Moduł 7 Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowego

Moduł 7
Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowego
1.
2.
3.
4.
5.
Normy i procedury stosowane w kosztorysach
Zasady tworzenia kosztorysów stanowiska komputerowego
i zestawów komputerowych
Zasady tworzenia cenników ofertowych i informacyjnych
Metody ustalania cen detalicznych
Pozostałe dokumenty finansowe
1
Za dokumentację finansową w tym module, będziemy uważać wszelkie materiały,
które zawierają kalkulacje cenowe lub są dowodem transakcji finansowej, a dotyczą planowania, kupna i przygotowania infrastruktury, urządzeń i oprogramowania stanowiska
komputerowego.
Rodzaj i ilość dokumentacji finansowej zależy między innymi od następujących
czynników:






zakresu inwestycji (ilości stanowisk komputerowych), 
osoby inwestora (osoba fizyczna, szkoła, firma), 
sposobu finansowania (gotówka, kredyt, dotacje UE), 
wartości przedsięwzięcia. 
Od tych czynników zależy, jakie procedury i dokumenty powinny być zgromadzone. Inne bowiem będą wymagania dla osoby fizycznej czy mikroprzedsiębiorcy, którzy
organizują jedno stanowisko komputerowe, a zupełnie inne dla szkoły czy dużej spółki
akcyjnej.
Ponadto, jeżeli inwestycja wymaga istotnych nakładów finansowych, inwestor musi się zorientować w kosztach i harmonogramie przedsięwzięcia. Niejednokrotnie także
musi zorganizować środki finansowe na pokrycie kosztów takiej inwestycji. Każda podjęte działanie w tej kwestii nie może się obejść bez określonej dokumentacji finansowej.
W treści tego modułu zajmiemy się przede wszystkim identyfikacją niektórych dokumentów finansowych, które mają istotne znaczenie zarówno podczas planowania
i organizowania stanowiska komputerowego (z pozycji inwestora), jak i prowadzenia
działalności gospodarczej zajmującej się handlem czy usługami w branży IT (z pozycji
wykonawcy zlecenia lub oferenta).
1. Normy i procedury stosowane w kosztorysach
Pierwszym, istotnym dokumentem finansowym jest kosztorys. Pozwala on określić
koszty zakupu sprzętu i wykonania wszystkich prac dotyczących przygotowania stanowiska komputerowego do pracy.
Przy małych inwestycjach kosztorysy sporządza się, szacując koszty, przy dużych –
przygotowując dokładne wyliczenia po analizie i wykonaniu obmiaru przedmiotu
i zakresu prac.
Na przykład możemy zapytać pracownika firmy komputerowej, w której zamówiliśmy zestaw komputerowy, ile kosztowałaby jego instalacja w domu. Jeżeli zaproponowana kwota jest ona dla nas do przyjęcia, pozostaje umówienie terminu dostawy. Pracownik firmy w takiej sytuacji również przedstawia nam kosztorys, tylko bardzo prosty.
Szacuje bowiem koszt takiej usługi na podstawie doświadczenia i kosztów, które musi
ponieść oraz po uwzględnieniu zysku.
Przy większych inwestycjach wykonanie kosztorysu jest procesem złożonym
i musi być sporządzone na podstawie norm, katalogów i aktów prawnych. Takie zestawienia oraz formalne dokumenty powinny przygotowywać osoby do tego uprawnione.
2
Proces kosztorysowania składa się z następujących procedur:
 ustalenie rodzaju kosztorysu i jego zakresu, 
 ustalenie danych do kosztorysowania, 
 wykonanie obmiaru z ustaleniem podstaw wycen poszczególnych prac, 
 dokonanie wyceny, 
 sporządzenie kompletnego dokumentu w wymaganym zakresie i formie z odpowiednimi zestawieniami.
Obmiar robót jest to zestawienie robót na podstawie pomiarów z natury. Na przykład
wyliczamy w ten sposób ilość potrzebnych kabli elektrycznych, skrętki lub innych materiałów.
Jeżeli chodzi o rodzaj i zakres kosztorysowania, rozróżniamy:
1. Kosztorys szczegółowy – to wycena szczegółowa poszczególnych robót, wymieniająca spis tych robót i koszty konieczne do ich wykonania, w rozbiciu na koszty
robocizny, materiałów i sprzętu.
2. Kosztorys uproszczony – to forma skrócona kosztorysu, podająca wielkość nakładu finansowego na wykonanie jednostki obmiarowej, bez wyszczególnienia
kosztów materiałów, robocizny i sprzętu.
W procesie wykonania kosztorysu, osoba kosztorysująca (kosztorysant) opiera się
na bazie technicznej i bazie norm i katalogów.
Baza techniczna to ogół informacji niezbędnych do sporządzenia kosztorysu, dotyczących konkretnej inwestycji (projekty, plany, wizualizacje). Baza normatywna to istniejące opracowania katalogów, cenników, instrukcji, wskaźników i zasad obowiązujących lub zalecanych do stosowania w procesie kosztorysowania.
Normy są przede wszystkim potrzebne do kalkulacji kosztów. Wszystkie bowiem
kalkulacje można wykonywać na podstawie niezbędnych nakładów pracy:




ludzi (normy nakładów pracy – R), 
materiałów (normy nakładów materiałów – M), 
sprzętu i narzędzi (normy nakładów sprzętu – S). 
Najbardziej rozpowszechnionymi normatywami są Katalogi Nakładów Rzeczowych (KNR). Stanowią one podstawę do sporządzania kosztorysów szczegółowych. Są
to zestawienia norm ilościowych, określające specyfikację i ilości nakładów rzeczowych
niezbędnych do wykonania elementów lub robót.
Wśród innych katalogów, najbardziej przydatnymi do kosztorysowania prac przy
przygotowaniu stanowiska komputerowego są:





KNP: Katalogi Norm Pracy, 
ZKNR: Katalogi Zakładowe Telekomunikacyjne, 
KPRR: Katalogi Pracochłonności Robót Remontowych, 
KNKRB: Katalogi Norm Kosztorysowych Robót Budowlanych. 
3
Rys. 7.1. Przykład elementów i robót zawartych w ZKNR.
Źródło: www.sklepkosztorysanta.pl
2. Zasady tworzenia kosztorysów stanowiska komputerowego i zestawów komputerowych
Organizacja stanowiska komputerowego jest procesem złożonym i obejmuje bardzo różne rodzaje prac. Dlatego określenie całkowitego kosztu zorganizowania stanowiska komputerowego wymaga zsumowania kosztów między innymi następujących etapów:









przygotowanie pomieszczeń, 
montaż infrastruktury elektrycznej, 
montaż okablowania strukturalnego i ewentualnych urządzeń sieciowych, 
montaż mebli i wyposażenia biurowego, 
montaż zestawu komputerowego, 
instalacja i konfiguracja sprzętów 
rodzaj oraz ilość dokumentacji finansowej i programowej zestawu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych. 
Każdy z tych etapów prac może być wykonywany przez inne zespoły, firmy lub
współpracujących podwykonawców. Również każdy z nich wymaga zastosowania innych katalogów norm, zasad obmiaru i wyceny usługi.
Prace z obszaru remontowo–instalatorskiego można kosztorysować na podstawie
Katalogu Nakładów Rzeczowych. Dla obliczenia tego obszaru kosztów można wykorzystać specjalistyczne oprogramowanie wspomagające. Do najpopularniejszych z nich zaliczamy Normę PRO oraz program ZUZIA.
4
Do prac związanych z montażem jednostki centralnej oraz instalacją i konfiguracją
urządzeń techniki komputerowej należy wykorzystać metodę szacunkową, zależną od
ilości i zakresu czynności oraz ich czasochłonności.
Do kosztów robocizny należy dodać wszelkie koszty związane z zakupem sprzętu
komputerowego i innych elementów wyposażenia, a także umeblowania oraz ogólne
koszty transportu, ubezpieczenia i sporządzania niezbędnej dokumentacji.
Rys. 7.2. Okno programu do kosztorysowania ZUZIA.
Źródło: www.zuzia.com.pl
3. Zasady tworzenia cenników ofertowych i informacyjnych.
Najczęściej tworzonym dokumentem w przedsiębiorstwie zajmującym się handlem sprzętem komputerowym jest aktualna oferta handlowa, popularnie zwana cennikiem. Cennik jest jednak przeważnie traktowany jako wstępna oferta cenowa, która stanowi fundament do negocjacji i ustalenia specyfikacji ewentualnego zamówienia. Jest
także traktowany jako jeden z elementów reklamy sklepu czy serwisu komputerowego
i często przybiera atrakcyjną szatę graficzną. Większe firmy i dystrybutorzy, którzy posiadają systemy informatyczne do obsługi sprzedaży, generują automatyczne cenniki
ofertowe, dostępne online z bezpośrednim sprawdzaniem stanów magazynowych
i obsługą zamówień. Dodatkowo takie systemy tworzą i przesyłają pocztą elektroniczną
skrócone wersje cennika lub informacje o promocjach i nowych ofertach.
Cennik, jak sama nazwa wskazuje, musi określić cenę za jedną sztukę towaru. Cena
to według definicji ilość dobra (najczęściej jest nim pieniądz), za który sprzedawca jest
gotowy przenieść prawa własności do danego towaru na rzecz kupującego.
5
W każdej gałęzi rynku można wyodrębnić następujące rodzaje cen:





















