zasady udzielania zamówie* publicznych, których

Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE
PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000,00
EURO (DALEJ: „ZASADY...”)
§ 1. DEFINICJE
1. Ustawa – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U.
z 2015 r., poz. 2164, ze zmianami).
2. Ustawa ofp – ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz.
885, ze zmianami).
3. Zamawiający – Gmina Sosnowiec.
4. Kierownik Zamawiającego – Prezydent Miasta Sosnowca, a także inne osoby, którym Prezydent
Miasta Sosnowca powierzył pisemnie wykonywanie czynności zastrzeżonych dla Niego w Ustawie.
5. Kierownicy Wydziałów Zamawiających – Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Komórek
równorzędnych, Koordynator w Biurze Radców Prawnych i Nadzoru Właścicielskiego, osoby
pełniące obowiązki lub zastępujące Naczelników Wydziałów, Kierowników Komórek
równorzędnych oraz osoby, które będą zastępować wymienione w tym punkcie osoby funkcyjne w
Urzędzie Miasta Sosnowca.
6. Wydział Zamawiający – Komórka organizacyjna Urzędu Miasta Sosnowca, właściwa dla danego
przedmiotu zamówienia, której Kierownik dysponuje środkami finansowymi na ten cel w oparciu o
Zarządzenie Prezydenta Miasta Sosnowca w sprawie planu finansowego dochodów i wydatków
budżetowych na dany rok budżetowy.
7. Wydział Koordynujący udzielanie zamówień publicznych – Komórka organizacyjna Urzędu
Miasta Sosnowca wyznaczona przez Kierownika Zamawiającego do wykonywania czynności
związanych z udzielaniem zamówień o takim samym przedmiocie zamówienia, planowanych do
udzielenia przez więcej niż jedną Komórkę organizacyjną Urzędu Miasta Sosnowca. Wydział
Koordynujący udzielanie zamówień publicznych pełni rolę Wydziału Zamawiającego
w rozumieniu niniejszych „Zasad…”.
8. Wydział Zamówień Publicznych – komórka organizacyjna Urzędu Miasta Sosnowca
odpowiedzialna za formalne przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w zakresie określonym w „Regulaminie udzielania zamówień
publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000,00 euro”
zwanego dalej „Regulaminem …”.
9. Umowa – umowa w sprawie zamówienia publicznego.
§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30.000,00 euro należy stosować przepisy ustawy ofp, a w szczególności art. 44
ust. 1 punkt 2) i art. 44 ust. 3.
§ 3. UPOWAŻNIENIA
1. I Zastępca Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta i Sekretarz Miasta w zakresie
wskazanym w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Sosnowca w sprawie szczegółowego
podziału zadań pomiędzy Kierownictwem Urzędu, łącznie z Kierownikami Wydziałów
Zamawiających udzielają zamówień publicznych o wartościach, o których mowa w niniejszych
„Zasadach…”. W przypadku komórek Urzędu Miasta podległych Skarbnikowi Miasta
i Prezydentowi Miasta zamówienia publicznego o wartościach, o których mowa w niniejszych
„Zasadach…” udzielają łącznie I Zastępca Prezydenta Miasta oraz Kierownik Wydziału
Zamawiającego.
2. Od postanowień opisanych w ust. 1 niniejszego paragrafu obowiązują następujące odstępstwa:
1
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
a) Sekretarzowi Miasta powierza się samodzielnie udzielanie zamówień publicznych, których
wartość [łącznie z podatkiem od towarów i usług (VAT)] jednorazowo nie przekracza
wyrażonej w złotych kwoty 10.000,00 złotych, w zakresie wydatków związanych
z funkcjonowaniem Urzędu Miasta, zapisanych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Sosnowca w
sprawie planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych na dany rok budżetowy, w
dziale 750 Administracja publiczna, rozdział 75011- Urzędy wojewódzkie, 75020- Starostwo
powiatowe, rozdziale 75023 Urzędy gmin.
b) Kierownikom Wydziałów Zamawiających powierza się samodzielnie udzielanie zamówień
publicznych, których wartość [łącznie z podatkiem od towarów i usług (VAT)] jednorazowo
nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 10.000,00 zł w zakresie wydatków związanych
z realizacją zadań nałożonych na Wydział Zamawiający, zapisanych w Zarządzeniu Prezydenta
Miasta Sosnowca w sprawie planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych na dany
rok budżetowy, w dziale 750 Administracja publiczna.
§ 4. ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH WARTOŚĆ JEDNORAZOWO NIE
PRZEKRACZA 10.000,00 ZŁ
1. Postępowanie prowadzi pracownik Wydziału Zamawiającego.
2. Wszczęcie postępowania może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia, ustaleniu wartości
zamówienia oraz zgłoszeniu do rejestru zamówień publicznych.
3. Ustalanie wartości zamówienia [bez podatku od towarów i usług (VAT)] następuję z należytą
starannością z zachowaniem zasady nie dokonywania dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości
zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy oraz niniejszych „Zasad…”.
4. Każdorazowo (niezależnie od objęcia danego zamówienia Planem Zamówień Publicznych) przed
wszczęciem postępowania, pracownik Wydziału Zamawiającego przekazuje do Wydziału
Zamówień Publicznych zgłoszenie zamówienia publicznego do rejestru sporządzanego w Wydziale
Zamówień Publicznych. Zgłoszenie następuje na wniosku P-1/1 stanowiącym załącznik nr 1 do
niniejszych „Zasad...".
5. Wydział Zamawiający poszukuje wykonawców na zasadach konkurencyjnych. O sposobie
dokumentowania przeprowadzanych poszukiwań decyduje Kierownik Wydziału Zamawiającego.
6. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest usługa lub robota budowlana, podstawą udzielenie zamówienia
będzie zlecenie/umowa podpisana przez Kierownika Wydziału Zamawiającego, na podstawie
którego wykonawca wystawi fakturę.
7. Kierownik Wydziału Zamawiającego może podjąć decyzje o udzieleniu zamówienia w sposób
opisany w §5 lub §6 niniejszych „Zasad...".
§ 5 ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH WARTOŚĆ JEDNORAZOWO JEST
RÓWNA LUB PRZEKRACZA 10.000,00 ZŁ, A NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ
W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI 15.000,00 EURO
1. Postępowanie prowadzi pracownik Wydziału Zamawiającego.
2. Wszczęcie postępowania może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia, ustaleniu wartości
zamówienia oraz zgłoszeniu do rejestru zamówień publicznych.
3. Ustalanie wartości zamówienia [bez podatku od towarów i usług (VAT)] następuję z należytą
starannością z zachowaniem zasady nie dokonywania dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości
zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy oraz niniejszych „Zasad…”
4. Każdorazowo (niezależnie od objęcia danego zamówienia Planem Zamówień Publicznych) przed
rozpoczęciem postępowania, pracownik Wydziału Zamawiającego przekazuje do Wydziału
Zamówień Publicznych zgłoszenie zamówienia publicznego do rejestru sporządzanego w Wydziale
Zamówień Publicznych. Zgłoszenie następuje na wniosku P-1/1 stanowiącym załącznik nr 1 do
niniejszych „Zasad...".
5. Pracownik wszczyna postępowanie przekazując zapytanie ofertowe wykonawcom w liczbie
zapewniającej konkurencję, jednak nie mniejszej niż 3.
6. Zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 5 zawiera co najmniej:
a) nazwę i adres zamawiającego,
2
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
b) określenie podstawy prawnej zastosowania sposobu postępowania o udzielenie zamówienia,
c) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia i wymagań dotyczących sposobu
realizacji przedmiotu zamówienia, jeżeli będzie to konieczne,
d) określenie terminu wykonania lub wykonywania zamówienia,
e) określenie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia,
f) opis sposobu przygotowania oferty,
g) określenie miejsca i terminu składania ofert,
h) wzór umowy lub istotne postanowienia umowy jeżeli zaistnieje taka konieczność,
Zapytanie ofertowe akceptuje Kierownik Wydziału Zamawiającego, a następnie przedkłada do
zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 1, której podlega Wydział Zamawiający (tj. I Zastępcy
Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta lub Sekretarzowi Miasta).
