Zarządzanie zespołem i wsparcie pracowników
advertisement
PROMOTOR 3/2013 | PSYCHOLOGIA JUSTYNA KOSTKA Kirschtein&Partner Zarządzanie zespołem i wsparcie pracowników Czy lepiej pochwalić, wysłać na szkolenie, czy wypłacić premię? Istnieje wiele sposobów kierowania zespołem i wiele możliwości motywowania. Specjalista ds. BHP również powinien wiedzieć, czym mogą zaowocować jego działania motywujące pracowników do bezpiecznej pracy. M otywowanie pracowników do bezpiecznej i efektywnej pracy jest tematem często podejmowanym w mediach i literaturze. Przedsiębiorstwa posiadają rozwinięte systemy motywacyjne, mimo to coraz częściej mamy do czynienia ze zniechęceniem pracowników i wypaleniem zawodowym. Problem może stanowić brak świadomości, że dobra atmosfera w pracy i mądry przywódca mogą dużo mocniej wpływać na motywację pracowników niż premie i nagrody rzeczowe. Istotne jest również to, iż system motywacyjny musi być dopasowany indywidualnie: każdego z nas bowiem motywuje do działania coś innego. Prawie jedną trzecią życia spędzamy w pracy. Aby sprawiała ona nam przyjemność, powinna zaspokajać nasze potrzeby, takie jak: potrzeba bezpieczeństwa (np. dochód umożliwiający utrzymanie, spokój), samo- realizacji, przynależności do grupy, szacunku i uznania. Jeśli tak nie jest, jesteśmy sfrustrowani, spada nasza wydajność, nie chcemy się angażować, wykonujemy tylko niezbędne minimum. Poziom motywacji zależy również w dużym stopniu od przełożonych, ich osobowości i stylu kierowania. Nie ma jednego „najlepszego” stylu kierowania – musi być on dopasowany do sytuacji, pracowników i naszych wymagań wobec nich. Na początku rozwoju kultury bezpieczeństwa dominuje często styl autorytarny – ustalamy zasady postępowania, jako przełożeni musimy być konsekwentni w wymaganiu ich przestrzegania i reagować za każdym razem, gdy nie jest to robione. Jeśli raz przymkniemy oko – zaczynamy pracę od nowa. Z czasem jednak sytuacja się stabilizuje, pracownicy nie podważają sensu istniejących zasad, a ich przestrzeganie jest rozumiane jako „oczywiste”. Wtedy też zmienia się styl kie- rowania – z autorytarnego na kooperatywny: przełożeni mogą dać więcej swobody pracownikom, bo wiedzą, że ci pracują zgodnie z zasadami i nie podejmują niebezpiecznych działań. Przełożeni powinni jednak zawsze potrafić „przewodzić” zespołowi, wykorzystać jego potencjał. To z kolei wymaga regularnej analizy postępów pracowników, określenia ich etapu rozwoju oraz środków, które wesprą ich w dalszym rozwoju. Według Niermeyera i Seyfferta [1] skuteczne i mądre wpieranie pracowników polega na: • wzmacnianiu mocnych stron: należy określić mocne strony i opracować, jak można je rozwijać; • określaniu obszaru rozwoju: należy określić zadania, które w najbliższym czasie pracownik ma wykonać – powinny one służyć jego rozwojowi; • traktowaniu błędów jako elementu nauki: nie należy pracowników karać Styl kierowania Cechy charakterystyczne Zalety Wady Autorytarny (autokratyczny, nakazowy) Przełożony: – wyznacza zadania, kontroluje, – sam podejmuje wszystkie decyzje, – rzadko pyta pracowników o zdanie, – oczekuje wykonania zadania zgodnie z wymaganiami, – reaguje konsekwentnie na łamanie zasad – pracownicy dostają jasne zadania, są świadomi wymagań, – pracownicy są świadomi negatywnych konsekwencji, – przełożony jest mocno zaangażowany, – jasne zasady dają bezpieczeństwo, – dobra kontrola – zaangażowanie pracowników jest małe, – jest również mała samodzielność pracowników, – mało wolności ogranicza rozwój wewnętrznej motywacji pracowników, – nie odkrywa się pomysłów i potencjału pracowników, – przełożeni są