dr Marta Janina Skrodzka
PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO –
PRZYGOTOWANIE DO MEDIACJI, WSTĘPNA SESJA ŁĄCZONA
I ROLA MEDIATORA W ICH TRAKCIE
Wprowadzenie
Postępowanie mediacyjne jest procesem niesformalizowanym, co znaczy, że jego
uczestnicy mają decydujący wpływ na jego kształt i przebieg. Zarówno międzynarodowe,
europejskie, jak i polskie regulacje prawne nie precyzują przebiegu postępowania
mediacyjnego. Tak sformułowana elastyczność mediacji wynika z samej idei instytucji, która
w założeniu opiera się na nieformalnym, dobrowolnym i wspólnym wypracowaniu
rozwiązania, które usatysfakcjonuje obie strony sporu. Nad przebiegiem postępowania
mediacyjnego czuwa mediator, który w profesjonalny sposób pomaga stronom usłyszeć się
nawzajem oraz odnaleźć problem leżący u podstaw konfliktu, tak aby strony mogły go
rozwiązać.
Pomimo, że postępowanie mediacyjne jest nieformalne, praktyka jego prowadzenia
wykształciła pewien ogólny wzorzec, który w zależności od indywidualnej sprawy i potrzeb
stron sporu, może być oczywiście modyfikowany. Zasadniczo postępowanie mediacyjne dzieli
się na kilka etapów, z których każdy spełnia określone cele i realizuje konkretne zadania.
Etap pierwszy – zainicjowanie postępowania mediacyjnego i czynności zmierzające do
jego przeprowadzenia
Umieszczenie w umowie zawieranej przez przedsiębiorców tzw. klauzuli mediacyjnej;
podjęcie decyzji przez jedną ze stron lub obie strony sporu o konieczności polubownego
jego rozwiązania; czy też wydanie postanowienia przez sąd o skierowaniu sprawy do
mediacji - to pierwsze czynności niezbędne do zainicjowania postępowania mediacyjnego.
Od podjęcia jednej ze wskazanych decyzji do zakończenia sporu, poprzez znalezienie
rozwiązania satysfakcjonującego obie strony, skonfliktowane strony muszą przejść jeszcze
kilka ważnych etapów. Warto jednak zaznaczyć, że wszystkie opisane w niniejszym
opracowaniu czynności składające się na wszczęcie, przeprowadzenie i zakończenie
postępowania mediacyjnego, nie są skomplikowane, trwają krócej, są tańsze oraz mniej
stresujące dla stron, niż postępowanie sądowe. Ponadto nad ich przebiegiem czuwa i pomaga
je przeprowadzić profesjonalista – mediator oraz wybrany ośrodek mediacyjny. To
zadaniem mediatora oraz ośrodka mediacyjnego jest zadbanie o to, aby strony dokonały
wszelkich niezbędnych czynności formalnych. Ciężar ten zostaje zatem całkowicie zdjęty ze
stron postępowania mediacyjnego, a nałożony na osoby zajmujące się profesjonalnie mediacją.
