etapy tworzenia bazy danych

1
WIADOMOŚCI OGÓLNE O BAZACH DANYCH
BAZA DANYCH (data base)
Uporządkowany zbiór danych o określonej strukturze, przechowywany na nośniku informacji
w komputerze. System bazy danych można zdefiniować jako bazę danych wraz z
oprogramowaniem umożliwiającym operowanie tymi danymi.
RELACYJNA BAZA DANYCH
Baza danych, która umożliwia przechowywanie i wyszukiwanie informacji zgodnie z relacjami
zdefiniowanymi przez użytkownika.
Najpopularniejsze bazy danych:
 Oracle (Oracle Corporation),
 Progress (Progress Software),
 Access (Microsoft),
 Visual FoxPro (Microsoft),
 Visual dBase (Borland International – Inprise),
 Informix (Informix Software Inc.),
 Adabas (software AG).
ACCESS
Jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia relacyjnych baz danych w środowisku
Windows. Jest typowym programem do tworzenia bazy danych, przez zapewnienie
użytkownikowi niezbędnych narzędzi i metod. Dodatkowo posiada cały szereg kreatorów: tabel,
formularzy, kwerend i raportów. Ponadto Access umożliwia tworzenie rozbudowanego i
zautomatyzowanego interfejsu graficznego za pomocą języka programowania Visual Basic for
Aplication.
OBIEKTY BAZY DANYCH:
 TABELA (tabele) jest to kolekcja powiązanych ze sobą informacji, przedstawiona zwykle
jako układ poziomych wierszy (rekordów) i pionowych kolumn (pól),
 ZAPYTANIE (kwerenda) jest narzędziem służącym do wyszukiwania i wykonywania analizy
oraz modyfikacji danych w bazie,
 FORMULARZ jest obiektem systemu baz danych, który umożliwia przeglądanie,
wprowadzanie oraz modyfikowanie danych w bazie,
 RAPORT jest obiektem systemu bazy danych, umożliwiający pobieranie danych z bazy,
najczęściej w celu wygenerowania go na ekranie monitora lub wydrukowania na drukarce,
 MAKRA są procedurami, które można tworzyć aby zautomatyzować czynności, które
potencjalnie wymagają dłuższej serii kroków,
 MODUŁY są zbiorem deklaracji procedur języka Visual Basic for Applications.
TABELA (tabele)
Kolekcja powiązanych ze sobą informacji, przedstawiona zwykle jako układ poziomych wierszy
(rekordów) i pionowych kolumn (pól)
REKORD (record)
Zestaw informacji o pojedynczym elemencie w tabeli bazy danych. Rekordy składają się z
pojedynczych pól, w każdym polu zawarta może być informacja określonego typu. (Wszystkie
1
2
rekordy wchodzące w skład danej tabeli posiadają taką samą liczbę pól. Liczba pól rekordu oraz typ
przechowywanych w polu danych są określane na etapie projektowania tabeli bazy danych )
ODNOŚNIK jest to specjalnie skonstruowany, niezmienny adres odnoszący się do konkretnego
zasobu.
TYPY DANYCH:
 TYP ZNAKOWY - nazywany także w niektórych systemach typem tekstowym. Umożliwia
przechowywanie danych tekstowych, np. nazw, nazwisk, imion lub numerów telefonów.
 TYP NUMERYCZNY - nazywany w niektórych systemach typem liczbowym. Umożliwia
przechowywanie danych liczbowych, na których będą wykonywane działania
matematyczne, np. ilość sztuk, procent sprzedaży.
 TYP DATY - pozwala na przechowywanie danych związanych z datami, np. data urodzin,
data wpłaty, itp. Format danych zależy w tym przypadku od ustawień obowiązujących w
systemie operacyjnym komputera.
 TYP LOGICZNY - umożliwia przechowywanie danych o wartości Prawda (1) lub Fałsz (0),
np. posiada, nie posiada.
 TYP MEMO - umożliwia przechowywanie informacji typu tekstowego do 64000 znaków, np.
dodatkowe informacje o pracowniku.
FILTR jest to zestaw ograniczeń nakładanych na rekordy w bazie danych, który pozwala je
selekcjonować. Filtry nie zmieniają danych, a jedynie umożliwiają przeglądanie informacji,
których potrzebujemy.
SORTOWANIE jest to proces polegający na odpowiednim ułożeniu rekordów w pamięci
operacyjnej komputera lub na dysku, według zadanej kolejności zadanego sposobu, np. według
kolumny (Nazwisko, rosnąco).
Klucze w relacyjnych bazach danych - są to pola lub zestaw pól jednoznacznie identyfikujący
każdy rekord przeznaczony do szybkiego wyszukiwania i łączenia informacji przechowywanych
w tabelach. Pole kluczowe nie może przechowywać powtarzających się danych. Korzystając z
kluczy podstawowych i złożonych unikamy możliwości powtarzania się rekordu w tabeli.
Indeksowanie – polega na tworzeniu informacji o tym w jakiej kolejności powinny być
podawane rekordy, aby spełniały kryterium uporządkowania. Indeksowanie może odbywać się
według jednego lub kilku pól w bazie danych.
Nazwisko
I imię
Golisz Marian
Krynik Piotr
Małek Wiktor
Golisz Marian
Nowak Jan
Kowal Adam
Krynik Piotr
Kod i
miejscowość
40-710 Katowice
40-712 Katowice
40-686 Katowice
40-710 Katowice
40-680 Katowice
40-687 Katowice
40-712 Katowice
Ulica i numer
domu
Ogrodowa 20
Mazurska 6
Żurawia 61/2
Ogrodowa 20
Filemona 2B
Miodowa 4/5
Mazurska 6
Tytuł
„Access 97”
„Rykoszet”
„Algorytmy”
„Krzyk ciszy”
„Windows”
„Word 97”
„ Excel 97”
Data
Wypoż.
99-09-10
99-09-10
99-09-11
99-09-12
99-09-14
99-09-14
99-09-16
Data
zwrotu
99-11-10
99-11-10
99-11-11
99-11-12
99-11-14
99-11-14
99-11-16
Uwagi
1. Pewne informacje powtarzają się w bazie (Jeśli czytelnik wypożyczał kilka książek, to w
każdym rekordzie dotyczącym wypożyczenia przez niego książek powtarzają się jego dane)
Powtarzanie się pewnych informacji w bazie nazywamy ZJAWISKIEM REDUNDANCJI
2
3
2. Gdy wybrany czytelnik zmieni swój adres zamieszkania, należy dokonać zmian w każdym
rekordzie, w którym on występuje (jest to niewykonalne przy większej liczbie rekordów dla
tego klienta). Są to ANOMALIE AKTUALIZACJI BAZ DANYCH.
3. Gdy czytelnik zwraca książkę, następuje usunięcie odpowiedniego rekordu z bazy. Zwrot
wszystkich wypożyczonych pozycji przez jednego czytelnika spowoduje usunięcie
wszystkich rekordów z bazy. Tym samym zostaną usunięte informacje o samym czytelniku.
Z kolei przy jego ponownej wizycie w bibliotece należy od nowa wpisać jego dane oraz
adres. Problemy tego typu określane są jako ANOMALIE PRZY USUWANIU
Relacje (relation) jest to związek (powiązanie) pomiędzy różnymi tabelami w bazie danych za
pomocą połączonych pól.
Uwaga
Utworzenie relacji pomiędzy polami tabel w bazie danych jest możliwe tylko i wyłącznie w tedy,
gdy łączone pola tych tabel zawierają ten sam typ danych.
Typy relacji w bazie danych:
 1 do 1 – typ relacji polegający na tym, że jednemu rekordowi jednej tabeli odpowiada jeden
rekord w drugiej tabeli.
 1 do n – typ relacji polegający na tym, że jednemu rekordowi pierwszej tabeli odpowiada
wiele rekordów w innych tabelach, ale każdemu rekordowi z tych tabel odpowiada tylko
jeden rekord w pierwszej tabeli
 n do 1 – typ relacji polegający na tym, że wiele rekordów z różnych tabel jest powiązanych
tylko z jednym rekordem w danej tabeli
 n do n – typ relacji polegający na tym, że wiele rekordów jednej tabeli jest powiązanych z
wieloma rekordami w innych tabelach.
ZAPYTANIE (query) – nazywane także kwerendą jest narzędziem służącym do wyszukiwania i
wykonywania analizy oraz modyfikacji danych w bazie.
FORMULARZ – obiekt systemu bazy danych, który umożliwia przeglądanie, wprowadzanie
oraz modyfikowanie danych w bazie. Przedstawiany w przyjaznej dla użytkownika formie, np.
kart.
RAPORT – obiekt systemu bazy danych, umożliwiający pobieranie danych z bazy, w celu
wygenerowania na ekranie monitora lub wydrukowania na drukarce.
Najpopularniejsze bazy danych:
 Oracle (Oracle Corporation)
 Progress (Progress Software)
 Access (Microsoft)
 Visual FoxPro (Microsoft)
 Visual dBase (Borland International – Inprise)
 Informix (Informix Software Inc.)
 Adabas (software AG).
