FAZY NEGOCJACJI
advertisement
AKTYWNY W SZKOLE – AKTYWNY W ŻYCIU www.aktywny-w-szkole.us.edu.pl • [email protected] 40-007 Katowice, ul. Bankowa 5, pok. 224, (32) 359 21 95 Moduł VII ROLA I ZNACZENIE PRACY ZESPOŁOWEJ. dr Anna Porczyńska Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego SZTUKA PROWADZENIA NEGOCJACJI Negocjacje to proces poprzez który chcemy otrzymać od ludzi określone rzeczy, którzy chcą coś w zamian. Może to także być proces rozwiązywania konfliktów pomiędzy dwiema lub więcej stronami gdzie wszystkie strony modyfikują swe żądania w celu osiągnięcia akceptowalnego przez wszystkich kompromisu. SZTUKA PROWADZENIA NEGOCJACJI Ćwiczenie 5: Test „Przekonania na temat negocjacji”. Cel ćwiczenia: Własne opinie o sensie i naturze negocjowania mogą ułatwić lub utrudnić skuteczne zajmowanie się negocjacjami. Dlatego warto poddać je analizie. SZTUKA PROWADZENIA NEGOCJACJI INTERPRETACJA WYNIKÓW TESTU: wynik w sprawdzianie poniżej 5 „nie” jest wskazówką, iż należy swoje przekonania o naturze negocjacji poddać rewizji, zanim przystąpi się do praktycznego zajmowania się negocjacjami; wynik między 5 a 10 „nie” świadczy o ambiwalentnych poglądach na negocjacje; Wynik w granicach 11 – 15 „nie” świadczy o dobrze ugruntowanej koncepcji negocjacji i stanowi dobrą podstawę do praktycznego zajmowania się negocjacjami. Twierdzenia, które zostały odrzucone (odpowiedź „nie”), powinny stanowić punkt wyjścia do przepracowania koncepcji negocjacji. ZASADY NEGOCJOWANIA: 1. Oddziel ludzi od problemu – chodzi o to aby podczas negocjowania mieć na uwadze, iż partner jest człowiekiem, przeżywa różne emocje, subiektywnie odbiera wszystko to, co się dzieje w trakcie rozmów, ma swoje własne doświadczenia, przekonania, które kierują jego postępowaniem, zasługuje na zrozumienie i szacunek jak każda osoba. Poprawne relacje interpersonalne między stronami pozwalają w miarę spokojnie zajmować się meritum, czyli spornymi sprawami. ZASADY NEGOCJOWANIA: 2. Skoncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach – spieranie się wokół stanowisk nie daje mądrych porozumień, jest nieefektywne i naraża wzajemne stosunki. Dobre porozumienie osiąga się dzięki pogodzeniu interesów, a nie stanowisk. Celem negocjacji jest niewątpliwie umożliwienie zrealizowania interesów stron. Łatwiej dochodzić do porozumienia, wychodząc od analizy interesów – stwarza to większe możliwości, osiągnięcia consensusu niż próby godzenia sprzecznych stanowisk. ZASADY NEGOCJOWANIA: 3. Opracuj wiele różnych możliwości zanim podejmiesz decyzję – bariery opracowywania wielu możliwości rozwiązań i sposoby radzenia sobie z nimi: przedwczesna ocena – oddzielenie wymyślania możliwości od ich oceny (burza mózgów), poszukiwanie jednej jedynej odpowiedzi – poszerzanie swoich opcji, nie poszukiwanie pojedynczej odpowiedzi, sztywne, zdeterminowane myślenie o satysfakcjonującym rozwiązaniu – poszukiwanie korzyści dla obu stron; korzyści wspólne łączące interesy, myślenie, że rozwiązanie ich problemu to ich problem – ułatw im podjęcie decyzji (rozwiązanie to propozycja, na którą druga strona może odpowiedzieć TAK). ZASADY NEGOCJOWANIA: 4. Domagaj się, aby wynik rozmów