Metodyka zarządzania projektem

Metodyka zarządzania projektami
Prof. dr hab. inż. Andrzej Karbownik
Gliwice 2015 r.
Wykłady: Zarządzanie projektem
Andrzej Karbownik
https://woiz.polsl.pl/moodle/file.php?file=/185/wyklad.PDF
2
Wprowadzenie
“Otaczają nas projekty, pracujemy nad nimi codziennie, rzadko
jednak poświęcamy choć trochę uwagi,
by nad nimi zapanować – by nimi zarządzać”.
J. Davidson Frame
Organizacja → zbiór projektów realizowanych
jednocześnie.
3
Zarządzanie projektem jest kluczem do przetrwania organizacji w
dzisiejszej rzeczywistości
→ czas na zarządzanie projektem.
Nauczanie zasad zarządzania projektem
→ dwa cele:
 unikanie pułapek w zarządzaniu projektem,
 skuteczna realizacja projektu.
4
Zarządzanie projektem
→ proste konceptualnie,
→ ogromnie skomplikowane w praktyce.
Zarządzanie projektem wywodzi się z tradycyjnego projektowania
technicznego.
W organizacjach biznesowych jest to nowa metoda zarządzania.
5
Zarządzanie projektem
→ nowa metoda radzenia sobie z problemami
w organizacji,
→ sposób na wprowadzanie zmian w organizacji – zmiany stały się
jedyną pewną rzeczą w dzisiejszym biznesie.
6
Dobre zarządzanie projektem wymaga:
 ścisłej koordynacji,
 dobrej woli współpracy,
 swobodnego dostępu do informacji.
Sukces w zarządzaniu projektem
→ sztuka i umiejętność uniknięcia wielu
potencjalnych pułapek i błędów.
7
Źródła porażek w zarządzaniu projektem:
 natura organizacji, która wymaga daleko idącego podziału zadań,
władzy i informacji,
 trudności w jasnym rozpoznaniu oczekiwań odbiorców, co
sprawia, że rezultaty projektu mogą być odmienne od
oczekiwanych,
 proces planowania i kontroli realizacji projektu.
8
Projektami można zarządzać skutecznie, ale trzeba umieć unikać
błędów związanych z:
 błędną specyfikacją potrzeb odbiorców,
 złą organizacją pracy zespołu,
 kiepskim planowaniem,
 słabym nadzorem nad realizacją projektu.
9
Dlaczego i kiedy projekt?
Możliwość lub
konieczność
wprowadzenia zmiany
Zamierzenie
wprowadzenia
potrzebnej zmiany
PROJEKT
Cele i korzyści
10
-› powody dla realizacji projektów
-› świadome działanie
-› potrzebny do zarządzania zmianami
-› projekt pozwala sformułowane
cele osiągnąć
Co to jest projekt?
Projekt jest to przedsięwzięcie, które:
 ma początek i koniec,
 zostało zaplanowane,
 jego przebieg jest kontrolowany,
 powinno doprowadzić do pozytywnego skutku,
 tworzy nową jakość.
Projekt = złożone przedsięwzięcie
11
Cechy przedsięwzięcia, które powodują,
iż można go określić jako projekt:
 jest zorientowane na cel,
 obejmuje skoordynowane ze sobą działania,
 ma skończony czas trwania,
 jest działaniem wyjątkowym, a nie powtarzalnym.
12
Zorientowanie projektu na cel
→ dążenie do osiągnięcia celu projektu
napędza cały projekt,
→ osiągnięciu celu służą wszystkie wysiłki związane
z planowaniem i realizacją poszczególnych działań.
Zorientowanie projektu na cel ma ważne konsekwencje dla procesu
zarządzania projektem
→ kluczowym elementem tego procesu staje się
właściwe określenie celów.
13
Realizacja projektu
→ dążenie do osiągnięcia starannie dobranych celów.
Postęp w realizacji projektu
→ osiąganie celów pośrednich i dotarcie do celu
podstawowego.
14
Zarządzanie projektem
Zarządzanie projektem
→ realizacja określonych działań poprzez planowanie,
organizowanie, motywowanie i kontrolowanie prowadzących do
osiągnięcia celu projektu
przy wykorzystaniu dostępnych zasobów.
15
Zarządzanie projektem
→ umiejętne użycie dostępnych technik w celu:
 osiągnięcia wymaganych rezultatów,
 doprowadzenia projektu do końca w ustalonym terminie i w
ramach budżetu,
 doprowadzenia projektu do końca zgodnie
z ustalonymi wymogami.
Zarządzanie projektem → dwa etapy główne:
 planowanie projektu,
 realizacja projektu.
16
Zarządzanie projektem – Project Management
→ sztuka prowadzenia niepowtarzalnych przedsięwzięć.
