niniejszy dokument nie może być bez zgody wydawcy
advertisement
Urząd Miejski w Słubicach EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 1 Z 8 Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi Urząd Miejski w Słubicach STRONA TYTUŁOWA NINIEJSZY DOKUMENT NIE MOŻE BYĆ BEZ ZGODY WYDAWCY KOPIOWANY I ROZPOWSZECHNIANY Imię i nazwisko Zaktualizował Zaakceptował Zatwierdził BARBARA BANAŚKIEWICZ Pełnomocnik ds. SZJ ALICJA CIEŚLAK Sekretarz Gminy RYSZARD BODZIACKI Burmistrz Słubic Data Podpis 2009-11-23 (-) BARBARA BANAŚKIEWICZ 2009-11-23 (-) ALICJA CIEŚLAK 2009-11-23 (-) RYSZARD BODZIACKI Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 2 Z 8 Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi 1. Cel Celem procedury jest określenie efektywnych działań zmierzających do zapewnienia doboru pracowników w wymiarze ilościowym i jakościowym poprzez zdefiniowanie czynności gwarantujących stałe doskonalenie pracowników, sprecyzowanie zadań, praw i obowiązków oraz wprowadzenie efektywnego systemu ocen w Urzędzie Miejskim w Słubicach, zwanym dalej Urzędem. 2. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura dotyczy obszaru zarządzania zasobami ludzkimi w zakresie: systemu rekrutacji pracowników na stanowiska urzędnicze i pomocnicze, systemu oceny i awansowania pracowników, systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego. 3. Terminologia rekrutacja pracowników – wszystkie czynności podjęte przez pracodawcę zmierzające do zatrudnienia pracownika zgodnie z przepisami prawnymi, analizą oraz zapotrzebowaniem zgłoszonym przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, szkolenie – ogół działań mających na celu podniesienie kwalifikacji i umiejętności zawodowych pracowników, szkolenie okresowe – szkolenie obowiązkowe, któremu podlega każdy pracownik w ramach szkolenia w dziedzinie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p.poż. w określonych przepisami prawnymi odstępach czasu, szkolenie wstępne – szkolenie obowiązkowe, któremu podlega każdy nowoprzyjęty pracownik w ramach szkolenia z różnych dziedzin niezbędnych do prawidłowego wykonywania obowiązków na danym stanowisku, w tym również z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i p.poż. pozostała terminologia – wg Księgi Jakości. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 3 Z 8 4. Przebieg realizacji 4.1. System rekrutacji pracowników na stanowiska urzędnicze i pomocnicze. Zatrudnianie pracowników do Urzędu odbywa się w oparciu o przepisy prawa, m.in. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, zarządzenia nr 329/05 Kierownika Urzędu z dnia 30 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury zatrudniania pracowników do Urzędu Miejskiego w Słubicach. Kierownicy komórek organizacyjnych analizują potrzeby personalne w zakresie ilościowym i jakościowym, zgłaszając wnioski o zapotrzebowanie na pracowników na stanowiska urzędnicze i pomocnicze do Sekretarza Gminy. Sekretarz Gminy po analizie wniosków oraz zadań realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, przedstawia swoją opinię Kierownikowi Urzędu, celem podjęcia decyzji o zatrudnieniu. W przypadku podjęcia przez Kierownika Urzędu decyzji pozytywnej w sprawie zatrudnienia nowego pracownika następuje rozpoczęcie procedury naboru. Kierownik komórki organizacyjnej wnioskujący o zatrudnienie przygotowuje wszelkie dane, w tym wymagania kwalifikacyjne, które powinny się znaleźć w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko urzędnicze. W przypadku wniosku o zatrudnienie pracownika na stanowisko pomocnicze, wnioskujący przygotowuje wykaz wymogów, jakie kandydat musi spełnić. Pracownik ds. kadr na podstawie w/w danych przygotowuje ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze, które zostaje rozpropagowane w sposób