Zarządzenie Nr …
advertisement
Załącznik do Zarządzenia Nr 141 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 12 czerwca 2009 roku REGULAMIN ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU OBSŁUGI FUNDUSZY EUROPEJSKICH ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE §1 Regulamin organizacyjny Wydziału Organizacji i Kadr zwany dalej „regulaminem” określa: 1) zakres działania Wydziału, 2) strukturę organizacyjną i symbole używane w korespondencji, 3) podział zadań na poszczególne stanowiska pracy, 4) zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji, 5) zasady sprawowania kontroli wewnętrznej, 6) postanowienia końcowe. ROZDZIAŁ II ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU §2 Do podstawowych zadań działania Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich należą sprawy z zakresu pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania, wdrażania i monitorowania programów współfinansowanych ze środków krajowych i Unii Europejskiej, w tym: 1) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania na realizację zadań inwestycyjnych Miasta poprzez wdrażanie programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, zwłaszcza Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności, 2) przygotowanie wniosków aplikacyjnych do Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, 3) poszukiwanie oraz pozyskiwanie zewnętrznych pozaunijnych środków finansowych na realizacje zadań inwestycyjnych Miasta, 4) koordynacja działań w zakresie wykorzystania środków europejskich na rozwój sfery społecznej, w szczególności pochodzących z Europejskiego Funduszu Społecznego, 5) współpraca z podmiotami realizującymi projekty, 6) koordynacja komórek organizacyjnych Urzędu Miasta w zakresie pozyskiwania środków, realizacji i rozliczania projektów miękkich współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych. ROZDZIAŁ III STRUKTURA ORGANIZACYJNA WYDZIAŁU I SYMBOLE UŻYWANE W KORESPONDENCJI §3 1. Wydziałem kieruje Dyrektor. 2. W czasie nieobecności Dyrektora wszystkie jego zadania i kompetencje realizuje Zastępca Dyrektora. §4 W Wydziale tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Dyrektor Wydziału – OF 2) Zastępca Dyrektora Wydziału – OF.Z 3) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich i spraw organizacyjnych – OF.S 4) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. a 5) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. b 6) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. c 7) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. d 8) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. e 9) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. f 10) stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich – OF. g 11) stanowisko ds. obsługi nieinwestycyjnych funduszy europejskich – OF. h ROZDZIAŁ IV PODZIAŁ ZADAŃ NA POSZCZEGÓLNE STANOWISKA PRACY §6 1. Dyrektor odpowiada za całokształt działań Wydziału i wykonuje obowiązki określone szczegółowym zakresem czynności. 2. Zastępca Dyrektora Wydziału koordynuje i nadzoruje prace dotyczące pozyskiwania funduszy strukturalnych. 3. Stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich oraz spraw organizacyjnych odpowiada za: 1) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania na realizację zadań inwestycyjnych Miasta współfinansowanych poprzez ze wdrażanie środków Unii programów operacyjnych Europejskiej, zwłaszcza Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności, 2) przygotowanie wniosków aplikacyjnych do Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, 3) poszukiwanie oraz pozyskiwanie zewnętrznych pozaunijnych środków finansowych na realizacje zadań inwestycyjnych Miasta, 4) współpracę z podmiotami realizującymi projekty, 5) prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Wydziału, 6) zaopatrywanie pracowników wydziału w materiały biurowe, 7) prowadzenie miesięcznych i rocznych kart czasu pracy, 8) prowadzenie ewidencji wyjść w godzinach pracy, odpracowań czasu nieprzepracowanego, ewidencji wyjść w sprawach osobistych, listy obecności, 9) prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych, 10) rejestrowanie przychodzących pism i przekazywanie ich do dekretacji Dyrektora Wydziału. 4. Stanowisko ds. obsługi funduszy europejskich odpowiada za: 1) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania na realizację zadań inwestycyjnych Miasta poprzez wdrażanie programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, zwłaszcza Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności, 2) przygotowanie wniosków aplikacyjnych do Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, 3) poszukiwanie oraz pozyskiwanie zewnętrznych pozaunijnych środków finansowych na realizacje zadań inwestycyjnych Miasta, 4) współpracę z podmiotami realizującymi projekty. 