Zapytanie ofertowe kieruje się do wykonawców na piśmie drogą pocztową, pocztą elektroniczną
lub za pomocą faxu. Dowody przekazania zapytania pracownik dołącza do dokumentacji
postępowania.
W przypadku złożenia wniosku o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, pracownik przesyła treść
wyjaśnień (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z odpowiedziami, wszystkim wykonawcom,
którym przekazał zaproszenie. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął
na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, wniosek może zostać bez odpowiedzi.
Wykonawcy oferty składają w formie pisemnej, elektronicznej lub faxem. Oferta złożona po
terminie składania ofert, nie podpisana lub niezgodna z treścią zapytania ofertowego podlega
odrzuceniu.
W toku badania i oceny ofert można żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty. Wzywa się również
wykonawców, którzy nie złożyli wraz z ofertą wymaganych oświadczeń lub dokumentów do ich
uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli wykonawca w wyznaczonym terminie nie uzupełni
wymaganych oświadczeń lub dokumentów, jego oferta podlega odrzuceniu.
Pracownik sporządza informację o wyborze, którą przedstawia do akceptacji Kierownikowi
Wydziału Zamawiającego, a następnie do zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 1, której
podlega Wydział Zamawiający. Informację o wyborze pracownik przekazuje wykonawcom, którym
złożyli oferty.
Z przeprowadzanego postępowania pracownik sporządza protokół według wzoru stanowiącego
załącznik nr 2 do niniejszych „Zasad...". Zapytanie ofertowe, oferty oraz ewentualne wnioski
o wyjaśnienia treści zapytania ofertowego, odpowiedzi, wyjaśnienia treści ofert, uzupełnione
oświadczenia, dokumenty stanowią załączniki do protokołu. Protokół akceptuje Kierownik
Wydziału Zamawiającego, a następnie przedkłada do zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 1
której podlega Wydział Zamawiający (tj. I Zastępcy Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta
Miasta lub Sekretarzowi Miasta).
Kierownik Wydziału Zamawiającego może podjąć decyzje o udzieleniu zamówienia w sposób
opisany w § 6 niniejszych „Zasad..."
§ 6 ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH WARTOŚĆ JEDNORAZOWO JEST
RÓWNA LUB PRZEKRACZA WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI 15.000,00
EURO, A NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI
30.000,00 EURO
1. Postępowanie prowadzi pracownik Wydziału Zamawiającego.
2. Wszczęcie postępowania może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia, ustaleniu wartości
zamówienia oraz zgłoszeniu do rejestru zamówień publicznych.
3. Ustalanie wartości zamówienia [bez podatku od towarów i usług (VAT)] następuję z należytą
starannością z zachowaniem zasady nie dokonywania dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości
zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy oraz niniejszych „Zasad…”.
4. Każdorazowo (niezależnie od objęcia danego zamówienia Planem zamówień publicznych) przed
wszczęciem postępowania, pracownik Zamawiającego przekazuje do Wydziału Zamówień
Publicznych zgłoszenie zamówienia publicznego do rejestru sporządzanego w Wydziale Zamówień
3
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Publicznych. Zgłoszenie następuje na wniosku P-1/1 stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych
„Zasad...".
