Dokumenty niezbędne do rozliczenia wynagrodzeń pracowników

Dokumenty niezbędne do rozliczenia wynagrodzeń pracowników własnych
zatrudnionych na umowę o pracę do realizacji projektu:
1. Kopia umowy o pracę zawarta z pracownikiem (w pełnym wymiarze czasu pracy lub
na część etatu) na podstawie, której pracownik jest zatrudniony w danej jednostce.
2. Kopia oddelegowania do realizacji projektu z nazwą stanowiska oraz zakresem
obowiązków, określającym liczbę godzin pracownika do realizacji projektu (może być
oddelegowanie wraz z zakresem obowiązków).
3. Kopia regulaminu wynagradzania – jeżeli występuje u danego beneficjenta.
Jeżeli w liście płac są inne składniki wynagrodzenia niż płaca zasadnicza, wszystkie
składniki wynagrodzenia brutto powinny mieć odzwierciedlenie w regulaminie.
4. Kopia karty czasu pracy, z pracami wykonanymi w ramach projektu.
5. Kopia listy płac opisana zgodnie z wytycznymi projektowymi.
6. W przypadku wynagrodzenia rozliczanego częściowo w projekcie, należy przedłożyć
przyjętą metodologię rozliczenia wynagrodzenia (np. wynagrodzenie wynikające z
czasu pracy do projektu / wynagrodzenie wynikające z czasu pracy z umowy w danym
miesiącu).
7. Kopie dowodów opłat (wynagrodzenia netto, składki ZUS -51,-52,-53, podatku
dochodowego od osób fizycznych) – należy wykazać, że wszystkie wydatki rozliczane
w projekcie zostały opłacone w całości w terminie realizacji projektu
(lub sprawozdaniu).
8. Jeżeli składniki wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do projektu: netto,
podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS są płacone zbiorczo, wówczas
należy przedłożyć oświadczenie, że w kwocie przelewu np. 5.456,- zł. został ujęty
podatek dochodowy Jana Kowalskiego – 100,- zł., które powinno być podpisane
(oświadczenie jak każdy załącznik powinno zawierać prawidłowe wymagane
oznakowanie).
Uwaga:
1. Kwalifikowalne są wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia wraz ze składką
ZUS płaconą przez pracodawcę.
2. W przypadku opłacenia kosztu wynagrodzeń z rachunku na który wpłynęła zaliczka,
należy przedłożyć wyciąg bankowy, z którego będzie wynikało, że wszystkie wydatki
poniesione z tego rachunku były związane z realizacją projektu.
3. Zatrudnienia na umowę o pracę – dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku
jest potwierdzone za zgodność z oryginałem zestawienie wynagrodzeń rozliczanych w
projekcie posiadające znamiona dowodu księgowego (przykładowa tabela poniżej).
W przypadku wynagrodzeń, zestawienie może stanowić dowód poniesienia wydatku
tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki.
Poniższe tabele i karta czasu pracy są przykładem z Załącznika nr 2 Zasady
dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych
Okresowe rozliczenie środków finansowych związanych z realizacją projektu
Pracodawca
Lp.
Nazwisko
i imię
Płaca
zasadnicz
a
1
2
3
1.
2.
3.
Dod.
stażowy
Dod.
SC
Inne
Łączne
wynagrodz
enie
4
5
6
8=4+5+6+7
Składki
społecz
ne
pracod
awcy
9
FP
Łącznie
całość
10
11=8+9+10
Pracownik
Pracownik
Pracownik
Razem
Sporządził:
Data:
Sprawdził: (Główny Księgowy)
Data:
Zatwierdził: (Dyrektor)
Data:
Zestawienie potwierdzające poniesienie w roku ............, wydatków na wynagrodzenie
osobowe pracowników wraz z pochodnymi w okresie realizacji projektu …………………
Lp.
Projekt:
Beneficjent:
Za okres:
Okres
Np. grudzień 2013 r.
Razem:
Sporządził:
Data:
Kwota
Sprawdził:
Data:
Data dokonania płatności
Zatwierdził:
Data: