Załącznik nr 2 do Ogłoszenia znak sprawy: 21/US/DPS/2016 UMOWA NR 21/US/DPS/2016 (wzór umowy) W dniu …………….. roku w Warszawie, pomiędzy: Ministerstwem Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w (00-513) Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5, posiadającym NIP 526-28-95-101 oraz REGON 015725935, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez: – ……………………………………….Dyrektora Generalnego, –……………………………………… Dyrektora Departamentu Pomocy i Integracji Społecznej, a …………………………., z siedzibą w (…………..) Warszawie, przy………………………………., NIP …………… oraz REGON …………….., zarejestrowaną w KRS pod numerem……………………, zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną/ym przez ……………………………………………………….., w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru Wykonawcy zgodnie z art.138 o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( DZ.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) została zawarta umowa treści następującej: §1 1. Zamawiający powierza a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługi związane z organizacją i obsługą dwudniowej konferencji podsumowującej Program Operacyjny PL 14 pn. „ Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie i przemocy ze względu na płeć „ współfinansowanego z Funduszy Norweskich, dla maksymalnie 130 osób. 2. Konferencja odbędzie się w dniach: ……………….2016 r. 3. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z najwyższą starannością, zgodnie z wymaganiami zawartymi w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Umowy oraz w ofercie Wykonawcy, który stanowi Załącznik nr 1 do umowy.1 4. Realizacja wszystkich usług związanych z organizacją przedmiotu umowy odbędzie się w hotelu…………………… usytuowanym w Warszawie przy ul…………………………………… 5. Strony ustalają następujące ceny jednostkowe usług stanowiących przedmiot umowy: 1) nocleg ze śniadaniem w pokoju 1-osobowym (1 nocleg) = ………. zł brutto, 2) nocleg ze śniadaniem w pokoju 2-osobowym (za 1 osobę/1 nocleg) = ……..zł brutto, 3) wyżywienie: cateringi kawowe (za 1 osobę) = ……… zł brutto, 4) 2 x obiady + 1kolacja (za 1 osobę) = ………zł brutto. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu, w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych przed planowanym dniem rozpoczęcia konferencji, informację dotyczącą ostatecznej liczby uczestników i prelegentów, wraz z imienną listą potwierdzonych zgłoszeń uczestnictwa w konferencji. §2 1. Za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie do maksymalnej kwoty……………..zł (słownie:………………………………………………), w tym podatek VAT, ustalony według obowiązujących stawki i zasad. 2. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie kosztorysu powykonawczego, zawierającego zestawienie faktycznie poniesionych przez Wykonawcę kosztów, uwzględniających: 1) ostateczną liczbę uczestników, przekazanych zgodnie z § 1 ust. 6, oraz cen jednostkowych określonych w § 1 ust. 5, 1 zostanie sporządzony na podstawie Załącznika nr 1 do ogłoszenia i oferty Wykonawcy. Umowa dofinansowana ze środków FWD Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) oraz EOG na lata 2009-2014. 1 2) rozliczenie kosztów uczestnictwa prelegentów zagranicznych, w tym rozliczenie kosztów podróży oraz wydatków z tytułu wynagrodzeń, 3) pozostałe koszty związane z realizacją przedmiotu umowy określone w SOPU, w szczególności koszty: wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą (za 2 dni), obsługi administracyjnej i merytorycznej konferencji, rekrutacji uczestników i obsługi rejestracji, materiałów konferencyjnych dla uczestników, personelu do obsługi konferencji, transportu gości zagranicznych, parkingu hotelowego dla maksymalnie 30 samochodów osobowych. 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 4. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 4, podpisany przez Strony umowy, do którego dołączony zostanie kosztorys powykonawczy. 5. Za dotrzymanie terminu zapłaty, o którym mowa w ust. 3, uważa się złożenie przez Zamawiającego w tym terminie polecenia przelewu w banku Zamawiającego. 6. Wykonawca prześle fakturę na adres: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ul. Nowogrodzka 1/3/5 00-513 Warszawa, ( z dopiskiem na kopercie: Departament Pomocy i Integracji Społecznej) §3 1. Na potrzeby realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zapewni udział osób, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu o zamówieniu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji listę osób, wraz z określeniem pełnionej funkcji podczas realizacji zamówienia, w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy ( wg załącznika nr 1 do ogłoszenia). 2. Strony, w terminie dwóch dni od dnia zawarcia umowy, w trybie roboczym, wyznaczą osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu umowy. 3. Strony ustalają, że dopuszczają wszelkie formy porozumiewania się, a na żądanie Strony drugiej – wszelkie informacje, zawiadomienia i oświadczenia – potwierdzą w formie pisemnej, jeśli porozumiano się wcześniej w formie innej, niż pisemna. 