3
4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ETAPY TWORZENIA BAZY DANYCH
Określenie celu, któremu ma służyć baza danych
Określenie tabel, które znajdą się w bazie danych
Określenie pól, które znajdą się w tabelach
Przypisanie polom jednoznacznych wartości
Określenie relacji między tabelami
Wprowadzenie danych i utworzenie innych obiektów bazy danych
Zastosowanie narzędzi analizy programu Microsoft Access
1. Określenie celu, któremu ma służyć baza danych
Pierwszym krokiem projektowania bazy danych programu Microsoft Access jest określenie celu,
któremu ma służyć baza i sposobu jej używania. Konieczne jest określenie jakich informacji ma
dostarczyć baza danych. Na tej podstawie można określić, jakie zagadnienia będą analizowane
w bazie danych (tabele) i jakie informacje mają określać każde zagadnienie (pola w tabelach).
2. Określenie tabel, które znajdą się w bazie danych
Określenie tabel może być najtrudniejszym etapem procesu projektowania bazy danych.
Powodem tego jest fakt, że wyniki, których ma dostarczyć baza danych - raporty gotowe do
wydrukowania, formularze przeznaczone do wykorzystania, pytania, na które trzeba
odpowiedzieć - nie zawsze zawierają bezpośrednie wskazówki o strukturze tworzących je tabel.
3. Określenie pól, które znajdą się w tabelach
Każda tabela zawiera informacje na temat jednego zagadnienia, a każde pole w tabeli zawiera
jedną daną dotyczącą tego zagadnienia, któremu poświęcona jest tabela. Na przykład, tabela
poświęcona klientom może zawierać pola z nazwą firmy, adresem, miastem, krajem i numerem
telefonu. Zabierając się do projektowania pól w tabelach dobrze jest pamiętać o następujących
wskazówkach:
 Należy powiązać każde pole bezpośrednio z zagadnieniem, którego dotyczy tabela.
 Nie należy wprowadzać danych pośrednich lub obliczonych (danych, które są wynikiem
wyrażenia).
 Należy uwzględnić wszystkie potrzebne informacje.
 Informacje należy przechowywać w możliwie najmniejszych jednostkach logicznych (na
przykład Imię oraz Nazwisko, a nie Dane personalne).
4. Przypisanie polom jednoznacznych wartości
Aby program Microsoft Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach.
Na przykład, aby powiązać klienta ze wszystkimi jego zamówieniami każda tabela w bazie
danych musi zawierać pole lub zbiór pól, które jednoznacznie określają każdy rekord. Takie
pole lub zbiór pól nazywany jest kluczem podstawowym.
5. Określenie relacji między tabelami
Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba wprowadzić
do programu Microsoft Access informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych
danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami.
6. Wprowadzenie danych i utworzenie innych obiektów bazy danych
4
5
Kiedy okaże się, że struktura tabel spełnia opisane powyżej kryteria, można wprowadzić
wszystkie dane do tabel i utworzyć dowolne kwerendy, formularze, raporty, makra i moduły.
7. Zastosowanie narzędzi analizy programu Microsoft Access
Program Microsoft Access jest wyposażony w dwa narzędzia, które pomagają udoskonalić
projekt bazy danych. Kreator analizy tabel potrafi sprawdzić projekt przeglądając jednorazowo
jedną tabelę, zaproponować nową strukturę tabeli i - jeśli to ma sens - zamienić tabelę w kilka
tabel połączonych relacjami.
Analizator wydajności potrafi przeprowadzić analizę całej bazy danych, sformułować zalecenia i
propozycje dotyczące wprowadzenia ulepszeń. Analizator wydajności może też wprowadzić te
zalecenia i propozycje.
BAZA DANYCH ACCESS
TABELE
Tabele są obiektami Accessa używanymi do przechowywania danych. Każda tabela składa się
z pól, które zawierają określone informacje (takie jak nazwisko osoby lub miasto w którym
mieszka), oraz rekordów. Rekord jest kompletnym zestawem informacji o określonej jednostce.
Tabele można otwierać w:
 Widok Projekt który pozwala na dowolne zmiany w strukturze tabeli, można dodawać pola,
dołączać komentarze na temat każdego pola lub zmienić typ informacji przechowywanych
w każdym polu (na przykład: liczba, tekst, data, idt.).
 Widok Arkusz danych który wyświetla dane zawarte w tabeli. Każda kolumna w siatce
danych przedstawia pole, każdy rząd przedstawia rekord.
