regulamin dotyczący zwrotu poniesionych wydatków

Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego w Warszawie
ul. Marymoncka 99/103, 01-813 Warszawa
„REGULAMIN UDZIELANIA WSPARCIA FINANSOWEGO”
dla uczestników projektu współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego
Funduszu Społecznego pn.
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu
widzenia potrzeb epidemiologiczno-demograficznych kraju”.
§1
Uczestnicy projektu w ramach wsparcia procesu specjalizacji ze środków projektu mogą otrzymać
dofinansowanie kosztów dojazdu i powrotu oraz noclegu z tytułu uczestnictwa w kursach
specjalizacyjnych organizowanych w ramach projektu na zasadach określonych w niniejszym
regulaminie.
§2
1. Zasady przyznawania wsparcia ze środków budżetu projektu ustalono w oparciu o regulacje
wynikające z ogólnych przepisów dotyczących wydatkowania środków z Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz dodatkowe regulacje wynikające przede wszystkim z „Umowy partnerstwa 2014-2020
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”
2. Zgodnie z przytoczonymi w ust. 1 Wytycznymi wydatek kwalifikowany musi spełniać łącznie
następujące warunki:
1) został faktycznie poniesiony;
2) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego oraz regulacjami
wynikającymi z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój
3) jest niezbędny;
4) został poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i zasadny;
5) został należycie udokumentowany;
3. W oparciu o zasady wymienione w ust. 2. CMKP dokonuje weryfikacji nadsyłanych przez lekarzy
dokumentów rozliczeniowych, zgodnie z procedurą określoną w niniejszym Regulaminie.
§3
1. Uczestnicy kursów specjalizacyjnych realizowanych w ramach projektu mogą otrzymać
dofinansowanie poniesionych kosztów:
1. dojazdu na kurs i powrotu;
2. noclegu podczas kursu.
2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania kosztów, o których mowa w ust. 1, pkt. 1 i 2 wyliczana
jest poprzez pomnożenie liczby dni kursu zgodnych z datą prowadzenia zajęć dydaktycznych przez
dzienną stawkę dofinansowania w danym roku kalendarzowym wskazaną w § 6 ust. 9, z
zastrzeżeniem, że w przypadku sytuacji o której mowa w § 6 ust. 2, pkt 2 stawka mnożona jest przez
faktyczną liczbę dni uczestnictwa w kursie.
§4
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 3 z dn. 21.12.2015 r.
1
Zwrot kosztów dojazdu
1. Koszt dojazdu i powrotu mogą rozliczać uczestnicy, których miejsce zamieszkania jest inne niż
miejsce odbywania kursu a odległość jest większa niż 50 km w jedną stronę.
2. Podstawą dofinansowania kosztów dojazdu i powrotu na kurs są następujące dokumenty:
1) bilety kolejowe, autobusowe i inne komunikacji zbiorowej, na trasie z miejsca zamieszkania do
miejsca odbywania kursu i z powrotem – na bilecie należy napisać imię i nazwisko uczestnika oraz
nr kursu, z zastrzeżeniem, że w przypadku podróżowania I klasą PKP lub samolotem koszt podróży
refunduje się do wysokości ceny biletu II klasy pociągu. Cenę ustala się na podstawie ogólnie
dostępnych cenników PKP.
2) „Oświadczenie o podróży samochodem prywatnym” (Załącznik nr 1) wraz z kserokopią prawa
jazdy poświadczoną własnoręcznie za zgodność z oryginałem z zastrzeżeniem:
a) w przypadku podróży samochodem prywatnym na trasie powyżej 200 km w jedną stronę,
koszty podróży dofinansowywane będą do kwoty wyliczonej za przejazd i powrót na kurs (bez
względu na fakt, czy uczestnik np. codziennie dojeżdżał na kurs kilkudniowy);
b) w przypadku gdy uczestnik kursu był dowożony samochodem przez inną osobę uznaje się, że
uczestnik nie poniósł kosztu i dlatego wydatek nie może zostać dofinansowany z budżetu
projektu;
c) w sytuacji rozliczania kosztów przyjazdu dzień przed rozpoczęciem kursu albo powrotu
następnego dnia od zakończenia kursu, uznaje się, że podróż nie była związana wyłącznie z
udziałem w kursie i wydatek nie może zostać rozliczony, chyba, że uczestnik przedłoży pisemne
wyjaśnienia uzasadniające rozliczenie wydatku.
