procedura naboru - Powiat Grodziski

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Starosty Grodziskiego
nr 57/2005 z dnia 25 października 2005r.
PROCEDURA NABORU
na stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatu Grodziskiego.
§1
Rozdział I
Postanowienia ogólne
1. Procedura określa postępowanie związane z zatrudnianiem w Starostwie Powiatu
Grodziskiego pracowników, o których mowa w art. 2 pkt 2 i 4 ustawy o pracownikach
samorządowych.
2. Zatrudnianie pracowników jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania zasobami
ludzkimi w Starostwie. Opiera się na zasadach jawności, otwartości i konkurencyjności.
3. Procedura zapewnia zatrudnianie pracowników na określone stanowiska pracy w Starostwie o
odpowiednich kwalifikacjach, predyspozycjach, zapewniających prawidłowe wykonywanie
zadań Starostwa.
4. Przez zatrudnienie pracowników w znaczeniu Procedury rozumie się przeprowadzenie naboru
na wolne stanowisko pracy, zwane dalej stanowiskiem urzędniczym, o określonych
kwalifikacjach potencjalnego kandydata (profil osobowościowy) z wymogami stawianymi na
danym stanowisku pracy (profil zawodowy).
5. Procedura naboru składa się z następujących czynności:
a) planowanie zatrudnienia,
b) nabór (rekrutacja) – pozyskiwanie kandydatów,
c) selekcja – dobór kandydatów w oparciu o określone kryteria,
d) przyjmowanie wyselekcjonowanych pracowników do pracy,
e) adaptacja zawodowa pracowników,
f) ocena pracownika,
g) awans zawodowy.
6. W procesie zatrudniania pracowników w starostwie uczestniczą:
a) Sekretarz Powiatu,
b) Naczelnicy wydziałów,
c) Członek Zarządu Powiatu- w razie potrzeby,
d) Główny specjalista ds. pracowniczych.
7. Główny specjalista ds. pracowniczych zobowiązany jest do udzielania pomocy Sekretarzowi
Powiatu, Naczelnikom wydziałów i innym uprawnionym osobom w zakresie zatrudniania
pracowników w Starostwie.
8. Nadzorującym stosowanie Procedury jest Sekretarz Powiatu.
1
§2
Rozdział II
Planowanie zatrudnienia w Starostwie.
1. Proces zatrudnienia pracowników powinien być zawsze określeniem przyszłych potrzeb
starostwa wynikających z prognozy jego funkcjonowania.
2. Podstawowymi desygnatami w zakresie planowania zatrudnienia w Starostwie są:
a) planowane zmiany w strukturze organizacyjnej starostwa i związane z tym tworzenie
nowych stanowisk pracy,
b) zmiana przepisów prawnych nakładająca na Starostwo nowe kompetencje i zadania,
c) oceny pracy zatrudnionych pracowników stanowiące podstawowe źródło informacji o
istniejących rezerwach w potencjale kadrowym Starostwa,
d) planowane fluktuacje.
3. Sekretarz Powiatu zobowiązany jest do prognozowania mogących wystąpić w przyszłości
wakatów dotyczących naczelników wydziałów oraz samodzielnych stanowisk.
4. W przypadku powstania konieczności zatrudnienia nowego naczelnika wydziału lub
stworzenia samodzielnego stanowiska, Sekretarz Powiatu składa z miesięcznym
wyprzedzeniem Staroście wniosek o przyjęcie wyżej wymienionych osób na powyższe
stanowiska.
5. Naczelnik wydziału zobowiązany jest do stałego monitorowania potrzeb kadrowych w
ramach wydziału i prognozowania mogących wystąpić w niedalekiej przyszłości wakatów.
6. Naczelnik wydziału zobligowany jest do przekazywania informacji Sekretarzowi Powiatu lub
Głównemu specjaliście ds. pracowniczych o wakującym stanowisku; w terminie
pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu wydziału.
7. W przypadku powstania konieczności zatrudnienia nowego pracownika na wolne stanowisko
w Starostwie, Naczelnik wydziału składa z miesięcznym wyprzedzeniem Staroście wniosek o
przyjęcie nowego pracownika stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Systemu.