5
6
SKRÓTY
SKRÓT
Tab
Lub strzałka w prawo
Shift + Tab lub strzałka w lewo
Strzałka w dół
Strzałka w górę
Ctrl + Home
Ctrl + End
ZNACZENIE
Przejdź o jedną komórkę w prawo
Przejdź o jedną komórkę w lewo
Przejdź o jedną komórkę w dół
Przejdź o jedną komórkę w górę
Przejdź do pierwszego pola pierwszego rekordu
Przejdź do ostatniego pola ostatniego rekordu
OKREŚLENIE NAZWY, TYPU I WŁAŚCIWOŚCI POLA
Każde pole musi mieć ustalony typ. Standardowym typem jest Tekst.
 Tekst - stosuje się do przechowania tekstów lub kombinacji tekstowo-liczbowych (na
przykład nazw ulic z numerami domów i mieszkań), jak również liczb nie wykorzystywanych
w obliczeniach (na przykład numerów telefonów, kodów pocztowych, itp.). Pole o typie
Tekst może przechowywać do 255 znaków.
 Memo - stosuje się do przechowywania długich tekstów, jak notatki czy komentarze. Pole o
typie memo może przechowywać ciągi o maksymalnej długości 64000 znaków.
 Liczba - stosuje się do przechowywania liczb, na których będą wykonywane działania
matematyczne, z wyjątkiem obliczeń finansowych.
 Data/Godzina - stosuje się do przechowywania daty i czasu.
 Walutowy - stosuje się do wartości walutowych w celu zapobieżenia zaokrągleniom
podczas obliczeń. Dokładność liczby wynosi 15 cyfr dla części całkowitej i cztery cyfry dla
części dziesiętnej liczby.
 Autonumer - stosuje się do generowania unikalnych dla każdego rekordu liczb kolejnych
(od 1 wzwyż) lub losowych. Autonumer jest wpisywany do arkusza danych tabeli
automatycznie przy wprowadzaniu rekordu.
 Tak/Nie - stosuje się do określenia prawdy lub fałszu (istnienia bądź braku określonego
elementu), za pomocą tego typu można ustalić odpowiedź na pytanie czy pracownik jest
ubezpieczony czy też nie.
 Obiekt OLE - stosuje się do przechowywania obiektów w rodzaju dokumentu programu
Microsoft Word, arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Exel, rysunków, itp.
 Hiperłącze - stosuje się do przechowywania hiperłączy (na przykład odnośników do stron
internetowych).
 Kreator odnośników - tworzy pole kombi pozwalające wybierać wartości z innej tabeli lub z
wprowadzonej listy wartości. Wybranie tej opcji uruchamia kreatora definiującego
powiązanie z tabelą źródłową.
 Opis - nie jest obowiązkowym parametrem pola, jednak pozwala na wyjaśnienie, jakiego
rodzaju dane będą przechowywane w polu.
6
7
OKREŚLENIE WŁAŚCIWOŚCI POLA
 Rozmiar pola określa rozmiar i typ wartości (standardowo właściwość ta ustala
maksymalną liczbę znaków, która można wprowadzić do pola jednak nie więcej niż 255)
 Typ danych – określa, jakiego rodzaju dane będą znajdować się w danym polu.
Określenie
Zakres liczbowy
Bajt
0 do 255
Liczba
całkowita
-32 768 do 32 767
Liczba
całkowita
długa
- 2 147 483 648 do 2 147 483
647
Pojedyncza
precyzja
-3,402823E38 do 3,402823E38
7
Podwójna
precyzja
-1.79769313486232 E308 do
1.79769313486232 E308
15
ID replikacji
Identyfikator unikatowy
globalnie
N/A
Miejsc
dziesiętnych
 Nowe wartości określa czy kolejne numery maja przyrastać o 1, czy mają być generowane
losowo.
 Format określa sposób wyświetlania wszystkich danych w polu po zakończeniu ich
wprowadzania (na przykład, to czy dana ma być pisana dużymi literami alfabetu).
 Tytuł określa nazwę pola wyświetlania w arkuszu danych tabeli podczas ich oglądania (jeśli
komórka zostanie pusta, to obowiązuje nazwa pola wprowadzona w górnej części okna
projektowego).
 Indeksowanie ustala odpowiedź na pytanie, czy dane z pola mają być indeksowane
(indeksowanie ułatwia sortowanie i wyszukiwanie danych, zaś opcja Tak Bez powtórzeń
gwarantuje unikatowość identyfikatora kategorii towaru).
 Maska wprowadzania ustala wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu, tzn.
sposób, w jaki są one wyświetlane podczas wprowadzania. Maskę wprowadzania można
ustalić tyko dla typu Tekst lub Data/Godz.
 Wartość domyślna ustala wartość wpisywaną automatycznie w nowym rekordzie.
 Reguła poprawności określa warunek, który musi być spełniony, aby dana wprowadzana
do pola została zaakceptowana.