Pracownik wszczyna postępowanie:
1) zapraszając do składania ofert wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, jednak nie
mniejszej niż 3,
oraz
2) zamieszczając zapytanie ofertowe na stronie internetowej;
Zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 5 zawiera co najmniej:
a) nazwę i adres Zamawiającego,
b) określenie podstawy prawnej zastosowania sposobu postępowania o udzielenie zamówienia,
c) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia i wymagań dotyczących sposobu
realizacji przedmiotu zamówienia, jeżeli będzie to konieczne,
d) określenie warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny ich
spełniania- jeżeli dotyczy;
e) dokumenty jakie mają złożyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału
w postępowaniu- jeżeli dotyczy;
f) określenie terminu wykonania lub wykonywania zamówienia,
g) określenie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia,
h) opis sposobu przygotowania oferty,
i) określenie miejsca i terminu składania ofert; termin składania ofert nie może być krótszy niż 7
dni od dnia publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej lub jego przekazania
wykonawcom,
j) wzór umowy lub istotne postanowienia umowy jeżeli zaistnieje taka konieczność,
Zapytanie ofertowe akceptuje Kierownik Wydziału Zamawiającego, a następnie przedkłada do
zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 8 której podlega Wydział Zamawiający (tj. I Zastępcy
Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta lub Sekretarzowi Miasta).
W przypadku o którym mowa w ust. 5 pkt 1) zapytanie ofertowe kieruje się do wykonawców na
piśmie drogą pocztową, pocztą elektroniczną lub za pomocą faxu. Dowody przekazania i/lub
zamieszczenia zapytania pracownik dołącza do dokumentacji postępowania.
W przypadku złożenia wniosku o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, pracownik Wydziału
Zamawiającego przesyła treść wyjaśnień (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z odpowiedziami,
wszystkim wykonawcom, którym przekazał zaproszenie oraz zamieszcza na stronie internetowej,
na której zostało umieszczone zapytanie. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego
wpłynął na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, wniosek może zostać bez odpowiedzi.
Wykonawcy oferty składają w formie pisemnej. Oferta złożona po terminie składania ofert, nie
podpisana lub niezgodna z treścią zapytania ofertowego podlega odrzuceniu.
W toku badania i oceny ofert można żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty. Wzywa się również
wykonawców, którzy nie złożyli wraz z ofertą wymaganych oświadczeń lub dokumentów do ich
uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli wykonawca w wyznaczonym terminie nie uzupełni
wymaganych oświadczeń lub dokumentów, jego oferta podlega odrzuceniu.
Pracownik sporządza informację o wyborze, którą przedstawia do akceptacji Kierownikowi
Wydziału Zamawiającego, a następnie do zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 1 której podlega
Wydział Zamawiający. Informację o wyborze pracownik przekazuje wykonawcom, którym złożyli
oferty oraz w przypadku o którym mowa w ust. 5 pkt 2) zamieszcza na stronie internetowej, na
której umieszczone zostało zapytanie ofertowe.
Z przeprowadzanego postępowania pracownik sporządza protokół według wzoru stanowiącego
załącznik nr 2 do niniejszych „Zasad...". Zapytanie ofertowe, oferty oraz ewentualne wnioski
o wyjaśnienia treści zapytania ofertowego, odpowiedzi, wyjaśnienia treści ofert, uzupełnione
oświadczenia, dokumenty stanowią załączniki do protokołu. Protokół akceptuje Kierownik
Wydziału Zamawiającego, a następnie przedkłada do zatwierdzenia osobie wskazanej w §3 ust. 1
której podlega Wydział Zamawiający (tj. I Zastępcy Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta
Miasta lub Sekretarzowi Miasta).
4
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
§ 7. ZAMÓWIENIA WSPÓŁFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
Kierowników Wydziałów Zamawiających przy udzielaniu zamówień, których wartość [bez podatku od
towarów i usług (VAT)] nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000,00 euro
zobowiązuje się do stosowania postanowień zawartych w umowach o dofinansowanie, zaleceń
zawartych w wytycznych opublikowanych dla odpowiednich programów, w ramach których
realizowane są projekty współfinansowane środkami Unii Europejskiej.
§ 8 ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania
zgodnie z niniejszymi „Zasadami..." zobowiązane są do rzetelnego i obiektywnego wykonywania
powierzonych im czynności, kierowania się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą
i doświadczeniem. Powierzenie wykonywania czynności pracownikom Wydziałów nie zwalnia
Kierowników Wydziałów Zamawiających z odpowiedzialności.