8. Wniosek Naczelnika wydziału, o którym mowa ust. 5, w sprawie zatrudnienia pracownika
powinien zawierać:
a) krótkie uzasadnienie zawierające przyczyny powstania wakatu,
b) opis stanowiska,
c) zakres czynności na danym stanowisku.
9. Po uzyskaniu pisemnej zgody Starosty na zatrudnienie nowego pracownika rozpoczyna się
procedura naboru pracownika.
§3
Rozdział III
Warunki zatrudnienia pracownika
1. Pracownik po raz pierwszy podejmujący pracę w Starostwie zatrudniany jest na okres próbny
wynoszący maksymalnie 3 miesiące.
2. W szczególnych sytuacjach, umotywowanych wnioskiem Naczelnika wydziału, Starosta
może odstąpić od warunku zawartego w ust.1.
3. Okres próbny traktuje się jako czas rozpoznania praktycznego wykorzystania posiadanych
kwalifikacji i umiejętności pracownika przy realizacji strategicznych celów wydziału.
4. Po okresie próbnym pracownika Naczelnik wydziału może wnioskować do Starosty o
przedłużenie umowy na czas określony.
2
5. W uzasadnionych okolicznościach (duże doświadczenie, wysokie kwalifikacje pracownika
przydatne dla Starostwa) Starosta może wyrazić zgodę na zawarcie umowy na czas
nieokreślony.
§4
Rozdział IV
Charakterystyka stanowiska pracy
1. Charakterystyka stanowiska pracy w Starostwie składa się z :
a) opisu stanowiska pracy,
b) zakresu czynności.
2. Opis stanowiska pracy jest normatywnym dokumentem, stanowiącym załącznik Nr 2 do
niniejszej Procedury, zawierającym:
a) dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz
wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających zajmującego je,
b) określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji
wobec osób, które je zajmują,
c) określenie uprawnień służących do wykonywania zadań oraz niezbędnego wyposażenia,
d) określenie odpowiedzialności,
e) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.
3. Opisy stanowisk pracy przygotowuje, parafuje i przedkłada do akceptacji Sekretarzowi
Powiatu – Naczelnik wydziału, a w przypadku Samodzielnych stanowisk – Główny
Specjalista ds. pracowniczych.
4. Zakres czynności jest uszczegółowieniem opisu stanowiska pracy zajmowanego przez danego
pracownika i podlega włączeniu do akt osobowych; wzór zakresu czynności stanowi
załącznik Nr 3 do niniejszej procedury.
5. W przypadku przystąpienia przez Starostwo do wartościowania stanowisk pracy, opis
stanowiska pracy oraz zakres czynności stanowią podstawę wartościowania stanowisk pracy
określającego stopień trudności zadań na nich wykonywanych.
6. Dla poszczególnych stanowisk urzędniczych kategorie zaszeregowania oraz minimalne
wymogi dotyczące wykształcenia i stażu pracy warunkujące możliwość podjęcia pracy
określa w drodze rozporządzenia Rada Ministrów.
7. Decyzje w sprawie zaszeregowania stanowiska pracy podejmuje Starosta.
§5
Rozdział V
Nabór kandydatów
V.1. Cele naboru
1. Uzyskanie zgody Starosty na zatrudnienie pracownika powoduje rozpoczęcie procedury
naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze.
2. Czynności rekrutacyjne powinny być rozpoczęte w terminie pozwalającym na
przeprowadzenie naboru zgodnie z przepisami ustawy.
3. Otwarta rekrutacja i jawny nabór mają na celu pozyskanie najlepszych kandydatów na wolne
stanowisko w Starostwie.
V.2. Źródła pozyskiwania kandydatów
1. W celu zapewnienia zatrudnienia w Starostwie kompetentnych pracowników należy
zastosować następujące rodzaje źródeł rekrutacji:
a) wewnętrzne,
3
b) zewnętrzne,
zgodnie z niniejszą Procedurą.
V.3. Metody rekrutacji
1. Obowiązkowe:
a) ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej,
b) ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa.
2. W miarę potrzeb:
a) ogłoszenia prasowe,
b) ogłoszenia w Powiatowym Urzędzie Pracy w Grodzisku Mazowieckim.
