Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzane

Najczęściej występujące
nieprawidłowości
i uchybienia stwierdzane w
trakcie realizacji i kontroli
projektów współfinansowanych
ze środków RPO WM
1
Typy nieprawidłowości występujące w
ramach RPO WM
Wydatki
kwalifikowalne
Inne
3%
Zamówienia
publiczne
95%
2
NARUSZENIA PZP
SKUTKUJĄCE KOREKTĄ
FINANSOWĄ
stwierdzone w trakcie kontroli
w ramach RPO WM
3
Przygotowanie i wszczęcie postępowań o
udzielenie zamówienia publicznego:
Warunki udziału w postępowaniu:
 skrócenie okresu referencyjnego przez zamawiającego w żądanym od
wykonawców wykazie wykonanych robót z 5 lat do 3 lat,
 żądanie wykazania się realizacją dwóch zamówień o wartości nie
mniejszej niż 10 mln brutto każde, gdzie szacowana wartość zamówienia
określona była na 7 119 004,07 PLN (Zamawiający nieadekwatnie i
nieproporcjonalnie do wartości przedmiotu zamówienia powiększonej o
podatek VAT ustalił warunek udziału w postępowaniu w zakresie
zdolności do wykonania zamówienia),
 żądanie dokumentów i oświadczeń w celu potwierdzenia spełniania
warunków udziału w postępowaniu nie powiązanych z postawionymi przez
zamawiającego warunkami (nie były niezbędne dla przeprowadzenia
postępowania),
4
 zawężenie sposobu spełnienia warunku dysponowania sprzętem poprzez
żądanie „wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i
urządzeń, jakie posiada”, czyli dysponowania określonymi narzędziami
nie na moment realizacji zamówienia, ale już podczas procedury
przetargowej,
 żądanie od wykonawców posiadania ubezpieczenia OC bez precyzyjnego
określenia kwoty tego ubezpieczenia,
 żądanie od każdego członka konsorcjum przedstawienia „informacji z
banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej
potwierdzającego wysokość posiadanych środków finansowych lub
zdolność kredytową wykonawcy w kwocie nie mniejszej niż 100 000 zł
(…).”,
 określenie wysokości zdolności finansowej na poziomie co najmniej 15%
wartości kontraktu brutto określonej w ofercie powoduje zróżnicowane
warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności finansowej w
zależności od wartości ofert wykonawców,
 określenie wysokości polisy OC na sumę nie mniejszą niż 70% wartości
oferty powoduje zróżnicowane warunki udziału w postępowaniu,
5
 ograniczenie z 3 do 2 miesięcy okresu, w którym wykonawcy mogli
przedłożyć informację z banku potwierdzającą posiadanie środków
finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż
wartość inwestycji,
 ograniczenie możliwości przedstawienia referencji należytego wykonania
umowy tylko do referencji wystawionych dla głównego wykonawcy,
 nie zamieszczenie w ogłoszeniu o zamówieniu dokumentów dotyczących
podmiotów zagranicznych,
 postawienie wymogu załączenia dokumentów bez określenia kwoty polisy
OC i zażądanie wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i
urządzeń, bez skonkretyzowania ich rodzaju,
 postawienie warunku udziału w postępowaniu oraz opis sposobu
dokonywania oceny spełnienia tych warunków dla wykonawców
ubiegających się wspólnie o zamówienie publiczne tzn. wykonawcy
wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wskazać każdy z osobna
spełnianie warunku w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i
doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia, a także w zakresie znajdowania się w
sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
6
 żądanie zaświadczenia z US wystawionego nie wcześniej niż 2 miesiące
przed dniem składania ofert, podczas gdy zamawiający może żądać
takiego dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące,
 żądanie od wykonawców kopii uprawnień personelu kierowniczego,
zamiast samego oświadczenia o posiadaniu takich uprawnień,
 żądanie dokumentów bez określenia jednoznacznych warunków udziału w
postępowaniu: żądanie wykazu robót bez określenia ich wartości, jakie
wykonawcy muszą wykazać, aby uznano ich doświadczenie za
wystarczające do wykonania przedmiotu zamówienia/ żądanie w treści
ogłoszenia wykazu personelu kierowniczego nie precyzując jaka liczba
osób zostanie uznana przez Zamawiającego za wystarczającą do
wykonania przedmiotu zamówienia/ żądanie dokumentów finansowych nie
precyzując w jaki sposób mogą oni spełnić warunek zdolności finansowej
niezbędnej do wykonania przedmiotu zamówienia,
 żądanie przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentów
sporządzonych w języku obcym, sporządzonego lub poświadczonego
przez tłumacza przysięgłego, bez dopuszczenia przedłożenia tłumaczenia
tych dokumentów na język polski poświadczonego przez wykonawcę,
7
 żądanie wskazania przez wykonawcę w ofercie nazw podwykonawców,
nieuprawnione ograniczenie realizacji zamówienia przez podwykonawców,
poprzez żądanie zrealizowanie zamówienie własnymi siłami,
 żądanie dołączenia do oferty „umowy regulującej współpracę podmiotów
występujących wspólnie…”.
