Załącznik nr 1 do rozeznania rynku/ Załącznik do umowy

Załącznik nr 1 do rozeznania rynku/
Załącznik do umowy
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
I.
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia zamkniętego dla
maksimum 10, a minimum 7 pracowników Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach z zakresu opracowania
wniosków o dofinansowanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w
ramach Polityki Spójności w perspektywie finansowej na lata 2014-2020.
II.
Zakres szkolenia:
Cel szkolenia:
Głównym celem organizacji przedmiotowego szkolenia jest przekazanie uczestnikom
wiedzy oraz podniesienie ich kompetencji z zakresu opracowywania wniosków
o dofinansowanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
w ramach Polityki Spójności w perspektywie finansowej na lata 2014 – 2020.
Zagadnienia programowe
W programie szkolenia należy uwzględnić w szczególności następującą tematykę:
- cele realizacji projektu,
- harmonogram projektu,
- konstruowanie budżetu projektu,
- wskaźniki produktu i realizacji projektu,
- najczęściej popełniane błędy w trakcie opracowywania wniosków o dofinansowanie
Podsumowanie szkolenia:
 dyskusja końcowa,
 konsultacje indywidualne.
Forma szkolenia: wykładowo - warsztatowy, case study.
Szkolenie powinno zawierać w sobie element wykładów i warsztatów.
III. Czas trwania, organizacja szkolenia oraz program szkolenia:
1. Szkolenie trwać będzie 2 dni.
2. Zamawiający przewiduje, że szkolenie będzie obejmowało łącznie 12 godzin
zegarowych, z uwzględnieniem
dwóch przerw kawowych każdego dnia.
Zamawiający przewiduje 3,5 godzinne szkolenie w pierwszym dniu oraz 8,5 godzinne
w dniu drugim. Jednocześnie Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby godzin
dla danego dnia szkoleniowego z założeniem, że zostanie zrealizowana łącznie
odpowiednia liczba godzin szkoleniowych.
Poniżej przykładowy harmonogram (godziny szkolenia i rozkład przerw mogą ulec zmianie):
Opracowywanie wniosków o dofinansowanie projektów współfinansowanych ze
środków Unii Europejskiej
I dzień szkolenia
15:30 – 16:30
podróż z siedziby Zamawiającego do miejsca organizacji szkolenia oraz
zakwaterowanie uczestników szkolenia
16:30 – 16:45
przerwa kawowa
16:45 – 18:30
szkolenie
18:30 – 18:45
przerwa kawowa
18:45 – 20:30
szkolenie
20:30 – 23:00
kolacja
II dzień szkolenia
07:00 – 09:00
śniadanie
09:00 – 11:30
szkolenie
11:30 – 11:45
przerwa kawowa
11:45 – 14:00
szkolenie
14:00 – 15:00
obiad oraz wykwaterowanie uczestników
15:00 – 17:00
szkolenie
17:00 – 17:15
przerwa kawowa
17:15 – 19:00
szkolenie
19:00 – 20:00
podróż z miejsca organizacji szkolenia do siedziby Zamawiającego
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje programu i harmonogramu szkolenia w
terminie do 2 dni roboczych od momentu podpisania umowy Zamawiający zaakceptuje
program i harmonogram w terminie do 3 dni roboczych od dnia przeslania propozycji ww.
dokumentów przez Wykonawcę.
3. Termin szkolenia: 13-14.10.2016 r.
4. Miejsce szkolenia: Proponowane miejsce szkolenia musi znajdować się w subregionie
zachodnim lub południowym województwa śląskiego, w promieniu minimum 50
i maksimum 100 km od siedziby Zamawiającego. Wykonawca przedstawi minimum 2
propozycje miejsca szkolenia/hotelu do 2 dni od momentu podpisania umowy.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia zakwaterowania (jednego noclegu z
czwartku na piątek) dla maksymalnie 10 osób, minimalnie 7 osób w pokojach
dwuosobowych i jednoosobowych, w taki sposób, aby nie doszło do wspólnego
zakwaterowania w jednym pokoju osób różnych płci oraz zakwaterowania z osobami
spoza szkolenia. Pokoje powinny być wyposażone w działające/sprawne: urządzenia
grzewcze, wentylację, łazienkę z umywalką, toaletą i wanną lub prysznicem.
Zakwaterowanie od godziny 16:30 pierwszego dnia do godziny 15:00 dnia drugiego.
Pokoje o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii
trzygwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia
19 sierpnia 2004 roku, w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których
świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169).
Ponadto, miejsce noclegu, usługi restauracyjnej oraz sala konferencyjna/ warsztatowa
powinny być zlokalizowane w jednym budynku. Jednocześnie, obiekt
w którym będą przebywać uczestnicy szkolenia nie może być w trakcie prac
remontowo – budowlanych.