2. Kierownik Wydziału Zamawiającego odpowiedzialny jest za:
a) ustalenie wartości zamówienia w należyty sposób; niedopuszczalnym jest zaniżanie wartości
zamówienia oraz jej dzielenie celem uniknięcia stosowania przepisów Ustawy oraz regulacji
określonych w niniejszych „Zasadach…”,
b) prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowań, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000,00 euro,
c) prawidłowe dokumentowanie przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
d) sporządzenie Planów Zamówień Publicznych zgodnie z zasadami opisanymi
w „Regulaminie...”.
e) przekazywanie Naczelnikowi Wydziału Zamówień Publicznych co najmniej raz na kwartał
informacji o udzielonych zamówieniach, a w szczególności o ich wartości wraz z informacją
o numerze referencyjnym nadanym w rejestrze zamówień publicznych. Kierownicy Wydziałów
Zamawiających zobowiązani są do przekazania wyżej wymienionej informacji w terminie do
10 dni roboczych następujących po upływie każdego kwartału.
3. Naczelnik Wydziału Finansowego odpowiedzialny jest za dokonywania transakcji
finansowych jedynie na podstawie dokumentów płatniczych, które posiadają oznaczenie
referencyjne numeru postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych odpowiedzialny jest za sporządzanie rejestru
postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o wnioski wg wzoru druku P – 1/1 wraz
z informacją o udzielonych zamówieniach w oparciu o informacje przekazywane przez
Kierowników Wydziałów Zamawiających podczas rejestracji zamówienia.
§ 9 SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Kierownicy Wydziałów Zamawiających zobowiązani są do przekazywania Naczelnikowi Wydziału
Zamówień Publicznych co najmniej raz na kwartał informacji o udzielonych zamówieniach,
a w szczególności o ich wartości wraz z informacją o numerze referencyjnym nadanym w rejestrze
zamówień publicznych. Kierownicy Wydziałów Zamawiających zobowiązani są do przekazania wyżej
wymienionej informacji w terminie do 10 dni roboczych następujących po upływie każdego kwartału.
§ 10 WYZNACZENIE WYDZIAŁU KOORDYNUJĄCEGO
1. W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba udzielenia zamówienia publicznego o takim samym
przedmiocie zamówienia, planowanych do udzielenia przez więcej niż jedną Komórkę organizacją
Urzędu Miasta Sosnowca, Kierownik Zamawiającego wyznacza Wydział Koordynujący udzielenie
zamówień publicznych w tym zakresie.
2. Wyznaczenie Wydziału Koordynującego odbywa się na wniosek Kierownika Wydziału
Zamawiającego o największym udziale w planowanym do udzielenia zamówieniu.
5
Załącznik nr 2 do Zarządzenia
Prezydenta Miasta Sosnowca
Nr …. z dnia ………….…2016 r.
§ 11 WYŁĄCZENIA
1. Wydział Zamawiający może udzielić zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą
w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 67 Ustawy. W takim przypadku
Kierownik Wydziału Zamawiającego jest zobowiązany do sporządzenia pisemnego uzasadnienia
zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej. Możliwość udzielenia zamówienia po
negocjacjach z jednym wykonawcom podlega zatwierdzeniu przez osobę wskazaną w §3 ust. 1,
której podlega Wydział Zamawiający (tj. I Zastępcy Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta
Miasta lub Sekretarzowi Miasta).
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego, na pisemny wniosek
Kierownika Wydziału Zamawiającego, ma prawo wyrazić zgodę na odstępstwo od stosowania
niniejszych „Zasad…”
ARKADIUSZ CHĘCIŃSKI
PREZYDENT MIASTA SOSNOWCA
Załącznik:
Druk P – 1/1
Protokół
– Zgłoszenie zamówienia publicznego do rejestru
– Wzór protokołu z przeprowadzonego postępowania.
6