Pojęcie mediacji, różnorodność form, historia postępowania mediacyjnego, zalety
procesu w odniesieniu do spraw gospodarczych i korzyści jakie niesie
Mediacja jest jedną z alternatyw dla postępowania sądowego w kestii
rozwiązywania różnego rodzaju sporów, w tym także gospodarczych. Jest to proces, na
który mogą się zdecydować wszyscy Ci, którym zależy na skutecznym, szybkim, względnie
tanim i satysfakcjonującym sposobie rozwiązania konfliktu. Warto aby na tę metodę – m.in.
ze względu na poufność całego procesu oraz możliwość kontynuowania dalszych relacji
biznesowych – zwrócili uwagę przede wszystkim przedsiębiorcy, dla których sala
rozpraw oznacza nie tylko starę czasu i pieniędzy, ale przede wszystkim utratę renomy i
zaufania kontrahentów oraz klientów.
Należy podkreślić, że mediacja jest nie tylko sposobem poradzenia sobie z już
istniejącym sporem, ale także możliwością zapobiegania ewentualnym przyszłym
sytuacjom konfliktowym.
Jak zatem zainicjować postępowanie mediacyjne w przypadku zaistnienia sporu?
Istnieje kilka możliwości postępowania w takiej sytuacji. Wybór jednej z nich zależy tak
naprawdę od woli stron rozwiązania w kwestii rozwiązania problemu w sposób polubowny i
chęci ich aktywnego zaangażowania w ten proces. Po pierwsze, strony już istniejącego
konfliktu mogą podjąć wspólną, zgodną decyzję o skierowaniu sprawy do mediacji i
razem wybrać mediatora, celem zawarcia z nim umowy na przeprowadzenie mediacji. W
związku z tym udają się do instytucji lub organizacji zrzeszającej mediatorów i składają tam
wniosek o przeprowadzenie mediacji. Obok sytuacji, w której obie strony już po zaistnieniu
sporu, zgodnie decydują się na jego polubowne rozwiązanie, w praktyce zdarza się, że tylko
jedna ze stron zgłasza się do stosownej instytucji/organizacji szukając pomocy w osobie
mediatora, który pomógłby rozwiązać jej konflikt. Osoba taka składa wniosek o wszczęcie
postępowania
mediacyjnego.
W
tym
przypadku,
mediator
–
a
w
zasadzie
instytucja/organizacja do której zgłosiła się strona sporu, staje się pośrednikiem między
skonfliktowanymi stronami. Taka instytucja/organizacja nawiązuje kontakt z drugą stroną i
ustala czy dana osoba jest zainteresowana rozwiązaniem problemu poprzez udział w
postępowaniu mediacyjnym. Jeżeli osoba ta wyrazi chęć udziału w mediacji akceptuje tym
samym wniosek o jej przeprowadzenie i dzięki temu można rozpocząć postępowanie
mediacyjne. Jeżeli zaś druga strona problemu nie wyrazi zgody na udział w mediacji, oznacza
to odrzucenie przez nią wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego. Tym samy
mediacja nie zostaje wszczęta. Kolejną, nieco odmienną, możliwością rozpoczęcia
rozwiązywania sporu jest skierowanie sprawy do mediacji przez sędziego, na drodze
postępowania sądowego. Wskazana sytuacja różni się od pozostałych faktem, że w dwóch
pierwszych przypadkach, strony jeszcze przed ewentualnym poddaniem sporu pod
rozstrzygnięcie sądowe – a więc przed uruchomieniem postępowania sądowego, decydują się
na próbę jego polubownego rozwiązanaia, poprzez zainicjowanie i udział w postępowaniu
mediacyjnym. W odniesieniu do ostatniej wskazanej możliwości, mowa jest o sytuacji gdy
strony, które wdały się w spór i wszczęły postępowanie sądowe, zostają skierowane przez sąd
postanowieniem do udziału w postępowaniu mediacyjnym. W takim przypadku to sąd, co do
zasady, wyznacza mediatora, który kontaktuje się ze stronami i ustala chęć ich udziału w
mediacji. Należy podkreślić, że mimo skierowania sprawy do mediacji przez sąd, strony
mogą odmówić udziału w niej. Mediacja jest bowiem procesem dobrowolnym – co
oznacza, że może być prowadzona tylko wtedy, gdy strony wyrażą zgodę na
przeprowadzenie i udział w niej.