3. Nie refunduje się następujących kosztów:
1) przemieszczania się komunikacją miejską w miejscowości odbywania kursu np. z hotelu na miejsce
kursu;
2) dojazdu taksówkami,
3) opłat parkingowych,
4) opłat za korzystanie z dróg płatnych (autostrad).
4. Wydatek z tytułu dojazdu samochodem prywatnym rozliczany jest zgodnie z poniższą procedurą:
1) Podana liczba kilometrów jest weryfikowana na podstawie ogólnodostępnych informacji na temat
odległości drogowych z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu.
2) Weryfikowana jest racjonalność uzasadnienia dla podróży prywatnym samochodem – brak
uzasadnienia lub stwierdzenie braku przesłanek do rozliczenia uniemożliwia refundację
poniesionego wydatku.
3) W
uzasadnionych
przypadkach
dopuszczalne
jest
rozliczenie
kosztów
i powrotu z/do miejsca pracy po przedstawieniu dodatkowych, pisemnych wyjaśnień.
dojazdu
4) Weryfikowane jest czy uczestnik dołączył kserokopię prawa jazdy potwierdzoną za zgodność
z oryginałem – brak kserokopii prawa jazdy lub nie poświadczenie zgodności z oryginałem
uniemożliwia rozliczenie wydatku (pkt 2 ust 2).
§5
Zwrot kosztów noclegu
1. Koszty noclegu mogą rozliczać uczestnicy, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce
odbywania kursu i zamieszkujący w odległości powyżej 50 km.
2. Podstawą refundacji kosztów noclegu są następujące dokumenty:
1) Oryginał faktury wystawionej na uczestnika kursu (faktura musi być wystawiona na osobę fizyczną,
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 3 z dn. 21.12.2015 r.
2
a nie na praktykę lekarską) z podanym terminem noclegów– na fakturze należy napisać nr
kursu/tytuł stażu;
2) Faktura musi zawierać kompletne dane wymagane na fakturze, tj:
a) pełne dane odbiorcy (imię i nazwisko uczestnika oraz pełny adres),
b) pełne dane wystawcy (imię i nazwisko/nazwę podmiotu świadczącego usługi noclegowe oraz
pełny adres),
c) daty noclegów;
d) potwierdzenie dokonania płatności za usługę (np. poprzez zaznaczenie przez wystawcę, że
płatność przyjęto gotówką, etc).
3. Nie są refundowane dodatkowe koszty usługi hotelowej (parking, śniadanie, etc).
4. W przypadku gdy faktura za nocleg obejmuje śniadanie, koszt takiej dodatkowej usługi nie może
zostać uznany do dofinansowania – jeżeli na fakturze nie będzie wyodrębniony koszt śniadania to
odliczona zostanie kwota wyliczona zgodnie z zasadami rozliczania kosztów wyżywienia wg
dobowej diety delegacji służbowych zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej.
5. W przypadku korzystania z pokoi kilkuosobowych koszt noclegu zostanie wyliczony poprzez
podzielenie kwoty za usługę noclegową przez liczbę osób, dla jakiej przeznaczony jest pokój (np.
koszt 200 zł za nocleg w pokoju 2-osobowym zostanie podzielony przez 2 i zostanie uznana kwota
100 zł).
6. Dopuszczalne jest rozliczanie kosztów noclegu podczas weekendów lub innych dni ustawowo
wolnych od zajęć jeżeli termin realizacji kursu obejmuje takie dni a uczestnik na ten czas nie wraca
do miejsca zamieszkania np. w przypadku 8-dniowego kursu obejmującego weekend – koszt
dodatkowych noclegów rozlicza się w ramach kwoty dofinansowania ustalanej zgodnie z § 6 ust. 9.
7. Dopuszczalne jest rozliczenie noclegu za dodatkowy dzień przed rozpoczęciem kursu w przypadku
miejsca zamieszkania uczestnika kursu w odległości powyżej 200 km od miejsca odbywania kursu.
§ 6.
Procedura rozliczania poniesionych wydatków
1. Poniesione wydatki uczestnicy rozliczają poprzez dostarczenie do CMKP podpisanej „Karty
rozliczeniowej uczestnika kursu” (Załącznik nr 2) wraz z dokumentami, o których mowa w § 4 i 5
oraz wszelkimi dodatkowymi, pisemnymi wyjaśnieniami i oświadczeniami, jeżeli są wymagane do
rozliczenia wydatku.
2. Dofinansowanie może otrzymać wyłącznie uczestnik, który:
1) potwierdził swoją obecność na kursie własnoręcznym podpisem na Liście obecności, każdego dnia
trwania kursu oraz uzyskał zaliczenie kursu;
2) pomimo tego, że nie wziął udziału w części dni objętych kursem, ale uzyskał zaliczenie kursu po
uznaniu przez Kierownika Naukowego kursu, że absencja była uzasadniona obiektywnymi
przyczynami.
