regulamin dotyczący zwrotu poniesionych wydatków

Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego w Warszawie
ul. Marymoncka 99/103, 01-813 Warszawa
„REGULAMIN UDZIELANIA WSPARCIA FINANSOWEGO”
dla uczestników projektu współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego
Funduszu Społecznego pn.
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu
widzenia potrzeb epidemiologiczno-demograficznych kraju”.
§1
Uczestnicy projektu w ramach wsparcia procesu specjalizacji ze środków projektu mogą otrzymać
dofinansowanie kosztów dojazdu i powrotu oraz noclegu z tytułu uczestnictwa w kursach
specjalizacyjnych organizowanych w ramach projektu na zasadach określonych w niniejszym
regulaminie.
§2
1. Zasady przyznawania wsparcia ze środków budżetu projektu ustalono w oparciu o regulacje
wynikające z ogólnych przepisów dotyczących wydatkowania środków z Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz dodatkowe regulacje wynikające przede wszystkim z „Umowy partnerstwa 2014-2020
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”
2. Zgodnie z przytoczonymi w ust. 1 Wytycznymi wydatek kwalifikowany musi spełniać łącznie
następujące warunki:
1) został faktycznie poniesiony;
2) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego oraz regulacjami
wynikającymi z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój
3) jest niezbędny;
4) został poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i zasadny;
5) został należycie udokumentowany;
3. W oparciu o zasady wymienione w ust. 2. CMKP dokonuje weryfikacji nadsyłanych przez lekarzy
dokumentów rozliczeniowych, zgodnie z procedurą określoną w niniejszym Regulaminie.
§3
1. Uczestnicy kursów specjalizacyjnych realizowanych w ramach projektu mogą otrzymać
dofinansowanie poniesionych kosztów:
1. dojazdu na kurs i powrotu;
2. noclegu podczas kursu.
2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania kosztów, o których mowa w ust. 1, pkt. 1 i 2 wyliczana
jest poprzez pomnożenie liczby dni kursu zgodnych z datą prowadzenia zajęć dydaktycznych przez
dzienną stawkę dofinansowania w danym roku kalendarzowym wskazaną w § 6 ust. 9.
§4
Zwrot kosztów dojazdu
1. Koszt dojazdu i powrotu mogą rozliczać uczestnicy, których miejsce zamieszkania jest inne niż
miejsce odbywania kursu a odległość jest większa niż 50 km w jedną stronę.
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 1 z dn. 24.11.2015 r.
1
2. Podstawą dofinansowania kosztów dojazdu i powrotu na kurs są następujące dokumenty:
1) bilety kolejowe, autobusowe i inne komunikacji zbiorowej, na trasie z miejsca zamieszkania do
miejsca odbywania kursu i z powrotem – na bilecie należy napisać imię i nazwisko uczestnika oraz
nr kursu, z zastrzeżeniem, że w przypadku podróżowania I klasą PKP lub samolotem koszt podróży
refunduje się do wysokości ceny biletu II klasy pociągu. Cenę ustala się na podstawie ogólnie
dostępnych cenników PKP.
2) „Oświadczenie o podróży samochodem prywatnym” (Załącznik nr 1) wraz z kserokopią prawa
jazdy poświadczoną własnoręcznie za zgodność z oryginałem z zastrzeżeniem:
a) w przypadku podróży samochodem prywatnym na trasie powyżej 200 km w jedną stronę,
koszty podróży dofinansowywane będą do kwoty wyliczonej za przejazd i powrót na kurs (bez
względu na fakt, czy uczestnik np. codziennie dojeżdżał na kurs kilkudniowy);
b) w przypadku gdy uczestnik kursu był dowożony samochodem przez inną osobę uznaje się, że
uczestnik nie poniósł kosztu i dlatego wydatek nie może zostać dofinansowany z budżetu
projektu;
c) w sytuacji rozliczania kosztów przyjazdu dzień przed rozpoczęciem kursu albo powrotu
następnego dnia od zakończenia kursu, uznaje się, że podróż nie była związana wyłącznie z
udziałem w kursie i wydatek nie może zostać rozliczony, chyba, że uczestnik przedłoży pisemne
wyjaśnienia uzasadniające rozliczenie wydatku.
