zobacz - Gmina Libiąż

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Plan doskonalenia
na podstawie wyników
samooceny CAF
Urząd Miejski w Libiążu
Wrzesień 2015 r.
Wstęp
Niniejszy dokument zawiera plan doskonalenia opracowany na podstawie samooceny wg Modelu
CAF w Urzędzie Miejskim w Libiążu.
Podstawą planowania działań doskonalących był wykaz obszarów do poprawy zidentyfikowanych
podczas samooceny CAF, która odbyła się w dniu 13 sierpnia 2015 r. w Urzędzie Miejskim w
Libiążu.
Warsztat planowania działań doskonalących odbył się w dniu 14 sierpnia 2015 r.
W trakcie warsztatu wykorzystano formularze priorytetyzacji i planowania działań doskonalących
wspomagające proces ustalania priorytetów i planowania i przeprowadzono następujące
działania mające doprowadzić do zidentyfikowania listy projektów doskonalących:

Zestawienie obszarów do poprawy i zaproponowanie dla nich działań doskonalących.

Określenie priorytetów doskonalenia.

Ustalenie kryteriów – wpływu działania na obszar do poprawy (z uwzględnieniem priorytetów
organizacji) i możliwości realizacji.

Ustalenie rankingu działań wg iloczynu punktacji nadanej dla przyjętych kryteriów.

Ostateczny wybór listy działań doskonalących proponowanych do wdrożenia.

