III. Etapy naboru.

PROCEDURA NABORU
NA WOLNE POZOSTAŁE STANOWISKA
W URZĘDZIE GMINY DOPIEWO
1
Spis treści
1. Cel rekrutacji
3
2. Zakres procedury
3
3. Właściciel procedury
3
4. Wykaz skrótów
3
5. Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej
na wolne stanowisko urzędnicze
4
6. Powołanie Komisji Rekrutacyjnej
5
7. Etapy naboru
5
8. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze
6
9. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
7
10. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych
7
11. Ogłoszenie listy kandydatów, spełniających wymagania formalne
8
12. Selekcja końcowa kandydatów
8
13. Ogłoszenie wyników
9
14. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko pracy 9
15. Informacja o wynikach naboru
10
16. Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi
10
17. Lista załączników
10
2

Celem rekrutacji jest ustalenie zasad zatrudniania na stanowiska urzędnicze
w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór na wolne stanowiska pracy.
Otwarty i konkurencyjny nabór nie dotyczy stanowisk pomocniczych i obsługi.

Procedura
określa
szczegółowe
zasady
zatrudniania
pracowników
w jednostce administracji samorządowej na pozostałe wolne stanowiska w
Urzędzie Gminy, tj
-
wolne
stanowiska
urzędnicze,
nie
będące
stanowiskami
kierowniczymi
-
wolne stanowiska pomocnicze i obsługi

Właścicielem procedury jest: Inspektor ds. organizacyjno - kadrowych.