3. Nie refunduje się następujących kosztów:
1) przemieszczania się komunikacją miejską w miejscowości odbywania kursu np. z hotelu na miejsce
kursu;
2) dojazdu taksówkami,
3) opłat parkingowych,
4) opłat za korzystanie z dróg płatnych (autostrad).
4. Wydatek z tytułu dojazdu samochodem prywatnym rozliczany jest zgodnie z poniższą procedurą:
1) Podana liczba kilometrów jest weryfikowana na podstawie ogólnodostępnych informacji na temat
odległości drogowych z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu.
2) Weryfikowana jest racjonalność uzasadnienia dla podróży prywatnym samochodem – brak
uzasadnienia lub stwierdzenie braku przesłanek do rozliczenia uniemożliwia refundację
poniesionego wydatku.
3) W
uzasadnionych
przypadkach
dopuszczalne
jest
rozliczenie
kosztów
i powrotu z/do miejsca pracy po przedstawieniu dodatkowych, pisemnych wyjaśnień.
dojazdu
4) Weryfikowane jest czy uczestnik dołączył kserokopię prawa jazdy potwierdzoną za zgodność
z oryginałem – brak kserokopii prawa jazdy lub nie poświadczenie zgodności z oryginałem
uniemożliwia rozliczenie wydatku (pkt 2 ust 2).
§5
Zwrot kosztów noclegu
1. Koszty noclegu mogą rozliczać uczestnicy, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce
odbywania kursu i zamieszkujący w odległości powyżej 50 km.
2. Podstawą refundacji kosztów noclegu są następujące dokumenty:
1) Oryginał faktury wystawionej na uczestnika kursu (faktura musi być wystawiona na osobę fizyczną,
a nie na praktykę lekarską) z podanym terminem noclegów– na fakturze należy napisać nr
kursu/tytuł stażu;
2) Faktura musi zawierać kompletne dane wymagane na fakturze, tj:
a) pełne dane odbiorcy (imię i nazwisko uczestnika oraz pełny adres),
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 1 z dn. 24.11.2015 r.
2
b) pełne dane wystawcy (imię i nazwisko/nazwę podmiotu świadczącego usługi noclegowe oraz
pełny adres),
c) daty noclegów;
d) potwierdzenie dokonania płatności za usługę (np. poprzez zaznaczenie przez wystawcę, że
płatność przyjęto gotówką, etc).
3. Nie są refundowane dodatkowe koszty usługi hotelowej (parking, śniadanie, etc).
4. W przypadku gdy faktura za nocleg obejmuje śniadanie, koszt takiej dodatkowej usługi nie może
zostać uznany do dofinansowania – jeżeli na fakturze nie będzie wyodrębniony koszt śniadania to
odliczona zostanie kwota wyliczona zgodnie z zasadami rozliczania kosztów wyżywienia wg
dobowej diety delegacji służbowych zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej.
5. W przypadku korzystania z pokoi kilkuosobowych koszt noclegu zostanie wyliczony poprzez
podzielenie kwoty za usługę noclegową przez liczbę osób, dla jakiej przeznaczony jest pokój (np.
koszt 200 zł za nocleg w pokoju 2-osobowym zostanie podzielony przez 2 i zostanie uznana kwota
100 zł).
6. Dopuszczalne jest rozliczanie kosztów noclegu podczas weekendów lub innych dni ustawowo
wolnych od zajęć jeżeli termin realizacji kursu obejmuje takie dni a uczestnik na ten czas nie wraca
do miejsca zamieszkania np. w przypadku 8-dniowego kursu obejmującego weekend – koszt
dodatkowych noclegów rozlicza się w ramach kwoty dofinansowania ustalanej zgodnie z § 6 ust. 9.
7. Dopuszczalne jest rozliczenie noclegu za dodatkowy dzień przed rozpoczęciem kursu w przypadku
miejsca zamieszkania uczestnika kursu w odległości powyżej 200 km od miejsca odbywania kursu.
§ 6.
Procedura rozliczania poniesionych wydatków
1. Poniesione wydatki uczestnicy rozliczają poprzez dostarczenie do CMKP podpisanej „Karty
rozliczeniowej uczestnika kursu” (Załącznik nr 2) wraz z dokumentami, o których mowa w § 4 i 5
oraz wszelkimi dodatkowymi, pisemnymi wyjaśnieniami i oświadczeniami, jeżeli są wymagane do
rozliczenia wydatku.
