P-II-01PROCEDURA - Urząd Miasta Olsztyna

PROCEDURA
Nr procedury
P-II-01
Szkolenia pracowników
Urzędu Miasta Olsztyna
Urząd Miasta Olsztyna
ZASOBY LUDZKIE
Wydanie
9
19.05.2015r.
WŁASCICIEL PROCESU
AUTOR
Wydział Organizacji i Kadr
OK
Jadwiga Wasilewska
Inspektor
Wydział Organizacji i Kadr
SPRAWDZIŁA
Halina Przybyłowska
NADZOROWAŁA
Hanna Mikulska-Bojarska
ZATWIERDZIŁ
1.0.
Mirosław Pampuch
Kierownik Referatu
Kadr i Szkolenia
Wydział Organizacji i Kadr
Dyrektor
Wydział Organizacji i Kadr
Sekretarz Miasta
Pełnomocnik Prezydenta
ds. Systemu Zarządzania
Jakością
CEL
Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad organizowania szkoleń pracowników,
zgodnie z potrzebami Urzędu Miasta Olsztyna.
2.0. ZAKRES PROCEDURY
Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miasta
Olsztyna.
3.0. TERMINOLOGIA
3.1. Szkolenie – proces, którego celem jest przystosowanie wiedzy i umiejętności
pracowników do wymagań wynikających z zadań wykonywanych na danym
stanowisku pracy.
3.2. Zapotrzebowanie pracowników komórek organizacyjnych na szkolenia
i dokształcanie w..….. roku – jest to zapotrzebowanie obejmujące potrzeby
szkoleniowe : ogólne / specjalistyczne oraz dokształcanie pracowników UM
na kolejny rok. Zapotrzebowanie sporządza w komórce organizacyjnej wyznaczony
przez przełożonego pracownik i przekazuje na stanowisko ds. szkoleń do dnia
30 października br. Pracownik ds. szkoleń przygotowuje zbiorcze zapotrzebowanie
pracowników UMO na szkolenia i dokształcanie do 15 grudnia br. Wzór
zapotrzebowania pracowników na szkolenia i dokształcanie stanowi załącznik
nr 1/ P-II-01_ZL.
3.3. Harmonogram szkoleń – plan obejmujący potrzeby szkoleniowe, a w tym:
tematykę szkoleń, ilość potencjalnych uczestników, w powiązaniu z zatwierdzonymi
środkami finansowymi, planowany termin szkolenia opracowany zgodnie ze wzorem
stanowiącym załącznik nr 2/P-II-01_ZL. Harmonogram szkoleń opracowuje
pracownik ds. szkoleń.
3.4. Dokumentacja szkoleniowa:
1) zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu, wynikające z przyjętego zbiorczego
zapotrzebowania pracowników UMO na szkolenia i dokształcanie oraz potrzeb
szkoleniowych zgłoszonych przez kierowników komórek organizacyjnych
PO WYDRUKOWANIU DOKUMENT NIENADZOROWANY Procedura P-II-01 Zasoby ludzkie z dnia 19.05.2015r
1
na ofercie wpływającej w trakcie roku, zgłoszenie w formie wymaganej przez
organizatora
lub
określonej
przez
macierzystą
jednostkę
stanowiącą
zał. nr 3/P-II-01_ZL,
2) delegacja służbowa, w przypadku szkolenia zamiejscowego wypełniony druk
delegacji służbowej,
3) faktura VAT, za szkolenie,
4) arkusz oceny szkolenia - ankieta każdorazowo wypełniana przez pracownika
po odbytym szkoleniu stanowiąca zał. nr 8/P-II-01_ZL,
5) arkusz oceny efektywności szkolenia – opinia kierownika komórki
o efektywności szkolenia, które odbył pracownik komórki organizacyjnej
sporządzana w terminie 30 dni od daty powrotu pracownika ze szkolenia
- zał. nr 9/P-II-01_ZL,.
3.5. Zasady zgłaszania uczestnictwa w szkoleniach:
W szkoleniach, kursach, seminariach uczestniczyć mogą pracownicy bez względu
na formę zatrudnienia i stażu pracy. Tematyka szkolenia powinna dotyczyć profilu
wykonywanych obowiązków służbowych, wynikających z zakresu czynności
pracownika. Zasady dokształcania reguluje procedura P-II-02_ZL Dokształcanie
pracowników UMO.
3.6. OK – Wydział Organizacji i Kadr.
3.7. OK. II – Referat Kadr i Szkolenia.
3.8. KO – komórki organizacyjne.
3.9. Kierownik komórki organizacyjnej UM – dyrektor, pełnomocnik Prezydenta,
audytor wewnętrzny, kierownik USC, rzecznik prasowy, rzecznik konsumentów,
osoba na samodzielnym stanowisku podległa bezpośrednio Prezydentowi.
3.10. UM – Urząd Miasta Olsztyna.
4.0. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich
prawidłowe i terminowe wykonanie.
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW
5.1. Procedury/instrukcje
5.1.1. Nr P-IV-01 Uruchamianie zamówień publicznych o wartości przekraczającej
równowartość kwoty, od której uzależniony jest obowiązek stosowania przepisów ustawy
Prawo zamówień publicznych.
5.2. Załączniki
5.2.1. Wzór zapotrzebowania pracowników komórek organizacyjnych na szkolenia
i dokształcanie w …. roku
- zał. nr 1/P-II-01(ZL)
5.2.2. Wzór harmonogramu szkoleń pracowników UMO - zał. nr 2/P-II-01(ZL)
5.2.3. Wzór umowy na szkolenie specjalistyczne
– zał. nr 3/P-II-01(ZL)
5.2.4. Wzór umowy na szkolenie wewnętrzne w UMO
– zał. nr 4/P-II-01(ZL)
5.2.5. Karta zgłoszeniowa
- zał. nr 5/P-II-01(ZL)
5.2.6. Wzór wniosku na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych
- zał. nr 6/P-II-01(ZL)
5.2.7. Wzór umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
- zał. nr 7/P-II-01(ZL)
5.2.8. Arkusz oceny szkolenia - zał. nr 8/P-II-01(ZL)
5.2.9. Arkusz oceny efektywności szkolenia - zał. nr 9/P-II-01(ZL)
PO WYDRUKOWANIU DOKUMENT NIENADZOROWANY Procedura P-II-01 Zasoby ludzkie z dnia 19.05.2015r
2
6.0 MIERNIKI PROCESU
Lp.
1.
Proces
Miernik
Szkolenie pracowników 1. Liczba pracowników Urzędu
Urzędu Miasta
uczestniczących w szkoleniach.
Olsztyna
2. Liczba i rodzaj szkoleń.
odbytych przez pracowników
Urzędu.
3. Liczba szkoleń grupowych
zorganizowanych przez Urząd.
4. Ocena szkoleń.
5. Efektywność szkoleń.
Odpowiedzialność
Kierownik komórki
organizacyjnej
Wskaźniki określane raz w roku
po zakończeniu roku
kalendarzowego oraz na żądanie
Pełnomocnika Prezydenta ds. SZJ
w formie sprawozdania.
OK.2402- karty szkoleń komórek
organizacyjnych Urzędu
PO WYDRUKOWANIU DOKUMENT NIENADZOROWANY Procedura P-II-01 Zasoby ludzkie z dnia 19.05.2015r
3