Warto jednak pamiętać, że wspomniane wyżej sposoby wszczęcia postępowania
mediacyjnego odnoszą się do sytuacji, w której pomiędzy stronami już doszło do zaistnienia
sporu. Podkreślenia wymaga fakt, że niezwykle ważną możliwością jest jednak
zapobieganie tego typu sytuacjom i myślenie o tym już na etapie tworzenia i zawierania
umów. Można bowiem od razu – wchodząc z drugą osobą w relacje biznesowe
zabezpieczyć się przed długim i niepewnym, co do wyniku, postępowaniem sądowym w
przypadku
ewentualnego
sporu.
Sposobem
na
zapobieganie
konfliktom
jest
umieszczenie w umowie tzw. klauzuli mediacyjnej.
Klauzula mediacyjna jest postanowieniem zapisanym w umowie, w którym
strony zobowiązują się, do skorzystania z mediacji zanim skierują sprawę do sądu, w
przypadku zaistnienia sporu na tle zawartej umowy. Celem klauzuli mediacyjnej jest tak
naprawdę ochrona łączącego strony stosunku umownego. Klauzula pozwala bowiem na
rozwiązanie konfliktu we wczesnym jego stadium. Zmusza bowiem strony do podjęcia
rozmów przed wstąpieniem na drogę sądową. Dzięki klauzuli mediacyjnej i podjęciu mediacji
strony mogą poznać swoje stanowiska, przeanalizować przyczyny nieporozumień, czy też
ocenić szanse na znalezienie wspólnego rozwiązania próblemu i spróbować go poszukać.
Strony mają zatem możliwość dyskusji, która polega m.in. na wymiane zdań i poglądów w
kontrolowanej, neutralnej atmosferze. To z kolei pozwala uspokoić niepotrzebne emocje i
pomaga stronom wrócić na tory racjonalnego myślenia. Strony dzięki udziałowi w
postępowaniu mediacyjnym mają także możliwość analizy swoich szans na wygraną procesu
sądowego oraz mogą ocenić skutki wygranej lub przegranej. Takie postępowanie pozwala
zatem na wszechstronną i rzetelną ocenę konkretnej sytuacji. Zastosowanie postępowania
mediacyjnego dającego wspomniane korzyści m.in. w odniesieniu do rzetelnej oceny sytuacji
jest możliwe dzięki klauzuli mediacyjnej. Klauzula mediacyjna zatem pozwala zachować
przedsiębiorcom
twarz,
uniknąć
podjęcia
emocjonalnych,
nieprzemyślanych
i
niedowracalnych w skutkach decyzji. Stwarza szansę na dojście do porozumienia, które
będzie korzystne dla obu stron sporu, co z kolei daje możliwość zachowania i
kontynuowania relacji biznesowych.
Klauzula taka może brzmieć następująco: „Wszelkie spory wynikające z niniejszej
umowy lub pozostające w związku z nią - będą rozwiązywane w trybie postępowania
mediacyjnego przez mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie
Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku, w oparciu o Regulamin Podlaskiego Centrum
Arbitrażu i Mediacji. Jeżeli spór nie zostanie rozwiązany zgodnie z Regulaminem
Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji w terminie 30 dni od złożenia wniosku o
przeprowadzenie mediacji lub w innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda
ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu.”
