Instrukcja realizacji okresowych ocen pracowniczych
advertisement
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 5/2012/K PREZYDENTA MIASTA POZNANIA z dnia 31/2012/K Instrukcja przeprowadzania okresowych ocen pracowniczych w Urzędzie Miasta Poznania §1 Okresowa ocena pracownicza, zwana dalej oceną, przeprowadzana jest: 1. Standardowo – raz w roku, w marcu, oraz przed upływem terminu obowiązywania umowy o pracę na czas określony (z wyjątkiem pierwszej umowy), w przypadku znacznego pogorszenia efektywności pracy, oraz w przypadku oceny następującej po uzyskaniu uprzednio oceny negatywnej. 2. Ocena pracownika zatrudnionego na czas określony, z którym Urząd zamierza zawrzeć kolejną umowę, dokonywana jest co najmniej 14 dni przed upływem terminu obowiązywania umowy o pracę. 3. Pracownik zatrudniony na czas określony, z którym Urząd nie zamierza zawrzeć kolejnej umowy o pracę, nie jest poddawany ocenie. Bezpośredni przełożony, w okresie co najmniej 14 dni przed upływem terminu obowiązywania umowy o pracę, przeprowadza z pracownikiem rozmowę, w której informuje go o podjętej decyzji. 4. Pracownik, który był nieobecny w okresie przeprowadzania rocznej oceny, powinien zostać oceniony niezwłocznie po powrocie do pracy, jednak nie później niż do końca czerwca. 5. Pracownik, który przebywał na ponadtrzymiesięcznym urlopie: macierzyńskim, wychowawczym, bezpłatnym lub zwolnieniu lekarskim, lub był nieobecny z innych przyczyn, jest oceniany standardowo, jednak w terminie nie krótszym niż 6 miesięcy od momentu powrotu do pracy. 6. Pracownik zatrudniony na zastępstwo podlega ocenie w terminie i na zasadach przewidzianych dla całego Urzędu. 7. W przypadku uzyskania przez pracownika oceny negatywnej, ponownej jego oceny dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od dnia zakończenia poprzedniej oceny. 1 §2 Oceny Sekretarza Miasta, dyrektorów wydziałów, biur i miejskich jednostek organizacyjnych dokonują stosownie do zakresu bezpośredniego nadzoru: Prezydent Miasta, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta. Oceny zastępców dyrektorów dokonują dyrektorzy. §3 1. W rozmowie oceniającej udział biorą: oceniany pracownik i jego bezpośredni przełożony. Na prośbę pracownika lub bezpośredniego przełożonego w rozmowie może także wziąć udział, w charakterze obserwatora, inna osoba wskazana przez którąś ze stron. W uzasadnionych przypadkach prawo udziału w rozmowie przysługuje także dyrektorowi wydziału. 2. Proces realizacji ocen w Urzędzie Miasta Poznania obejmuje następujące czynności: 1) przekazanie przez przełożonych arkuszy ocen każdemu bezpośrednio podległemu pracownikowi w celu dokonania przez niego samooceny. Sekretarzowi Miasta i dyrektorom arkusze przekazuje pracownik na stanowisku ds. rozwoju kadr Wydziału Organizacyjnego; 2) pracownik dokonuje samooceny i zwraca przełożonemu arkusz oceny w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania; Sekretarz Miasta oraz dyrektorzy po dokonaniu samooceny przekazują swoje arkusze ocen odpowiednio Prezydentowi, zastępcom Prezydenta, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta; 3) w terminie do 21 dni kalendarzowych od przekazania przez pracownika arkusza z dokonaną samooceną, bezpośredni przełożony przeprowadza z pracownikiem rozmowę oceniającą. W przypadku osób na stanowiskach kierowniczych rozmowa oceniająca odbywa się po dokonaniu przez nich ocen podległych pracowników. Czas przeznaczony na ich realizację to 14 dni. Rozmowa oceniająca obejmuje: a) omówienie wyników oceny oraz różnic między oceną i samooceną, 2 b) identyfikację czynników utrudniających pracownikowi efektywną pracę oraz sposobu ich usunięcia, c) w przypadku osób na stanowiskach urzędniczych (z wyłączeniem stanowisk radców prawnych), doradców i asystentów – określenie indywidualnych celów na okres poprzedzający kolejną ocenę, wraz z odniesieniem tych celów do celów strategicznych / pośrednich / celów z programów zawartych w Strategii Rozwoju Miasta Poznania do roku 2030, d) ocenę zrealizowanych działań doskonalących oraz uzgodnienie obszarów rozwoju zawodowego pracownika, e) ewentualne wskazania i propozycje zmian w odniesieniu do stanowiska pracy (np.: awanse, przeszeregowania, włączenie do kadry rezerwowej); 4) arkusz oceny wypełnia bezpośredni przełożony pracownika w następujący sposób: a) w przypadku osób na stanowiskach urzędniczych (z wyłączeniem stanowisk radców prawnych), doradców i asystentów – w Części 1 – „Ocena wyników pracy” oraz w Części 2 – „Ocena kompetencji zawodowych” – wypełnia rubrykę „Ocena przełożonego” oraz sumuje wynik; następnie wypełnia Część 3, 4 i 5b arkusza, b) w przypadku osób na stanowiskach radców prawnych w Części 1b – „Kompetencje zawodowe” wypełnia rubrykę „Ocena przełożonego” oraz sumuje wynik; następnie wypełnia Część 2, 3b arkusza, c) w przypadku osób na stanowiskach pomocniczych i obsługi w Części 1 – „Ocena wyników