Bez względu na zaproponowany wyżej sposób zainicjowania mediacji, kolejną
czynnością, którą powinna wykonać strona lub strony sporu, jest skontaktowanie się z
wybranym ośrodkiem mediacyjnym (w przypadku wydania postanowienia przez sąd o
skierowaniu sprawy do mediacji, to wyznaczony przez sąd mediator kontaktuje się ze
skonfliktowanymi stronami). Strona lub strony sporu powinny zgłosić się do ośrodka
mediacyjnego, w celu formalnego rozpoczęcia postępowania mediacyjnego. W związku z tym
najczęściej strona lub strony sporu składają w ośrodku mediacyjnym wniosek o
przeprowadzenie mediacji. Wzory wniosków o przeprowadzenie mediacji dostępne są w
intrenecie, ale zasadą jest, że każdy ośrodek mediacyjny posługuje się własnym wzorem, który
dostępny jest w jego siedzibie i/lub na stronie intrenetowej. Wniosek o przeprowadzenie
mediacji zawiera najczęściej: oznaczenie stron sporu, określenie żądania, przytoczenie
okoliczności uzasadniających żądanie, propozycję osoby mediatora lub prośbę o wyznaczenie
nowego, koszty postępowania mediacyjnego, listę załączników do wniosku oraz podpis strony
lub podpisy stron składających wniosek. Przy składaniu wniosku o przeprowadzenie mediacji
strona lub strony sporu proszone są także o formalne wyrażenie zgody na mediację. Zgoda na
mediację powinna zawierać: imię i nazwisko wyrażającego zgodę; miejsce zamieszkania;
sformułowanie, w którym wnioskodawca wyraża zgodę na postępowanie mediacyjne; a także
zgodę na osobę mediatora z podaniem jego adresu zamieszkania oraz datę i czytelny podpis
wyrażającego zgodę. Wzór wniosku zgody na mediację obowiązujący w danym ośrodku
mediacyjnym, podobnie jak wzór wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego, jest
dostępny w jego siedzibie i/lub na na stronie internetowej. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie
mediacji jest składany przez jedną stronę sporu, mediator po skontaktowaniu się z drugą stroną
i zaproszeniu jej do wzięcia udziału w postępowaniu mediacyjnym prosi także ją o formalne
wyrażenie zgody na mediację. Należy wyraźnie podkreślić, że co do zasady, to na etapie
składnia wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego i/lub wyrażenia zgody na
mediację strony dokonują wyboru osoby mediatora. Dopiero po uzyskaniu obu zgód, strony
powinny dokonać następnej czynności, która polega na podpisaniu umowy o mediację. Przed
podpisaniem umowy o mediację ośrodek mediacyjny powinien jednak udostępnić
stronom sporu regulamin oraz kodeks etyki mediatora (jeżeli takim się posługuje), tak
aby mogły się z nimi zapoznać. To z regulaminu, czy z kodeksu etyki, wynikają bowiem
określone w danym ośrodku mediacyjnym reguły prowadzenia postępowania mediacyjnego
oraz prawa i obowiązki – zarówno stron sporu, jak i mediatora. Zdarza się też, że strony sporu
zapoznają się z regułami obowiązującymi w danym ośrodku już na etapie jego wyboru lub też
w momencie składania wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego.
Po złożeniu wniosku o przeprowadzenie mediacji (w przypadku sądu skierowanie
sprawy na mediację), zapoznaniu się z regulaminami i kodeksami obowiązującymi w ośrodku
mediacyjnym, zaakceptowaniu go, wyrażeniu zgody na mediację przez wszystkie strony,
skonfliktowane strony podpisują z mediatorem umowę o mediację.
W umowie o mediację strony ustalają co jest przedmiotem mediacji; akceptują
mediatora; zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, które zostaną
poruszone w trakcie sesji mediacyjnych; ustalają koszty oraz termin i sposób ich zapłaty; oraz
wskazują obowiązki mediatora (m.in.: przeprowadzenie mediacji zgodnie z regulaminem
wybranego ośrodka i zasadami postępowania mediacyjnego, czy sporządzenie protokołu z
mediacji i dostarczenie go sądowi, a także - w przypadku zawarcia ugody - pomoc w jej
sporządzeniu i przekazaniu do sądu celem jej zatwierdzenia). Na podstawie tak zawartej
umowy mediator wyznacza termin i miejsce sesji mediacyjnej, która rozpocznie całe
postępowanie.
Już w trakcie pierwszego etapu i dokonaniu czynności zmierzających do
przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, strony sporu są zapoznawane przez
mediatora z procesem mediacji. Mediator na tym etapie może bowiem wstępnie zbadać
stan faktyczny sporu, spróbować ustalić potrzeby i interesy stron, wraz z nimi określić cel
i reguły postępowania mediacyjnego, wyjaśnić rolę mediatora, czy też zasady
prowadzenia sesji mediacyjnych.