2. Dofinansowanie może otrzymać wyłącznie uczestnik kursu, który potwierdził własnoręcznym
podpisem obecność każdego dnia kursu na Liście obecności.
3. „Kartę rozliczeniową uczestnika kursu” należy wysłać listem poleconym do CMKP w terminie do 14 dni
od zakończenia kursu – termin liczony jest od dnia nadania przesyłki.
4. Rozliczenie dofinansowania przesłanego przez uczestnika kursu po terminie wskazanym w ust. 3
możliwe jest wyłącznie, gdy uczestnik prześle wraz z dokumentacją rozliczeniową uzasadniony
wniosek, pod warunkiem dostępności środków.
5. Adres uczestnika kursu podany na fakturach musi być zgodny z adresem podanym
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 1 z dn. 24.11.2015 r.
3
w „Karcie rozliczeniowej uczestnika”. W przypadku rozbieżności uczestnik zobowiązany jest do
dołączenia wyjaśnień.
6. CMKP w terminie do 30 dni roboczych od dnia wpływu do Kancelarii przy ul. Marymonckiej 99/103
w Warszawie kompletnej i poprawnej dokumentacji rozliczeniowej uczestnika dokonuje refundacji
poniesionych wydatków na rachunek bankowy wskazany w „Karcie rozliczeniowej uczestnika”, z
zastrzeżeniem, że możliwe jest dokonanie refundacji w terminie dłuższym, w szczególności w
przypadku opóźnień w otrzymaniu środków na realizację projektu . CMKP nie dokonuje operacji
gotówkowych.
7. CMKP zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu poniesionych kosztów w szczególności gdy:
1) uczestnik wysłał dokumentację rozliczeniową do CMKP w terminie późniejszym niż do 14 dni od
dnia zakończenia kursu i nie złożył uzasadnionego wniosku, o którym mowa w ust. 4.
2) Uczestnik na wezwanie CMKP przesłane poczta elektroniczną na adres poczty wskazanej w
zgłoszeniu udziału w projekcie nie złożył koniecznych wyjaśnień lub nie uzupełnił dokumentacji we
wskazanym przez CMKP terminie;
3) uczestnik rozliczający koszty udziału w kursie dwukrotnie wcześniej nie usprawiedliwił swojej
nieobecności na kursach, na które został zakwalifikowany;
4) wydatek został poniesiony niezgodnie z zasadami racjonalności wymienionymi we wstępie
Regulaminu, wynikającymi z Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój;
5) „Karta rozliczeniowa uczestnika kursu” nie została podpisana przez osobę składającą rozliczenie lub
inne wymagane dokumenty jak np. „Oświadczenie o podróży samochodem prywatnym”;
6)
dokument rozliczeniowy nie został opisany zgodnie z wymaganiami określonymi w § 4 i 5;
7) w przypadku rozliczania kosztów podróży samochodem prywatnym - nie dołączono kserokopii
prawa jazdy potwierdzonej własnoręcznym podpisem za zgodność z oryginałem;
8) na fakturze za nocleg nie podano daty noclegów, pełnych danych adresowych uczestnika kursu lub
została ona wystawiona na działalność gospodarczą a nie na uczestnika kursu.
8. Uczestnik jest informowany o odmowie refundacji poniesionych wydatków jedynie, gdy zwróci się
pisemnie lub e-mailowo z zapytaniem.
9. CMKP zastrzega sobie możliwość zmiany wysokości dziennej stawki dofinansowania.
Dzienna stawka dofinansowania kosztów dojazdu i powrotu oraz zakwaterowania podczas kursu
wynosi odpowiednio: w 2015 r. – 141 zł, a w 2016 – 142 zł.
Wysokość stawki dofinansowania na kolejne lata będzie udostępniana na stronie internetowej
projektu z odpowiednim wyprzedzeniem.
10. CMKP zastrzega sobie prawo nie odsyłania dokumentów rozliczeniowych dostarczonych przez
uczestników kursów, które nie zostały zakwalifikowane do wypłaty.
11. Adres, na który należy przekazać „Kartę rozliczeniową uczestnika kursu” oraz pozostałe
dokumenty:
Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego
Refundacja POWER 1
ul. Marymoncka 99/103, 01‐813 Warszawa
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 1 z dn. 24.11.2015 r.
4