cena producenta – cena ustalona przez producenta za jednostkę produktu, wyrobu lub usługi, będąca sumą zwrotu poniesionych kosztów produkcji, opakowania, reklamy i dystrybucji oraz założonego zysku, 
cena hurtowa – cena, po jakiej hurtownik sprzedaje towary przedsiębiorcy
(sklep, serwis itp.), zajmującemu się handlem detalicznym, 
cena detaliczna – cena oferowana końcowemu nabywcy za towar np. w sklepie, 
cena wolnorynkowa – cena ustalana w warunkach wolnej konkurencji, 
cena dumpingowa – cena ustalona poniżej kosztów wytworzenia i bez zysku dla
sprzedawcy. Ma na celu akceptowanie początkowych strat, aby np. pozbyć się
konkurencji lub zareklamować nowy produkt, 
cena urzędowa – cena ustalana przez właściwe organy administracji państwowej, 
cena sztywna – ceny sztywne sprawiają, że produkt sprzedawany jest po takiej
samej cenie wszystkim kupującym bez względu na ilość, 
cena minimalna – cena na granicy opłacalności; refunduje jedynie poniesione
koszty, 
cena maksymalna – cena, która teoretycznie w gospodarce rynkowej nie istnieje;
w praktyce odnosi się do najwyższej kwoty jaką nabywca może zapłacić za określony towar; jej wysokość może być ustalona przez określone przepisy prawa, 
cena równowagi rynkowej – cena, przy której popyt na dane dobro jest równy jego podaży, czyli tak zwana cena idealna, rzadko udaje się ją osiągnąć i z reguły
występuje okresowo, 
cena netto – cena bez podatku VAT; często, ze względu na zasady rozliczania tego
podatku, jest głównym wskaźnikiem cenowym w transakcjach między przedsiębiorstwami; istnieją przepisy prawne pozwalające niektórym podmiotom (np.
szkoły) na zakup sprzętu komputerowego bez podatku VAT. 
cena brutto – cena dla użytkownika końcowego, uwzględniająca kwotę podatku 
VAT. 
Ceny obowiązują przez wskazany okres. Przedsiębiorca podaje czas obowiązywania cen w cenniku. Można tworzyć cenniki w walutach obcych. W branży informatycznej
powszechne jest stosowanie przeliczeń z cen w dolarach lub euro. Duży wpływ na to ma
fakt, że większość sprzętu i podzespołów komputerowych jest importowana.
Na rynku można spotkać następujące rodzaje cenników:
  cennik detaliczny, 
 cennik hurtowy, 
  cennik kontraktowy, 
  cennik promocyjny, 
 cennik wyprzedażowy. 
Do najistotniejszych reguł dotyczących tworzenia cenników zaliczamy:
 w danym dniu powinien obowiązywać tylko jeden cennik tego samego rodzaju, 
 cenniki sprzedaży na dany dzień obowiązuje przez całą dobę, 
 jeżeli nie ma odpowiedniej adnotacji, cennik stanowi ofertę handlową
z powiązanymi z tym faktem konsekwencjami prawnymi,
 cenniki kontraktowe powiązane są z konkretnymi klientami, 
6











