Rodzaje projektów logistycznych

PROJEKTOWANIE SYSTEMÓW LOGISTYCZNYCH
(Ćw.)
PROJEKT LOGISTYCZNY
O Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie, które w zależności od zakresu
może trwać zarówno kilka dni, jak i kilka lat. Służy osiągnięciu
konkretnego celu, ma wyraźnie określony termin zarówno rozpoczęcia,
jak i zakończenia. Po jego finalizacji zajmujący się nim ludzie i zasoby
powracają do przydzielonych, codziennych zadań.
O Projekt logistyczny można określić jako jednorazowe przedsięwzięcie
(zadanie), którego celem jest usprawnienie procesów przepływów
ładunków i związanych z nimi informacji w przedsiębiorstwie.
Realizację projektu logistycznego można podzielić na pięć podstawowych
etapów. Do każdej z nich przypisana jest określona liczba zasobów.
Można wyróżnić następujące fazy projektu logistycznego:
1. Faza pierwsza to faza koncepcji
2. Faza druga to faza definicji projektu
3. Faza trzecia to faza planowania
4. Faza czwarta to faza realizacji
5. Faza piąta to faza powykonawcza
Faza pierwsza – faza koncepcji (Opis projektu logistycznego)
O W fazie pierwszej określa się istotę i zakres projektu. Definiuje się
najważniejsze potrzebne zasoby, wstępnie określa się wysokość budżetu
oraz czas realizacji.
O W tej fazie można stwierdzić czy projekt logistyczny jest wykonalny.
O Przykładowy opis projektu może wyglądać następująco:
„Należy wybrać firmę kurierską do realizacji doręczeń paczek w firmie „TransBud””. Szacunki budżetowe w fazie koncepcji powinny zgadzać się w
minimum +/-70% z budżetem końcowym.
Faza druga - faza definicji projektu (Narzędzia, sposób organizacji)
O W fazie drugiej określa się sposób wykonania pracy i sposób organizacji
prac w projekcie, bazę narzędzi, z których będzie można skorzystać,
najważniejsze osoby i zasoby, wstępne harmonogramy, wstępne założenia
budżetowe, które powinny się zgadzać z budżetem końcowym w
minimum +/- 90-95%.
O Przykładowy opis projektu w tej fazie może przyjąć następujące
brzmienie:
„Należy wybrać najtańszą firmę kurierską do realizacji doręczeń paczek w
firmie „Trans-Bud” w systemie krajowym i międzynarodowym lotniczym na
terenie Unii Europejskiej”.
1
Faza trzecia - planowanie projektu logistycznego
O W fazie tej powstają szczegółowe plany zawierające listę czynności wraz
z terminami, delegacja środków finansowych, wykaz zasobów do
wykonania poszczególnych działań. Tworzą się zespoły projektowe.
Wyznaczone zostają punkty kluczowe (daty realizacji grup
czynności oraz wymagane wyniki w wyniku prac tych grup).
O Czynnościami w przykładowym projekcie mogą być:
„Analiza wielkości i struktury wysyłek w przepracowanym okresie (w zależności
od potrzeb: ostatni miesiąc, kwartał, półrocze, rok), wybór potencjalnych
dostawców i wstępna ocena pod kątem możliwości realizacji doręczeń na
wymaganym poziomie, stworzenie i dopracowanie zapytania ofertowego,
analiza ryzyk i zagrożeń, które mogą wystąpić po podpisaniu umowy z
wybranym dostawcą.”
Faza czwarta – realizacja projektu
O W fazie czwartej zespół zaczyna realizować plan projektu. Prawidłowo
zrealizowane dwie poprzednie fazy w tym miejscu zaczynają
procentować. Kierownik lub Kierownicy projektu koordynują prace,
pilnują, aby wyznaczone punkty kluczowe były planowo osiągane.
O W naszym przykładzie realizacja następuje poprzez wysłanie zapytania
ofertowego do wybranej grupy dostawców, analiza otrzymanych ofert,
utworzenie listy, spotkania z przedstawicielami dostawców z listy, wybór
najkorzystniejszej opcji, konsultacje prawnicze na temat zapisów w
umowie i – na samym końcu – podpisanie umowy z firmą kurierską.
O Z chwilą złożenia podpisu przez osoby uprawnione następuje
realizacja celu projektu – firma kurierska zostaje wybrana. Projekt
jednak jeszcze się nie kończy.
Faza piąta – powykonawcza(Podsumowanie)
O Piąta ostatnia faza – powykonawcza, jest podsumowaniem zarządzania
projektem logistycznym. Kierownik projektu potwierdza, że wynik jest
zgodny z oczekiwaniami, porównuje wyniki rzeczywiste z wynikami
spodziewanymi, które zostały określone w fazie planowania.
O W praktyce na zebraniu zespołu projektowego omawiane są słabe i silne
strony projektu oraz realizujących go pracowników.
O Wraz z końcem projektu wszystkie zasoby zaangażowane do właśnie
zakończonego przedsięwzięcia są delegowane do innych zadań. Procedura
rozpoczyna się od nowa.