Wykaz skrótów.
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
1. Wójt – należy rozumieć Wójta Gminy Dopiewo
2. Urząd – należy rozumieć Urząd Gminy w Dopiewie
3. Komisja – należy rozumieć Komisję Rekrutacyjną
4. Inspektor ds. kadr – należy rozumieć Inspektora ds. organizacyjno - kadrowych
5. BIP – należy rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej
6. CV – należy rozumieć Curriculum Vitae
7. Wolne stanowisko pracy – należy rozumieć wakat lub utworzenie nowego miejsca
pracy;
3
I.
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej:
a.) w przypadku wolnych stanowisk urzędniczych
1. Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Wójt, w oparciu o
informacje przekazane przez Kierownika Referatu o wakującym stanowisku. W
trakcie oceny potrzeby zatrudnienia Wójt analizuje możliwość wewnętrznych
przesunięć na istniejących stanowiskach pracy. W przypadku podjęcia decyzji o
dokonaniu wewnętrznego przesunięcia, nie ma zastosowania niniejsza procedura.
2. Informacja, o której mowa w pkt. 1. powinna być przekazana z trzymiesięcznym
wyprzedzeniem, pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu pracy
danego referatu. W sytuacjach szczególnych ten termin nie obowiązuje.
3. Kierownik referatu jest zobligowany do przedłożenia do akceptacji Wójta projektu
opisu stanowiska na wakujące miejsce pracy
4. Opis stanowiska pracy, o którym mowa w pkt. 3, zawiera:
a) dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku
pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających
zajmującego je stanowiska,
b) określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności
i predyspozycji wobec osób, które je zajmują
-
posiada obywatelstwo polskie
-
ukończyły 18 rok życia i mają pełną zdolność do czynności
prawnych, oraz korzystaja z pełni praw publicznych,
-
posiada co najmniej wykształcenie średnie
-
posiada kwalifikacje zawodowe wymagana do wykonywania pracy
na określonym stanowisku
c) posiada stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku
d) nie jest karany za przestępstwo popełnione umyślnie oraz cieszy się
nieposzlakowaną opinią
e) określenie uprawnień służących do wykonywania zadań oraz niezbędnego
wyposażenia,
f) określenie odpowiedzialności,
g) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska
pracy.
4
b.) wolne stanowiska pomocnicze i obsługi
1. Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Sekretarz.
2. Inspektor ds. kadr przygotowuje:
h) opis stanowiska pracy
i) dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku
pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających
zajmującego stanowisko,
j) określenie szczegółowych wymagań w zakresie umiejętności i predyspozycji
wobec osób, które je zajmują,
k) określenie odpowiedzialności,
l) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska
pracy.
Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy oraz zgoda Wójta powoduje rozpoczęcie
procedury naboru kandydatów.
II. Powołanie Komisji Rekrutacyjnej.
1. Komisję Rekrutacyjną powołuje Wójt.
2. W skład Komisji mogą wchodzić:
a) Sekretarz lub osoba przez niego upoważniona,
b) Kierownik Referatu wnioskujący o zatrudnienie lub osoba przez niego
upoważniona w przypadku rekrutacji na stanowisko urzędnicze,
c) Inspektor ds. kadr lub osoba przez niego upoważniona.
3. Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko
pracy.
III. Etapy naboru.
1. Ogłoszenie o naborze.
2. Składanie dokumentów aplikacyjnych.
3. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych.
4. Ogłoszenie listy kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne.
5. Rozmowa kwalifikacyjne
6. Selekcja kandydatów: w przypadku stanowiska urzędniczych
a) test kwalifikacyjny,
b) rozmowa kwalifikacyjna.
5
6. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko.
7. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę.
8. Ogłoszenie wyników naboru. Wysłanie podziękowań i informacji do osób, które
nie zostały przyjęte.
IV. Ogłoszenie o naborze.
1. Inspektor ds. kadr przygotowuje projekt ogłoszenia o konkursie na dane
stanowisko. Treść ogłoszenia oraz zlecenie publikacji podlega zatwierdzeniu przez
Wójta.
2. Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym podaje się do publicznej
wiadomości. Miejscem publikacji jest BIP oraz tablica informacyjna Urzędu.
3. Możliwe jest umieszczanie ogłoszeń dodatkowo w innych mediach, min:
b) na stronie internetowej Urzędu
c) prasie,
d) akademickich biurach karier,
e) biurach pośrednictwa pracy,
f) urzędach pracy
4. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:
a) nazwę i adres pracodawcy,
b) określenie stanowiska,
c) określenie
wymagań
związanych
ze
stanowiskiem
zgodnie
z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne,
a które dodatkowe,
d) wskazanie zakresu zadań,
e) wskazanie wymaganych dokumentów,
f) określenie terminu i miejsca składania dokumentów
3. Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym będzie znajdowało się w BIP oraz
na tablicy ogłoszeń Urzędu przez 14 dni kalendarzowych
4. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowiska pomocnicze i obsługi podaj się do
publicznej wiadomości poprzez wywieszenie oferty pracy na Tablicy Ogłoszeń
Urzędu.
6
V. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
1. Po ogłoszeniu następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów
zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku.
2. Na dokumenty aplikacyjne składają się:
a) list motywacyjny,
b) cv ,
c) kserokopie świadectw pracy,
d) kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
e) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
f) referencje,
g) oryginał kwestionariusza osobowego.
3. Wymagane dokumenty aplikacyjne (CV i list motywacyjny) powinny być
opatrzone klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych
zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu
rekrutacji zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.
U. z 2002r. Nr 101, poz. 926) oraz ustawa z 22.03.1999r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593 z poźniejszymi zmianami)
4. W przypadku stanowisk urzędniczych dokumenty aplikacyjne składane przez
osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu
ogłoszenia o organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze i tylko w
formie pisemnej.
5. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną,
z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym
weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zgodnie z
ustawą z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym – Dz.U. z 2001
roku, Nr 130, poz. 1450) .
6. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych poza ogłoszeniem.
Aplikacje, które wpłyną do Urzędu po wyżej wymienionym terminie, nie będą
rozpatrywane.
VI. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych
1. Analizy dokumentów dokonuje Komisja.
2. Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez Komisję z aplikacjami
nadesłanymi przez kandydatów.
7
3. Celem analizy dokumentów jest porównanie danych, zawartych w aplikacji
z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu.
4. Wynikiem analizy dokumentów jest wstępne określenie możliwości zatrudnienia
kandydata do pracy wolnym stanowisku.
VII. Ogłoszenie listy kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, spełniających
wymagania formalne
1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów, określonego w ogłoszeniu
o naborze i wstępnej selekcji umieszcza się w BIP listę kandydatów, którzy
spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu.
2. Lista, o której mowa w pkt. 1, zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich
miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego (tj.
miejscowość).
3. Lista kandydatów spełniających wymagania formalne będzie umieszczona w BIP
do momentu ogłoszenia ostatecznych wyników naboru.
4. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację
publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem
urzędniczym, określonymi w ogłoszeniu o naborze.
VIII. Selekcja końcowa kandydatów kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze
1. Na selekcję końcową składają się:

test kwalifikacyjny. Celem testu kwalifikacyjnego jest sprawdzenie wiedzy i
umiejętności niezbędnych do wykonywania określonej pracy. Każde pytanie w
teście kwalifikacyjnym ma odpowiednią skalę punktową. Kandydat w sumie z
testu może maksymalnie otrzymać( ....) punktów – dotyczy kandydatów
ubiegających
się
o
stanowiska
urzędnicze.
Test
jest
każdorazowo
przygotowywany dla danego kandydata.

rozmowa kwalifikacyjna. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie
bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w
aplikacji. Rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
8
-
predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie
powierzonych obowiązków
-
posiadaną wiedzę na temat jednostki samorządu terytorialnego, w której ubiega się o
stanowisko
-
obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio
przez kandydata
-
cele zawodowe kandydata.
Rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza Komisja Rekrutacyjna.
Każdy
członek
Komisji
podczas
rozmowy
przydziela
kandydatowi
punkty
w skali od 0 do 10.
IX . Ogłoszenie wyników
1. Po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej Komisja wybiera kandydata, który
w
selekcji
końcowej,
uzyskał
najwyższą
liczbę
punktów
z
testu
i rozmowy kwalifikacyjnej.
2. Kandydat wyłoniony w drodze naboru przed zawarciem umowy o pracę,
zobowiązany jest przedłożyć badania lekarskie.
X. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko pracy.
1. Po zakończeniu procedury naboru Inspektor ds. kadr sporządza protokół.
2. Protokół zawiera w szczególności:
a) określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę
kandydatów oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych
kandydatów uszeregowanych według spełnienia przez nich wymagań
określonych w ogłoszeniu o naborze,
b) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
c) uzasadnienie danego wyboru,
d) inne informacje, jeśli zajdzie taka potrzeba.
3. W przypadku stanowisk pomocniczych i obsługi przygotowuje się tylko
uzasadnienie wyboru.
9
XI. Informacja o wynikach naboru na wolne stanowisko urzędnicze
1. Informację o wynikach naboru upowszechnia się w terminie 14 dni od dnia
zatrudnienia wybranego kandydata lub zakończenia procedury naboru, w przypadku,
gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata.
2. Informacja, o której mowa w pkt. 1, zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania,
d) uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata albo uzasadnienie niezatrudnienia
żadnego kandydata.
3. Informację o wyniku naboru na stanowisko urzędnicze upowszechnia się w BIP i na
tablicy ogłoszeń przez okres, co najmniej 3 miesięcy.
4. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od
dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku
kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego
naboru. Przepisy pkt. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
XII. Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi na wolne stanowisko
urzędnicze
1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji
zostaną dołączone do jego akt osobowych.
2. Dokumenty aplikacyjne osób, które w procesie rekrutacji zakwalifikowały się do
dalszego etapu i zostały umieszczone w protokole, będą przechowywane, zgodnie z
instrukcją kancelaryjną, przez okres 2 lat, a następnie przekazane do archiwum
zakładowego.
3. Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób będą odsyłane lub odbierane osobiście
przez zainteresowanych.
Załączniki:
1. Załącznik Nr 1
2. Załącznik Nr 1a
3. Załącznik Nr 2
Wniosek o przyjęcie nowego pracownika na stanowisko
urzędnicze
Wniosek o przyjęcie nowego pracownika na
stanowiska pomocnicze i obsługi
Formularz opisu stanowiska pracy
10
4. Załącznik Nr 3
5. Załącznik Nr 3a
6. Załącznik Nr 4
7. Załącznik Nr 5
8. Załącznik Nr 6
9. Załącznik Nr 7
10. Załącznik Nr 8
Zakres czynności kandydata na stanowisko
urzędnicze
Zakres czynności kandydata na stanowiska pomocnicze i
obsługi
Ogłoszenie naboru na wolne stanowisko pracy
Lista kandydatów spełniające wymogi formalne
Protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów na
stanowisko pracy w Urzędzie Gminy w Dopiewie
Oświadczenie kandydata na pracownika
Informacja o wynikach naboru
11