Wstępne określenie terminu wdrożenia i właściciela (lidera) dla proponowanych działań/
projektów.
W niniejszym sprawozdaniu zawarto ostateczną listę działań proponowanych przez zespół
samooceny i zatwierdzonych przez Kierownictwo Urzędu do wdrożenia (tabela 1). Pełne wyniki
kolejnych faz warsztatu planowania są zawarte w formularzach priorytetyzacji działań (lista
zatwierdzonych działań – tabela 2).
Załącznik 1 zawiera karty działań doskonalących dla wszystkich trzech działań doskonalących
zatwierdzonych do realizacji.
2
Wyniki planowania działań
Niniejsza lista obejmuje rekomendowane i zatwierdzone przez Kierownictwo Urzędu działania
wraz z proponowanym terminem wdrożenia oraz właścicielem działania/projektu.
W ocenie Zespołu Samorządowego ds. CAF działania doskonalące zarekomendowane przez
zespół nie tylko są możliwe do realizacji biorąc pod uwagę kwestie finansowe oraz możliwość
pozyskania środków zewnętrznych np: z Unii Europejskiej w ramach nowej perspektywy
finansowej na lata 2014-2020, czy istotnego wpływu tych działań na obszary do poprawy. Są to
przede wszystkim działania, które korespondują z najsłabiej ocenionymi kryteriami potencjału i
wyników tj: po stronie kryterium potencjału: pracownicy i procesy, a po stronie kryteriów wyników:
relacje z pracownikami i relacje z klientami. Ponadto wdrożenie działania pn: „Cyfrowy
Przyjazny Urząd w Libiążu” jest jak najbardziej pożądane zważywszy na dokonywaną od 2011
roku kompleksową modernizację obiektu Urzędu Miejskiego w Libiążu (termomodernizacja,
wymiana instalacji c.o, wymiana dachu, umocnienie stropów), jego infrastruktury technicznej: sieci
elektryczne, telekomunikacyjne i światłowodowe, system zabezpieczeń oraz unowocześnienie
stanowisk pracy. Daje to solidną podstawę do wdrożenia innowacyjnych rozwiązań w zakresie
elektronicznego zarządzania dokumentacją, kontroli czasu pracy, stworzenia strefy klienta
dostosowanej również dla potrzeb osób niepełnosprawnych i dzieci. Ponadto brak jakichkolwiek
badań dotyczących satysfakcji klienta czy pracownika rzutuje w sposób istotny na kształtowanie
pozytywnego wizerunku urzędu, ponieważ nie znane są faktyczne opinie i ocena interesariuszy
urzędu. Badania te może jednak zaaranżować i przeprowadzić jako stały zakres działań
utworzony w strukturach urzędu Referat Promocji oraz Biuro ds. kadr i szkoleń. Dzięki temu w
bardzo szybki sposób kierownictwo urzędu otrzyma podpowiedź podpartą analizą wyników badań
jakie aspekty bieżącej działalności urzędu należy poprawić, aby te wspomniane wcześniej relacje
były wyżej oceniane. Ponieważ zadania i funkcje urzędu nieprzerwanie ewoluują, wzrastają
również ambicje i oczekiwania pracowników dotyczące indywidualnego rozwoju i kariery
zawodowej, doradztwa zawodowego i coachingu – niezbędne jest opracowanie planu szkoleń
wewnętrznych
i
zewnętrznych
z
uwzględnieniem
obecnych
i
przyszłych
potrzeb
kompetencyjnych, czyli z perspektywą 2 letnią.
Te rekomendowane trzy działania doskonalące Zespołu, Koordynator ds. CAF przedstawił
Burmistrzowi Libiąża, który po zapoznaniu się z listą zatwierdził je do realizacji.
3
Tabela 1 – Lista działań doskonalących rekomendowanych przez zespół samooceny i
zatwierdzonych przez kierownictwo Urzędu Miejskiego w Libiążu
Nr
Nazwa działania
Odpowiedzialny
1.
Wdrożenie projektu:
„Przyjazny Cyfrowy Urząd w
Libiążu”
2.
Opracowanie 2 – letniego
planu szkoleń opartego na
obecnych i przyszłych
potrzebach kompetencyjnych
Urzędu Miejskiego w Libiążu
wraz ze wskazaniem narzędzi
pomiaru efektywności tych
szkoleń
3.
Opracowanie zasad i
wdrożenie pomiaru satysfakcji
klienta i pracownika Urzędu
Miejskiego w Libiążu w wersji
elektronicznej i tradycyjnej.
Data:
Sekretarz Miasta
Główny
Specjalista
ds.Informatyki,
Kierownik
Wydziału
Organizacyjno Administracyjneg
o
Termin
rozpoczęci
a
wdrożenia
Termin
zakończenia
wdrożenia
sierpień
2015 r.
styczeń 2019
Sekretarz Miasta
Główny
Specjalista ds.
Kadr i Szkoleń
październik
2015
maj 2016
Referat ds.
Promocji
Główny
Specjalista ds.
kadr i szkoleń
listopad
2015 r.
Listopad
2016
Podpis:
………………………………..
4
Załącznik 1
Karta działania doskonalącego nr 1/2015
1. Nazwa działania
Wdrożenie projektu: „Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu”
2. Opis działania
Promowanie stosowania narzędzi e-administracji w celu
podnoszenia
efektywności
dostarczania
usług
oraz
zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z
obywatelami – klientami oraz pracownikami, wdrożenie
elektronicznego
zarządzania dokumentacją zapewnienie
dostosowania
strony
WWW
do
potrzeb
osób
niepełnosprawnych
tj. spełnienia standardów WACG,
zainwestowanie w nowoczesne rozwiązania IT w Urzędzie
Miejskim w Libiążu.
4. Sponsor
Gmina Libiąż, środki zewnętrzne
5. Właściciel
Sekretarz
Miasta,
Informatyk,
Organizacyjno – Administracyjnego.
6. Zespół realizujący działanie
Zostanie powołany zarządzeniem Burmistrza Libiąża
7. Budżet
ok. 500.000 zł.
8. Planowana data rozpoczęcia
Sierpień 2015
9. Planowana data zakończenia
styczeń 2019
10. Kryterium Modelu CAF
Kryterium 2.4 Planowanie, wdrażanie i dokonywanie przeglądu
innowacji i zmian;
Obszar doskonalenia
Kierownik
Wydziału
Kryterium 4.5 i 5.2
11. Zdefiniowanie problemu
Konsekwencją
kompleksowej
modernizacji
obiektu
i
infrastruktury technicznej urzędu jest wdrożenie nowoczesnych
narzędzi
e-administracji
wraz
z
zachowaniem
interoperacyjności systemów oraz utworzeniem strefy petenta.
12. Analiza przyczyn
Brak środków w budżecie, brak gotowości na zmiany
13. Cel działania
Podnoszenie
efektywności
dostarczania
