesławcu, jednostki organizacyjne Powiatu Bolesławieckiego;
13) zamówieniach - oznacza to umowy odpłatne zawierane między zamawiającym
a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
14) wykonawcy – oznacza to osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie
zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie
zamówienia publicznego;
§ 2.
1. Niniejszy regulamin określa zasady przygotowania i przeprowadzenia
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy
(Rozdział II), oraz zasady udzielenia zamówień publicznych, których wartość nie
przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8
ustawy (Rozdział III).
2. Niniejszy regulamin nie narusza przepisów ustawowych. W przypadku
sprzeczności należy stosować przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
3. Udzielanie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane jest
dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale
budżetowej oraz w planach finansowych jednostek organizacyjnych.
4. Powiat
Bolesławiecki,
urząd,
jednostka
organizacyjna
przygotowuje
i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia z należytą starannością
w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe
traktowanie wykonawców.
5. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania
o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność
i obiektywizm.
6. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami
ustawy.
7. Proces udzielenia zamówienia przeprowadza się w terminach określonych
w planie zamówień.
§ 3.
1. Jednostki organizacyjne, urząd oraz Powiat Bolesławiecki są odrębnymi
zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy.
2. Realizacji i odbioru zamówień publicznych dokonują kierownicy jednostek
organizacyjnych na podstawie upoważnienia Zarządu Powiatu.
3. Każdy zamawiający jest zobowiązany do sporządzania własnego planu
zamówień .
4. Projekty planów zamówień zamawiający oraz wydziały merytoryczne urzędu
przedkładają do komórki wiodącej w terminie do 15 listopada każdego roku na
kolejny rok budżetowy.
5. Komórka wiodąca, w oparciu o projekty planów, w terminie do dnia 30 listopada
każdego roku opracowuje zbiorczy projekt planu wszystkich postępowań
o udzielenie zamówień publicznych i przedkłada go Zarządowi Powiatu wraz
z propozycją przeprowadzenia wspólnego zamówienia.
6. Zarząd Powiatu do 15 grudnia każdego roku informuje kierowników jednostek
organizacyjnych i wydział wiodący , które przewidywane zamówienia będą
przeprowadzone wspólnie i wyznacza spośród podległych jednostek
organizacyjnych
jednostkę organizacyjną właściwą do przeprowadzenia
postępowania i udzielenia zamówienia na rzecz tych jednostek.
§ 4.
1. W planach zamówień należy ująć wszystkie zamówienia związane
z wydatkami i zakupami inwestycyjnymi z zakresu działania jednostki oraz
z wydatkami bieżącymi, których wartość przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy, podając:
1) przedmiot zamówienia,
2) rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane,
dostawy lub usługi,
3) przewidywany tryb lub inną procedurę udzielenia zamówienia,
4) orientacyjną wartość zamówienia,
5) przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub
miesięcznym.
2. Wzór planu, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
regulaminu.
3. Wszyscy zamawiający, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu
finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany zamówień, jakie
przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na
stronie internetowej, zgodnie z art. 13a ustawy.
§ 5.
1. Przed wszczęciem postępowania, o którym mowa w § 3 ust. 6, na wniosek
jednostki organizacyjnej wyznaczonej do przeprowadzenia wspólnego
postępowania, jednostki organizacyjne zobowiązane są do złożenia dokumentów
dotyczących opisu przedmiot zamówienia, szacowania wartości zamówienia oraz
innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.
2. Opisu przedmiotu zamówienia oraz szacowanie wartości zamówienia dokonuje
się z należytą starannością.
3. Opisu przedmiotu zamówienia oraz szacowanie wartości zamówienia dokonują
pracownicy merytoryczni, a akceptuje kierownik zamawiającego.
§ 6.
1. Udzielenie wszystkich zamówień następuje poprzez podpisanie umowy lub
zlecenia z wykonawcą.
2. Forma udzielenia zamówienia, o której mowa ust. 1 ustalana jest zgodnie
z Regulaminami obiegu dokumentów finansowo – księgowych obowiązujących
w jednostkach organizacyjnych oraz urzędzie.
§ 7.
