TimeFrame KANCELARIA

TimeFrame KANCELARIA
System zarządzania pracą
Warszawa
maj 2007
Umiejętności
• 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi
• Analizy i projekty oparte o standardy UML
• Wykorzystywanie nowoczesnych technik
programistyczntych
• Prowadzenia projektów według
sprawdzonych standardów
• Wdrożenie i maintenance – współpraca z
dużymi klientami
• Referencje
TFS – systemy
• TimeFrame KANCELARIA
• TimeFrame DMS
• TimeFrame Departament prawny
Główne moduły systemu
Baza danych
klientów,
projektów,
pracowników,
itp.
Biling
DMS – zarządzanie
dokumentami
WorkFlow –
praca grupowa
TFK i Kancelaria
Szefowie projektów
 Kontrola przebiegu pracy
 Zatwierdzanie prac i zadań
Partnerzy
 Wgląd w aktualny stan kancelarii
Administracja
 Moduł umożliwiający kontrolę nad procesami księgowymi i zarządzającymi
 Szybkie generowanie raportów, podsumowań, wykresów
 Narzędzia kontroli pracy
IT
 Narzędzia do kontroli obiegu dokumentów i zleceń
 Narzędzia umożliwiające współpracę z programem
Prawnicy
 Prosty interfejs do zarządzania pracą i dokumentami oparty o przeglądarkę WWW
Portal wewnętrzny
•
•
•
Dostęp do danych poprzez przeglądarkę WWW
(dowolne miejsce)
Publikowanie dokumentów
Moduły:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Klienci
Dane teleadresowe
Projekty
Dokumenty
Terminy
Zadania
Urlopy
Sprawdzania konfliktów
Koszty klientów
Koszty pracowników
Zaliczki klientów
Zaliczki pracowników
Formatki bilingowe
CV
Biblioteka
Korespondencja i kontakty
Analizy
•
•
Raporty
Wykresy
Klient
•
•
•
•
•
Dane teleadresowe
Powiązania pomiędzy podmiotami
Projekty, modele rozliczeń
Dane księgowe
Analizy
Terminarz
• Terminy
• Rezerwacja sal
• Zadania
• Sprawdzanie stanu realizacji
• Automatyczne przypomnienia
Obieg informacji bilingowych
Sporządzanie godzin
raportów,
wpisywanie
Wysyłanie
kosztów
zestawień
Kontrola
i faktur
Rejestrowanie przepracowanych
Zatwierdzanie
godzin
i kosztów
Odbiór faktur
Możliwości rozliczeniowe
•
Stawki
–
–
–
–
–
–
–
–
•
•
•
Koszty
Zaliczki
Ryczałty
–
–
–
–
–
–
•
na kwotę
na procent
na kwotę dodatkową
na koszty
na godziny
wiele innych
Faktury
–
–
–
•
za godzinę
progresywne
regresywne
za grupę prac
za konkretną pracę
za usługi
indywidualne
grupowe
z wielu projektów, etapów
kontynuowane
korygujące
Waluty
–
dowolne waluty na poziomie każdego obiektu
–
dowolna waluta domyślna do rozliczeń globalnych
•
faktur, prac, stawek, kosztów, ryczałtów
Tworzenie raportów
Założenia
budżetowe
Dane
wprowadzane
przez
pracowników
Obliczenia
Istotne parametry
mające wpływ na
funkcjonowanie
kancelarii
Księgowość menadżerska
• Raporty dla firm o liczbie prawników do 15
–
–
–
–
zestawienia bilingowe wewnętrzne i zewnętrzne
faktury
rozliczanie premii pracowników
inne
• Raporty korporacyjne
– budżety
– zyskowności klientów,
– opłacalności projektów i
pracowników,
– rozliczenia partnerskie
– inne
około 200 raportów
Przykłady raportów
• Raport dla klienta (TimeSheet)
• Skuteczności
• Zyskowności
• Porównywanie z budżetem (Gross Margin)
• Premii
• Magazyny godzin i kosztów (Inventory)
• Płatności
• Planowanej sprzedaży
• Kontroli sposobu wprowadzania danych
• Wiele innych
Przykłady raportów
Raporty
Raporty
Raportgodzin
skuteczności
magazyn
niesprzedawalnych
godzin
pracowników
(inventory)
pokazują
mają
pokazuje
na strukturę
celu
stan
pokazanie
godzin
godzin
skuteczności
wewnętrznych
przepracowanych
pracyoraz
i sprzedaży
ich relacje
dla danego
danego
do godzin
pracownika.
klienta/projektu
sprzedawalnych
Występują w
różnych konfiguracjach uwypuklając różne parametry
Ocena sprzedaży/zyskowności
klienta
Raporty tego typu pokazują
sprzedaż kancelarii lub grup
partnerskich na klienta.