5. Sala konferencyjna/warsztatowa winna być dostępna w godzinach zaplanowanych
na przeprowadzenie szkolenia (ramy czasowe zostaną ustalone z Wykonawcą
w trakcie akceptowania godzinowego programu szkolenia). Sala konferencyjna/
warsztatowa powinna być odpowiednio wyciszona, posiadać klimatyzację, sprawne
ogrzewanie, dzienne oświetlenie z możliwością odpowiedniego zaciemnienia dla
potrzeb prowadzenia prezentacji powinna być wyposażona w sprzęt multimedialny
(ekran, projektor, rzutnik, laptop), flipchart z kartkami mazakami, nagłośnienie
niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi. Sala
konferencyjna/warsztatowa, w pierwszym dniu pobytu winna zostać zabezpieczona
od godziny 16:30 do godziny 20:30 oraz w drugim dniu od godziny 08:30 do godziny
19:30. Sala pomieści minimum 12 osób, dla których zostanie zabezpieczona
odpowiednia liczba miejsc siedzących przy stołach.
6. Ilość osób uczestniczących w szkoleniu – maksymalnie 10 osób, minimalnie 7 osób.
Realizacja przedmiotu umowy nastąpi wg rzeczywistych potrzeb Zamawiającego
(rozliczenie według ceny jednostkowej brutto / osobę). Zamawiający potwierdzi
ostateczną liczbę uczestników szkolenia na 3 dni robocze przed rozpoczęciem
szkolenia.
IV.
Trener:
Trener musi posiadać odpowiednie przygotowanie merytoryczne do prowadzenia
szkoleń z zakresów merytorycznych wskazanych w pkt II oraz posiadać min. 3 letnie
doświadczenie praktyczne w realizacji zadań z zakresu opracowywania wniosków
o dofinansowanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Posiadający doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 3 szkoleń
z opracowywania wniosków o dofinansowanie projektów współfinansowanych
ze środków Unii Europejskiej, na rzecz 3 różnych odbiorców. Szkolenia powinny być
zrealizowane w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli
okres jest krótszy to w tym okresie.
V.
VI.
Zamawiający dopuszcza zmianę trenera jedynie, gdy doświadczenie i przygotowanie
merytoryczne nowo proponowanej osoby będzie takie same lub wyższe od
doświadczenia wymaganego przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia.
Wykonawca może dokonać zmiany osoby trenera po wcześniejszym przedstawieniu
Zamawiającemu informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn
proponowanej zmiany. Zmiana ta może nastąpić jedynie z uzasadnionych przyczyn
losowych. Zamawiający zaakceptuje i wyrazi na piśmie zgodę na zmianę osoby trenera.
Transport:
Wykonawca zapewni transport dla wszystkich uczestników szkolenia na trasie
z siedziby Zamawiającego (Katowice, ul. Dąbrowskiego 23) na miejsce szkolenia
w pierwszym dniu oraz z miejsca szkolenia do siedziby Zamawiającego w drugim dniu
szkolenia. Środek transportu powinien być wyposażony w sprawny system grzewczy
oraz klimatyzację, a jego rok produkcji nie może być starszy niż 2010. Pojazd powinien
również posiadać aktualne badania techniczne, dopuszczenie do ruchu drogowego
oraz aktualną polisę OC i NNW.
Obowiązki wykonawcy:
1. Zapewnienie trenera spełniającego wymagania określone w pkt. IV.
2. Zapewnienie możliwości konsultowania z trenerem tematów omawianych podczas
szkolenia za pomocą poczty elektronicznej w okresie 1 miesiąca po zakończeniu
szkolenia (udzielanie odpowiedzi drogą elektroniczną na pytania lub wątpliwości
powstałe podczas szkolenia).