Jednostki organizacyjne oraz urząd prowadzą rejestry zamówień oraz nadają
sygnaturę dla każdego postępowania.
§ 8.
1. W terminie do dnia 15 lutego każdego roku sporządza się sprawozdanie
z udzielonych zamówień publicznych za poprzedni rok budżetowy, które podlega
zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego – załącznik nr 2.
2. Sprawozdanie, które sporządza się z wykorzystaniem wzorów stanowiących
załączniki do przepisów wykonawczych do ustawy, przekazuje się Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po
roku, którego dotyczy sprawozdanie.
ROZDZIAŁ II
Zasady przygotowywania i udzielania zamówień publicznych o wartości
szacunkowej powyżej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy
§ 9.
1. Wszczęcie postępowania dla zamówień do których stosuje się ustawę następuje
w oparciu o plan zamówień, sporządzony zgodnie z § 4.
2. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego stanowiący załącznik nr 3
do niniejszego regulaminu, przedkłada się kierownikowi zamawiającego do
akceptacji.
3. Do wniosku dołącza się dokumenty dotyczące opisu przedmiotu zamówienia,
szacowania wartości zamówienia oraz inne dokumenty niezbędne do
przeprowadzenia postępowania.
4. Po akceptacji wniosku przez kierownika zamawiającego przygotowuje się
dokumentację
niezbędną
do
przeprowadzenia
postępowania
o zamówienie publiczne oraz prowadzi się je zgodnie z ustawą.
5. Przeprowadza się proces zamówienia na zasadach przewidzianych dla danego
trybu postępowania, zaakceptowanego przez kierownika zamawiającego.
§ 10.
Wybór najkorzystniejszej oferty
1. Wybór najkorzystniejszej oferty następuje komisyjnie.
2. Komisję Przetargową powołuje kierownik zamawiającego.
3. Do obowiązków członków komisji należą czynności wymienione w Regulaminie
pracy komisji przetargowej, stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego
regulaminu.
§ 11.
Dokumentowanie postępowań
1. Każde postępowanie oznaczane jest sygnaturą, właściwą kategorią spraw
wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kolejnym numerem
postępowania.
2. W skład dokumentacji postępowania wchodzą wszystkie dokumenty związane
z podejmowaną procedurą, w tym w szczególności :
1) wniosek o wszczęcie postępowania,
2) specyfikacja istotnych warunków zamówienia,
3) ogłoszenia z adnotacjami potwierdzającymi ich publikację,
4) protokół postępowania zgodnie ze wzorami zawartymi w przepisach
wykonawczych do ustawy,
5) protokoły posiedzeń komisji przetargowej,
6) lista wykonawców, którzy pobrali SIWZ,
7) pytania i odpowiedzi na pytania,
8) kopia umowy o udzieleniu zamówienia publicznego.
3. Dokumenty postępowania winny być ułożone chronologicznie.
4. Po udzieleniu zamówienia publicznego tworzy się spis dokumentów zawartych
w postępowaniu i dołącza się jako ostatnią część dokumentacji.
5. W przypadku postępowań o zamówienie publiczne nie tworzy się metryki spraw,
o której mowa w rozdziale II Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
§ 12.
1. Odbioru zamówienia dokonuje się w sposób ustalony dla danego typu i rodzaju
zamówień.
2. Zasady odbioru zamówienia ustala się w umowach o udzielenie zamówienia
publicznego.
ROZDZIAŁ III
Zasady przygotowywania i udzielania zamówień publicznych, których wartość
nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej
w art. 4 pkt 8 ustawy
§ 13.
Planowanie zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy
Planowanie zamówień, dla których nie stosuje się ustawy, następuje w "Rocznym
planie zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości
kwoty 30 000 euro ".
§ 14.
Tryby zamówień
Ustala się trzy tryby w procesie udzielania zamówienia wg niniejszego
Regulaminu:
a) tryb uproszczony – dla zamówień których wartość szacunkowa nie
przekracza równowartości 6 000 euro netto;
b) tryb zwykły – dla zamówień których wartość szacunkowa mieści się
w przedziale od 6 001 euro netto do 20 000 euro netto;
c) tryb szczególny – dla zamówień których wartość szacunkowa mieści się
w przedziale 20 001 euro netto do 30 000 euro netto.