Warto zaznaczyć, że obok prostej klauzuli mediacyjnej, strony mogą uwzględnić tzw.
klauzulę med – arb, która łączy w sobie obowiązek przeprowadzenia postępowania
mediacyjnego, a w przypadku niezawarcia ugody w postępowaniu mediacyjnym,
postępowania arbitrażowego. Takie rozwiązanie pozwala, co do zasady, na całkowite
uniknięcie rozwiązania sporu na drodze postępowania sądowego. Przykładowa klauzula medarb może brzmieć następująco: „Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub
pozostające w związku z nią - będą rozwiązywane w trybie postępowania mediacyjnego przez
mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej
w Białymstoku, w oparciu o Regulamin Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji. Jeżeli
spór nie zostanie rozwiązany zgodnie z Regulaminem Podlaskiego Centrum Arbitrażu i
Mediacji w terminie 45 dni od złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub w innym
terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, spór zostanie skierowany i ostatecznie
rozstrzygnięty w trybie postępowania arbitrażowego, zgodnie z Regulaminem Sądu
Arbitrażowego przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku .”
Obok klauzuli mediacyjnej, czy klauzuli med-arb jeszcze inną możliwością jest
zrezygnowanie zarówno z postępowania mediacyjnego, jak i postępowania sądowego i
poddanie ewentualnego sporu wyłącznie pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego. W tym celu
należy w umowie sformułować klauzulę arbitrażową, która może brzmieć następująco:
„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstałe w związku z nią będą
rozstrzygane ostatecznie przez Sąd Arbitrażowy przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w
Białymstoku zgodnie z Regulaminem tego Sądu, obowiązującym w dacie wniesienia
pozwu.”
Umieszczenie w umowie klauzuli arbitrażowej, oznacza że w przypadku zaistnienia
sporu, jedna ze stron - celem zainicjowania postępowania arbitrażowego - powinna
sformułować pozew, w którym m.in. wskaże: strony postępowania, zapis na sąd polubowny
(wspomnianą klauzulę arbitrażową z umowy), żądanie wraz z uzasadnieniem, dowody, czy
wartość przedmiotu sporu. Ponadto w zależności od postanowień regulaminu sądu
arbitrażowego, który będzie rozstrzygać spór, strona może wskazać arbitra lub arbitrów.
Jedynie dla ogólnego zrozumienia instytucji postępowania arbitrażowego należy w tym
miejscu zaznaczyć, że po wniesieniu stosownych opłat, sąd arbitrażowy prześle pozew stronie
przeciwnej, która powinna sformułować odpowiedź na pozew oraz stosownie do postanowień
regulaminu sądu arbitrażowego rozstrzygającego spór wskazać arbitra lub arbitrów
zajmujących się rozpatrzeniem sporu. Po wyborze arbitra lub arbitrów oraz ich
przewodniczącego, panel arbitrów rozpatruje sprawę na rozprawie, stosowanie do zapisu
regulaminu sądu arbitrażowego. Rozprawa, podobnie jak postępowanie mediacyjne, jest
niejawna i może w niej wziąć udział tylko określona grupa osób. Arbitrzy po rozpoznaniu
sprawy wydają wyrok, który co do zasady, nie podlega zaskarżeniu i jest ostateczny. Mimo
podobieństw postępowań sądowego i arbitrażowego, arbitraż jest bardziej spotkaniem (niż
sztywnym postępowaniem, jakie toczy się przed sądem), w którym biorą udział wyłącznie
osoby zainteresowane rozwiązaniem sporu (strony postępowania i ewentualnie ich
pełnomocnicy). Ponadto postępowanie arbitrażowe jest bardziej elastyczne w kwestii
dowodów (np. strony mogą ustalić sposób prowadzenia postępowania dowodowego) i
prowadzone przez arbitrów - ekspertów znających się na określonym problemie,
zobowiązanych do zachowania bezstronności i poufności. Dzięki temu postępowanie
arbitrażowe jest szybsze, poufne i bardziej efektywne od postępowania sądowego.
Warto zatem już dzisiaj zapobiegać powstawaniu przyszłych konfliktów, poprzez
mądre konstruowanie umów, w których jedną z kluczowych ról odgrywa klauzula
odnosząca się do polubownego i pozasądowego rozwiązania sporu.
oprac. dr Marta Janina Skrodzka
Wydział Prawa Uniwersytetu w Białymstoku