V.4. Etapy naboru
1. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
2. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych.
3. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych pod względem
formalnym.
4. Ogłoszenie listy kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne.
5. Selekcja końcowa kandydatów poprzez rozmowę kwalifikacyjną.
6. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę.
7. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko urzędnicze.
8. Ogłoszenie wyników naboru.
V.5. Komisja rekrutacyjna
1. Procedurę naboru na wolne stanowiska w Starostwie przeprowadza komisja w składzie:
a) Sekretarz Powiatu,
b) Naczelnik wydziału lub osoba przez niego upoważniona,
c) Główny Specjalista ds. pracowniczych,
d) w przypadku naboru na Naczelnika wydziału – Członek zarządu.
2. Komisja każdorazowo ustala kryteria oceny kandydata w zależności od stanowiska, na które
przeprowadzany jest nabór.
3. Komisja rekrutacyjna działa aż do zakończenia procedury naboru.
V.6. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze
1. Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym umieszcza się zgodnie z określonymi w § 5
metodami rekrutacji ( rozdział V.3. ).
2. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) określenie wymagań ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska,
ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,
e) wskazanie wymaganych dokumentów aplikacyjnych,
f) określenie terminu (minimum 14 dni od dnia ogłoszenia) oraz miejsca składania
dokumentów.
3. Ogłoszenie upowszechniane jest przez 14 dni od dnia umieszczenia ogłoszenia.
4. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Procedury.
4
V.7. Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
1. Po ogłoszeniu naboru następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów
zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku w Starostwie.
2.1. Na dokumenty aplikacyjne składają się:
a) kwestionariusz osobowy,
b) podanie o przyjęcie do pracy,
c) oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie,
d) oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i korzystaniu w pełni z praw
publicznych,
e) życiorys – curriculum vitae,
f) kserokopie świadectw pracy,
g) kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
h) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
2.2. Kandydat może dołączyć referencje oraz inne dokumenty potwierdzające wiedzę i
doświadczenie.
2.3. Dokumenty aplikacyjne winny być opatrzone klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie
danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu
naboru zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
3. Dokumenty aplikacyjne mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o
organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze i tylko w formie pisemnej.
4. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną, z
wyjątkiem
dokumentów
opatrzonych
bezpiecznym
podpisem
elektronicznym
weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o
podpisie elektronicznym.
V.8. Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi
1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną
dołączone do jego akt osobowych.
2. Dokumenty aplikacyjne osób, które w procesie rekrutacji zakwalifikowały się do dalszego
etapu i zostały umieszczone w protokole, będą przechowywane zgodnie z instrukcją
kancelaryjną, przez okres 2 lat, a następnie przekazywane do archiwum zakładowego.
3. Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób będą odsyłane lub odbierane osobiście przez
zainteresowanych.
V.9. Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych
1. Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez komisję z aplikacją złożoną przez
kandydata.
2. Celem analizy dokumentów jest porównanie danych zawartych w aplikacji z wymaganiami
formalnymi określonymi w ogłoszeniu.
3. Wynikiem analizy dokumentów jest wstępne określenie przydatności kandydata do pracy na
wolnym stanowisku w Starostwie.
V.10. Ogłoszenie listy kandydatów spełniających wymagania formalne
1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów, określonego w ogłoszeniu o naborze i wstępnej
selekcji, umieszcza w BIP listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone
w ogłoszeniu.
2. Lista, o której mowa w ust. 1, zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsce
zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
5
3. Lista kandydatów spełniających wymagania formalne będzie umieszczona w BIP do
momentu ogłoszenia ostatecznych wyników naboru.
4. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w
zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem urzędniczym, określonymi w
ogłoszeniu o naborze.
5. Wzór listy stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej Procedury.
V.11. Selekcja końcowa kandydatów
Selekcję końcową stanowi rozmowa kwalifikacyjna.
V.12. Rozmowa kwalifikacyjna
1. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i
weryfikacja informacji zawartych w aplikacji.
2. Rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza komisja rekrutacyjna.
3. Z kandydatem wybranym przez komisję rekrutacyjną ostateczną rozmowę kwalifikacyjną
przeprowadza Starosta i podejmuje decyzję o ewentualnym zatrudnieniu lub niezatrudnieniu
kandydata.
