przygotowanie do mediacji, wstępna sesja łączona i rola mediatora w
advertisement
dr Marta Janina Skrodzka PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO – PRZYGOTOWANIE DO MEDIACJI, WSTĘPNA SESJA ŁĄCZONA I ROLA MEDIATORA W ICH TRAKCIE Wprowadzenie Postępowanie mediacyjne jest procesem niesformalizowanym, co znaczy, że jego uczestnicy mają decydujący wpływ na jego kształt i przebieg. Zarówno międzynarodowe, europejskie, jak i polskie regulacje prawne nie precyzują przebiegu postępowania mediacyjnego. Tak sformułowana elastyczność mediacji wynika z samej idei instytucji, która w założeniu opiera się na nieformalnym, dobrowolnym i wspólnym wypracowaniu rozwiązania, które usatysfakcjonuje obie strony sporu. Nad przebiegiem postępowania mediacyjnego czuwa mediator, który w profesjonalny sposób pomaga stronom usłyszeć się nawzajem oraz odnaleźć problem leżący u podstaw konfliktu, tak aby strony mogły go rozwiązać. Pomimo, że postępowanie mediacyjne jest nieformalne, praktyka jego prowadzenia wykształciła pewien ogólny wzorzec, który w zależności od indywidualnej sprawy i potrzeb stron sporu, może być oczywiście modyfikowany. Zasadniczo postępowanie mediacyjne dzieli się na kilka etapów, z których każdy spełnia określone cele i realizuje konkretne zadania. Etap pierwszy – zainicjowanie postępowania mediacyjnego i czynności zmierzające do jego przeprowadzenia Umieszczenie w umowie zawieranej przez przedsiębiorców tzw. klauzuli mediacyjnej; podjęcie decyzji przez jedną ze stron lub obie strony sporu o konieczności polubownego jego rozwiązania; czy też wydanie postanowienia przez sąd o skierowaniu sprawy do mediacji - to pierwsze czynności niezbędne do zainicjowania postępowania mediacyjnego. Od podjęcia jednej ze wskazanych decyzji do zakończenia sporu, poprzez znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony, skonfliktowane strony muszą przejść jeszcze kilka ważnych etapów. Warto jednak zaznaczyć, że wszystkie opisane w niniejszym opracowaniu czynności składające się na wszczęcie, przeprowadzenie i zakończenie postępowania mediacyjnego, nie są skomplikowane, trwają krócej, są tańsze oraz mniej stresujące dla stron, niż postępowanie sądowe. Ponadto nad ich przebiegiem czuwa i pomaga je przeprowadzić profesjonalista – mediator oraz wybrany ośrodek mediacyjny. To zadaniem mediatora oraz ośrodka mediacyjnego jest zadbanie o to, aby strony dokonały wszelkich niezbędnych czynności formalnych. Ciężar ten zostaje zatem całkowicie zdjęty ze stron postępowania mediacyjnego, a nałożony na osoby zajmujące się profesjonalnie mediacją. Bez względu na zaproponowany wyżej sposób zainicjowania mediacji, kolejną czynnością, którą powinna wykonać strona lub strony sporu, jest skontaktowanie się z wybranym ośrodkiem mediacyjnym (w przypadku wydania postanowienia przez sąd o skierowaniu sprawy do mediacji, to wyznaczony przez sąd mediator kontaktuje się ze skonfliktowanymi stronami). Strona lub strony sporu powinny zgłosić się do ośrodka mediacyjnego, w celu formalnego rozpoczęcia postępowania mediacyjnego. W związku z tym najczęściej strona lub strony sporu składają w ośrodku mediacyjnym wniosek o przeprowadzenie mediacji. Wzory wniosków o przeprowadzenie mediacji dostępne są w intrenecie, ale zasadą jest, że każdy ośrodek mediacyjny posługuje się własnym wzorem, który dostępny jest w jego siedzibie i/lub na stronie intrenetowej. Wniosek o przeprowadzenie mediacji zawiera najczęściej: oznaczenie stron sporu, określenie żądania, przytoczenie okoliczności