 Komunikat o błędzie to tekst wyświetlany w przypadku próby wprowadzenia w polu danej,
która nie spełnia reguły poprawności. Wymagane ustala odpowiedź na pytanie, czy pole
musi być obowiązkowo wypełnione czy też nie.
 Zerowa długość dozwolona ustala odpowiedź na pytanie, czy dopuścić umieszczenie w
polu ciągu znaków o zerowej długości (ciągiem znaków o zerowej długości jest ciąg złożony
z dwóch cudzysłowów ’’’’)
7
8
Symbol
0
9
#
L
?
A
a
&
C
<
>
!
\
WYKORZYSTANIE MASEK WPROWADZANIA
Interpretacja
Cyfra (od 0 do 9, pozycja wymagana; znaki plus [+] i minus [-] nie są
dozwolone
Cyfra lub spacja (pozycja nie wymagana; znaki plus [+] i minus [-] nie są
dozwolone)
Cyfra lub spacja (pozycja nie wymagana; puste miejsca konwertowane
na spacje, znaki plus i minus dozwolone)
Litera (od A do Z, pozycja wymagana)
Litera (od A do Z, pozycja opcjonalna)
Litera lub cyfra (pozycja wymagana)
Litera lub cyfra (pozycja opcjonalna)
Dowolny znak lub spacja (pozycja wymagana)
Dowolny znak lub spacja (pozycja opcjonalna)
Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na
małe
Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na
duże
Powoduje, że maska wprowadzania wyświetla znaki od prawej do lewej
zamiast od lewej do prawej, przy czym znaki wpisywane w masce
wprowadzania zawsze wypełniają ją od lewej do prawej; znak
wykrzyknika można użyć w dowolnym miejscu zapisu maski
wprowadzania.
Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są wyświetlane jako
znaki literałowe; używany do wyświetlania znaków przedstawionych w
tej tabeli jako znaków literałowych. ( przykładowo: \A jest wyświetlany
jako A).
Password Dowolny znak wpisany w tym polu jest przechowywany jako znak ale
wyświetlany jest jako gwiazdka (*)
PRZYKŁADOWE MASKI WPROWADZANIA
Definicja maski
(0 – 00) 000 – 00 – 00
(999) 999 – 9999!
>L<??????????????
(000) AAA – AAAAA
#999
>L????L?000L0
KOD 0 - &&&&&&&&& - 0
Przykładowe wartości
(602) 123 – 02 – 48
(501) 723 – 0248
(
) 555 - 0248
Kowalski
(555) 765 – ASTRA
-23
2510
APTEKAX339M3
DOM R 452B7
KOD 1 – 55615 – 507 – 7
Przykład
(999) 000-0000!;0;” ”.
I sekcja zawiera definicję samej maski wprowadzania
II sekcja oznacza czy mają być przechowywane znaki literałowe (takie jak spacje, kropki, kreski
,nawiasy).
8
9
0 – zaleca przechowanie znaków wraz z wprowadzonymi wartościami,
1 – zaleca przechowywanie wprowadzanych znaków.
III sekcja definiuje znak wyświetlany zamiast pustego miejsca w masce wprowadzania. Jeśli
trzecia sekcja pozostanie pusta, domyślnie zostanie użyty znak kreski poziomej( _ ).
RELACJE
Relacje łączą tabele za pomocą pól klucza podstawowego. Pola te w tabelach w oknie
relacji są zaznaczone czcionką pogrubioną. Najczęściej pola powiązane relacją mają w obu
tabelach taką samą nazwę. Zastosowanie tej zasady znacznie ułatwiają analizę relacji, jednak
nie przeszkadza to, jeśli połączone pola mają różne nazwy. Jednakże, aby relacja
funkcjonowała poprawnie połączone muszą pola muszą mieć ten sam typ. Wyjątek stanowi
przypadek pola typu Autonumer, które musi być powiązane z polem typu Liczba całkowita
długa.
Relacja jeden do jednego
W relacji jeden do jednego każdy rekord w pierwszej tabeli może mieć tylko jeden
odpowiadający mu rekord w drugiej tabeli. Jednocześnie każdemu rekordowi w drugiej tabeli
odpowiada tylko jeden w pierwszej tabeli.
Relacje jeden do wielu
Relacja jeden do wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji. W takiej relacji rekord w
pierwszej tabeli może mieć wiele pasujących do niego rekordów w drugiej tabeli, ale każdy
9
10
rekord w drugiej tabeli ma tylko jeden odpowiadający mu rekord w tabeli pierwszej. Na przykład
jeden klient może dokonać wielu zamówień, ale konkretne zamówienie jest przypisane do
jednego klienta.