Dostępnych jest wiele
wykresów sprzedaży
• dla całej kancelarii
• dla poszczególnych
klientów
• dla klientów z podziałem
na miesiące
• dla pracowników
• dla partnerów
• inne
Pokazany wykres
przedstawia zyskowność
godzinową dla klientów.
Raporty zyskowności
uwzględniają:
• koszty osobowe
• koszty klienta
Kontrola wpisywania danych
Kontrola opóźnień we wpisywaniu danych
• dla kancelarii
• dla poszczególnych pracowników
Uwzględnianie opóźnień w systemie premiowania
Analiza sprzedaży na podstawie opóźnień
Kontrola przepływu prac (np. zmian projektów)
Kontrola wpisów dla projektów wewnętrznych
DMS – zarządzanie dokumentami
kancelarii
Co zapewnia DMS TFS
• Składowanie dokumentów elektronicznych
• Ewidencja dokumentów „papierowych”
• Baza korespondencji, wiedzy …
• Udostępnianie dokumentów
• Rozszerzone informacje o dokumentach
• Zabezpieczenie wersji oryginalnych
• Bezpieczeństwo danych
Uporządkowanie dokumentów
• Powiązanie z obiektami z systemu bilingowego
TFK: klient, projekt
• Jednostki przechowywania dokumentów: folder
• Powiązanie z bazą danych teleadresowych
• Działanie samodzielne
• Odnośniki
Wyszukiwanie
• Wyszukiwanie po zawartości
• Informacje o dokumencie nie zawarte w
nim samym
– Nazwa
– Fizyczny rodzaj dokumentu
– Specyfikacja
– Specjalizacja
– Przynależność do klienta, do projektu
– Definiowalne właściwości
Wersje i relacje
Załącznik
• Powiązania między dokumentami
• Wersje w obrębie dokumentu
• Wersje równoważne: tłumaczenia
Dokument
Pierwotny
Dokument
Wersja 1
Wersja1 1
Rewizja
Wersja2 1
Rewizja
Rewizja 3
Wersja 2
Wersja4 2
Rewizja
Wersja5 2
Rewizja
Rewizja 6
…
Kontrola dostępu
• Ukrywanie informacji o dokumencie i jego
zawartości
• Określanie uprawnień do modyfikacji
dokumentów
• Ograniczenie indeksowania zawartości
• Szyfrowanie zawartości
– Zewnętrzne narzędzie
– Niezależny podsystem szyfrujący
• Historia zmian i statystyki pobrań
Integracja z Pulpitem
• TFS DMS widoczny jako element pulpitu
Windows
• Kopiowanie, przenoszenie otwieranie
dokumentów w systemie jak zwykłych
plików
• Dedykowane okna do wyszukiwania i
wyświetlania właściwości dokumentów
• Integracja z programami z pakietu
Microsoft Office
Dostęp poprzez przeglądarkę
internetową
•
•
•
•
•
Wyszukiwanie dokumentów
Pobieranie dokumentów
Dodawanie dokumentów
Określanie dodatkowych atrybutów
Możliwość pracy zdalnej poprzez internet
System dedykowany
Cechy rozwiązania
• Rozwiązanie przygotowane specjalnie dla
Klienta (dokładna analiza potrzeb) oparte
o posiadane moduły
• Możliwa integracja z DMS
• Możliwa integracja z systemami
wewnętrznymi Klienta
• Zabezpieczenia zgodne z wymogami IT
• Dzięki doświadczeniu i posiadanym
modułom najkrótszy czas wykonania
Przykład aplikacji
•
Ewidencja spraw (postępowań)
–
–
Podział na kancelarie/oddziały
Podstawowe dane, zdarzenia
•
•
•
•
•
•
–
–
•
Osoby
Firmy
Instytucje
Adresy
Terminarze
–
•
•
Wyszukiwanie, przeglądanie
Kontrola dostępu
Podmioty
–
–
–
–
•
Pozwani/powodowie
WPS
Koszty/wydatki
Korespondencja
Terminy
Inne
Różne typy terminów
Korespondencja
Dokumenty (pliki)
–
Bezpośrednie podpięcie do DMS
Prezentacja danych
Edycja danych
Konkluzje
• Spójny system – integracja wielu
funkcjonalności
• Gromadzenie wiedzy
• Kontrola istotnych parametrów
finansowych
• Dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji
• Rozbudowa systemu według potrzeb
Referencje
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Domański Zakrzewski Palinka
Richardson Rios Olechowski International Lawyers
Gessel i Wspólnicy
Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór
Kuczek Maruta i Wspólnicy
Góralczyk Rychlicki Boroń
Sieniawski
Zawartka i Wspólnicy
Hałuszczyński
Chałas i Wspólnicy
Chajec Don-Siemion & Żyto
M. Furtek i Wspólnicy
Wójcik i Złotnik
Siemiątkowski & Davis
Plucińska Stopczyk Mikulski