Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Program Operacyjny
Kapitał Ludzki
Zagraniczna mobilność szkolnej kadry edukacyjnej
w ramach projektów instytucjonalnych
14 kwietnia 2014
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego
Zarządzanie projektem
mobilności instytucjonalnej
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Realizacja projektu unijnego - specyfika
Wyzwania związane z zarządzaniem projektem – zarządzanie
zespołem, praca w zespole, planowanie, zarządzanie
budżetem, realizacja harmonogramu, monitoring, ewaluacja
Obowiązki wynikające z faktu dofinansowania projektu z
funduszy unijnych – konieczność stosowania się do zapisów
Umowy o dofinansowanie, uzgadniania z FRSE zmian w
projekcie, ustalony cykl życia projektu
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Zespół projektowy
• Zespół, nie jedna osoba
• Jasny podział zadań i odpowiedzialności w zespole
• Koordynator
• Możliwość włączenia czasowo dodatkowych osób
• Komunikacja w zespole
• Komunikacja z przełożonym, OP, instytucją partnerską,
innymi zespołami i podmiotami
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Rola koordynatora
• Odpowiedzialność za przestrzeganie zapisów Umowy
finansowej i terminowe wywiązywanie się z zobowiązań
• Kontrola realizacji harmonogramu i wydatkowania środków
• Znajomość zasad programu
• Antycypowanie problemów
• Planowanie
• Koordynator – osoba kontaktowa dla FRSE
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Rola koordynatora
• Informowanie FRSE o zmianach i problemach
• Zarządzanie zespołem projektowym – zlecanie zadań i
kontrola ich wykonania
• Raportowanie do przełożonego
• Motywowanie zespołu i dbanie o dobrą atmosferę
• Ewaluacja i wdrażanie wniosków z ewaluacji
• Dbanie o jakość działań i rezultatów
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Jakie cechy powinien posiadać koordynator?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Odpowiedzialność
Samodzielność
Przekonanie co do zasadności realizacji projektu, wizjoner
Odporność na stres, opanowanie
Optymizm
Gotowość do ciągłego uczenia się, również od innych
Kompetencje komunikacyjne, otwartość
Empatia
Umiejętność delegowania
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
PODSTAWOWE FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM
Akceptacja projektu do realizacji
Kontraktowanie
Podpisanie umowy z FRSE
Przekazanie I transzy na realizację projektu
(70% grantu)
30
dni
Realizacja projektu
Przygotowanie i złożenie raportu końcowego do FRSE
(Mobility Tool)
Zatwierdzenie lub odrzucenie raportu końcowego
Powiadomienie pismem beneficjenta o kwocie dofinansowania
Dokonanie płatności końcowej (max.30% grantu)
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
60
dni
Harmonogram
Zadanie
Osoba
Rekrutacja
X,Y
Przygotowanie językowe
X
Przygotowanie logistyczne do
mobilności
Z
Mobilność
X,Y,Z
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
X
XI
XII
Harmonogram - zadania i podzadania
ZADANIE: REKRUTACJA
PODZADANIA:
Opracowanie regulaminu rekrutacji
Przygotowanie informacji o naborze do projektu
Działania informacyjne
Zebranie kandydatur
Rozstrzygnięcie konkursu i opublikowanie wyników
Przygotowanie umów o staż/szkolenie
Podpisanie umów o staż/szkolenie
Wypełnienie Formularza PEFS i przesłanie Oświadczeń do FRSE
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Zasada równości szans
• Równość szans to jedno z zagadnień horyzontalnych POKL
• Oznacza eliminację dyskryminacji ze względu na płeć, wiek,
niepełnosprawność itd. i jednakowy dostęp wszystkich osób do udziału
w projekcie
• Równość szans jest osiągana poprzez eliminację wszelkich barier
fizycznych, finansowych, socjalnych i psychologicznych utrudniających
lub zniechęcających do udziału w projekcie
• Konieczność zachowania zasady równości szans:
- na każdym etapie realizacji projektu
- szczególnie w procesie rekrutacji uczestników mobilności
- przy tworzeniu zespołu projektowego
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Zasada równości szans
Równościowe zarządzanie projektem oznacza:
• Określenie obowiązków związanych z zasadą równości szans kobiet i
mężczyzn, np. zbieranie danych w ankietach z podziałem na płeć
• Uwzględnienie wzmocnienia kompetencji zespołu w stosowaniu zasady
równości szans, np. poprzez udział w szkoleniach
• Zapewnienie, że w proces podejmowania decyzji w projekcie
zaangażowani są zarówno mężczyźni jak i kobiety
• Wprowadzenie rzeczywistych możliwości godzenia życia zawodowego i
prywatnego całego zespołu, np. elastyczny czas pracy
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Współpraca z FRSE
•
Wnioskowanie do FRSE o akceptację zmian, np. terminów mobilności, ilości grup
•
Informowanie FRSE o problemach, np. z rekrutacją, partnerami
•
Wniosek pisemny w przypadku konieczności wcześniejszego wyjazdu z powodu
braku połączeń
• Konieczność zapoznania się z materiałami na stronie projektu
- Przewodnik dla Beneficjentów
- Prezentacje ze szkoleń
- Wzory dokumentów
•
Konieczność czytania maili od opiekuna projektu
•
Zalecane uczestnictwo w szkoleniach
•
Lepiej zapytać niż zrobić źle!
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
Dziękuję za uwagę
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl