Spis tre*ci

WWW.FRSE.ORG.PL
Zarządzanie finansami w projektach
„Zagraniczna Mobilność Studentów Niepełnosprawnych oraz
Znajdujących Się w Trudnej Sytuacji Materialnej”
finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego,
Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER)
19 października 2015 r.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
SPIS TREŚCI
1. Kategorie budżetowe w projekcie
2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu
3. Kwalifikowalność kosztów – koszty nieuprawnione
4. Polityka kursowa
5. Typy podstawowych kontroli projektów
6. Dokumentacja projektu
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
dzielimy na:
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
erasmusplus.org.pl/power
Koszty ryczałtowe
Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze
Specjalnymi Potrzebami
Wyjazdy na studia
Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu
ze Specjalnymi Potrzebami
Wyjazdy na praktyki
Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu
Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej
Wyjazdy na studia
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Koszty rzeczywiste
Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi
potrzebami
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Koszty ryczałtowe
WSPARCIE INDYWIDUALNE
Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów.
Dla mobilności rozpoczynających się przed 1 stycznia 2015 r. do naliczenia
liczby miesięcy i dni pobytu stosuje się metodę (do wyboru):
 naliczanie zgodnie z kalkulatorem MT+,
 naliczenie inne niż wynikające z kalkulatora MT+, jednak z zachowaniem
marginesu różnicy +/- 5 dni w stosunku do kalkulatora MT+.
W przypadku niepełnego miesiąca, dofinansowanie będzie obliczone za
pomocą iloczynu liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej)
stawki kosztu jednostkowego, określonego dla pełnego miesiąca
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
Koszty ryczałtowe
WSPARCIE INDYWIDUALNE
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Koszty ryczałtowe
WSPARCIE INDYWIDUALNE
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Koszty rzeczywiste
Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi
Potrzebami
Są to koszty dodatkowe, do tych pokrytych dofinansowaniem w
ramach udziału ryczałtowego zgodnie z Artykułem II.16.1 umowy
finansowej bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami
biorącymi udział w projekcie.
Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów
obejmujących
100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu
2014
100% Wsparcia
Indywidualnego dla
mobilności studentów
posiadających prawo do
stypendium socjalnego
Wsparcie Indywidualne
dla mobilności
studentów
niepełnosprawnych
100% Wsparcia
Indywidualnego dla
mobilności studentów
niepełnosprawnych
Wsparcie Indywidualne
dla mobilności studentów
posiadających prawo do
stypendium socjalnego
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
koszty kwalifikowane
 muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu,
zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej,
 muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji
Projektu lub muszą być przez niego wytworzone,
 muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności
muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie
księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie
finansowej,
 poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów
podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie
którym będzie ich dotyczył.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Koszty nieuprawnione
Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków
ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące
koszty będą uznane za niekwalifikowalne:
 zwroty z kapitału oraz długi i opłaty z nimi związane,
 rezerwy na straty lub długi,
 odsetki dłużne,




wątpliwe do odzyskania długi,
straty kursowe,
koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta
koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu
leasingu lub najmu;
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
erasmusplus.org.pl/power
Koszty nieuprawnione
 koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał
dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje
członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez
organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w
szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego
przez FRSE dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni
otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE,
realizowanego w okresie wdrażania Projektu;
 koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych;
 koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu leasingu lub
najmu;
 wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich;
 VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i
może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym
zakresie.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Polityka kursowa
Budżet projektu w umowie finansowej został określony
w PLN z zastosowaniem kursu
1 Euro = 4,1942 PLN
Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w
walucie PLN.
Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane
w walucie PLN.
erasmusplus.org.pl/power
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
Polityka kursowa 2014
Do przeliczenia na walutę PLN kosztów rzeczywistych
poniesionych w innych walutach należy stosować:
 w przypadku wydatków w EUR kurs
1 Euro = 4,1942 PLN
 w przypadku walut innych niż PLN i Euro dzienny kurs wymiany
Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie internetowej:
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Polityka kursowa 2015
Do przeliczenia na walutę PLN kosztów rzeczywistych
poniesionych w innych walutach należy stosować:
 w przypadku wydatków w EUR kurs
1 Euro = 4,1942 PLN
 w przypadku walut innych niż PLN i Euro miesięczny kurs wymiany Komisji
Europejskiej, dostępny na stronie internetowej:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_
en.cfm
na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Typy podstawowych kontroli
Analiza raportu końcowego
Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka
Kontrola w siedzibie Beneficjenta, po zakończeniu realizacji działania
Kontrola systemowa
Kontrola specjalna
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca analizie – Wsparcie indywidualne
Potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą
 „Wykaz zaliczeń” (dotyczy wyjazdu na studia)
 „Zaświadczenie o odbyciu praktyki” (dotyczy wyjazdu na praktykę)
 Zaświadczenie o długości trwania pobytu podpisanego przez organizację
przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą,
jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia.
 *długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca w analizie
Rzeczywiste koszty
Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami
Faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty
rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu
wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty
wystawienia.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca w analizie
Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub
osoby towarzyszącej:





imienny bilet z ceną i datą przejazdu;
jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny – bilet i faktura;
jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i autobusem)
bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną mobilnością;
w przypadku podróży samochodem – zgodnie z wymogami obowiązującymi
na uczelni;
jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem – zwrot kosztów
podróży przysługuje jednej osobie
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca w analizie
Pobyt osoby towarzyszącej
Pobyt krótkotrwały (do 60 dni):


zakwaterowanie – rachunek/faktura;
inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony
potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty
określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z
tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167).
Pobyt długotrwały (60 dni i więcej):

zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura,
paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości
miesięcznego wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście
niepełnosprawnemu.
* Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego
opiekuna miejscowego
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca w analizie
Rachunek lub faktura:
Profesjonalny opiekun miejscowy
Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię
przyjmującą
Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym
rehabilitacja, zakup leków
Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU
podlegająca w analizie
Zatrudnienie profesjonalnego opiekuna
miejscowego wyklucza możliwość
pobytu osoby towarzyszącej
Uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami
rachunkowości, powinna określić, czy faktura lub
rachunek powinien być wystawiony na uczelnię,
czy na uczestnika mobilności
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów
PO WER HE nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów
prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości
czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają
jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów
końcowych.
Beneficjent będzie przechowywał wszystkie oryginalne dokumenty przez
okres pięciu lat, licząc od dnia dokonania przez Fundacja Rozwoju Systemu
Edukacji płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjenta kwoty należnej
FRSE, jeśli przepisy prawa krajowego nie wymagają dłuższego okresu
przechowywania.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
KONTAKT
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
Zespół Rozliczeń Finansowych:
Koordynator:
Justyna Krześniak - tel. 22 46 31 139
Specjaliści:
Milena Nowakowska - tel. 22 46 31 148
Małgorzata Lipska - tel. 22 46 31 143
Adam Wierzchowski – tel. 22 46 31 149
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
Dziękujemy za uwagę!
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power