Excel wykład 4
advertisement
Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel dla WINDOWS cz.5 Wzbogacanie arkusza Uprzednio omawialiśmy sposób wzbogacania arkusza w Excelu wykresami. Można arkusz wzbogacać też mapami, rysunkami, dodać logo firmy itp. By to wykonać, zaznaczamy w arkuszu miejsce, gdzie chcemy umieścić nasz obiekt i wybieramy opcję Obraz z menu Wstaw Wzbogacanie arkusza Jeżeli wybierzemy ClipArt…, to mamy możliwość wstawienia dowolnego obrazka z Microsoft ClipArt Gallery i innych plików dołączonych do tego zbioru. Ponieważ może ich być dużo, uruchamiany jest program wyszukujący po słowach kluczowych. Wzbogacanie arkusza Okno wyszukiwania Wynik wyszukiwania Wzbogacanie arkusza Wstawiony obrazek w arkuszu z paskiem narzędziowym, umożliwiającym jego sformatowanie Wzbogacanie arkusza Możliwe jest też wstawianie: • • • • • obrazków z galerii WordArt, autokształtów, obrazków pochodzących ze skanera obrazków pochodzących cyfrowego aparatu fotograficznego. prostych schematów organizacyjnych Wzbogacanie arkusza Wstawiony schemat organizacyjny do arkusza Współpraca Excela Program Excel współpracuje z innymi aplikacjami systemu MS Windows w sposób standardowy. Jeżeli w jakiejś aplikacji skopiujemy jakiś fragment do schowka (Edycja - Kopiuj), przejdziemy do Excela, a w arkuszu wykonamy operację wklejenia, to zaznaczony fragment z innej aplikacji zostanie umieszczony w aktualnej komórce arkusza. Możemy go następnie pomniejszać lub powiększać w sposób standardowy, poprzez zamarkowanie np. obrazka i zmianę - przez przeciąganie kursorem jego wymiaru. Współpraca Excela Obraz Painbrush’a przeniesiony do Excela Współpraca Excel - Word Przenoszenie danych i wyników (rysunków) Excela do dokumentu Worda. Fragment arkusza z danymi i wykresem Współpraca Excel - Word Zaznaczamy - w sposób standardowy - ten fragment arkusza, który chcemy przenieść do raportu i kopiujemy zaznaczony fragment do schowka. W naszym przykładzie jest to tabela z komórek C1:H6. Następnie przełączamy się (w standardowy sposób) na dokument w Wordzie i ustawiamy się w tym miejscu dokumentu, w którym ma się znaleźć nasza tabela. Jeżeli jesteśmy absolutnie pewni poprawności naszych danych (są to dane ostateczne), możemy wykonać zwykłą operację wklejenia (menu Edycja, polecenie Wklej lub Ctrl+V). Lepiej - i bezpieczniej - wykonać polecenie Wklej specjalnie... z menu Edycja Współpraca Excel - Word Należy w oknie dialogowym Wklej specjalnie określić, że przenoszone są dane z arkusza. Jeżeli tak wykonamy tę operację, zostanie zapamiętane, że ten fragment tekstu w Wordzie jest także arkuszem w Excelu. Jego wygląd to prosta tabela o wymiarach zgodnych z zaznaczonym fragmentem arkusza Współpraca Excel - Word Należy w oknie dialogowym Wklej specjalnie określić, że przenoszone są dane z arkusza. Jeżeli tak wykonamy tę operację, zostanie zapamiętane, że ten fragment tekstu w Wordzie jest także arkuszem w Excelu. Jego wygląd to prosta tabela o wymiarach zgodnych z zaznaczonym fragmentem arkusza Współpraca Excel - Word Fragment arkusza skopiowany do Worda Uwaga: Jeżeli wkleimy tą samą tabelę w zwykły sposób, będzie ona wyglądała tak samo - nie będzie jednak pamiętane, że dane te są fragmentem arkusza kalkulacyjnego Współpraca Excel - Word Jeśli teraz uaktywnimy (przez podwójne kliknięcie) uprzednio wkopiowany fragment, to Word automatycznie przełączy się na Excela. Ekran ulegnie wzbogaceniu o opis komórek (linie i wiersze, wyświetlona zostanie też nazwa aktualnego arkusza. Korzystając z suwaków możemy się przemieszczać w arkuszu i skoroszycie, możemy też zmieniać zawartość poszczególnych komórek. Należy zauważyć, że wszystkie - uprzednio wprowadzone w arkuszu - formuły pozostają ważne. Kończymy pracę w arkuszu poprzez kliknięcie poza zaznaczony fragment. Współpraca Excel - Word Uaktywniona tabela w Wordzie. Tryb pracy umożliwiający nanoszenie poprawek. Współpraca Excel - Word Inną możliwością współpracy między Excelem a Wordem jest użycie przycisku Wstawienie tabeli programu Excel, znajdującej się w pasku narzędzi programu Word. Po kliknięciu na nią, pojawi się okno określające wielkość arkusza. Współpraca Excel - Word a następnie fragment arkusza o zdefiniowanych uprzednio wymiarach. Możemy go używać dokładnie tak jak normalnego arkusza, wypełniając danymi i formułami Współpraca Excel - Word Po zakończeniu wypełniania danych klikamy poza wstawiany fragment i w dokumencie Worda otrzymujemy wstawioną tabelkę o podanych wymiarach. Jeżeli wstawiony w ten sposób fragment (tabelę) uaktywnimy (przez podwójne kliknięcie), to znowu mamy możliwość posługiwania się arkuszem kalkulacyjnym. Współpraca Excel - Word Rzadziej wykorzystujemy możliwości przekazywania danych z Worda do programu Excel. Technika działania jest ta sama. Jeżeli skopiujemy tabelę w programie Word do schowka, a następnie wkleimy ją do arkusza Excel, to każda komórka tabeli zostanie umieszczona w innej komórce arkusza. Tekst wklejony jest tak, że każdy akapit trafia do osobnej komórki Współpraca Excel - Word Gdy natomiast wkleimy go, korzystając z opcji Wklej specjalnie ... z menu Edycja. Cały wklejany fragment umieszczany jest jak obrazek w arkuszu Współpraca Excel - Word Jeżeli tak wklejony fragment z dokumentu Word uaktywnimy - podwójnie klikając nań – w arkuszu, to automatycznie uzyskamy wszystkie możliwości edytora. Pasek narzędzi Excela zostaje zastąpiony przez pasek narzędzi Worda i na wybranym fragmencie możemy pracować jak w edytorze. Jeżeli kliknięcie gdziekolwiek poza uaktywniony fragment, następuje powrót do arkusza kalkulacyjnego. Proste bazy danych w Excelu W Excelu dostępne są mechanizmy obsługi prostych baz danych, zwanych również listami. Możliwe jest tworzenie specjalnych formularzy do wprowadzania danych, wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie rekordów. Dostępne są też specjalne funkcje ułatwiające operowanie na tej strukturze (funkcje bazy danych). Proste bazy danych w Excelu W programie Excel bazą danych jest grupa danych umieszczona w skoroszycie, której pierwszy wiersz zawiera nagłówki określające znaczenie poszczególnych kolumn danych Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Elementami składowymi każdej bazy danych są poszczególne pola pogrupowane w rekordy. Pole jest to kategoria informacji. Pola to m.in. miejsce zamieszkania, stanowisko pracy, zarobki, itp. Rekord jest to zbiór poszczególnych pól opisujący jeden element danych – jest to jeden wiersz (począwszy od drugiego) w naszej liście. Proste bazy danych w Excelu By stworzyć własną bazę danych, należy w pierwszym wierszu arkusza roboczego wprowadzić własne, jednoznaczne nagłówki kolumn (nazwy pól). Następnie zaczynając od drugiego wiersza wprowadzić dane zgodne z odpowiednimi nagłówkami. Proste bazy danych w Excelu Pierwszy wiersz arkusza roboczego z nagłówkami kolumn (nazwy pól). Proste bazy danych w Excelu Po wprowadzeniu kilku wierszu można skorzystać z mechanizmu autouzupełnienia. Jeżeli w danej kolumnie występuje tylko kilka wartości i wprowadzimy kilka pierwszych liter nowej wartości, które odpowiada jakiejś już wprowadzonej wartości, Excel podpowie wartość pola, które wystarczy zaakceptować klawiszem Enter. Jeżeli podpowiadana wartość nie jest poprawna, wystarczy kontynuować wprowadzenie danych Proste bazy danych w Excelu Podpowiedź systemowa przy wypełnianiu bazy danych. Proste bazy danych w Excelu Wygodnym sposobem wprowadzania danych jest formularz. Jest to okienko dialogowe, tworzone na podstawie nagłówków pól danych. By go uruchomić, zaznaczamy dowolną komórkę w obrębie bazy danych i z menu Dane wybieramy polecenie Formularz Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Wygodne narzędzie wyszukiwania rekordów dostarcza nam polecenie Autofiltr (menu Dane – Filtr - Autofiltr Proste bazy danych w Excelu Możliwe są następujące kryteria filtrowania: • wszystkie • 10 pierwszych • inne • każda z aktualnie wprowadzonych wartości w tym polu. Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Przykład: Szukamy niebieskookich blondynek Trzy warunki: • • • Kolor oczu – niebieskie Kolor włosów – blond Płeć - kobieta Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Wyselekcjonowane rekordy z bazy danych (fragment) Proste bazy danych w Excelu Sortowanie bazy danych: Ikony do sortowania Proste bazy danych w Excelu Wygodne narzędzie wyszukiwania rekordów dostarcza nam polecenie Sortuj (menu Dane – Sortuj) Proste bazy danych w Excelu Proste bazy danych w Excelu Fragment bazy posortowanej wg pola „Stanowisko pracy”