przeciążeni zadaniami, – stosowany przez długi czas demotywuje Partycypacyjny (demokratyczny) – pracownicy są aktywnie włączeni w pracę, sami podejmują decyzje, – dozwolone są dyskusje, własne propozycje, – przełożony pełni rolę wzoru do naśladowania, – otwarta komunikacja, zaufanie – pracownicy mają poczucie, że mają bezpośredni wpływ na swoją pracę i bezpieczeństwo, – pracownicy są wysoko zmotywowani, – wspiera się kreatywność i samodzielność, – przełożeni nie są przeciążeni zadaniami – podjęcie decyzji wymaga czasu (konsultacje), – możliwe problemy dyscyplinarne, – pracownicy są obarczeni odpowiedzialnością w takim samym stopniu jak przełożony Konsultacyjny – każdy ma jasno określone zadania, – przełożony wydaje polecenia po omówieniu wszystkiego z pracownikami, – w przypadku problemów przełożony nie daje gotowych rozwiązań, pyta o nie – zaangażowanie pracowników jest większe, – następuje rozwój pracy grupowej i indywidualnych cech, – przełożony może doradzić, ale nie narzuca sposobu wykonania – podjęcie decyzji może wymagać wielu konsultacji i czasu Delegujący – pracownicy mają dużo swobody, – pracownicy sami wyznaczają sobie zadania – pracownicy mają szansę samorealizacji – zbytnie obciążenie pracowników zadaniami, – chaos, – przełożony musi uważać, aby nie stracić autorytetu Tab. 1. Porównanie najbardziej popularnych stylów kierowania, ich wady i zalety w kontekście motywacji 48 PSYCHOLOGIA | PROMOTOR 3/2013 za błędy ani wyręczać ich, lecz zaoferować pomoc i wsparcie; • oddaniu odpowiedzialności – przełożony stopniowo rezygnuje z kontroli, pozwala pracownikom samodzielnie podejmować decyzje i działania; • szukaniu dla pracowników nowych wyzwań, również w obszarze bezpieczeństwa: uczyń z bezpieczeństwa wyzwanie! • przyznawaniu ograniczonej liczby zdań, która nie przeciąży pracownika i jest w zakresie jego możliwości. Przełożeni, kierując pracownikami, stosują często systemy motywujące, które mają na celu zwiększenie wydajności pracowników i wpływ na ich postępowanie. Przyjrzyjmy się kilku z nich – ich zaletom i ewentualnym zagrożeniom. Takie porównanie pomoże dopasować środki odpowiednie do sytuacji, celu i pracownika oraz zniwelować słabe punkty poprzez włączenie w system motywacyjny kilku rozwiązań (tab. 2). Podobnie jak przy stylach kierowania, nie ma jednego „najlepszego” motywatora. Idealną sytuacją jest posiadanie rozbudowanego systemu i sięganie po różne narzędzia. Istotne jest przeanalizowanie potrzeb Narzędzie Pieniądze ĆWICZENIE: Przygotowanie informacji zwrotnej 1. Zastanów się, od kogo w ostatnim czasie dostałeś/łaś informacje zwrotne. 2. Która z informacji zwrotnych była dla Ciebie istotna? 3. Która informacja zwrotna Cię zdenerwowała? Zastanów się, co było powodem zdenerwowania? (np. negatywna ocena, zbyt późne przekazanie informacji, ocena od osoby, która nie znała sytuacji...) 4. Po czym poznajesz „pomocny” feedback? (np. jest rzeczowy, bez oceniania, zawierał nie tylko informacje o błędach, ale również o sukcesach, okazano szacunek...) Zastanów się, jaką reakcję wzbudziłyby w Tobie poniższe zdania? (strach, złość, agresję...) Jakie elementy wypowiedzi wpłynęłyby istotnie na tę reakcję? Jak mógłbyś przeformułować podane informacje zwrotne, aby zamiast zdenerwować i obrażać pracownika, zmusić go do przemyślenia i zmiany? 1. Ciągle muszę cię upominać i zwracać uwagę na czyste ubranie i noszenie środków ochrony. 