uzasadniających żądanie, propozycję osoby mediatora lub prośbę o wyznaczenie nowego, koszty postępowania mediacyjnego, listę załączników do wniosku oraz podpis strony lub podpisy stron składających wniosek. Przy składaniu wniosku o przeprowadzenie mediacji strona lub strony sporu proszone są także o formalne wyrażenie zgody na mediację. Zgoda na mediację powinna zawierać: imię i nazwisko wyrażającego zgodę; miejsce zamieszkania; sformułowanie, w którym wnioskodawca wyraża zgodę na postępowanie mediacyjne; a także zgodę na osobę mediatora z podaniem jego adresu zamieszkania oraz datę i czytelny podpis wyrażającego zgodę. Wzór wniosku zgody na mediację obowiązujący w danym ośrodku mediacyjnym, podobnie jak wzór wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego, jest dostępny w jego siedzibie i/lub na na stronie internetowej. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji jest składany przez jedną stronę sporu, mediator po skontaktowaniu się z drugą stroną i zaproszeniu jej do wzięcia udziału w postępowaniu mediacyjnym prosi także ją o formalne wyrażenie zgody na mediację. Należy wyraźnie podkreślić, że co do zasady, to na etapie składnia wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego i/lub wyrażenia zgody na mediację strony dokonują wyboru osoby mediatora. Dopiero po uzyskaniu obu zgód, strony powinny dokonać następnej czynności, która polega na podpisaniu umowy o mediację. Przed podpisaniem umowy o mediację ośrodek mediacyjny powinien jednak udostępnić stronom sporu regulamin oraz kodeks etyki mediatora (jeżeli takim się posługuje), tak aby mogły się z nimi zapoznać. To z regulaminu, czy z kodeksu etyki, wynikają bowiem określone w danym ośrodku mediacyjnym reguły prowadzenia postępowania mediacyjnego oraz prawa i obowiązki – zarówno stron sporu, jak i mediatora. Zdarza się też, że strony sporu zapoznają się z regułami obowiązującymi w danym ośrodku już na etapie jego wyboru lub też w momencie składania wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego. Po złożeniu wniosku o przeprowadzenie mediacji (w przypadku sądu skierowanie sprawy na mediację), zapoznaniu się z regulaminami i kodeksami obowiązującymi w ośrodku mediacyjnym, zaakceptowaniu go, wyrażeniu zgody na mediację przez wszystkie strony, skonfliktowane strony podpisują z mediatorem umowę o mediację. W umowie o mediację strony ustalają co jest przedmiotem mediacji; akceptują mediatora; zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, które zostaną poruszone w trakcie sesji mediacyjnych; ustalają koszty oraz termin i sposób ich zapłaty; oraz wskazują obowiązki mediatora (m.in.: przeprowadzenie mediacji zgodnie z regulaminem wybranego ośrodka i zasadami postępowania mediacyjnego, czy sporządzenie protokołu z mediacji i dostarczenie go sądowi, a także - w przypadku zawarcia ugody - pomoc w jej sporządzeniu i przekazaniu do sądu celem jej zatwierdzenia). Na podstawie tak zawartej umowy mediator wyznacza termin i miejsce sesji mediacyjnej, która rozpocznie całe postępowanie. Już w trakcie pierwszego etapu i dokonaniu czynności zmierzających do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, strony sporu są zapoznawane przez mediatora z procesem mediacji. Mediator na tym etapie może bowiem wstępnie zbadać stan faktyczny sporu, spróbować ustalić potrzeby i interesy stron, wraz z nimi określić cel i reguły postępowania mediacyjnego, wyjaśnić rolę mediatora, czy też zasady prowadzenia sesji mediacyjnych. Etap drugi – postępowanie mediacyjne – sesja łączona