Zarządzanie finansowe projektem

Zarządzanie finansami w projektach
„Zagraniczna mobilność studentów niepełnosprawnych oraz
znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej w roku
akademickim 2015/2016”
finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego,
Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER)
10 lipca 2015 r.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
SPIS TREŚCI
1. Kategorie budżetowe w projekcie
2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu
3. Kwalifikowalność kosztów – koszty nieuprawnione
4. Polityka kursowa
5. Typy podstawowych kontroli oraz kontrola finansowa projektów
6. Dokumentacja projektu
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDZETOWE W PROJEKCIE
Koszty ryczałtowe
 Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi
Potrzebami (niepełnosprawnych)
 Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących
się w Trudnej Sytuacji Materialnej (socjalnych)
Koszty rzeczywiste
 Wsparcie dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami
(niepełnosprawnych)
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
koszty kwalifikowane
 muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, zgodnie z
terminem podanym w Umowie finansowej,
 muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji Projektu lub
muszą być przez niego wytworzone,
 muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być
poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i
dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej,
 poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawnych, w tym
podatkowych i dotyczących ubezpieczeń społecznych
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
(koszty ryczałtowe)
Wsparcie Indywidualne
Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów w ramach mobilności osób ze specjalnymi
potrzebami oraz ze środków defaworyzowanych w trakcie trwania działania. Kwota ryczałtowa
obliczona będzie za pomocą iloczynu liczby dni przypadających na uczestnika i ryczałtowej stawki
jednostkowej przypadającej na miesiąc/dzień, w określonej kategorii właściwej dla kraju
przyjmującego.
Stawki dla osób ze specjalnymi potrzebami oraz osób znajdujących się w trudnej sytuacji
materialnej w roku konkursowym 2015 będą przyznawane w wysokości określonej zgodnie z
wytycznymi w załączniku III do umowy finansowej podpisanej przez NA z uczelnią.
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.
cfm
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
(koszty ryczałtowe) c.d.
UWAGA
Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji
księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu
udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek
jednostkowych.
Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w
ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia
mogą zostać użyte przez FRSE i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań
decyzyjnych dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu
projektów, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE
(koszty rzeczywiste)
Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami
Są
to
koszty
dodatkowe,
przekraczające
koszty
pokryte
dofinansowaniem w ramach udziału ryczałtowego, bezpośrednio
związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w
projekcie. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów
obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY
KATEGORIAMI BUDŻETU
100% Wsparcia Indywidualnego
dla mobilności studentów
posiadających prawo do
stypendium socjalnego
100% Wsparcia Indywidualnego
dla mobilności studentów
niepełnosprawnych
TAK
Wsparcie Indywidualne dla
mobilności studentów
niepełnosprawnych
NIE
Wsparcie Indywidualne dla
mobilności studentów
posiadających prawo do
stypendium socjalnego
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
Kwalifikowalność kosztów
Koszty nieuprawnione
Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla
kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za
niekwalifikowalne:

zwroty z kapitału,

długi i opłaty z nimi związane,

rezerwy na straty lub długi,

odsetki dłużne,

straty kursowe,

koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie
z kosztami za przelewy bankowe zadysponowane przez FRSE, za które bank
obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie;
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
Kwalifikowalność kosztów
Koszty nieuprawnione
•
koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który
otrzymał dofinansowanie z budżetu UE;
•
koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu
leasingu lub najmu;
•
wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich;
•
koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych;
•
VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie
skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa krajowego w tym zakresie.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
POLITYKA KURSOWA
Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą
dokonane w walucie PLN.
Budżet projektu w umowie finansowej został określony w
PLN z zastosowaniem kursu: 1 Euro = 4,1942 PLN
Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie
PLN.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
POLITYKA KURSOWA c.d.
Do przeliczenia na PLN kosztów rzeczywistych poniesionych w innych
walutach należy stosować:
 w przypadku wydatków w EUR kurs 1 Euro = 4,1942 PLN;
 w przypadku walut innych niż PLN i Euro miesięczny kurs wymiany
Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie internetowej:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/info
reuro_en.cfm
na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch
jej stron.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
MOŻLIWE TYPY KONTROLI PROJEKTÓW
1. Analiza raportu końcowego
2. Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka
3. Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji
działania
4. Kontrola w siedzibie Beneficjenta, po
zakończeniu realizacji działania
5. Kontrola systemowa
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.:
2. W przypadku Wsparcia Indywidualnego: potwierdzenie uczestnictwa w
działaniu za granicą, w formie „Wykazu zaliczeń” (dotyczy wyjazdu na
studia)/„Zaświadczenia o odbyciu praktyki” (dotyczy wyjazdu na praktykę).
Jeżeli powyższe nie zawierają początkowej i końcowej daty pobytu –
dodatkowo zaświadczenie o długości trwania pobytu podpisanego przez
organizację przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu
działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia.
*długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.:
4. W przypadku rzeczywistych kosztów
Projektu
ze
Specjalnymi
Wsparcia Uczestników
Potrzebami:
faktury/rachunki
dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i
adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty
wystawienia.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.:
Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub
osoby towarzyszącej:
- imienny bilet z ceną i datą przejazdu;
- jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny – bilet i faktura;
- jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i
autobusem) bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną
mobilnością;
- w przypadku podróży samochodem – zgodnie z wymogami obowiązującymi
na uczelni;
- jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem – zwrot kosztów
podróży przysługuje jednej osobie
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.:
Pobyt osoby towarzyszącej
Pobyt krótkotrwały (do 60 dni):
- zakwaterowanie – rachunek/faktura;
- inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony
potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty
określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z
tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167).
Pobyt długotrwały (60 dni i więcej):
- zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura,
paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości miesięcznego
wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście
niepełnosprawnemu.
* Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego
opiekuna miejscowego
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.:
Profesjonalny opiekun miejscowy: rachunek/faktura;
Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię
przyjmującą: rachunek/faktura;
Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym rehabilitacja,
zakup leków: rachunek/faktura;
Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności: rachunek/faktura;
Inne koszty wnioskowane przez uczestnika mobilności - jeżeli zalecone w
orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza: rachunek/faktura;
* Zatrudnienie profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość
pobytu osoby towarzyszącej
** uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami rachunkowości, powinna określić, czy
faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczelnię, czy na uczestnika
mobilności
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania
projektów
PO
WER
Zagraniczna
Mobilność
Studentów
realizowanych na zasadach Programu Erasmus+ nie zwalniają
Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa
krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o
rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli
podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które
mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych.
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
KONTAKT
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
Zespół Rozliczeń Finansowych:
Małgorzata Sztarbała - tel. 22 46 31 134
Justyna Krześniak - tel. 22 46 31 139
Mateusz Drabik – tel. 22 46 31 140
Małgorzata Lipska - tel. 22 46 31 143
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power
Dziękujemy za uwagę!
power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
erasmusplus.org.pl/power