2. Nie unoś się tak. Znasz naszego dyrektora od dawna, wiesz, że ciągle wymyśla coś nowego. Masz przygotować ten Dzień Ekologii i już. 3. No nie, znowu jesteś chory? Nie za często? Trochę to podejrzane... Jakie narzędzia służące motywowaniu pracowników będziesz stosował? pracowników i zastosowanie dopasowanych do nich środków: jednego pracownika motywują bowiem przede wszystkim pieniądze, dla innego dużo istotniejsza jest możliwość nauki, rozwój czy awans. Znalezienie złotego środka będzie trudne, ale warto poświęcić temu czas i energię – zmotywowani, lojalni i pozytywnie nastawieni pracownicy są bardzo istotnym elementem wpływającym na sukces firmy. Istotne jest, aby nawet podczas kryzysu finansowego stosować dostępne środki służące podniesieniu motywacji, jak np.: pochwałę czy pozytywną, „nieagresywną” informację zwrotną dotyczącą wykonanej pracy. Na zakończenie proponuję zatem ćwiczenie z zakresu prowadzenia rozmów i dawania informacji zwrotnej (ramka). Piśmiennictwo 1. Niermeyer R., Seyffert S., Motivation, Haufe Lexware 2011. Zalety Wady/Zagrożenia – mogą silnie motywować, – są środkiem uniwersalnym, bardzo pozytywnie odbieranym przez pracowników, – zwiększają poczucie bezpieczeństwa – trudno sprawiedliwie rozdzielić premię, – przydzielenie premii dla części grupy może prowadzić do konfliktów, – premia przyznawana w tej samej wysokości przed długi okres przestaje być motywująca, – pracownicy mogą przyzwyczaić się do premii, traktować jako należne im wynagrodzenie, co powoduje, iż nie spełnia ona swojej motywującej funkcji, – musi być wsparta dodatkowymi działaniami, – wg badań pieniądze motywują przy pracach fizycznych, nie sprawdzają się jednak przy pracach wymagających kreatywności – stanowi pozytywną informację zwrotną dla pracownika, – stanowi „emocjonalne” wynagradzanie zespołu, Pochwała, słowa uznania – poprawia atmosferę w pracy i zgranie zespołu, – można stosować ją nawet w czasie kryzysu finansowego, – otrzymywanie informacji zwrotnej jest niezbędne dla pracowników – aby była skuteczna, musi być szczera, – w przypadku przesadzania z pochwałą (zbyt często, za małe rzeczy) pracownicy nie wierzą w nią, a przełożony nie jest autentyczny – umożliwia rozwój pracownika, poszerzenie wiedzy, Rozwój (kursy, szkolenie, – pracownik jest „na bieżąco” z informacjami z branży, studia, konferencje, – pracownik może poznać osoby na podobnym stanowisku z innych udział w targach) zakładów, wymienić się doświadczeniami, uzyskać wsparcie – stanowią obciążenie finansowe dla firmy, – nie wszystkie dostępne kursy i szkolenia są dobrej jakości, przełożony musi wybrać te efektywne Komunikacja – wymaga regularności, czasami również poświęcenia sporej ilości czasu, – regularne spotkania, przekazywanie informacji wpływają – czasami trudno jest zebrać całą grupę pracowników i wszystkim na bieżąco przekazywać na atmosferę: pracownicy mają poczucie, że są traktowani poważnie, informacje, mają szansę przekazać również swoje pomysły, uwagi, – brak czasu powoduje, iż przekazywanie informacji odbywa się coraz częściej poprzez – efektywna komunikacja wspiera poczucie przynależności e-mail – eksperci uważają, że ta forma „zabija” komunikację Pakiet socjalny, np. opieka medyczna, ubezpieczenie, dofinansowanie wypoczynku, samochód, telefon – pracownicy silniej identyfikują się z firmą, – poprawia się komfort pracy, – redukuje się poziom stresu, – świadczenia często odciążają pracowników finansowo – niewielkie, poza ewentualnym obciążeniem finansowym, – czasami pewne formy (np. laptop, telefon) nie są odbierane jako dodatkowa forma wsparcia, tylko jako coś, co się pracownikowi po prostu należy, – niektóre formy mogą być wykorzystywane przez pracowników – problem w firmach stanowi na przykład używanie służbowego telefonu czy samochodu do celów prywatnych Tab. 2. Systemy motywujące 49