cennik detaliczny powinien zawierać cenę brutto, 
powinien być podany rodzaj waluty, w jakiej podajemy ceny lub według której
jest przeliczany, 
kolejnym cennikom nadaje się unikalny, wyróżniający je symbol (może być powiązany z datą), 
jeżeli danego towaru nie ma w magazynie, powinna pojawić się informacja
o terminie dostawy, 
każdy towar powinien być dokładnie opisany nazwą, opisem parametrów technicznych i symbolem własnym producenta lub sprzedawcy, 
powinien zawierać cenę za jedną jednostkę miary, która również musi być określona. 
Oprócz cennika produktów, w branży informatycznej używane są cenniki usług.
Zawierają one nazwę i opis usługi. Ceny tam podawane mogą dotyczyć całości usługi
(ryczałt) lub tylko ceną za 1 roboczogodzinę związaną z daną usługą.
Kluczowymi parametrami cenników, które decydują o ich wiarygodności
i skuteczności są:







właściwy dobór metody ustalania cen, 
uwzględnienie konkurencyjności oferty, 
aktualność cennika, 
estetyka i czytelność cennika, 
wyróżnienie ofert specjalnych lub promocji. 
Do tworzenia cenników wykorzystuje się różnego rodzaju oprogramowania komputerowe. Najpopularniejszym sposobem tworzenia tradycyjnych cenników jest ich edycja
w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Tworząc szablon arkusza, można cyklicznie aktualizować dane walutowe, aby w szybki i prosty sposób generować aktualne zestawienia.
Bardziej zaawansowanym sposobem jest używanie do tego celu modułów generujących cenniki w systemach bazodanowych obsługujących stany magazynowe w firmie.
Odpowiednio skonfigurowane raporty analizują nie tylko zmieniające się ceny zakupu,
ale również uwzględniają stany magazynowe, pomijając towary, których aktualnie firma
nie ma w ofercie.
W dobie informatycznych systemów obsługi sprzedaży (ERP/MRP), każdy liczący się na
rynku dystrybutor–sprzedawca udostępnia swoim kontrahentom moduły zamówień wyposażone w generatory cenników ofertowych dla klienta końcowego. Pozwala to przedsiębiorcom na szybkie, łatwe i profesjonalne przygotowanie oferty dla klienta, po łączonej
z gwarancją dostępności podzespołów i urządzeń oraz możliwością złożenia natychmiastowego zamówienia.
7
Rys. 7.3. Przykład cennika ofertowego generowanego w systemie obsługi sprzedaży.
Źródło: incom.pl
4. Metody ustalania cen detalicznych
Towar przeznaczony do sprzedaży detalicznej jest oznaczony ceną. Musi być ona
uwidoczniona w sposób zapewniający prostą informację o jej wysokości. W cenie detalicznej brutto uwzględnia się podatek od towarów i usług (vat).
Ustalanie cen detalicznych odbywa się zazwyczaj w następujących etapach:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ustalanie strategii cenowej dla produktu.
Ustalanie potencjalnego popytu dla produktu na istniejących rynkach.
Określenie kosztów jednostkowych produkcji lub zakupu produktu.
Analiza cen produktów konkurencyjnych.
Przyjęcie określonej metody ustalania cen.
Ostateczny wybór ceny dla produktu.
Koszt całkowity jest to suma kosztów stałych i zmiennych. Poziom kosztu całkowitego zależy od wielkości kosztu zmiennego, gdyż koszt stały jest dla danej partii produkcyjnej taki sam. Koszty stałe są sumą kosztów pośrednich, które nie zmieniają się w zależności od liczby wytworzonych produktów. Natomiast koszty zmienne zależą od wielkości produkcji i dotyczą sumy kosztów materiału, maszyn, technologii i pracy. Producent lub importer ustala cenę uwzględniającą oprócz kosztu całkowitego, planowaną
marżę oraz wielkość popytu na dany towar. Nie zawsze jednak cena producenta lub importera jest ceną detaliczną. Produkt niejednokrotnie pokonuje długą drogę, zanim trafi
do użytkownika końcowego. Na tej drodze pojawiają się hurtownicy, pośrednicy i na
końcu sklepy detaliczne. Generuje to następne koszty pośrednie, które doliczane są do
ceny sprzedaży. Na koniec cenę powiększa kwota podatków.
8
Ceny detaliczne mogą być kalkulowane za pomocą następujących metod:







narzutu na koszty, 
docelowego zwrotu kosztów, 
zysku docelowego, 
postrzeganej wartości produktu, 
naśladownictwa konkurencji, 
przetargu i negocjacji. 
Pośrednicy z reguły ustalają ceny na sprzedawane produkty, stosując narzut procentowy, który może być uzgodniony z producentem, czyli marżę brutto. Stosując metodę narzutów na koszty, nie bierzemy pod uwagę aktualnego popytu, wartości produktu
postrzeganej przez nabywców i konkurencji na rynku.
Metoda zwrotu kosztów polega na określeniu punktu zrównania się całkowitych
kosztów przeciętnych produkcji z całkowitym dochodem ze sprzedaży na jednostkę
produktu przy określonej cenie. Czyli ustala taki moment, w którym producent jest
w stanie pokryć wszystkie swoje koszty oraz wskazuje, ile jednostek produktu należy
sprzedać, zanim producent zacznie osiągać zysk.
Metoda postrzeganej wartości jest przeważnie korzystniejsza dla klienta w myśl
zasady, że rzecz jest warta tyle, ile ktoś chce za nią zapłacić. Czasami się zdarza, że wartość produktu wzrasta z upływem czasu, jednak nie dotyczy to w szerszym zakresie
podzespołów komputerowych.
Metoda naśladowania konkurencji jest mało kreatywna. Stosowana przez dłuższy
czas, może zaszkodzić sytuacji finansowej firmy. Nie możemy bowiem polityki własnego
przedsiębiorstwa uzależniać tylko od strategii cenowej konkurencji.
Metoda przetargu i negocjacji dotyczy przedsięwzięć o dużej wartości. Wtedy poziom cen ustala się indywidualnie z klientem w sposób jawny lub utajniony za pomocą
rozmów lub konkursu ofert.
Największym błędem w ustalaniu ceny jest zbyt sztywne związanie jej z kosztami.
Cena z reguły powinna odzwierciedlać sytuację produktu na rynku. Dla przykładu, powinna być wyższa, gdy jest na produkt duży popyt i nie ma na rynku mocnej konkurencji, a zmniejszać się wraz ze zmniejszeniem zainteresowania i nasyceniem rynku.
W cenach dotyczących usług istotnym kosztem jest koszt roboczogodziny. Firmy
komputerowe określają je na różnym poziomie. Do tego doliczane są koszty dojazdu do
klienta, trudności lub zaawansowania technologicznego prac oraz ewentualnych kosztów materiałów i narzędzi.
5. Pozostałe dokumenty finansowe
Oprócz opisanych powyżej dokumentów kosztorysowych i kalkulacyjnych, ze stanowiskiem komputerowym związane są powszechne dokumenty dotyczące kupnasprzedaży.
9
Dowodem kupna-sprzedaży według prawa są:






paragon, 
rachunek uproszczony, 
faktura VAT, 
umowa kupna-sprzedaży. 
Każda wykonana usługa czy sprzedaż sprzętu komputerowego na rzecz inwestora,
organizacji lub osoby fizycznej, musi być udokumentowana jednym z tych dokumentów.
Osobne przepisy i kodeks cywilny określają dokładnie zasady dotyczące dokumentacji kupna-sprzedaży. Zależne jest to między innymi od formy organizacyjno-prawnej
stron i ich zasad prowadzenia ewidencji podatkowej.
10