4. Na wniosek Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie udzielić Zamawiającemu wszelkich informacji niezbędnych do oceny stopnia realizacji przedmiotu umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia ich zaistnienia, w formie pisemnej, o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na jakość wykonania przedmiotu umowy. §4 1. Nie później niż w terminie 3 dni roboczych od zakończenia realizacji przedmiotu umowy Wykonawca sporządzi i dostarczy Zamawiającemu protokół zdawczo-odbiorczy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do umowy wraz z kosztorysem powykonawczym oraz załączoną listą uczestników i prelegentów, o której mowa z § 1 ust. 6. Do kosztorysu powykonawczego Wykonawca załączy także dokumenty potwierdzające poniesione wydatki z tytułu uczestnictwa prelegentów zagranicznych, w tym: imienne bilety lotnicze, kopie umów z prelegentami lub potwierdzenia odbioru wynagrodzenia 2. Zamawiający, podpisując protokół zdawczo-odbiorczy, złoży oświadczenie o braku albo o zaistnieniu zastrzeżeń do wykonania przedmiotu umowy. 3. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2, zostaną zgłoszone przez Zamawiającego w przypadku wykonania przedmiotu umowy w sposób niezgodny z umówionym przez Strony, wskazanym w szczególności w załączniku nr 1 do umowy. 4. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości określonej w § 5 ust. 2. 2 Umowa dofinansowana ze środków FWD Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) oraz EOG na lata 2009-2014. §5 1. Za odstąpienie od umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 40% wynagrodzenia, o którym mowa w § 2 ust. 1. 2. W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w § 2 ust. 1. 3. Niezależnie od kar, o których mowa w ust. 1 i 2, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku gdy poniesione szkody przekroczą wysokość kar umownych. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego mu wynagrodzenia. §6 1. W przypadku gdyby w wyniku działania lub zaniechania podwykonawcy, Zamawiający poniósł szkodę, Wykonawca zobowiązuje się do jej naprawienia. 2. W przypadku skierowania przez osoby trzecie jakichkolwiek roszczeń wobec Zamawiającego związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie przystąpić do sporu lub wstąpić w miejsce Zamawiającego w takim sporze, chyba że roszczenia uznane zostały za bezzasadne prawomocnym orzeczeniem Sądu. §7 1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 7 dni od wystąpienia istotnej okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego istotnych nieprawidłowości w wykonywaniu Umowy przez Wykonawcę: prawo odstąpienia może być wykonane w terminie do 7 dni od dnia, w którym upłynął bezskutecznie dodatkowy termin wyznaczony Wykonawcy przez Zamawiającego na usunięcie tych nieprawidłowości. 3. Odstąpienie od Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. §8 1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie zmiany terminu realizowanej usługi tylko na wniosek Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, a także wymogi określone w SOPU i ofercie Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia – znak sprawy:21/DPS/US/2016. 3. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z wykonaniem Umowy, jednak w przypadku, gdy nie osiągną porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załączniki: nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu umowy i warunki realizacji. nr 2 – Protokół odbioru. Potwierdzenie reprezentacji Zamawiającego. Potwierdzenie reprezentacji Wykonawcy 3 Umowa dofinansowana ze środków FWD Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) oraz EOG na lata 2009-2014. Załącznik nr 2 do umowy Protokół Zdawczo-Odbiorczy do umowy nr ……………………z dnia…………………… dotyczącej organizacji dwudniowej konferencji, która odbyła się w dniach ……………………………………………r. w ……………………………………………… WYKONAWCA Rozliczenie kosztów: 1) noclegi ze śniadaniem w pokoju 1-osobowym cena jednostkowa …………..… zł x liczba noclegów ……... = ………………………. zł brutto, 2) cateringi kawowe cena jednostkowa…………..…zł x liczba osób……..x 2 dni =……………………….zł brutto, 3) 2x obiad + kolacja: cena jednostkowa…………..…zł x liczba osób……...=……………………….zł brutto, 4) rozliczenie kosztów uczestnictwa prelegentów zagranicznych łącznie = liczba osób =…………..zł brutto 5) pozostałe koszty związane z organizacją konferencji (kwota ryczałtowa brutto_ = …… zł brutto RAZEM ……………………..…………………. zł brutto ……………………… (dnia) …………2016 r. (miejscowość): ………………………….. Wykonawca ZAMAWIAJĄCY Przedstawiciele Zamawiającego: Pan (i) …………………………………………………………………… …………………………….., ……………………………….,. dokonali odbioru przedmiotu umowy od …………………………………………………………… i oświadczają, że realizacja przedmiotu umowy odpowiada warunkom umowy i przyjmują ją w imieniu Zamawiającego* – bez zastrzeżeń – z następującymi zastrzeżeniami ……………………………………………………………………………………… Realizacja przedmiotu zamówienia nie odpowiada warunkom umowy* U w a g i: .......................................................................................................................................................................... ……………………… (dnia) …………2016 r. (miejscowość): ……………..……………………….. za Zamawiającego * niepotrzebne skreślić 4 Umowa dofinansowana ze środków FWD Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) oraz EOG na lata 2009-2014.