Zarządzanie zadaniami priorytetowymi w systemie kontroli zarządczej
advertisement
Ministerstwo Finansów Spotkanie audytorów wewnętrznych z jednostek sektora finansów publicznych MECHANIZM KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ JAKO INTEGRALNY ELEMENT DOSKONALENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JEDNOSTKĄ. DOŚWIADCZENIA URZĘDU MIEJSKIEGO W GLIWICACH Warszawa, 26 lutego 2015 r. Komunikacja wewnętrzna – kluczowe czynniki sukcesu zindywidualizowany zakres i formy przekazywania informacji bezpośrednie zaangażowanie kadry zarządzającej w komunikowanie najistotniejszych informacji zapewnienie szybkiego dostępu do aktualnych i kompletnych informacji o charakterze formalnym systematyczne rozliczanie efektów pracy oraz ścisłe powiązanie indywidualnej i zespołowej oceny pracy z systemem motywacyjnym wykorzystanie potencjału doświadczonych pracowników do projektowania, wdrażania i doskonalenia narzędzi wspomagających komunikację wewnętrzną angażowanie kadry zarządzającej w pozyskiwanie od pracowników informacji dotyczącej kultury organizacyjnej i wykorzystywanie tej wiedzy do doskonalenia organizacji kierownik jednostki świadomy znaczenia sprawnego, wielokierunkowego przepływu informacji dla skuteczności i efektywności funkcjonowania jednostki Integracja systemu komunikacji Szkolenia nowych pracowników, praktykantów i stażystów Ślubowanie Spotkania w sprawie przeglądu systemu zarządzania Kultura organizacji Wyniki przeglądu systemu zarządzania Prezydent Miasta Środowisko pracy Służba przygotowawcza Jaka wiedza, umiejętności i postawy Portal Intranetowy Miasta są kluczowe dla osiągnięcia celów? System podnoszenia kompetencji Procesy Zadowolenie klientów Wyniki badania satysfakcji klientów Zadania i cele Kwartalne rozliczanie z efektów pracy Ocena okresowa pracowników Ocena pracy wydziałów System oceny pracy System wynagradzania za efekty pracy Wyniki badania satysfakcji pracowników Portal Intranetowy Miasta (PIM) uruchomiony w 2003 roku dostępny dla wszystkich pracowników Urzędu od 2009 roku dostępny w różnym zakresie funkcjonalnym we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych liczba użytkowników: 1740 wystarczające źródło informacji o sprawach formalnych dla 95% pracowników Urzędu zaprojektowany, zrealizowany, wdrożony i rozwijany siłami własnymi pracowników Urzędu Podstawowe moduły PIM-u Aktualności (podzielone na 7 grup tematycznych) Aktualności prawne Aktualności zamówień publicznych Aktualności ogólne Ogłoszenia o naborach Aktualności BHP Niewidoczne na zdjęciu: „Aktualnie trwające kontrole w Urzędzie” Aktualności SZBI Podstawowe moduły PIM-u Dokumenty Uporządkowane informacje dotyczące realizacji zadań Uporządkowane informacje dotyczące spraw pracowniczych: Kasa zapomogowopożyczkowa, związki zawodowe Odrębne funkcjonalności System Obiegu Dokumentów jako program zintegrowany z PIM-em Odrębne funkcjonalności Plan zamówień publicznych System oceny pracy Mechanizm Kto ocenia? Powiązanie z systemem wynagrodzeń Roczna ocena pracy wydziału Prezydent Miasta na podstawie rekomendacji nadzorujących Ustalenie puli przeznaczonej na składniki motywacyjne wynagrodzeń Roczna samoocena/ ocena indywidualna pracy pracowników Bezpośredni przełożony Podstawa do decyzji o awansie stanowiskowym/ płacowym pracowników Kwartalna ocena efektywności pracy Bezpośredni przełożony Kwartalny dodatek motywacyjny Kompleksowa i spójna z systemem zarządzania komunikacja wewnętrzna wzmacnia identyfikację pracowników z organizacją dla której pracują i uświadamia odpowiedzialność za zespół kształtuje postawy etyczne spójne z wartościami organizacji ogranicza ryzyko luk kompetencyjnych i wzbogaca mechanizmy podnoszenia kompetencji pracowników stale motywuje do pracy dobrej jakości wspiera zarządzanie zmianą minimalizuje bariery przepływu informacji wynikające z hierarchicznej struktury Dziękuję za uwagę Katarzyna Śpiewok dyrektor Urzędu Miejskiego w Gliwicach e-mail: [email protected]