§ 15.
Tryb uproszczony
1. Wniosek o dokonanie zamówienia w trybie uproszczonym sporządza pracownik
merytoryczny.
2. Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie uproszczonym stanowi załącznik nr 5
do niniejszego regulaminu.
3. Po zatwierdzeniu wniosku przez kierownika komórki merytorycznej/kierownika
jednostki wniosek przekazuje się kierownikowi zamawiającego w celu
zatwierdzenia.
4. W urzędzie wniosek przekazuje się następnie do komórki wiodącej w celu
realizacji.
5. W jednostce organizacyjnej wniosek przekazuje się następnie do pracownika
merytorycznego w celu realizacji.
6. Dla zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 5000 zł netto nie stosuje
się postanowień niniejszego Regulaminu.
§ 16.
1. W celu udzielenia zamówienia w trybie uproszczonym dokonuje się rozeznania
cenowego u co najmniej 3 potencjalnych wykonawców (jeśli występują na rynku).
2. W przypadku braku zwrotnej odpowiedzi od wszystkich wykonawców
z rozeznania cenowego, dokonuje się wyboru spośród zainteresowanych
wykonawców.
3. Rozeznanie cenowe w trybie uproszczonym powinno być udokumentowane
w postaci notatki w/s zamówienia lub zbioru złożonych ofert albo cenników
z których wynika cena wykonania zamówienia.
§ 17.
1. Odbioru wykonanego zamówienia w trybie uproszczonym dokonuje pracownik
merytoryczny.
2. Odbiór powinien być dokonany w formie protokołu lub innego dokumentu
potwierdzającego prawidłowe wykonanie zamówienia ze stwierdzeniem braku
zastrzeżeń w stosunku do wykonawcy lub może zostać dokonany w formie
adnotacji na dokumencie księgowym.
§ 18.
Tryb zwykły
1. Wniosek o dokonanie zamówienia w trybie zwykłym sporządza pracownik
merytoryczny.
2. Wniosek o udzielenie zamówienia w trybie zwykłym stanowi załącznik nr 5 do
niniejszego regulaminu.
3. Po zatwierdzeniu wniosku przez kierownika komórki merytorycznej/kierownika
jednostki wniosek przekazuje się kierownikowi zamawiającego w celu
zatwierdzenia.
4. W urzędzie wniosek przekazuje się następnie do komórki wiodącej w celu
realizacji.
5. W jednostce organizacyjnej wniosek przekazuje się następnie do pracownika
merytorycznego w celu realizacji.
§ 19.
Zaproszenie do składania ofert w trybie zwykłym
1. W trybie zwykłym sporządza się pisemne zaproszenie do składania ofert.
2. Zaproszenie do składania ofert zawiera co najmniej:
1) wskazanie zamawiającego,
2) numer identyfikacyjny i nazwę zamówienia,
3) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
4) termin realizacji zamówienia,
5) warunki przewidziane dla wykonawcy,
6) sposób i czas składania ofert oraz ich treść,
7) inne informacje, w szczególności informacje dotyczące daty otwarcia ofert,
odwołania zamówienia, warunków płatności.
3. W zaproszeniu do składania ofert ustala się również dokumenty, jakie
wykonawcy mają przedłożyć zamawiającemu.
4. W zaproszeniu do składania ofert może być dołączony wzór umowy.
§ 20.
Terminy
1. Termin składania ofert ustala się racjonalnie w taki sposób aby zapewniał
potencjalnym wykonawcom możliwość złożenia oferty.
2. W przypadku zamówień na dostawy i usługi w trybie zwykłym termin składania
ofert nie może być krótszy niż 4 dni, a w przypadku robót budowlanych nie
krótszy niż 7 dni.
§ 21.
1. Zaproszenie do składania ofert w trybie zwykłym rozsyła się drogą elektroniczną,
faksem lub pisemnie do nie mniej niż 3 potencjalnych wykonawców (jeśli
występują na rynku) lub zaproszenie można umieścić na stronie internetowej
zamawiającego.