oparty był na obiektywnych kryteriach. Kryteria, na których oparte ma być porozumienie muszą być niezależne od woli stron, gdyż to pozwala uniknąć subiektywizmu. FAZY NEGOCJACJI I.Faza przygotowawcza – opracowanie planów działania Przygotowanie do rozmów, albo jego brak zostanie natychmiast dostrzeżony przez drugą stronę podczas trwania negocjacji. Źle przygotowana strona będzie jedynie biernie uczestniczyć w rozmowach i nie będzie miała znaczącego wpływu na ich prowadzenie wg własnej strategii. Ewidentny brak przygotowania natychmiastowo spowoduje, iż druga strona poczuje się pewnie i może prowadzić negocjacje z pozycji siły. FAZY NEGOCJACJI I.Faza przygotowawcza – opracowanie planów działania Dlatego istnieją bardzo ważne punkty do fazy pierwszej, o których zawsze należy pamiętać: 1. Co chcemy osiągnąć ? 2. Co chcemy wynegocjować - w tym celu należy przed rozpoczęciem procesu negocjacyjnego spriorytetyzować nasze zamierzenia i cele do osiągnięcia (od najważniejszych poprzez mniej ważne aż do mało ważnych). 3. W jakim stylu chcemy negocjować ? (negocjacje twarde, negocjacje miękkie, negocjacje oparte na zasadach)? 4. Jaki będzie skład zespołu negocjacyjnego ? 5. Jakie role będą pełnić członkowie zespołu negocjacyjnego? 6. Ustalenia dotyczące miejsca, czasu i procedur rozmów. 7. Określenie przedziału negocjacyjnego, czyli przedziału w którym możemy pójść drugiej stronie na ustępstwa ( entry and exit positions). 8. Pozycje „wejścia i wyjścia” muszą być realistyczne (muszą osadzać się w realiach rynkowych). FAZY NEGOCJACJI I.Faza przygotowawcza – opracowanie planów działania !!! 1 minuta przygotowania = 1 minuta spotkania !!! Częste błędy popełniane w fazie pierwszej: Brak czasu na zastanowienie się czego dokładnie chcemy. Jeśli nie przygotujemy wcześniej na kartce naszych spriorytetyzowanych oczekiwań negocjacyjnych pod presją rozmów możemy zgodzić się na niekorzystną dla nas ofertę. Zdanie się na „...zobaczymy co firma powie i zaproponuje....” Brak realizmu (Entry and exit positions). Brak spriorytetyzowanych celów. Brak pozycji wejścia i wyjścia. FAZY NEGOCJACJI II. Faza wstępna – ustalenie warunków i reguł negocjowania z partnerem W tej fazie należy pamiętać, aby nie zapomnieć o ustaleniu wszystkich ważnych kwestii dotyczących sposobu negocjowania z partnerem. Dlatego też obejmuje ona: Wstępne rozmowy pomiędzy stronami na temat tego: - kto będzie reprezentował zainteresowane strony, - kiedy dojdzie do spotkania i gdzie, - jaki będzie porządek prowadzonych rozmów i zakres spraw, - jaki będzie tryb prowadzonych negocjacji, FAZY NEGOCJACJI II. Faza wstępna – ustalenie warunków i reguł negocjowania z partnerem Przedstawienie składów zespołów negocjacyjnych oraz ich kompetencji w podejmowaniu decyzji. Ustalenie miejsca spotkania obopólnie akceptowanego. Ustalenie kwestii dotyczących sposobu ulokowania negocjatorów (np. po tej samej stronie lub przy okrągłym stole). Ustalenie czasu negocjacji (terminu rozpoczęcia i zakończenia rozmów, ilości spotkań itp.). FAZY NEGOCJACJI II. Faza wstępna – ustalenie warunków i reguł negocjowania z partnerem Ustalenie porządku prowadzenia rozmów, czyli: - w jakiej kolejności