pracy” wypełnia rubrykę „Ocena przełożonego” oraz sumuje wynik; następnie wypełnia Część 2, 3b arkusza. Wypełnianie arkusza oceny przez przełożonego polega na klasyfikacji osiąganych wyników w pracy oraz kompetencji ocenianego według kryteriów i skal zawartych w arkuszu; ocena dotyczy całego okresu pracy podlegającego ocenie; 5) jednym z elementów branych pod uwagę podczas oceny osób na stanowiskach kierowniczych jest ankietowa opinia bezpośrednio podlegających im pracowników, dotycząca umiejętności zarządczych przełożonych; 6) na podstawie ocen cząstkowych zawartych w poszczególnych częściach arkusza oceny, pracownik otrzymuje końcową ocenę pozytywną lub negatywną. Pracownik potwierdza podpisem na arkuszu oceny przyjęcie oceny do wiadomości; 3 7) niezwłocznie po przeprowadzeniu rozmów oceniających, wydziały nadają wypełnionym arkuszom znak sprawy (zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną jest to symbol 2130 – Opiniowanie i ocenianie pracowników Urzędu) oraz kolejny numer sprawy. Tak opisane arkusze przekazywane są zbiorczo do Wydziału Organizacyjnego. W wydziałach pozostaje spis spraw w teczce. Pracownik na stanowisku ds. funduszu płac w Oddziale Spraw Pracowniczych wprowadza dane z arkuszy ocen do informatycznego systemu kadrowego; 8) kopie arkuszy ocen przechowywane są na stanowisku bezpośredniego przełożonego, zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych, i podlegają zniszczeniu po dokonaniu kolejnej oceny; 9) w terminie 21 dni od przekazania Wydziałowi Organizacyjnemu arkuszy ocen, pracownik na stanowisku ds. rozwoju kadr opracowuje raport o wynikach ocen dla poszczególnych wydziałów. Oryginały raportów przekazywane są do wydziałów, gdzie dołączane są do teczki 2130 – Opiniowanie i ocenianie pracowników Urzędu; 10) Wydział Organizacyjny opracowuje zbiorczy raport z przeprowadzonej oceny i przedstawia go Sekretarzowi Miasta. Raport obejmuje analizę procesu oceny, analizę potencjału kadrowego, wnioski dla realizacji polityki kadrowej Urzędu – w szczególności odnoszące się do systemu szkoleń i systemu motywacyjnego Urzędu, a także ewentualne wnioski do systemu organizacyjnego w Urzędzie. §4 Raz w roku pracownicy wyrażają opinię dotyczącą umiejętności zarządczych swoich bezpośrednich przełożonych. Następuje to, gdy przełożonemu podlegają bezpośrednio co najmniej 4 osoby. Opinia wyrażana jest anonimowo na arkuszu stanowiącym załącznik do Instrukcji. Arkusze przekazywane są pracownikom, a następnie zbierane przez osoby na stanowiskach ds. rozwoju kadr lub wyznaczonych pracowników w wydziałach po 7 dniach od ich przekazania. Podsumowanie wyrażonych opinii zestawiają pracownicy Oddziału Rozwoju Kadr. Najpóźniej w piątym tygodniu realizacji okresowych ocen pracowniczych pisemna informacja o wynikach przekazywana jest osobie ocenianej i jej przełożonemu oraz załączana do formularza oceny ocenianego. 4 §5 W przypadku uzyskania przez pracownika oceny negatywnej, przełożony wyznacza warunek do realizacji w terminie nie krótszym niż 3 miesiące. Po upływie wyznaczonego terminu pracownik poddaje się ponownej ocenie. Jeśli uzyskana ocena jest negatywna: 1) w przypadku pracownika na stanowisku urzędniczym – umowa o pracę zostaje rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia; 2) w przypadku pracownika na stanowisku pomocniczym, obsługi, asystenta i doradcy – przełożony może wyznaczyć kolejny warunek lub wnioskować o rozwiązanie z pracownikiem umowy zgodnie z Kodeksem pracy. §6 Pracownik, który nie zgadza się z oceną negatywną, może odwołać się od niej do Sekretarza Miasta w terminie 7 dni od dnia doręczenia oceny. Odpowiedź na odwołanie powinna być przekazana pracownikowi na piśmie w terminie 14 dni od jego wniesienia. W przypadku uwzględnienia odwołania, ocenę zmienia się albo dokonuje się ponownej oceny. Odwołanie oraz odpowiedź na odwołanie dołącza się do arkusza oceny. §7 1. Przed przystąpieniem do oceny osoby dokonujące okresowej oceny pracowniczej zobowiązane są do odbycia szkolenia z zakresu systemu ocen pracowniczych i umiejętności oceniania. 2. Szkolenie organizowane jest corocznie przez Wydział Organizacyjny. §8 1. Arkusz okresowej oceny pracowniczej przechowuje się w aktach osobowych pracownika. 5 2. Dostęp do informacji zawartych w arkuszach oceny mają osoby uprawnione do wglądu w akta osobowe pracowników. §9 W przypadku udziału pracownika w projekcie, w którym przewodniczący zespołu programowego lub kierownik projektu nie jest jego bezpośrednim przełożonym, dodatkowo dokonuje się oceny pracownika na formularzu o nazwie: „ocena pracy w projekcie”. Oceny tej dokonuje przełożony pracownika w projekcie. Wypełniony formularz przekazuje on bezpośredniemu przełożonemu ocenianego pracownika w celu dokonania oceny łącznej. § 10 Uwagi i wnioski dotyczące procedury przeprowadzania okresowej oceny pracowniczej należy przekazywać na piśmie Wydziałowi Organizacyjnemu. 6