Zasady zarządzania projektami są uniwersalne.
Wszystkie projekty powinny bazować na tych samych zasadach.
17
Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektem:
 określony czas,
 określony koszt (możliwe do pozyskania zasoby),
 wymogi projektu.
Istota procesu zarządzania projektem
→ możliwie najbardziej efektywne przygotowanie
i realizacja projektu z punktu widzenia potrójnego
ograniczenia.
18
Ograniczenia czasowe
→ opracowuje się harmonogram realizacji projektu
i terminy czynności.
Ograniczenia finansowe
→ rozwiązuje się za pomocą różnych metod
budżetowania.
Wymogi projektu
→ stwarzają najwięcej problemów, określają
zastosowanie końcowego produktu projektu.
19
Kluczowe parametry projektu – trójkąt zarządzania projektami
Zakres
i wymogi
projektu
PROJEKT
Czas
realizacji
projektu
Koszt
użytych
zasobów
20
Parametry nie są niezależne –
dowolne dwa określają trzeci.
Cykl życia projektu
Potrzeba
Wybór i rozpoczęcie projektu
Planowanie projektu
Realizacja projektu
Kontrola projektu
Zakończenie projektu
Zmiana
21
Rozpoczęcie projektu
→ formalne jego ustanowienie i zrealizowanie zadań:





22
powołanie kierownika projektu,
utworzenie zespołu projektowego,
ustalenie celów i zakresu projektu,
ustalenie z klientem wymogów projektu,
zapewnienie warunków technicznych
dla przygotowania projektu.
Planowanie projektu
→ plan projektu ma pokazać, jak przejść od jednego
etapu realizacji projektu do następnego,
aby osiągnąć cel.
Kroki w planowaniu projektu:
 określenie zadań do realizacji,
 określenie punktów kontrolnych
→ kamienie milowe – znaczące zdarzenia w projekcie,
 opracowanie harmonogramu realizacji zadań
i osiągania celów,
 przydzielenie zasobów do zadań,
 opracowanie budżetu projektu.
23
Realizacja projektu
→ wdrożenie (implementacja) – wykonanie
zaplanowanych wcześniej zadań dla osiągnięcia
celów projektu.
Kontrola realizacji projektu
→ dokonuje jej menedżer zarządzający
projektem, sprawdzając jakie działania zostały
wykonane i jak stan faktyczny odnosi się
do przygotowanego wcześniej planu.
24
Zakończenie projektu
→ ustalenie, czy cele projektu zostały osiągnięte,
→ ustalenie, czy produkt końcowy spełnia oczekiwania
zleceniodawcy,
→ sporządzenie raportu końcowego.
25
ZARZĄDZENIE Nr 15/10/11
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 30 listopada 2010 roku
w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej
Systemu Zarządzania Projektami.
26
§2
1.
2.
3.
27
Z dniem 1 stycznia 2011 roku na Politechnice Śląskiej funkcjonuje System
Zarządzania Projektami (SZP), zwany dalej Systemem.
Zadaniem Systemu jest zapewnienie wsparcia dla kierowników projektów w
celu:
1) skutecznej realizacji projektów badawczych, edukacyjnych
oraz inwestycyjnych,
2) wprowadzenia dobrych praktyk w procesach zarządzania
projektami,
3) standaryzacji procedur w zakresie zarządzania projektami.
System obejmuje projekty:
1) krajowe,
2) międzynarodowe,
3) finansowane z funduszy strukturalnych.
§3
System tworzą cztery elementy:
 Centrum Zarządzania Projektami (CZP),
 pełnomocnicy dziekanów ds. zarządzania projektami,
 kierownicy projektów,
 procedury.
28
ZARZĄDZENIE Nr 14/10/11
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 30 listopada 2010 roku
w sprawie zmian w strukturze administracji centralnej –
utworzenie Centrum Zarządzania Projektami.
29
§1
1.
30
Z dniem 1 grudnia 2010 roku tworzy się w strukturze administracji
centralnej, w pionie Rektora, dział o nazwie Centrum Zarządzania
Projektami i o symbolu organizacyjnym CZP, w skład którego wchodzą:
1) Biuro Obsługi Projektów Krajowych (RR10),
które otrzymuje symbol organizacyjny CZP1,
2) Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych (RW2),
które otrzymuje symbol organizacyjny CZP2,
3) Biuro Obsługi Projektów Europejskich (RW3),
które otrzymuje symbol organizacyjny CZP3,
4) Zespół Zarządzania Projektami (AZP),
który zmienia nazwę na Biuro Obsługi Projektów
Infrastrukturalnych i otrzymuje symbol organizacyjny CZP4,
5) Biuro Obsługi Węzła Wiedzy KIC,
które otrzymuje symbol organizacyjny CZP5,
6) Biuro Obsługi Finansowej Projektów (RR11),
które otrzymuje symbol organizacyjny CZP6.