zwyczajowo przyjęty oraz przekazane do publikacji w BIP. Nabór odbywa się na podstawie zapisów ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych. Osoba zainteresowana wolnym stanowiskiem urzędniczym zobowiązana jest do złożenia, w określonym w ogłoszeniu terminie, wszelkich niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 4 Z 8 Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi System rekrutacji pracowników opiera się na różnych narzędziach weryfikacji kandydatów, w tym w szczególności: - na analizie przedstawionych aplikacji, w tym dokumentów potwierdzających kwalifikacje, - na rozmowach kwalifikacyjnych przeprowadzonych w komisjach co najmniej dwuosobowych, - na testach potwierdzających znajomości wymaganych zagadnień. Po przeprowadzeniu systemu rekrutacji następuje wybór osoby spośród kandydatów, którzy brali udział w weryfikacji, całe postępowanie rekrutacyjne jest dokumentowane, a informacja o wyborze kandydata podawana jest do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty oraz publikowana w BIP. Z wybranym kandydatem pracodawca, w imieniu którego działa Kierownik Urzędu, podpisuje umowę o pracę, natomiast pracownik ds. kadr zakłada i prowadzi dla nowego pracownika akta osobowe. Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik rozpoczyna pracę, obowiązany jest przedstawić wszystkim pracownikom nowo zatrudnioną osobę, a następnie zapoznać nowego pracownika z podstawowymi dokumentami obowiązującymi w Urzędzie (jak np.: Regulamin Organizacyjny Urzędu, Statut Gminy Słubice, Regulamin pracy i wynagradzania, itd.) Kierownik komórki organizacyjnej przygotowuje dla nowego pracownika projekt zakresu obowiązków, który to dokument zatwierdzany jest przez pracodawcę. Pracownik przyjmuje zakres obowiązków potwierdzając ten fakt podpisem, jeden egzemplarz w/w dokumentu znajduje się w aktach osobowych pracownika. 4.2. System oceny i awansowania pracowników. Każdy pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym podlega procesowi oceny według kryteriów obowiązkowych i dodatkowych, określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 5 Z 8 Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi Kierownicy komórek organizacyjnych dokonują oceny podległych bezpośrednio pracowników raz na dwa lata, na kwestionariuszach będących załącznikami do w/w rozporządzenia, w których kolejnym z kryteriów podlegających ocenie jest efekt szkoleń wewnętrznych, z uwzględnieniem podziału na - widoczny – pracownik wykorzystuje nabytą wiedzę, wprowadza udoskonalenia na swoim stanowisku pracy, - mało widoczny – pracownik wykorzystuje nabytą wiedzę w niewielkim stopniu, - brak efektu – pracownik nie wykorzystuje wiedzy na stanowisku pracy, nie zauważalna jest poprawa jakości pracy w żadnym z aspektów. Każdy pracownik po zapoznaniu się z oceną ma prawo odwołania się od oceny do Kierownika Urzędu, który może uwzględnić argumenty pracownika i zmienić ocenę lub pozostawić ocenę bez zmian. Kierownik Urzędu może również z własnej inicjatywy zmienić ocenę pracownika dokonaną przez kierownika komórki organizacyjnej. Oceny pracownika mogą być jednym z kryterium awansowania pracownika na wyższe stanowisko służbowe. Z wnioskiem o awans, podwyżkę lub nagrodę dla pracownika występuje kierownik komórki organizacyjnej w stosunku do podległych bezpośrednio pracowników, do Sekretarza Gminy. Sekretarz Gminy po analizie wniosku, przedstawia wniosek wraz z własną opinią Kierownikowi Urzędu, który podejmuje ostateczną decyzję o awansie, podwyżce lub nagrodzie dla pracownika. 4.3. System szkoleń zawodowego. zewnętrznych i wewnętrznych oraz doskonalenia Każdy pracownik w Urzędzie podlega systematycznym szkoleniom w celu podnoszenia swoich kwalifikacji oraz podnoszenia jakości realizowanych zadań. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 6 Z 8 Zasady zgłaszania pracowników na szkolenia zewnętrzne oraz oceny wykonawców szkolenia reguluje szczegółowo zarządzenie nr 328/05 Kierownika Urzędu z dnia 30 sierpnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia procedur szkoleń pracowników Urzędu Miejskiego w Słubicach, aktualizacji kart szkoleniowych i ocen szkoleń oraz tworzenia bazy firm szkoleniowych. Każdy pracownik objęty jest systemem szkoleń wstępnych oraz okresowych z zakresu bhp i p.poż. . Kierownicy komórek organizacyjnych dokonują analizy potrzeb szkoleniowych w danej komórce organizacyjnej. Wniosek o skierowanie na szkolenia pracownika kierownik komórki organizacyjnej składa do Sekretarza Gminy. Po analizie zasadności skierowania na szkolenie Sekretarz Gminy kieruje pracownika na szkolenie. Pracownik odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu szkoleń wypełnia wszelkie dokumenty związane ze skierowaniem pracownika na szkolenie. Po odbytym szkoleniu zewnętrznym, każdy pracownik ma obowiązek wypełnić ankietę oceny szkolenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia nr 328/05 z dnia 30 sierpnia 2005 r. Po odbytym szkoleniu każdy pracownik ma obowiązek przekazać innym pracownikom informacje zdobyte na szkoleniu, które mogą być potrzebne do realizacji zadań w komórce merytorycznej. Zaświadczenia o odbytych szkoleniach dołącza się do akt osobowych pracownika. W przypadku organizowania szkoleń wewnętrznych, Sekretarz Gminy wyznacza osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie szkolenia. Ze szkoleń wewnętrznych, osoba przeprowadzająca szkolenie sporządza notatkę ze szkolenia wg określonego wzoru P-08/1 uwzględniającą tematykę szkolenia, wskazanie prowadzącego szkolenie oraz listę obecności uczestników szkolenia. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 7 Z 8 Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi Sekretarz Gminy dokonuje analizy wykonawców szkoleń na podstawie ankiet oceny szkolenia wypełnianej przez uczestników szkoleń zewnętrznych i efektów szkoleń wewnętrznych wykazywanych podczas ocen kwalifikacyjnych pracowników. Analiza ta jest przedstawiana w formie raportu podczas przeglądu zarządzania. Efekt szkolenia jest brany pod uwagę w przypadku oceny pracowników, natomiast wyniki oceny wykonawców są brane pod uwagę w przypadku wyboru wykonawcy kolejnych zamówień. 5. Informacje dodatkowe Brak. 6. Dokumenty związane 1) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, 2) ustawa z dnia 22 marca 1990r. o pracowniach samorządowych, 3) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 02 sierpnia 2005r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, 4) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, 5) zarządzenie nr 264/05 Kierownika Urzędu z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu pracy i wynagradzania wraz ze zm., 6) zarządzenie nr 328/05 Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubicach z dnia 30 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedur szkoleń pracowników Urzędu Miejskiego w Słubicach, aktualizacji kart szkoleniowych i ocen szkoleń oraz tworzenia bazy firm szkoleniowych, 7) zarządzenia nr 329/05 Kierownika Urzędu z dnia 30 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury zatrudniania pracowników do Urzędu Miejskiego w Słubicach. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008 Urząd Miejski w Słubicach Procedura P-08 Zarządzanie zasobami ludzkimi EDYCJA 2 WERSJA 1 STRONA 8 Z 8 Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe, rzetelne i terminowe wykonanie. Załączniki P – 08/1 Notatka ze szkolenia wewnętrznego. Wykaz zmian w dokumencie Wg P-01/6. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Urzędzie Miejskim w Słubicach Opracowano na podstawie wymagań normy ISO 9001:2008