Relacje wiele do wielu
Relacja wiele do wielu w rzeczywistości składa się z dwóch relacji jeden do wielu z trzecią
tabelą nazwaną tabela łącza.
FORMULARZE
Formularze można używać w celu przedstawienia zawartych w bazie danych informacji w
czytelny i przejrzysty sposób. Formularze mogą być przeglądane wyłącznie w formie arkusza
danych, pozwalają użytkownikowi na dołączenie wyjaśnień dając więcej informacji niż same
nazwy pól.
Formularze można otwierać w trzech widokach:
 Formularz który wyświetla formularz oraz aktywny rekord.
 Projekt w którym można modyfikować wygląd graficzny oraz dane wyświetlanie w
formularzu
 Arkusz danych przedstawia dane z formularza w arkuszu danych.
ZAPYTANIA (KWERENDY)
Zapytania (kwerendy) są obiektami bazy danych, których można używać w celu odnalezienia w
bazie określonej informacji.
Kwerendy można otwierać w:
 Widok Arkusz danych wyświetla dane odnajdywane przez kwerendę
 Widok Projekt wyświetla pola dołączone do kwerendy, obliczenia dokonywane na
wynikach oraz widok SQL.
Kwerendy dzielą się na dwie zasadnicze kategorie:
10
11
 kwerendy wybierające, które umożliwiają wydzielenie z bazy danych zbioru rekordów
spełniających pewne kryteria;
 kwerendy funkcjonalne, będące poleceniem wykonania pewnej operacji na zbiorze
rekordów spełniających określone kryteria.
Możliwe jest też tworzenie tzw. kwerend parametrycznych, które po uruchomieniu proszą
użytkownika o podanie wartości parametrów przyjętych jako kryteria.
Rodzaje kwerend:
1. Kwerenda wybierająca - podstawowy rodzaj kwerend. Odnajduje i wyświetla żądane
dane.
2. Kwerenda parametryczna - zbliżona do kwerendy wybierającej, jednak podczas
wyszukiwania danych żąda podania kryteriów (parametrów).
3. Kwerenda krzyżowa - efekt działania przypomina arkusz kalkulacyjny oparty na danych
z trzech lub więcej pól.
4. Kwerenda usuwająca - odnajduje i usuwa rekordy.
5. Kwerenda aktualizująca - odnajduje rekordy i zmienia jedną lub kilka wartości.
6. Kwerenda dołączająca - pobiera rekordy z jednej lub kilku tabel i dołącza je na końcu
innej tabeli.
7. Kwerenda tworząca tabelę - zaznacza grupę rekordów i tworzy z nich tabelę.
8. Kwerenda wyszukująca duplikaty - odnajduje w tabeli rekordy posiadające te same
wartości w jednym lub więcej polach.
9. Kwerenda wyszukująca niedopasowane dane - odnajduje w jednej tabeli rekordy,
które nie odpowiadają żadnemu rekordowi z drugiej tabeli.
DEFINIOWANIE ZAPYTAŃ (KWEREND)
Istotą baz danych jest stworzenie możliwości efektywnego wyszukiwania informacji. Do
tego celu służą zapytania (kwerendy) (ang.query), są one obok tabel zawierających dane
podstawowymi obiektami definiującymi schematy wyszukiwania pożądanej informacji. W MS
Access istnieją dwa języki definiowania kwerend, język SQL (ang. Structured Query Language)
oraz język QBE (ang. Query By Example).
Kwerendy pozwalają odpowiedzieć na pytania na temat danych w celu uzyskania określonych
informacji z tabel i różnorodnego zmieniania wybranych tabel. Właściwie możliwości
przeprowadzania zapytań są głównym powodem posługiwania się aplikacjami zarządzającymi
bazą danych. Zapytania umożliwiają oglądania danych we właściwej kolejności. Umożliwiają
również przeprowadzanie obliczeń na podstawie zebranych danych w celu tworzenia źródła
danych dla formularzy, raportów i innych kwerend i aby wprowadzić zmiany globalne w tabelach
i tworzyć nowe tabele. Przy uruchamianiu większości kwerend lub stosowaniu filtrów, Access
zbiera w zestawieniu dane, o które pytamy. Chociaż to zestawienie wygląda i działa jak tabela,
jest teraz dynamicznym, "żywym" widokiem jednej lub więcej tabel.
1. Kwerendy wybierające
Najczęściej używane. Umożliwiają wybieranie rekordów, tworzenie nowych pól obliczeniowych i
podsumowywanie danych. Kwerendy tego typu są podobne do filtrów, jednak umożliwiają
również:
 Przeprowadzanie zapytań w więcej niż jednej tabeli
 Tworzenie nowych pól obliczeniowych
 Podsumowywanie i grupowanie danych
 Wyznaczanie pól do ukrycia lub pokazania
2. Kwerendy modyfikujące
11
12
Kwerendy modyfikujące pozwalają na wprowadzanie zmian w wielu rekordach. Istnieją cztery
rodzaje kwerend modyfikujących: usuwająca, aktualizująca, dołączajca i tworząca tabele.