8
Opis przedmiotu zamówienia:
 w opisie przedmiotu zamówienia podane zostało pochodzenie
poszczególnych przedmiotów – Zamawiający nie wskazał, iż dopuszcza
przedmioty równoważne,
 wskazanie w Opisie przedmiotu zamówienia znaków towarowych,
patentów lub pochodzenia bez możliwości składania ofert równoważnych,
 użycie nazw własnych do opisu przedmiotu zamówienia – Zamawiający
opisując przedmiot zamówienia nie zastrzegł, że wykonawcy mogą
zaoferować inne materiały niż wskazane, o ile będą one spełniać wymóg
równoważności,
 Zamawiający w projekcie budowlanym zamieścił wskazania znaków
towarowych oraz nazwę producenta dźwigu osobowego jaki powinien
zostać zamontowany, wraz z jego dokładną specyfikacją.
9
Publikacja i terminy:
 zawarcie w ogłoszeniu o zamówieniu publicznie dostępnym na stronie
internetowej zamawiającego informacji innych niż przekazane UOPWE,
 niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o zamówieniu do
UOPWE przy jednoczesnym zapewnieniu "odpowiedniego poziomu
upubliczniania",
 wydłużeniu terminu składania ofert i nieopublikowanie uzupełnienia do
ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego,
 nieprzekazanie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w związku z odpowiedzią
na zapytania Wykonawców i zmianą treści SIWZ związaną ze zmianą
terminu składania ofert,
 nie zamieszczenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych,
 zmiana treści ogłoszenia bez zachowania 22 dniowego terminu na
składanie ofert od dnia przekazania zmiany ogłoszenia do UOPWE,
 niezachowanie minimalnego terminu składnia ofert.
10
Ocena i wybór najkorzystniejszej
oferty:
 udzielenie zamówienia wykonawcy niespełniającemu formalnych
warunków udziału w postępowaniu określonych w ogłoszeniu o
zamówieniu z jednoczesnym bezpodstawnym odrzuceniem oferty
wykonawcy, który te warunki spełniał,
 wybór oferty wykonawcy pomimo, iż nie potwierdził spełnienia warunku
złożenia wraz z ofertą polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia,
potwierdzającego, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w
zakresie prowadzonej działalności, w tym działalności zgodnej z
przedmiotem niniejszego zamówienia, w okresie jego trwania,
 w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty brak informacji o
terminie, po upływie którego umowa z wykonawcą może zostać zawarta,
 zaniechanie wykluczenia z postępowania wykonawcy, który nie wniósł
wadium – oferta wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu.