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 3 z dn. 21.12.2015 r.
3
3. „Kartę rozliczeniową uczestnika kursu” należy wysłać listem poleconym do CMKP w terminie do 14 dni
od zakończenia kursu – termin liczony jest od dnia nadania przesyłki.
4. Rozliczenie dofinansowania przesłanego przez uczestnika kursu po terminie wskazanym w ust. 3
możliwe jest wyłącznie, gdy uczestnik prześle wraz z dokumentacją rozliczeniową uzasadniony
wniosek, pod warunkiem dostępności środków.
5. Adres uczestnika kursu podany na fakturach musi być zgodny z adresem podanym
w „Karcie rozliczeniowej uczestnika”. W przypadku rozbieżności uczestnik zobowiązany jest do
dołączenia wyjaśnień.
6. CMKP w terminie do 30 dni roboczych od dnia wpływu do Kancelarii przy ul. Marymonckiej 99/103
w Warszawie kompletnej i poprawnej dokumentacji rozliczeniowej uczestnika dokonuje refundacji
poniesionych wydatków na rachunek bankowy wskazany w „Karcie rozliczeniowej uczestnika”, z
zastrzeżeniem, że możliwe jest dokonanie refundacji w terminie dłuższym, w szczególności w
przypadku opóźnień w otrzymaniu środków na realizację projektu . CMKP nie dokonuje operacji
gotówkowych.
7. CMKP zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu poniesionych kosztów w szczególności gdy:
1) uczestnik wysłał dokumentację rozliczeniową do CMKP w terminie późniejszym niż do 14 dni od
dnia zakończenia kursu i nie złożył uzasadnionego wniosku, o którym mowa w ust. 4.
2) Uczestnik na wezwanie CMKP przesłane poczta elektroniczną na adres poczty wskazanej w
zgłoszeniu udziału w projekcie nie złożył koniecznych wyjaśnień lub nie uzupełnił dokumentacji we
wskazanym przez CMKP terminie;
3) uczestnik rozliczający koszty udziału w kursie dwukrotnie wcześniej nie usprawiedliwił swojej
nieobecności na kursach, na które został zakwalifikowany;
4) wydatek został poniesiony niezgodnie z zasadami racjonalności wymienionymi we wstępie
Regulaminu, wynikającymi z Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój;
5) „Karta rozliczeniowa uczestnika kursu” nie została podpisana przez osobę składającą rozliczenie lub
inne wymagane dokumenty jak np. „Oświadczenie o podróży samochodem prywatnym”;
6)
dokument rozliczeniowy nie został opisany zgodnie z wymaganiami określonymi w § 4 i 5;
7) w przypadku rozliczania kosztów podróży samochodem prywatnym - nie dołączono kserokopii
prawa jazdy potwierdzonej własnoręcznym podpisem za zgodność z oryginałem;
8) na fakturze za nocleg nie podano daty noclegów, pełnych danych adresowych uczestnika kursu lub
została ona wystawiona na działalność gospodarczą a nie na uczestnika kursu.
8. Uczestnik jest informowany o odmowie refundacji poniesionych wydatków jedynie, gdy zwróci się
pisemnie lub e-mailowo z zapytaniem.
9. CMKP zastrzega sobie możliwość zmiany wysokości dziennej stawki dofinansowania.
Dzienna stawka dofinansowania kosztów dojazdu i powrotu oraz zakwaterowania podczas kursu
wynosi odpowiednio: w 2015 r. – 141 zł, a w 2016 – 142 zł.
Wysokość stawki dofinansowania na kolejne lata będzie udostępniana na stronie internetowej
projektu z odpowiednim wyprzedzeniem.
10. CMKP zastrzega sobie prawo nie odsyłania dokumentów rozliczeniowych dostarczonych przez
uczestników kursów, które nie zostały zakwalifikowane do wypłaty.
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 3 z dn. 21.12.2015 r.
4
11. Adres, na który należy przekazać „Kartę rozliczeniową uczestnika kursu” oraz pozostałe
dokumenty:
Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego
Refundacja POWER 1
ul. Marymoncka 99/103, 01‐813 Warszawa
„Rozwój kształcenia specjalizacyjnego lekarzy w dziedzinach istotnych z punktu widzenia potrzeb epidemiologicznodemograficznych kraju”. Wersja nr 3 z dn. 21.12.2015 r.
5