negocjatorzy będą zabierali głos, - jak długo można być przy głosie, - jaka będzie kolejność omawianych spraw, - jaka będzie forma opracowania przyjętych przez obie strony rozwiązań. O tym czy negocjacje będą skuteczne, czy też nie w dużej mierze decyduje to, czy uda nam się zaspokoić potrzeby – przedstawienie “piramidy potrzeb” w ujęciu Maslowa. FAZY NEGOCJACJI II. Faza wstępna – ustalenie warunków i reguł negocjowania z partnerem Ćwiczenie 7 : Burza mózgów dotycząca następujących zagadnień: Kiedy podejmować negocjacje ? (gdy obie strony są gotowe do zawarcia umowy, gdy istnieje część interesów wspólnych, a część sprzecznych, gdy obie strony mają odpowiednie kompetencje decyzyjne i są przygotowane do prowadzenia negocjacji) Kiedy nie należy negocjować? (kiedy nasze szanse są znikome, gdy jesteśmy pod wpływem silnych emocji, gdy istnieją inne możliwości zaspokojenia twoich potrzeb – inna alternatywa) FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Debata (negocjacje, rozmowa) zajmuje przeciętnie 80% czasu negocjacji – jest więc najważniejszą częścią negocjacji. Na początku tej fazy zawsze towarzyszy uczestnikom obu stron debaty ogromne napięcie. Aby maksymalnie je zredukować należy pamiętać że w debacie chodzi ci głównie o określenie co druga strona chciałaby od nas otrzymać a potem poinformować ich co możemy zaoferować. Najlepiej zrobić sobie agendę debaty (plan przebiegu debaty) i dać to w pisemnej formie drugiej stronie na początku spotkania. FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Należy pamiętać jednak o jednym!!!! W tej fazie trzeba uważnie wsłuchiwać się w słowa drugiej strony i nie przerywać – czym więcej mówi tym lepiej. Można jedynie zadawać zdawkowe pytania o ich oczekiwania w stosunku do naszej strony. Kiedy pozwolimy drugiej stronie na nie przerywane przez nas określenie swoich potrzeb, istnieje duże prawdopodobieństwo „odkrycia się” przed nami, co pozwoli nam na szybkie zmodyfikowanie strategii negocjacyjnej i osiągnięcie lepszej pozycji. FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Dobry negocjator: nigdy nie zamyka sobie drzwi poprzez kategoryczne powiedzenie NIE!, zamiast tego zadaje otwarte pytania, np. „jeśli zgodzilibyśmy się na pana propozycję to czego możemy się spodziewać w zamian?”, nigdy nie mówi, że się z czymś nie zgadza!!!!, zadaje zamiast tego drugiej stronie pytania otwarte, aby nie narazić się na ostry „atak” z drugiej strony i zepsucie atmosfery rozmów, zamiast używać słów „nie” lub „tak” operuje wyrazami typu: „dlaczego”, „kiedy”, „gdzie”, „kto” itp. Wielokrotnie sygnalizuje drugiej stronie, że zależy mu na znalezieniu kompromisu satysfakcjonującego obie strony, FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Faza debaty jest spotkaniem obu stron mającym na celu: - Określenie problemu i określenie interesów każdej ze stron. - Opracowanie różnych możliwości jego rozwiązania satysfakcjonujących obie strony. - Wybór najlepszego rozwiązania. Podczas tej fazy konieczne jest zastosowanie się do zasad negocjacji wokół meritum: - Oddziel ludzi od problemu. - Skoncentruj się na interesach, a nie stanowiskach. - Opracuj możliwości korzystne dla obu stron. - Domagaj się stosowania obiektywnych kryteriów. FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Ćwiczenie 8: CASE: Negocjacje pt. „Przypadek pomarańczy UGLI”: - grupowa dyskusja na temat poprawności prowadzonych negocjacji, - wyszukanie i sporządzenie listy błędów jakie popełnili negocjatorzy, - omówienie wykrytych w negocjowaniu błędów (na podstawie obserwacji). FAZY NEGOCJACJI III. Faza zasadnicza – debata (rozmowy o meritum i interesach) Ćwiczenie 9: Praktyczne ćwiczenie niewerbalnych aktów komunikacyjnych ważnych podczas negocjacji – mowa ciała: gestykulacja, mimika, wygląd zewnętrzny (ubiór), kontakt fizyczny (podawanie dłoni itp.), kontakt wzrokowy, dystans fizyczny, pozycja ciała, dźwięki paralingwistyczne (śmiech, płacz,westchnienia itp.), jakość wypowiedzi (sposób wokalizacji), elementy środowiska fizycznego (zewnętrznego), FAZY NEGOCJACJI IV. Faza końcowa – ustalenie kontraktu w formie pisemnego protokołu Na zakończenie prowadzonych negocjacji strony ustalają kontrakt końcowy (najlepiej w formie pisemnego opracowania), zawierający wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Należy pamiętać o tym, że: Kontrakt musi zawierać wszystkie ustalenia i formy ich realizacji (co ma być zrobione i jak). Najlepiej, by porozumienie było ukształtowane tak, byś TY nie musiał wypełniać całej swojej części umowy dopóki oni nie wypełnią swojej. FAZY NEGOCJACJI IV. Faza końcowa – ustalenie kontraktu w formie pisemnego protokołu Wbuduj gwarancję w porozumienie (zabezpieczający depozyt lub klauzula) ; umowa powinna dokładnie określać, co się stanie, gdy druga strona nie postępuje zgodnie z warunkami porozumienia, np. jeżeli jedna ze stron nie wywiąże się z umowy, to będzie musiała wypłacić drugiej kaucję wysokości … Rozgłoś sam fakt zawarcia porozumienia, poinformuj o nim ludzi i instytucje, na których zależy tej drugiej stronie. Najlepszą gwarancją stabilnego porozumienia są dobre stosunki – nie pozwól, by partner odszedł od stołu negocjacyjnego niezadowolony, pełen wątpliwości i niedomówień. PORÓWNANIE MIĘKKICH I TWARDYCH NEGOCJACJI POZYCYJNYCH Z METODĄ NEGOCJACJI OPARTYCH NA ZASADACH GRA MIĘKKA GRA TWARDA NEGOCJACJE WOKÓŁ MERITUM Uczestnicy są przyjaciółmi Uczestnicy są przeciwnikami Uczestnicy rozwiązują problem Celem jest porozumienie Celem jest zwycięstwo Celem jest mądry wynik osiągnięty efektywnie i polubownie Ustępuj, aby pielęgnować Żądaj ustępstw jako wzajemne stosunki warunku stosunków wzajemnych ODDZIEL LUDZI OD PROBLEMU Bądź miękki w stosunku do ludzi i problemu Bądź twardy w stosunku do ludzi i problemu Bądź miękki w stosunku do ludzi i twardy wobec problemu Ufaj innym Nie ufaj innym Działaj niezależnie od zaufania PORÓWNANIE MIĘKKICH I TWARDYCH NEGOCJACJI POZYCYJNYCH Z METODĄ NEGOCJACJI OPARTYCH NA ZASADACH GRA MIĘKKA GRA TWARDA NEGOCJACJE WOKÓŁ MERITUM Łatwo zmieniaj stanowisko Okop się na swoim stanowisku SKONCENTRUJ SIĘ NA INTERESACH, A NIE NA STANOWISKACH Składaj oferty Stosuj groźby Badaj i odkrywaj interesy Odkryj dolną granicę porozumienia (akceptowalne minimum) Wprowadzaj w błąd co do dolnej granicy porozumienia Unikaj posiadania dolnej granicy porozumienia