11
Realizacja umowy o udzielenie
zamówienia publicznego:
 udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę w sytuacji, gdy
przedmiot zamówienia nie spełniał przesłanki pozwalającej na
zastosowanie powyższego trybu,
 udzielenie
zamówienia w trybie z wolnej ręki w sytuacji braku
ustawowych przesłanek do zastosowania powyższego trybu,
 zawarcie umowy z Wykonawcą po terminie związania ofertą,
 zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty wydłużenie terminu wykonania zamówienia,
 zmianę terminu realizacji zamówienia w umowie z Wykonawcą w
stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru
najkorzystniejszej oferty,
12
 zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego w terminie krótszym
niż określony w art. 94 ust. 1,
 udzielenie zamówienia dodatkowego na wykonanie robót budowlanych w
formie aneksu do umowy w sprawie zamówienia podstawowego z
pominięciem trybu zamówienia z wolnej ręki.
13
UCHYBIENIA PZP
NIE SKUTKUJĄCE
KOREKTĄ FINANSOWĄ
stwierdzone w ramach
RPO WM
14
Przykłady:
 brak wskazania w protokole ZP – 2 dnia ustalenia wartości zamówienia,
 niepoinformowanie niezwłocznie o zawieszeniu biegu terminu związania
ofertą,
 nieaktualna podstawa prawna przywołana w Regulaminie Komisji
Przetargowej,
 brak zapisów dotyczących trybu pracy, np. przy podejmowaniu decyzji
w przypadku równej liczby głosów, obowiązków członków komisji mając
na względzie indywidualizacje odpowiedzialności za wykonywane
czynności (ar. 21 ust. 3 Pzp) Regulaminu Komisji.
15
Inne nieprawidłowości
16
Przykłady:
 ponoszenie wydatków niezgodnie z kategorią zawartą w budżecie
wniosku o dofinansowanie,
 brak oznaczeń informacyjno promocyjnych na zakupionych środkach
trwałych oraz tablicy informacyjnej,
 wykonywanie płatności z rachunku innego niż wskazany w umowie o
dofinansowanie,
 sposób przechowywania dokumentów nie gwarantuje zachowania
trwałości projektu, dokumenty nie są kompletne, znajdują się w różnych
miejscach,
 dokonanie zakupów w sposób niezgodny z polityką konkurencji - brak
zachowania zasady wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej
korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, z zachowaniem zasad
konkurencyjności
przy
zawieraniu
umowy
o
wartości
nie
przekraczającej 14 000 euro tj. nierozeznanie rynku – brak zapytań
ofertowych, brak ofert konkurencyjnych,
 wykorzystywanie sprzęt zakupionego w ramach projektu niezgodnie z
przeznaczeniem, np. wykorzystywanie sprzętu do zwykłej działalności.
17
Zasady wymierzania korekt
finansowych będących
konsekwencją naruszenia
Prawa zamówień
publicznych
18
Obowiązek dokonywania przez Państwa Członkowskie korekt
finansowych w przypadku wykrycia nieprawidłowości w
wykorzystaniu środków pochodzących z funduszy UE w odniesieniu
do perspektywy finansowej 2007-2013, wynika z art. 99
rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006
r.
Uwzględniając powyższe przepisy oraz zalecenie Trybunału
Obrachunkowego Komisja Europejska opracowała Wytyczne do
określania korekt finansowych nakładanych na wydatki ponoszone z
funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności w przypadku
naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych. Dokument ten
zawiera skierowane do władz Państw Członkowskich zalecenie
stosowania określonych w nich korekt finansowych lub
wprowadzenia analogicznych systemów opracowanych na poziomie
krajowym.
19
Biorąc pod uwagę powyższe zalecenie oraz dostrzegając potrzebę
stworzenia dokumentu dostosowanego do specyfiki krajowej, w
Ministerstwie Rozwoju Regionalnego opracowano dokument
regulujący kwestię wymierzania korekt finansowych za naruszenia
prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej, tzw.
„taryfikator”.
„Taryfikator”, zawierający wyrażone procentowo wielkości korekt
finansowych przypisane konkretnym rodzajom naruszeń prawa
zamówień publicznych oraz metodologię obliczania kwot tychże
korekt, służyć ma koordynacji i ujednoliceniu sposobu postępowania
w przypadku wykrycia naruszeń przepisów prawa zamówień
publicznych.
20
Korekt nie wymierza się za naruszenie
przepisów Pzp dotyczących:
 kierownika zamawiającego, komisji przetargowej oraz innych osób
uczestniczących w postępowaniu po stronie zamawiającego (art. 17 – art.
