instrukcja - Politechnika Śląska

INSTRUKCJA
w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów w związku z wyjazdami
poza granice kraju w ramach delegacji służbowej lub umowy cywilnoprawnej
Tryb postępowania:
1) Wniosek o wyjazd poza granice kraju (ZAŁ. NR 1 Zarządzenia Nr 15/08/09),
zaakceptowany przez kierownika Katedry należy złożyć odpowiednio do osoby
wyznaczonej na Wydziale , która po stwierdzeniu posiadanych środków i zgodności
z przepisami przedstawia wniosek osobie upoważnionej do podjęcia decyzji
o wyjeździe,
Na poziomie wniosku określony zostaje:
a) cel podróży,
b) środek lokomocji właściwy do odbycia podróży (na wniosek pracownika może
zostać udzielona zgoda na przejazd samochodem osobowym będącym własnością
pracownika – wzór podania w załączniku),
c) czas trwania wyjazdu (1 dzień przez rozpoczęciem obowiązków
służbowych/konferencji i 1 dzień na podróż powrotną w przypadku wyjazdów
do krajów europejskich; dwa dni w przypadku wyjazdów do krajów
pozaeuropejskich); w szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe
jest wydłużenie okresu służbowego pobytu za granicą, które powinno
być potwierdzone na piśmie zgodą Dziekana Wydziału,
d) wysokość środków przeznaczonych na wyjazd wraz ze wskazaniem źródła
finansowania,
Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie przyjęcia referatu, zaproszenie, program
konferencji, itp.,
2) Zlecenie dokonania przelewu za granicę (ZAŁ. NR 2 Zarządzenia Nr 15/08/09),
po wyrażeniu zgody na wyjazd, wyznaczony pracownik jednostki organizacyjnej,
przygotowuje Zlecenie i kieruje do Kwestury celem dokonania przelewu za granicę
(opłata konferencyjna, depozyt, itp).
3) Polecenie wyjazdu służbowego tzw. „delegację służbową” wyznaczony pracownik
jednostki organizacyjnej przygotowuje na podstawie wniosku i rejestruje
we właściwym Dziale Spraw Osobowych.
Zakup biletu lotniczego, autobusowego, promowego lub kolejowego realizowany jest
ze środków własnych pracownika wyjeżdżającego i rozliczany na podstawie rachunku
wystawionego na Politechnikę Śląską. Możliwe jest pobranie zaliczki w PLN na koszty
podróży w celu wykupienia biletu. Przejazd własnym samochodem rozliczany jest
na podstawie Ewidencji przebiegu pojazdu (ZAŁ. NR 8 Zarządzenia Nr 15/08/09).
Wysokość kosztów używania własnego samochodu nie może przekroczyć kwoty stanowiącej
iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Stawka za jeden kilometr przebiegu podawana jest corocznie w Monitorze Polskim.
4) Zlecenie wypłaty zaliczki (ZAŁ. NR 3 Zarządzenia Nr 15/08/09), - wyznaczony
pracownik jednostki organizacyjnej składa Zlecenie w Kwesturze co najmniej 7 dni
przez datą planowanego wyjazdu. Zaliczkę odbiera osobiście w Gliwicach
(Konarskiego 18, pok. 144 - Pani JANINA KWIATKOWSKA , tel. wew. 2434)
osoba wyjeżdżająca lub osoba przez nią upoważniona w terminie 5 dni przed
wyjazdem. Kwota wnioskowanej zaliczki powinna być zgodna z kwotą określoną
w formularzu „Zlecenie wypłaty zaliczki”.
5) Rozliczenie kosztów wyjazdu (ZAŁ. NR 4 Zarządzenia Nr 15/08/09)– osoba
wyjeżdżająca jest zobowiązana do rozliczenia się z pobranej zaliczki w terminie
do 14 dni od dnia powrotu do kraju.
Umowa i rachunek kosztów podróży (ZAŁ. NR 5 i 6 Zarządzenia Nr 15/08/09) –
w przypadku wyjazdów doktorantów, studentów i osób niebędących pracownikami
Uczelni, obowiązuje wzór Umowy rejestrowanej w odpowiedniej jednostce oraz
Rachunek Kosztów Podróży, w celu zwrotu kosztów podróży.
Pracownicy, studenci i doktoranci Politechniki Śląskiej, którzy wykonują zadania
na rzecz innych uczelni, ministerstw, stowarzyszeń, Komisji Europejskiej, itp. ubiegając
się o zgodę na wyjazd w swojej jednostce organizacyjnej, wypełniają formularz „Wniosek
na wyjazd poza granice kraju”; w tym przypadku Politechnika Śląska nie przyznaje
świadczeń; koszty związane z realizacją podróży nie obciążają Politechniki Śląskiej.
Rozliczenia kosztów należy dokonać bezpośrednio w jednostkach zlecających wyjazd.
KONTAKT:
mgr inż. RENATA CZECH
[email protected]
tel. wew. 4398