3. Przygotowania i wydrukowania (po wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego – co
najmniej 3 dni roboczych przed szkoleniem) materiałów szkoleniowych, w tym także
prezentacji multimedialnej przedstawianej w trakcie szkolenia, które powinny być
trwale złączone i wykonane w ilości odpowiadającej liczbie uczestników. Dodatkowo
muszą uwzględniać oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania
projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020, a w
szczególności dla Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Kolorystyka i
układ graficzny logo Punktu Informacyjnego, Ministerstwa Rozwoju, Województwa
Śląskiego oraz Unii Europejskiej zostaną zaprojektowane ściśle według wskazania
Zamawiającego,
4. Przekazania Zamawiającemu w formie elektronicznej prezentacji multimedialnej
przedstawianej w trakcie szkolenia,
5. Przeprowadzenia zajęć,
6. Rozdania i zebrania wypełnionych ankiet oceniających szkolenie (Zamawiający
dostarczy wzór ankiety), które zostaną przekazane Zamawiającemu po szkoleniu,
7. Przedstawienia Zamawiającemu, w terminie do 5 dni roboczych po szkoleniu,
sprawozdania dokumentującego przebieg szkolenia, wraz z ewentualnymi wnioskami
i rekomendacjami, dotyczącymi przyszłej organizacji szkoleń,
8. Poinformowania uczestników szkolenia, że szkolenie finansowane jest ze środków
Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna,
9. Przedstawienie Zamawiającemu do wyboru, w terminie 5 dni roboczych po dokonaniu
wyboru oferty, minimum dwóch wariantów dokładnych miejsc realizacji zamówienia,
10. Ustalenia z Zamawiającym, w terminie nie późniejszym niż 3 dni roboczych przed
realizacją przedmiotu zamówienia, godziny wyjazdu uczestników szkolenia z siedziby
Zamawiającego w pierwszym dniu oraz godziny wyjazdu z miejsca organizacji szkolenia
w drugim dniu,
11. Ustalenia z Zamawiającym, w terminie nie późniejszym niż 3 dni roboczych przed
realizacją przedmiotu zamówienia, menu podawanych posiłków, w tym: śniadania,
obiadu i kolacji,
12. Ustalenia z Zamawiającym, w terminie nie późniejszym niż 3 dni robocze przed
realizacją przedmiotu zamówienia, ostatecznej liczby uczestników oraz liczby pokoi
jednoosobowych i dwuosobowych.
13. Zapewnienie wyżywienia:
Zapewnienia usługi restauracyjnej, w tym:
Pierwszy dzień szkolenia:
przerwy kawowe – około godziny 16:30 oraz 18:30 – składające się z kawy
naturalnej i rozpuszczalnej oraz herbaty wraz z dodatkami (mleko w płynie,
cukier, świeża cytryna) uzupełnianymi na bieżąco, napojów zimnych (woda
mineralna gazowana / niegazowana oraz soki w ilości minimum 500 ml na
osobę), poczęstunku na słodko (ciasto, ciasteczka) uzupełnianego na bieżąco i
przekąsek słonych uzupełnianych na bieżąco. W zależności od wielkości sali,
catering może zostać dostarczony poza salą szkoleniową, w miejscu dostępnym
tylko dla uczestników lub na sali w wydzielonym miejscu,
kolacja – w godzinach od 20:30 do 23:00 – zorganizowana w formie
uzupełnianego na bieżąco bufetu szwedzkiego: zimny bufet (co najmniej: kilka
rodzajów wędlin i serów, krojone pomidory, ogórki, chleb, bułki oraz 2 sałatki,
w tym 1 z rybą), gorąca kolacja (co najmniej 2 potrawy w formie bufetu
samoobsługowego), napoje zimne (woda mineralna gazowana / niegazowana
i soki w ilości minimum 500 ml na osobę), kawa naturalna
i rozpuszczalna oraz herbata wraz z dodatkami (mleko w płynie, cukier, świeża
cytryna),
Drugi dzień szkolenia:
śniadanie – w godzinach od 07:00 do 09:00 – zorganizowane w formie
uzupełnianego na bieżąco bufetu szwedzkiego: zimny bufet, ciepłe danie,
napoje zimne (woda mineralna gazowana / niegazowana i soki w ilości
minimum 500 ml na osobę), kawa naturalna i rozpuszczalna oraz herbata wraz
z dodatkami (mleko w płynie, cukier, świeża cytryna),
przerwy kawowe – około godziny 11:30 oraz 17:00 – składające się z kawy
naturalnej i rozpuszczalnej, herbaty wraz z dodatkami (mleko w płynie, cukier,
świeża cytryna) uzupełnianymi na bieżąco, napojów zimnych (woda mineralna
gazowana / niegazowana oraz soki w ilości minimum 500 ml na osobę),
poczęstunku na słodko (ciasto, ciasteczka) uzupełnianego na bieżąco i
przekąsek słonych uzupełnianych na bieżąco. W zależności od wielkości sali,
catering może zostać dostarczony poza salą szkoleniową, w miejscu
dostępnym tylko dla uczestników, lub na sali w wydzielonym miejscu,
obiad – godzina 14:00 – składający się z: zupy (minimum 250 ml na osobę),
drugiego dania (danie mięsne o wadze minimum 200 g na osobę, dodatków w
formie frytek, ziemniaków lub klusek o wadze minimum 200 g na osobę oraz
zestawu surówek), deseru, napojów zimnych (woda mineralna gazowana /
niegazowana i soki bez dodatku cukru w ilości minimum 500 ml na osobę),
kawy naturalnej i rozpuszczalnej oraz herbaty wraz z dodatkami (mleko w
płynie, cukier, świeża cytryna). Dopuszcza się organizację obiadu
w formie bufetu szwedzkiego uzupełnianego na bieżąco, spełniającego
powyższe kryteria.
Wskazane powyżej menu stanowi minimalne wymagania Zamawiającego.