21 Pzp),
 zawartości siwz (art. 36 Pzp),
 wniesienia wadium oraz jego form (art. 45 i 46 Pzp),
 terminu związania ofertą (art. 85 Pzp),
 jawności otwarcia ofert (art. 86 ust. 2 Pzp), podania przed otwarciem
ofert kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie
zamówienia(art. 86 ust. 3 Pzp),
 unieważnienia postępowania (art. 93 Pzp),
 obowiązku zawarcia umowy przed upływem terminu związania ofertą (art.
94 ust. 1 Pzp),
 protokołu postępowania oraz jego jawności (art. 96 Pzp),
 stosowania do umów w sprawach zamówień publicznych przepisów kc,
formy pisemnej umowy, jawności umów (art. 139 Pzp),
 wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz jego form
(art. 147 - 151 Pzp).
21
Korekt finansowych nie nakłada się za naruszenia,
które mają wyłącznie charakter formalny i nie
wywołują żadnych skutków finansowych,
tj. w szczególności:
 naruszenie art. 40 ust. 6 pkt 3 Pzp, poprzez niezawarcie w
ogłoszeniu o zamówieniu, odpowiednio zamieszczanym lub
publikowanym w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie
zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub
czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób, informacji
o dniu jego przekazania UOPWE,
 naruszenie art. 12 ust. 3 pkt 2) Pzp, poprzez nieudokumentowanie
publikacji ogłoszenia w DUUE, w szczególności zaniechanie
przechowywania dowodu jego publikacji,
22
 naruszenie
przepisów
dotyczących
szacowania
wartości
zamówienia, jeżeli nie powoduje ono zejścia poniżej progów
wartości zamówień określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 Pzp,
 błędne określenie kodu CPV.
23
Metody ustalenia wysokości korekty
Ustalenie wysokości korekty może następować na dwa sposoby:
przez zastosowanie metody dyferencyjnej lub metody
wskaźnikowej.
Pierwszeństwo należy przypisać metodzie dyferencyjnej.
24
Metoda dyferencyjna
To oszacowanie wielkości szkody - ustalenie istnienia oraz
wielkości szkody następuje poprzez porównanie wysokości
rzeczywistych wydatków ze środków funduszy UE na
sfinansowanie zamówienia po wystąpieniu naruszenia z
hipotetyczną wysokością takich wydatków w sytuacji, gdyby
naruszenie nie miało miejsca.
25
Metoda wskaźnikowa
Stosując tę metodę wysokość korekty oblicza się jako iloczyn
wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika
procentowego współfinansowania ze środków funduszy UE i
wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego
zamówienia, według wzoru:
Wk = W% x Wkw. x Wś
gdzie:
Wk – wysokość korekty finansowej;
Wkw. – wysokość faktycznych wydatków kwalifikowanych dla
danego zamówienia;
Wś – procentowa wysokość współfinansowania ze środków
funduszy UE;
W% - wskaźnik procentowy nałożonej korekty.
26
Metoda wskaźnikowa ma charakter subsydiarny (pomocniczy) i
jest uzasadniona tylko w sytuacji, gdy stosowanie metody
dyferencyjnej nie wchodzi w grę.
W przypadku wykrycia w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego dwóch lub większej ilości przypadków niezastosowania
zasad zamówień publicznych, należy zastosować korektę finansową
o największej wartości procentowej.
27
Wskaźniki procentowe do obliczenia wartości
korekty finansowej – załączniki do „taryfikatora”
Tabela 1
Tabela 2
Tabela 3
Tabela 4
Wskaźniki
stosowane do
zamówień
objętych
dyrektywą
2004/18/WE
Wskaźniki
stosowane do
zamówień
objętych
dyrektywą
2004/17/WE
Wskaźniki
stosowane do
zamówień
częściowo
objętych
dyrektywami
2004/18/WE i
2004/17/WE
Wskaźniki
stosowane do
zamówień,
które nie są
objęte
dyrektywą
2004/18/WE
28