2. Zamawiający może jednocześnie rozesłać zaproszenie oraz umieścić na stronie
internetowej.
3. W przypadkach szczególnych można opublikować dodatkowo zamówienie
w biuletynie urzędu zamówień publicznych jako nieobowiązkowe ogłoszenie
o zamówieniu.
§ 22.
Zasady wyboru najkorzystniejszej oferty w trybie zwykłym
1. W przypadku, jeżeli oferta została złożona za pomocą środków komunikacji
elektronicznej w taki sposób, że istnieje możliwość zapoznania się z jej treścią
przed terminem otwarcia ofert, nie ujawnia się jej treści do tego terminu.
2. W przypadku, jeżeli złożona oferta jest niepełna lub zawiera braki a jest
najkorzystniejsza cenowo lub przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych
kryteriów, zamawiający może wezwać wykonawcę do jej uzupełnienia.
W przypadku jeżeli wykonawca nie uzupełni oferty w oznaczonym terminie,
podlega ona odrzuceniu.
§ 23.
1. Z wyboru oferty sporządza się protokół wg załącznika nr 6.
2. Wybór jest zatwierdzany przez kierownika zamawiającego.
3. W przypadku jeżeli zaproszenie do składania ofert było publikowane na stronie
internetowej, ogłoszenie o wyborze oferty jest również publikowane na stronie
internetowej zamawiającego, a w przypadku o którym mowa w § 21 ust. 3, jako
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.
§ 24.
Tryb szczególny
W celu rozpoczęcia procesu w trybie szczególnym stosuje się odpowiednio
zasady wynikające z § 18, § 19, § 20,§ 22 ust. 2 i § 23.
§ 25.
Zaproszenie do składania ofert w trybie szczególnym
1. Zaproszenie do składania ofert w trybie szczególnym zamieszcza się na stronie
internetowej zamawiającego.
2. Zamawiający może jednocześnie rozesłać zaproszenie drogą elektroniczną,
faksem lub pisemnie do nie mniej niż 3 potencjalnych wykonawców (jeśli
występują na rynku).
3. W przypadkach szczególnych można opublikować dodatkowo zamówienie
w biuletynie urzędu zamówień publicznych jako nieobowiązkowe ogłoszenie
o zamówieniu.
§ 26.
W trybie szczególnym oferty mogą być składane tylko pisemnie, w sposób
uniemożliwiający zapoznanie się z nimi przed otwarciem ofert.
ROZDZIAŁ IV
Postanowienia końcowe
§ 27.
1. Dopuszcza się udzielenie zamówień nie stosując się do zasad wynikających
z niniejszego regulaminu w uzasadnionych przypadkach.
2. Dla zamówień o których mowa w ust. 1, sporządza się pisemne uzasadnienie
odstąpienia od stosowania Regulaminu, które zatwierdza kierownik
zamawiającego.
3. Nie stosuje się zasad wynikających z niniejszego regulaminu w stosunku do
zamówień:
1) kwiatów i wiązanek okolicznościowych,
2) drobnych artykułów spożywczych przeznaczonych na użytek sekretariatów
urzędu lub jednostek organizacyjnych,
3) książek, gazet i czasopism specjalistycznych,
4) opłat za zjazdy i konferencje,
5) serwisowania i przeglądów samochodów służbowych w przypadku, jeżeli
serwis jest narzucony przez producenta pojazdów,
6) wymaganych prawem ogłoszeń w prasie,
7) zakupu i wykonania pieczątek identyfikacyjnych i pieczęci urzędowych,
8) usuwania pilnych i drobnych awarii, w tym budowlanych, w sprzęcie
komputerowym itp.,
9) zamówień dotyczących obwieszczeń wyborczych.
4. Dla zamówień, o których mowa w ust. 3, nie sporządza się uzasadnienia.
Załączniki :
1. Plan zamówień.
2. Sprawozdanie jednostek organizacyjnych lub komórek merytorycznych.
3. Wniosek dla zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy.
4. Regulamin komisji przetargowej.
5. Wniosek dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy (wszystkie tryby).
6. Protokół z wyboru oferty (tryb zwykły i szczególny).