O Ponad połowę sukcesu w realizacji projektu stanowi to, aby wszyscy jego
uczestnicy poznali w sposób prosty i zrozumiały cele jego realizacji.
2
Rodzaje projektów logistycznych
Rodzaje projektów realizowanych w obszarze logistyki (według
przedmiotu):
1) projekty, celem których jest rozwój produktów,
2) projekty badawcze,
3) projekty inwestycyjne,
4) projekty reorganizacyjne,
5) projekty zorganizowane na potrzeby zakupu,
6) projekty zorganizowane na potrzeby dystrybucji wyrobów gotowych.
Najmniejszy zasięg mają projekty, w wyniku których powstaje przepływ
materiałów i informacji pomiędzy dwoma najbliższymi ogniwami
łańcucha dostaw. Przykładem takiego projektu może być organizacja zakupu i
dostaw określonego materiału od najbliższego dostawcy. Nieco szerszy zasięg
mają projekty zorientowane na cały łańcuch dostaw. Przykładem takiego
projektu może być organizacja całego łańcucha dostaw lub konsolidacja
dostawców w jednym kraju. Organizacja łańcucha dostaw na obszarze dwóch i
więcej krajów może być także przykładem projektu realizowanego w skali
międzynarodowej, natomiast projekty o charakterze globalnym są realizowane
przez globalne korporacje lub określone agendy państw.
Kryterium podziału projektów jest także czas ich realizacji a także rola,
jaką odgrywa dział logistyki w projekcie.
Ze względu na czas projekty można podzielić na:
1) krótkookresowe, trwające od jednego miesiąca do jednego roku,
2) średniookresowe, trwające od jednego roku do trzech lat,
3) długookresowe powyżej trzech lat.
Kryterium czasu w projektach nie zawsze jest powiązane z wielkością
projektu czy wysokością zaangażowanych w projekt nakładów.
Kolejnym kryterium podziału projektów jest rola, jaką odgrywa w nich
dział logistyki.
W tym przypadku wyróżniamy dwa podstawowe typy projektów:
1) realizowane w ramach działu logistyki,
2) które koordynuje dział logistyki.
Analizując kompetencje oraz zakres odpowiedzialności działu logistyki w
projekcie można dojść do wniosku, iż projekty mogą być realizowane w
samym dziale logistyki lub dział logistyki może koordynować ich przebieg.
W pierwszym przypadku ma się do czynienia z tzw. projektami wewnętrznymi
działu logistyki. Przykładem takiego projektu może być reorganizacja magazynu
czy redukcja stanu zapasu.
W drugim przypadku, dział logistyki jest koordynatorem projektu angażującego
zasoby całego przedsiębiorstwa; przykładem może być tutaj realizacja zlecenia
klienta.
3
Ze względu na sposób organizacji samego projektu, projekty można
podzielić na proste oraz złożone.
O Projekty proste nie poddają się dalszemu podziałowi i realizowane są od
początku do końca przez jeden zespół projektowy.
O Projekty złożone to takie, w których w celu lepszej koordynacji i kontroli
wydziela się większą liczbę podprojektów realizowanych przez wiele
różnych zespołów projektowych. Projekty złożone można z kolei
podzielić na te, w których praca zespołów jest oddzielona przez czas lub
przestrzeń.
Projekty ze względu na obszar oddziaływania mogą być realizowane:
1) w skali jednego przedsiębiorstwa,
2) pomiędzy bezpośrednimi ogniwami łańcucha dostaw - dostawcą i
odbiorcą,
3) w całym łańcuchu dostaw w jednym kraju,
4) w skali międzynarodowej,
5) w skali globalnej.
Kryterium kolejnego podziału projektów logistycznych jest charakter
oddziaływania projektu na logistykę firmy, a także na przedsiębiorstwo jako
całość. Z tego punktu widzenia, projekty możemy podzielić na projekty o
charakterze:
1) operacyjnym,
2) taktycznym,
3) strategicznym.
O Projekty o charakterze operacyjnym to wszystkie te projekty, które
dotyczą bieżących, ale nie rutynowych działań w obszarze logistyki.
Przykładem takiego projektu może być zakup niskowartościowych
środków trwałych lub wyposażenia na potrzeby infrastruktury
logistycznej.
O Przykładem projektu o charakterze taktycznym jest pozyskanie nowego
dostawcy uzupełniającego w ramach strategii kwotowania dostaw.
Projekt ten ma nieco szerszy zasięg, oddziaływuje on bowiem
zarówno na czas i przestrzeń - dotyczy nie tylko bezpośrednio
obszaru zakupu, ale również kształtuje poziom obsługi klienta dzięki
zapewnieniu odpowiedniego zabezpieczenia procesu realizacji dostawy na
potrzeby produkcji.
O Ostatni rodzaj projektów to projekty o charakterze strategicznym. Takie
projekty logistyczne oddziaływują nie tylko na sam dział logistyki,
lecz także na firmę oraz na cały łańcuch dostaw. Mają one także
charakter długookresowy; w przypadku niektórych projektów można
mówić tutaj o czasie trwania takiego projektu do 30 lub nawet 50 lat…
4