V.13. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko pracy
1. Po przeprowadzeniu selekcji końcowej Główny Specjalista ds. pracowniczych sporządza
protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów.
2. Protokół zawiera w szczególności:
a) określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów
oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych
według spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze,
b) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
c) uzasadnienie wyboru.
3. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 6 do Procedury.
§6
Rozdział VI
Zatrudnienie kandydata do pracy i przygotowanie umowy o pracę
1. Kandydat wyłoniony w drodze naboru , przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest
przedłożyć:
 oryginały (do wglądu) lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie świadectw
pracy, dyplomów zaświadczeń, o których mowa w punkcie V.7 ust. 2.1
 zaświadczenie o niekaralności, uzyskane z Ministerstwa Sprawiedliwości,
 zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
2. Nie złożenie dokumentów wymienionych w ust.1 skutkuje nie zawarciem umowy o pracę.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 podlegają włączeniu do akt osobowych.
4. Wszystkie dokumenty dotyczące kandydatów do objęcia stanowiska pracy przeznaczone są
wyłącznie do wiadomości tych osób, które biorą udział w naborze.
5. Wszystkie informacje zawarte w aplikacji podlegają ochronie zgodnie z ustawą o ochronie
danych osobowych.
6. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik podlega zapoznaniu z:
 opisem stanowiska pracy,
 zakresem czynności,
 Regulaminem organizacyjnym Starostwa,
 Regulaminem pracy,
6
 Kodeksem etyki pracowników,
 Kodeksem postępowania etycznego,
oraz przechodzi szkolenie wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
7. Fakt zapoznania się z obowiązującymi w starostwie regulaminami i zasadami postępowania
pracownik poświadcza pisemnie przed dopuszczeniem do pracy. Wzór oświadczenia
pracownika stanowi załącznik Nr 7 do Procedury. Nie złożenie oświadczenia powoduje
konsekwencje służbowe.
8. Naczelnik wydziału zobowiązany jest zapoznać pracownika z czynnościami wykonywanymi
na określonym stanowisku pracy, oraz umożliwić podjęcie pracy zgodnie z zawartą umową o
pracę.
§7
Rozdział VII
Ogłoszenie o wynikach naboru
1. Informację o wynikach naboru upowszechnia się w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia
wybranego kandydata albo zakończenia procedury naboru w przypadku, gdy w jego wyniku
nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata.
2. Informacja, o której mowa w ust.1, zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania,
d) uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata albo uzasadnienie
niezatrudnienia żadnego kandydata.
3. Informację o wyniku naboru upowszechnia się w Biuletynie Informacji Publicznej i na
tablicy ogłoszeń przez okres co najmniej 3 miesięcy.
4. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia
nawiązania stosunku pracy lub nie został zawarty w wyniku sytuacji opisanej w § 6 ust.2
Procedury, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród
najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. Przepisy ust. 1,2 i 3 stosuje
się odpowiednio.
5. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik Nr 8 i 8a do niniejszej Procedury.
1.
2.
3.
4.
§8
Rozdział VII
Awans zawodowy
W celu zapewnienia właściwego promowania własnych zasobów ludzkich w Starostwie
powinny być podejmowane następujące działania:
a) okresowa ocena pracowników ukierunkowana na poznanie potencjału zawodowego,
b) prowadzenie kompleksowej strategii szkoleniowej i doskonalenie umiejętności
pracowników dostosowanych do rzeczywistych potrzeb,
c) rozwój odpowiednich kwalifikacji u osób uczestniczących w procesie zatrudniania
pracowników w Starostwie.
Warunkiem uzyskania awansu jest otrzymanie bardzo dobrej opinii o dotychczasowej pracy,
posiadanie niezbędnych kwalifikacji
oraz
spełnienie formalnych wymogów
charakterystycznych dla danego stanowiska pracy.
O zmianę stanowiska urzędniczego wnioskuje Naczelnik wydziału lub bezpośredni
przełożony do Starosty w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia.
Awansowanie pracowników odbywa się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych
oraz aktami wykonawczymi.
7