Proste bazy danych w Excelu

Zespół Szkół Agrotechnicznych i Ogólnokształcących
im.Józefa Piłsudskiego w śywcu
Operacje bazodanowe
w arkuszu kalkulacyjnym
Proste bazy danych w Excelu
W Excelu dostępne są mechanizmy
obsługi prostych baz danych, zwanych
równieŜ listami.
MoŜliwe jest tworzenie specjalnych
formularzy do wprowadzania danych,
wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie
rekordów.
Dostępne są teŜ specjalne funkcje
ułatwiające operowanie na tej strukturze
(funkcje bazy danych).
1
Proste bazy danych w Excelu
W programie Excel bazą danych
jest grupa danych umieszczona w
skoroszycie, której pierwszy wiersz
zawiera nagłówki określające
znaczenie poszczególnych kolumn
danych
Proste bazy danych w Excelu
2
Proste bazy danych w Excelu
Elementami składowymi kaŜdej bazy
danych są poszczególne pola
pogrupowane w rekordy.
Pole jest to kategoria informacji.
Pola to m.in. miejsce zamieszkania,
stanowisko pracy, zarobki, itp.
Rekord jest to zbiór poszczególnych pól
opisujący jeden element danych – jest
to jeden wiersz (począwszy od drugiego)
w naszej liście.
Proste bazy danych w Excelu
By stworzyć własną bazę danych,
naleŜy w pierwszym wierszu arkusza
roboczego wprowadzić własne,
jednoznaczne nagłówki kolumn (nazwy
pól).
Następnie zaczynając od drugiego
wiersza wprowadzić dane zgodne z
odpowiednimi nagłówkami.
3
Proste bazy danych w Excelu
Pierwszy wiersz arkusza roboczego z
nagłówkami kolumn (nazwy pól).
Proste bazy danych w Excelu
Po wprowadzeniu kilku wierszu moŜna
skorzystać z mechanizmu autouzupełnienia.
JeŜeli w danej kolumnie występuje tylko kilka
wartości i wprowadzimy kilka pierwszych liter
nowej wartości, które odpowiada jakiejś juŜ
wprowadzonej wartości, Excel podpowie
wartość pola, które wystarczy zaakceptować
klawiszem Enter.
JeŜeli podpowiadana wartość nie jest
poprawna, wystarczy kontynuować
wprowadzenie danych
4
Proste bazy danych w Excelu
Podpowiedź systemowa przy wypełnianiu
bazy danych.
Proste bazy danych w Excelu
Wygodnym sposobem
wprowadzania danych
jest formularz.
Jest to okienko
dialogowe, tworzone na
podstawie nagłówków
pól danych.
By go uruchomić,
zaznaczamy dowolną
komórkę w obrębie bazy
danych i z menu Dane
wybieramy polecenie
Formularz
5
Proste bazy danych w Excelu
Proste bazy danych w Excelu
Wygodne
narzędzie
wyszukiwania
rekordów
dostarcza nam
polecenie
Autofiltr (menu
Dane – Filtr Autofiltr )
6
Proste bazy danych w Excelu
MoŜliwe są następujące kryteria
filtrowania:
•
•
•
•
wszystkie
10 pierwszych
inne
kaŜda z aktualnie wprowadzonych
wartości w tym polu.
Proste bazy danych w Excelu
7
Proste bazy danych w Excelu
Proste bazy danych w Excelu
Przykład:
Szukamy niebieskookich
blondynek
Trzy warunki:
• Kolor oczu – niebieskie
• Kolor włosów – blond
• Płeć - kobieta
8
Proste bazy danych w Excelu
Proste bazy danych w Excelu
9
Proste bazy danych w Excelu
Proste bazy danych w Excelu
Wyselekcjonowane rekordy z bazy
danych (fragment)
10
Proste bazy danych w Excelu
Sortowanie bazy danych:
Ikony do sortowania
Proste bazy danych w Excelu
Wygodne
narzędzie
wyszukiwania
rekordów
dostarcza nam
polecenie Sortuj
(menu Dane –
Sortuj)
11
Proste bazy danych w Excelu
Proste bazy danych w Excelu
Fragment bazy posortowanej wg pola
„Stanowisko pracy”
12