Postępowanie mediacyjne zaczyna się zawsze od pierwszej sesji, która jest tzw. sesją wspólną lub inaczej łączoną. Tak zorganizowane spotkanie, w którym uczestniczą strony sporu, mediator (lub mediatorzy – jeżeli regulamin ośrodka dopuszcza współprowadzenie mediacji i strony wybrały taki sposób rozwiązania sporu) oraz inne wcześniej ustalone i zaproszone osoby (np. pełnomocnicy stron), pełni dwa zasadnicze cele. Po pierwsze, mediator rozpoczyna sesję od tzw. monologu mediatora, w którym raz jeszcze, w obecności dwóch stron (na wcześniejszym etapie najczęściej dochodzi do wyjaśnienia przez mediatora tylko bardzo ogólnie procesu mediacji i to indywidualnie każdej ze stron) i innych zaproszonych osób, wyjaśnia wszystkiego podstawowe informacje związane z celem i zasadami oraz etapami postępowania mediacyjnego; rolę i zadania stron oraz innych osób, uczestniczących w postępowaniu mediacyjnym; a także rolę mediatora; ustala zasady zachowania w trakcie sesji mediacyjnych; upewnia się czy strony wyrażają zgodę na udział w postępowaniu mediacyjnym oraz jego osobę jako mediatora. Mediator kończąc swój monolog zostawia stronom czas na wyjaśnienie wątpliwości oraz zadanie pytań sprawdzając tym samym, czy wszystko jest dla stron zrozumiałe. Celami monologu są: wyjaśnienie, edukowanie, porządkowanie i dyscyplinowanie uczestników sesji mediacyjnych, w oparciu o dokonane w jego trakcie ustalenia. Drugim zasadniczym elementem wstępnej sesji łączonej, po zaprezentowaniu monologu mediatora, jest prezentacja stanowisk przez każdą ze stron oraz kwestii spornych. Co do zasady, prezentację stanowisk rozpoczyna strona, która złożyła wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego, a w przypadku skierowania sprawy do mediacji przez sąd – strona, która złożyła pozew w sprawie. Najpierw jedna ze stron prezentuje sprawę tak jak ją widzi - „swoimi oczami”. Następnie szansę na taką samą prezentację otrzymuje druga strona sporu. Po wskazanych prezentacjach obu stron, przerywanych ewentualnie wypowiedziami mediatora, dochodzi do dyskusji – dialogu między stronami sporu, w którym pomaga mediator. W trakcie łączonej sesji mediacyjnej, strony wraz z mediatorem pracują nad wyjaśnieniem problematycznych zagadnień, przedstawiają fakty, prawdziwe problemy i interesy oraz swoje żądania. Na tym etapie postępowania mediacyjnego zadaniem mediatora jest obok ustalenia rzeczywistych problemów i interesów stron, pozwolenie im na okazanie i „wyrzucenie z siebie” emocji w kontrolowanej atmosferze. Ponadto poprzez zastosowanie odpowiednich technik mediacyjnych mediator pomaga stronom usłyszeć się wzajemnie, skłaniającym tym samym do dialogu, umożliwiając zadawanie pytań, które pomagają we wspólnym zrozumieniu problemu. Najczęstszą przyczyną sporów jest bowiem brak wzajemnego zrozumienia. Tak prowadzona sesja łączona pozwala na zachowanie równowagi pomiędzy stronami sporu, co jest warunkiem koniecznym do prowadzenia skutecznego postępowania mediacyjnego. Obie strony powinny czuć się równe zarówno wobec siebie, jak i w stosunku do mediatora. W trakcie sesji łączonej, po monologu mediatora oraz zaprezentowaniu stanowisk stron, w trakcie pierwszej dyskusji, mediator, w oparciu o pozyskane pierwsze informacje ustala kwestie (problemy), które będzie chciał przedyskutować ze stronami sporu oraz kolejność ich omawiania. Takie zaplanowanie dyskusji pomaga w organizacji postępowania mediacyjnego oraz służy kontroli postępów czynionych w jego ramach. Pozwala także na przejście do kolejnych etapów mediacji.