Akceptuj jednostronne straty w imię osiągnięcia porozumienia Żądaj jednostronnych korzyści jako warunku porozumienia OPRACUJ MOŻLIWOŚCI KORZYSTNE DLA OBU STRON PORÓWNANIE MIĘKKICH I TWARDYCH NEGOCJACJI POZYCYJNYCH Z METODĄ NEGOCJACJI OPARTYCH NA ZASADACH GRA MIĘKKA GRA TWARDA NEGOCJACJE WOKÓŁ MERITUM Poszukaj jednego rozwiązania-takiego, które oni zaakceptują Poszukaj jednego rozwiązania-tego, które ty akceptujesz Opracuj wiele możliwości, z których wybierzesz później Upieraj się przy porozumieniu Upieraj się przy swoim stanowisku UPIERAJ SIĘ PRZY STOSOWANIU OBIEKTYWNYCH KRYTERIÓW Staraj się unikać woli walki Staraj się wygrać walkę woli Staraj się osiągnąć rezultat oparty na obiektywnych kryteriach Poddawaj się presji Wywieraj presję Uzasadniaj i bądź otwarty uzasadnienia; poddawaj się regułom, a nie presji ASERTYWNOŚĆ W kontaktach interpersonalnych, zwłaszcza w środowisku pracowniczym, często dochodzi do sytuacji, w których jedna strona usiłuje, w sposób nieuprawniony, naruszać prawa osobiste drugiej strony, a nawet prawa te za nią ustanawiać. Jednym ze skutecznych sposobów radzenia sobie w tego rodzaju sytuacjach, dającym równocześnie możliwość przeciwdziałania im, jest zachowanie się w sposób stanowczy, pozostający w harmonii z własnymi uczuciami i przekonaniami oraz pragnieniami, przy równoczesnym respektowaniu praw innych osób, czyli przyjmowanie postawy asertywnej (J. Sobczak-Matysiak, 1998, s.34-35). ASERTYWNOŚĆ Asertywność to w psychologii termin oznaczający posiadanie i wyrażanie własnego zdania oraz bezpośrednie wyrażanie emocji i postaw w granicach nie naruszających praw i psychicznego terytorium innych osób oraz własnych, bez zachowań agresywnych, a także obrona własnych praw w sytuacjach społecznych. Jest to umiejętność nabyta. ASERTYWNOŚĆ Asertywność to umiejętność spokojnego bez skrępowania, tremy, wstydu, zażenowania, unikania, zwodzenia, fantazjowania, odraczania w czasie, lęku, przerażenia itd. 1. mówienia o sobie dobrze 2. mówienia o swoich wadach 3. przyznawanie się do błędów i przepraszania 4. wyrażania uczuć jakie żywimy do innych 5. wyrażania czasowych stanów emocjonalnych jakie żywimy do innych 6. proszenia o coś co chcemy lub nam się należy 7. odmawiania czegoś komuś 8. przyjmowania komplementów ASERTYWNOŚĆ 9. przyjmowania krytyki i negatywnych ocen 10. kończenia trudnych spraw, rozmów 11. reagowania na trudne sprawy innych Osoba asertywna ma jasno określony cel i potrafi kontrolować własne emocje, nie poddaje się zbyt łatwo manipulacjom i naciskom emocjonalnym innych osób. POSTAWY – ULEGŁA, AGRESYWNA, ASERTYWNA Postawa uległa polega na tym, że godzimy się na spełnianie oczekiwań innych osób, choć wcale nam to nie pasuje. Postawa agresywna - odpłacamy "pięknym za nadobne", agresją reagujemy na próby nacisku. Postawa asertywna - jasno informujemy o tym czy chcemy, czy nie chcemy spełnić czyjeś oczekiwanie. Nie musimy się tłumaczyć. Mamy prawo do własnego wyboru, zdania. Jednocześnie nie urażamy innych bo wypowiadamy się tylko na temat problemu a nie osoby. Nie wchodzimy na psychologiczne terytorium drugiej osoby. TECHNIKI ZACHOWAŃ ASERTYWNYCH „zdarta płyta” – konsekwentne powtarzanie tego samego argumentu, zasłona dymna – broni przed agresją werbalną, pozorne akceptowanie kierowanej krytyki, asertywne uznanie błędu – uznanie bez nadmiaru poczucia winy – postąpiłem źle lecz to naprawie, kompromis – wypracowanie obustronnych ustępstw, wypytywanie o strony ujemne – „dlaczego sądzisz, że to co robie jest złe?” wypytywanie o aspekty dodatnie – „co dobrego jest w paleniu?”