Etap drugi – postępowanie mediacyjne – sesja łączona
Postępowanie mediacyjne zaczyna się zawsze od pierwszej sesji, która jest tzw.
sesją wspólną lub inaczej łączoną. Tak zorganizowane spotkanie, w którym uczestniczą
strony sporu,
mediator
(lub
mediatorzy –
jeżeli
regulamin
ośrodka
dopuszcza
współprowadzenie mediacji i strony wybrały taki sposób rozwiązania sporu) oraz inne
wcześniej ustalone i zaproszone osoby (np. pełnomocnicy stron), pełni dwa zasadnicze cele.
Po pierwsze, mediator rozpoczyna sesję od tzw. monologu mediatora, w którym raz
jeszcze, w obecności dwóch stron (na wcześniejszym etapie najczęściej dochodzi do
wyjaśnienia przez mediatora tylko bardzo ogólnie procesu mediacji i to indywidualnie każdej
ze stron) i innych zaproszonych osób, wyjaśnia wszystkiego podstawowe informacje związane
z celem i zasadami oraz etapami postępowania mediacyjnego; rolę i zadania stron oraz innych
osób, uczestniczących w postępowaniu mediacyjnym; a także rolę mediatora; ustala zasady
zachowania w trakcie sesji mediacyjnych; upewnia się czy strony wyrażają zgodę na udział w
postępowaniu mediacyjnym oraz jego osobę jako mediatora. Mediator kończąc swój monolog
zostawia stronom czas na wyjaśnienie wątpliwości oraz zadanie pytań
sprawdzając tym
samym, czy wszystko jest dla stron zrozumiałe. Celami monologu są: wyjaśnienie, edukowanie,
porządkowanie i dyscyplinowanie uczestników sesji mediacyjnych, w oparciu o dokonane w
jego trakcie ustalenia.
Drugim zasadniczym elementem wstępnej sesji łączonej, po zaprezentowaniu
monologu mediatora, jest prezentacja stanowisk przez każdą ze stron oraz kwestii
spornych. Co do zasady, prezentację stanowisk rozpoczyna strona, która złożyła wniosek o
wszczęcie postępowania mediacyjnego, a w przypadku skierowania sprawy do mediacji przez
sąd – strona, która złożyła pozew w sprawie. Najpierw jedna ze stron prezentuje sprawę tak jak
ją widzi - „swoimi oczami”. Następnie szansę na taką samą prezentację otrzymuje druga strona
sporu. Po wskazanych prezentacjach obu stron, przerywanych ewentualnie wypowiedziami
mediatora, dochodzi do dyskusji – dialogu między stronami sporu, w którym pomaga mediator.
W trakcie łączonej sesji mediacyjnej, strony wraz z mediatorem pracują nad wyjaśnieniem
problematycznych zagadnień, przedstawiają fakty, prawdziwe problemy i interesy oraz swoje
żądania.
Na tym etapie postępowania mediacyjnego zadaniem mediatora jest obok ustalenia
rzeczywistych problemów i interesów stron, pozwolenie im na okazanie i „wyrzucenie z siebie”
emocji w kontrolowanej atmosferze. Ponadto poprzez zastosowanie odpowiednich technik
mediacyjnych mediator pomaga stronom usłyszeć się wzajemnie, skłaniającym tym samym do
dialogu, umożliwiając zadawanie pytań, które pomagają we wspólnym zrozumieniu problemu.
Najczęstszą przyczyną sporów jest bowiem brak wzajemnego zrozumienia. Tak prowadzona
sesja łączona pozwala na zachowanie równowagi pomiędzy stronami sporu, co jest warunkiem
koniecznym do prowadzenia skutecznego postępowania mediacyjnego. Obie strony powinny
czuć się równe zarówno wobec siebie, jak i w stosunku do mediatora. W trakcie sesji łączonej,
po monologu mediatora oraz zaprezentowaniu stanowisk stron, w trakcie pierwszej dyskusji,
mediator, w oparciu o pozyskane pierwsze informacje ustala kwestie (problemy), które będzie
chciał przedyskutować ze stronami sporu oraz kolejność ich omawiania. Takie zaplanowanie
dyskusji pomaga w organizacji postępowania mediacyjnego oraz służy kontroli postępów
czynionych w jego ramach. Pozwala także na przejście do kolejnych etapów mediacji.