3.
31
Do zakresu zadań Centrum Zarządzania Projektami należy:
1) koordynacja zarządzania projektami badawczymi,
edukacyjnymi i inwestycyjnymi w Uczelni, z wyłączeniem
programów Life Long Learning Programe (LLP) i Erasmus
Mundus,
2) udzielanie wsparcia dla kierowników projektów w zakresie
opracowywania wniosków o dofinansowanie projektów
i ich weryfikacja,
3) monitorowanie i kontrola realizacji harmonogramów
i budżetów projektów,
4) nadzorowanie finansowania projektów,
5) zarządzanie projektami strategicznymi o charakterze
inwestycyjnym w skali Uczelni,
6) doskonalenie wiedzy kierowników projektów w zakresie
zarządzania projektami.
§3
1.
32
W celu koordynacji działalności CZP powołuje się Komitet Sterujący
Centrum Zarządzania Projektami w składzie:
1) Rektor,
2) Kanclerz,
3) Kwestor,
4) Dyrektor Centrum Zarządzania Projektami,
5) Kierownik Biura Obsługi Projektów Krajowych,
6) Kierownik Biura Obsługi Projektów Strukturalnych,
7) Kierownik Biura Obsługi Projektów Europejskich,
8) Kierownik Biura Obsługi Projektów Infrastrukturalnych,
9) Kierownik Biura Obsługi Węzła Wiedzy KIC,
10) Kierownik Biura Obsługi Finansowej Projektów,
11) Sekretarz Komitetu Sterującego.
2.
33
Do zadań Komitetu Sterującego należy:
1) koordynacja procesów zarządzania projektami w skali Uczelni,
2) analiza, ocena i doskonalenie standardów i procedur
w zakresie zarządzania projektami w Uczelni,
3) bieżąca wymiana doświadczeń w zakresie przebiegu realizacji projektów w
Uczelni.
Zadania poszczególnych Biur w CZP
34
Do zadań pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami należy:
1. przekazywanie informacji pracownikom i doktorantom jednostki organizacyjnej,
w zakresie ogłaszanych konkursów
na dofinansowanie projektów,
2. udzielanie pomocy kierownikom projektów w zakresie realizacji
obowiązujących procedur dotyczących zarządzania projektami,
3. współpraca z CZP w zakresie przygotowywania wniosków
o dofinansowanie projektów i ich realizacji.
35
36
1.
Kierownika projektu powołuje Rektor na wniosek kierownika jednostki - wzór
powołania stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
2.
Z dniem 1 października 2011 roku kierownikiem projektu badawczego lub
edukacyjnego może zostać osoba, która posiada certyfikat potwierdzający
przygotowanie do pracy
w charakterze kierownika projektu.
3.
37
Certyfikat, o którym mowa w ust. 2, może mieć charakter:
1) zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie zarządzania
projektami badawczymi, organizowanego na Politechnice
Śląskiej,
2) dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie
zarządzanie projektami,
3) dokumentu wydanego przez uprawnioną instytucję
certyfikującą (PMA, PMI, SPMP),
4) dokumentu wydanego przez dyrektora CZP, potwierdzającego
zarządzanie projektami na Politechnice Śląskiej.
38
4.
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o
dofinansowanie projektu, za bieżące zarządzanie projektem i kierowanie
zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu.
5.
Kierownik projektu – na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie
projektu –działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do
złożenia wniosku o dofinansowanie projektu – wzór wniosku o pełnomocnictwo
stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
39
6.
Kierownik projektu – na etapie podpisywania umowy –
działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora
do podpisania umowy o realizację projektu – wzór wniosku
o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia.
7.
Kierownik projektu – na etapie realizacji projektu – działa
w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora
do zarządzania projektem – wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik
Nr 8 do niniejszego Zarządzenia.
§7
Na Politechnice Śląskiej obowiązują w zakresie realizacji projektów procedury
określone w § 8, 9, 10 i 11 niniejszego Zarządzenia
oraz w Zarządzeniach wymienionych w Załączniku Nr 11.
40
Elementy metodyki zarządzania projektami
badawczymi
41
1.
Temat projektu – cd projektu
2.
Kierownik projektu
3.
Zespół projektowy:
 dobór,
 struktura,
 motywowanie.
42
4.
Struktura podziału pracy.
5.
Harmonogram realizacji projektu.
6.
Zasoby w projekcie:
 ludzkie,
 materialne,
 informacyjne.
7.
Budżet projektu.
8.
Monitorowanie i kontrola realizacji projektu.
9.
Dokumentowanie realizacji projektu.
10. Zakończenie projektu.
43
Dziękuję Państwu za uwagę
44