. SZCZEGÓLNE STRATEGIE ASERTYWNE • Zacięta płyta – to technika przydatna wówczas, gdy chcemy powiedzieć „nie” lub w inny sposób wytyczyć granice w rozmowie z osobą, do której nie dociera, to co mówimy. Powtarzaj komunikat w niezmienionej formie tak długo aż rozmówca zrezygnuje z dalszej polemiki. SZCZEGÓLNE STRATEGIE ASERTYWNE • Z treści na proces – kiedy zauważysz, że rozmowa odbiega od tego, o czym chcesz rozmawiać, należy przesunąć uwagę z aktualnego tematu na to, co dzieje się pomiędzy tobą a rozmówcą (proces). Przesunięcie uwagi z treści na proces wymaga ujawnienia tego, co czujemy lub myślimy w danej interakcji w określonym momencie, i jest szczególnie pomocne, gdy ty i twój rozmówca czujecie złość i zaczynacie podnosić głos. SZCZEGÓLNE STRATEGIE ASERTYWNE • Chwila na oddech – w sytuacji gdy czujesz, że zanim coś powiesz potrzebujesz czasu na przemyślenie sobie swoich uczuć i potrzeb pozwala upewnić się że rozumiesz drugą osobę, zanalizować to co zostało powiedziane, skupić się na swoim wnętrzu, oraz świadomie wpływać na sytuację, aby zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia swojego celu. SZCZEGÓLNE STRATEGIE ASERTYWNE • Odkładanie na później – Kiedy wiesz, że to co mówicie, jest istotne, ale dyskusja utknęła w martwym punkcie, odłóż ją na później. Technika ta jest przydatna gdy interakcja jest zbyt bierna lub agresywna, oraz gdy potrzebujemy czasu na przemyślenie czegoś. ASERTYWNOŚĆ TAK 1. autentyczna pewność siebie 2. poczucie własnej wartości NIE 1. bezczelność 2. wywyższanie się i dominacja 3. uznanie praw własnych i innych 3. brak szacunku 4. realizacja własnych potrzeb bez naruszenia godności innych 5. manipulacja 5. szczerość i swoboda 4. robię co mi się podoba TEST „CZY JESTEŚ ASERTYWNY?” Ćwiczenie 10: Test „Czy jesteś asertywny?”. Cel ćwiczenia: badanie własnych umiejętności asertywnego zachowania. Obliczanie wyników: aby otrzymać wynik testu, należy podsumować wszystkie punkty. TEST „CZY JESTEŚ ASERTYWNY?” Interpretacja wyników: 75-100 punktów: Jesteś asertywny, pewny siebie śmiały. Podchodzisz do różnych sytuacji w sposób stanowczy i śmiały. 50-75 punktów: Choć potrafisz być asertywny i stanowczy, możesz mieć więcej sukcesów i korzyści, gdy trochę popracujesz nad swoją asertywnością. 25-50 punktów: Nie potrafisz być konsekwentny w swoim asertywnym zachowaniu. 0 – 25 punktów: Jeśli chcesz rozwinąć swoją asertywność, to musisz poświęcić sporo pracy i czasu na wytrenowanie jej. ASERTYWNOŚĆ Analiza technik zachowań asertywnych – /projekcja filmu PWN pt. „Asertywność”/ Postępy prac 1. Numerowanie. 2. itd. 3. ... 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 A B C D Dziękuję za uwagę www.aktywny-w-szkole.us.edu.pl [email protected] Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