usług
oraz
zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z
obywatelami – klientami oraz pracownikami
14. Oczekiwany wynik
Wdrożenie systemu EZD modułów towarzyszących, integracja
z e-puap, integracja z BIP, integracja z systemami
dziedzinowymi, utworzenie punktu potwierdzania
profilu
zaufanego, zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wdrożenie
modułu kontroli czasu pracy, dedykowana aplikacja mobilna,
szkolenia, konfiguracja sprzętowa, strona WWW wg WACG,
stworzenie strefy petenta w UM w Libiążu wraz z możliwością
obsługi przez osoby niepełnosprawne.
15. Sposób pomiaru celu/miernik
Stopień zadowolenia petenta, pracownika
16. Szczegółowy plan działania
a/ działanie
szczegółowe
b/termin
c/ wynik
5
Opracowanie
koncepcji
wrzesień 2015 r. Przygotowanie
założeń
i
ram
czasowych
Wdrożenie
Wrzesień 2018
pozostałych działań w
ramach projektu
Strefa
itd.
Wdrożenie EZD
Działanie systemu
obiegu dokumentów
w UM
Styczeń 2019
17. Ocena skuteczności działania
Monitoring i ewaluacja projektu.
18. Opracował plan/data
Sekretarz Miasta, 1 września 2015
19. Zatwierdził plan/data
Burmistrz Libiąża, 4 września 2015
20. Zatwierdził realizację/data
Burmistrz Libiąża, 4 września 2015
dla
klienta
Karta działania doskonalącego nr 2/2015
1. Nazwa działania
Opracowanie 2 – letniego planu szkoleń opartego na obecnych
i przyszłych potrzebach kompetencyjnych Urzędu Miejskiego w
Libiążu wraz ze wskazaniem narzędzi pomiaru efektywności
tych szkoleń
2. Opis działania
Przygotowanie i opracowanie planu szkoleń w perspektywie 2
lat, zbadanie potrzeb szkoleniowych pracowników, zbadanie
obecnych i przyszłych potrzeb kompetencyjnych, opis profili
kompetencyjnych,
opracowanie
regulaminu
polityki
szkoleniowej UM, ocena rynku szkoleń, przygotowanie
narzędzia do pomiaru efektywności szkoleń.
4. Sponsor
Gmina Libiąż, środki zewnętrzne
5. Właściciel
Sekretarz Miasta, Główny Specjalista ds. Kadr i szkoleń
6. Zespół realizujący działanie
-
7. Budżet
Ok. 10.000 zł.
8. Planowana data rozpoczęcia
październik 2015
9. Planowana data zakończenia
maj 2016
10. Kryterium Modelu CAF
Kryterium 3.2. Określenie, rozwijanie i wykorzystanie
kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i
organizacyjnymi.;
Obszar doskonalenia
Kryterium 7.2 pomiary efektywności
11. Zdefiniowanie problemu
Brak
opracowanych,
uzgadnianych,
na
bieżąco
aktualizowanych planów szkoleń i rozwoju dla pracowników w
obliczu zmieniającego się otoczenia zewnętrznego i
wzrastających potrzeb i ambicji pracowników.
12. Analiza przyczyn
Brak
13. Cel działania
Wzmacnianie zasobów ludzkich urzędu i zapewnienie ciągłości
zadań poprzez rozwój kompetencji pracowników w zgodzie z
celami indywidualnymi i organizacyjnymi.
14. Oczekiwany wynik
Opracowany plan szkoleń na 2 lata, profile kompetencyjne,
regulamin polityki szkoleniowej, wybrane narzędzia do badania
efektywności szkoleń – wysokiej jakości kadra pracownicza
6
urzędu.
15. Sposób pomiaru celu/miernik
Stopień zadowolenia petenta,
wysokość środków na szkolenia.
16. Szczegółowy plan działania
a/ działanie
szczegółowe
b/termin
c/ wynik
Prace
przygotowawcze,
zbieranie informacji
grudzień 2015 r.
Wybór
adekwatnych
dla
urzędu rozwiązań
Zatwierdzenie
szkoleń
burmistrza
pracownika,
planu maj 2016
przez
17. Ocena skuteczności działania
Monitoring i ewaluacja projektu.
18. Opracował plan/data
Sekretarz Miasta, 1 września 2015
19. Zatwierdził plan/data
Burmistrz Libiąża, 4 września 2015
20. Zatwierdził realizację/data
Burmistrz Libiąża, 4 września 2015
optymalna
Opublikowanie
planu szkoleń
Karta działania doskonalącego nr 3/2015
1. Nazwa działania
Opracowanie zasad i wdrożenie pomiaru satysfakcji klienta i
pracownika Urzędu Miejskiego w Libiążu
w wersji
elektronicznej i tradycyjnej.
2. Opis działania
Analiza potrzeb urzędu w zakresie pomiaru satysfakcji klienta
(wskazanie
reprezentatywnych
grup
docelowych),
pracowników, przygotowanie narzędzi badawczych, wykonanie
pomiaru, analiza wyników i ich opublikowanie.
4. Sponsor
Gmina Libiąż, środki zewnętrzne
5. Właściciel
Sekretarz Miasta, Referat Promocji, Główny Specjalista ds.
Kadr i Szkoleń
6. Zespół realizujący działanie
-
7. Budżet
Ok. 10.000 zł.
8. Planowana data rozpoczęcia
Listopad 2015
9. Planowana data zakończenia
Listopad 2016
10. Kryterium Modelu CAF
Kryterium 6.2.Wyniki w relacjach z obywatelami/ klientami
(pomiary efektywności).
Obszar doskonalenia
Kryterium 7.1. Wyniki w relacjach z pracownikami (pomiary
postrzegania)
11. Zdefiniowanie problemu
Brak jakichkolwiek pomiarów efektywności i postrzegania
relacji z pracownikami oraz klientami.
12. Analiza przyczyn
Brak środków finansowych, brak zasobów
13. Cel działania
Poprawa wizerunku jst.
14. Oczekiwany wynik
Przeprowadzenie badań satysfakcji i postrzegania wśród grup
docelowych
15. Sposób pomiaru celu/miernik
Analiza benchmarkingowa, analiza wycinków prasowych,
analiza opinii na portalach społecznościowych
16. Szczegółowy plan działania
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
7
szczegółowe
Prace
przygotowawcze,
zbieranie informacji
grudzień 2015 r.
Wybór
adekwatnych
dla
urzędu rozwiązań
Ankietyzacja w wersji maj 2016
tradycyjnej
i
elektronicznej
Zebranie ankiet od
reprezentatywnej
próby
Analiza
opublikowanie
wyników badań
Raport na stronie
WWW
i Listopad 2016
17. Ocena skuteczności działania
Monitoring i ewaluacja projektu.
18. Opracował plan/data
Sekretarz Miasta, 1 września 2015
19. Zatwierdził plan/data
Burmistrz Libiąża,4 września 2015
20. Zatwierdził realizację/data
Burmistrz Libiąża, 4 września 2015
8