5. Stanowisko ds. obsługi nieinwestycyjnych funduszy europejskich odpowiada za: 1) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania na realizację zadań nieinwestycyjnych Miasta poprzez wdrażanie programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, zwłaszcza Europejskiego Funduszu Społecznego, 2) przygotowanie wniosków aplikacyjnych do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 3) poszukiwanie oraz pozyskiwanie zewnętrznych pozaunijnych środków finansowych na realizację zadań nieinwestycyjnych Miasta, 4) koordynację działań w zakresie wykorzystania środków europejskich na rozwój sfery społecznej, w szczególności pochodzących z Europejskiego Funduszu Społecznego, 5) współpracę z podmiotami realizującymi projekty, 6) koordynację pozyskiwania komórek środków, organizacyjnych realizacji i Urzędu rozliczania Miasta w zakresie projektów miękkich współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych. 6. Podział zadań i uprawnień poszczególnych pracowników określają ich indywidualne zakresy czynności. §7 Do obowiązków pracowników Wydziału, bez względu na zajmowane stanowisko i wykonywane zadania należy: 1) Utrzymywanie systematycznych kontaktów z innymi pracownikami Wydziału oraz współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przepływu informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań. 2) Samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej. 3) Sygnalizowanie bezpośredniemu przełożonemu o wszelkich trudnościach i niedociągnięciach w funkcjonowaniu Wydziału bądź Urzędu. 4) Uprzejme traktowanie, dokładne informowanie interesantów oraz służenie im radą i pomocą. 5) Doskonalenie kwalifikacji zawodowych, występowanie z inicjatywą i wnioskami dotyczącymi usprawnienia pracy Wydziału. 6) Przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy służbowej, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz porządku i dyscypliny pracy. 7) Dbałość o powierzone mienie Urzędu. 8) Przestrzeganie i stosowanie procedur ISO 9001-2008. 9) Umieszczanie informacji publicznej na stronie BIP przez upoważnionych pracowników. §8 Szczegółowe zakresy obowiązków poszczególnych pracowników i zasady zastępstw określają indywidualnie ustalone zakresy czynności. ROZDZIAŁ V ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW, ZNAKOWANIA I REJESTRACJI ORAZ PODPISYWANIA PISM I DECYZJI §9 1. Pracownicy Wydziału przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są przestrzegać postanowień Instrukcji Kancelaryjnej. 2. Przy wykonywaniu zadań Wydział stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN-EN ISO 9001-2008. § 10 1. Korespondencja wpływająca do Wydziału, w tym zarejestrowana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów poddana zostaje następującej procedurze: 1) ostemplowaniu pieczęcią wpływu, 2) zadekretowaniu przez Dyrektora Wydziału , 3) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi. 2. Korespondencja wychodząca z Wydziału (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest do Kancelarii Urzędu. § 11 1. W Wydziale obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli określonych w § 4 niniejszego regulaminu. § 12 1. Dyrektor Wydziału podpisuje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta, - Zastępców Prezydenta – pisma wynikające z zakresu działania Wydziału oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta. 2. Pracownicy Wydziału podpisują pisma zgodnie z upoważnieniami wynikającymi z zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi innymi upoważnieniami. ROZDZAŁ VI ZASADY SPRAWOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ § 13 1. Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania komórki organizacyjnej. 2. Kontrolę wewnętrzną w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległym wykonują: 1) dyrektor komórki organizacyjnej, 2) zastępca dyrektora, 3. Kontrolę funkcjonalną aprobowanie projektów sprawuje pism dyrektor komórki sporządzanych przez organizacyjnej poprzez pracowników komórki, związanych z realizacją zadań komórki, odpowiednio w formie „parafy” lub podpisu pod treścią pisma. 4. Każdy pracownik komórki organizacyjnej dokonuje samokontroli w zakresie realizacji zadań wynikających z jego zakresu czynności. ROZDZIAŁ VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE § 14 Szczegółowe zakresy obowiązków poszczególnych pracowników i zasady zastępstw określają indywidualnie ustalone zakresy czynności. § 15 1. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie przewidzianym dla jego ustalenia. 2. Wszyscy pracownicy Wydziału mają obowiązek zapoznać się z niniejszym regulaminem i fakt ten poświadczyć własnoręcznym podpisem.