2.1. Kwerenda usuwająca
Usuwa grupę rekordów z jednej lub kilku tabel. Kwerenda usuwająca może być użyta na
przykład do usunięcia produktów, które zostały wycofane z oferty i na które nie ma zamówień.
Użycie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie całych rekordów, nie zaś wybranych pól w
rekordach.
2.2. Kwerenda aktualizująca
Dokonuje globalnych zmian w grupie rekordów w tabeli lub kilku tabelach. Na przykład można
podwyższyć o 10% ceny wszystkich produktów mlecznych lub dać pięcioprocentową podwyżkę
wszystkim pracownikom należącym do określonej kategorii zawodowej. Za pomocą kwerend
aktualizujących można zmieniać dane w istniejących tabelach.
2.3. Kwerenda dołączająca
Dodaje grupę rekordów z tabeli lub tabel na końcu innej tabeli lub tabel. Na przykład jeśli firmie
przybywają nowi klienci, których dane znajdują się w osobnej bazie danych, aby uniknąć
wpisywania wszystkich tych informacji, można dołączyć je do tabeli "Klienci". Kwerendy
dołączające są również przydatne w następujących sytuacjach:
 Dołączanie pól wybranych na podstawie kryteriów. Na przykład można dołączyć tylko
nazwy i adresy klientów o największych zamówieniach.
 Dołączanie rekordów w sytuacji, gdy część pól jednej tabeli nie ma swoich odpowiedników
w drugiej tabeli. Na przykład tabela "Klienci" w przykładowej bazie danych Northwind ma 11
pól. Jeśli do tej tabeli chcemy dołączyć rekordy z tabeli, w której 9 z 11 pól jest takich
samych, jak w tabeli "Klienci", kwerenda dołączająca uwzględni tylko dane w
dopasowanych polach, pozostałe zaś będą zignorowane.
2.3. Kwerenda tworząca tabelę
Tworzy nową tabelę z wszystkich lub części danych znajdujących się w jednej lub kilku
tabelach. Kwerendy tworzące tabele są przydatne w następujących sytuacjach:
 Tworzenie tabel, które mają być eksportowane do innych baz danych programu Microsoft
Access. Na przykład można utworzyć tabelę zawierającą część pól z tabeli "Pracownicy", a
następnie wyeksportować ją do bazy danych używanej przez dział kadr.
 Tworzenie raportów zawierających dane od określonego momentu. Na przykład jeśli dnia
15 maja 1996 należy napisać raport, który przedstawiałby kwartalną sprzedaż od godziny
9:00 dnia 1 kwietnia 1996, w wypadku zastosowania raportu utworzonego na podstawie
kwerendy lub instrukcji SQL, zostałyby wybrane wartości najnowsze, nie zaś te, które
odpowiadają określonym ramom czasowym. Aby zachować dane dokładnie w takiej
postaci, w jakiej znajdowały się 1 kwietnia 1996 o godzinie 9:00, należy utworzyć kwerendę
tworzącą tabelę, która znajdzie potrzebne rekordy i zachowa je w oddzielnej tabeli. Ta
tabela, a nie kwerenda, powinna następnie stanowić podstawę do tworzenia raportów.
 Tworzenie kopii zapasowej tabeli.
 Tworzenie tabeli archiwalnej, zawierającej nieaktualne rekordy. Na przykład można
utworzyć tabelę, w której byłyby zapisywane wszystkie zrealizowane zamówienia przed
usunięciem ich z tabeli bieżących zamówień ("Zamówienia").
 Poprawianie sprawności działania formularzy i raportów utworzonych na podstawie
kwerend korzystających z danych z wielu tabel lub instrukcji SQL. Na przykład jeśli trzeba
12
13
wydrukować kilka raportów utworzonych na podstawie kwerendy wykorzystującej dane z
pięciu tabel i zawierającej podliczenia, proces tworzenia raportów może być przyśpieszony,
jeśli uprzednio zostanie utworzona kwerenda tworząca tabelę, która znajdzie odpowiednie
rekordy i umieści je w jednej tabeli. Następnie na podstawie tej tabeli można tworzyć
raporty. Tabela ta może również być określona w instrukcji SQL jako źródło rekordów dla
formularza lub raportu. Dzięki temu nie trzeba wykonywać kwerendy przy tworzeniu
każdego z raportów. Należy jednak pamiętać, że podczas wykonywania kwerendy
tworzącej tabelę, dane w tabeli podstawowej nie ulegają zmianie.
4. Kwerendy krzyżowe
Kwerendy dają możliwość gromadzenia danych lub wykonywania akcji na danych z kilku tabel
lub kwerend. Na przykład można obejrzeć informacje o klientach wraz z zamówieniami, które
zostały przez nich złożone. Aby obejrzeć te informacje, potrzebne są dane z tabel "Klienci" i
"Zamówienia". Jeśli tabele w kwerendzie nie są ze sobą sprzężone program Microsoft Access
nie wie, które rekordy są ze sobą skojarzone, wyświetla więc każdą kombinację rekordów (tak
zwany "iloczyn krzyżowy" lub "kartezjański") obu tabel. Jeśli każda tabela zawiera 10 rekordów,
w wynikach kwerendy znajdzie się 100 rekordów (10X10).
RAPORTY
Raporty wyświetlają dane z tabel i kwerend, danych tych nie można zmieniać.
Raport można przeglądać w:
 Widok Projekt w którym można zmieniać układ graficzny raportu
 Podgląd Wydruku pokazuje jak będzie wyglądał wydrukowany raport
MAKRA
Makra są procedurami, które można pisać aby zautomatyzować czynności, które potencjalnie
wymagają dłuższej serii kroków. Do tworzenia makr Access posiada interfejs, pozwalający
wybierać czynności, które makro ma wykonać, a także ustalić kolejność
Aby napisać makro należy:
1. Otworzyć bazę danych i wybrać z listy w oknie Obiekty pozycję Makra.
2. Kliknąć przycisk Nowy
3. Kliknąć pierwszą komórkę w kolumnie Akcja i wybrać typ czynności, jaki makro ma
wykonywać [Otwórz Formularz].
4. Wybrać argument akcji, aby ją zakończyć. W tym przypadku kliknąć pole tekstowe
Nazwa formularza, a następnie z rozwijanej listy wybrać określony formularz.
5. Wpisać komentarz w polu Komentarz.
6. Wybrać opcję Plik Zapisz.
Moduły
Moduł jest zbiorem deklaracji i procedur języka Visual Basic for Applications
przechowywanych razem jako jedna całość. Istnieją dwa podstawowe typy modułów:
 moduły klasy
 moduły standardowe.
Każda procedura w module może być procedurą typu Function lub procedurą typu Sub.
Moduły klasy
13
14
Moduły formularzy i moduły raportów są modułami klasy związanymi z określonym formularzem
lub raportem. Moduły formularza i raportu często zawierają procedury zdarzeń, które są
uruchamiane w odpowiedzi na zdarzenie formularza lub raportu. Procedur zdarzeń można
używać do sterowania działaniem formularzy i raportów oraz ich odpowiedziami na akcje
użytkownika, takie jak np. kliknięcie przycisku polecenia.
Moduły standardowe
Moduły standardowe zawierają ogólne procedury, które nie są związane z żadnym innym
obiektem, oraz często używane procedury, które można uruchamiać z dowolnego miejsca w
bazie danych
Procedura jest jednostką kodu języka Visual Basic for Applications.
Procedura zawiera szereg instrukcji i metod, które wykonują określone operacje lub służą do
obliczania wartości.
Na przykład następująca procedura zdarzenia używa metody OpenForm do otwarcia formularza
Private Sub OpenOrders_Click()
DoCmd.OpenForm "Zamowienia"
End Sub
Istnieją dwa rodzaje procedur:
Procedury typu Sub wykonują operację lub serię operacji, lecz nie zwracają żadnej wartości.
Można tworzyć własne procedury Sub lub wykorzystywać szablony procedur zdarzeń
zdefiniowane w programie Microsoft Access.
Procedury typu Function (często zwane po prostu funkcjami) są to takie procedury, które
zwracają jakąś wartość, na przykład wynik obliczenia. Język Visual Basic zawiera wiele
wbudowanych funkcji. Na przykład funkcja Now zwraca bieżącą datę i godzinę. Istnieje również
możliwość tworzenia własnych funkcji niestandardowych.
Ponieważ funkcje zwracają wartości, są używane w wyrażeniach. Wyrażenia zawierające
funkcje są często wykorzystywane w programie Microsoft Access, na przykład w instrukcjach i
metodach języka Visual Basic, w wielu ustawieniach właściwości czy w wyrażeniach kryteriów w
filtrach i kwerendach.
Przykładowa procedura typu Function, FirstOfNextMonth, która zwraca datę pierwszego dnia
kolejnego miesiąca (po dacie bieżącej):
Function FirstOfNextMonth()
FirstOfNextMonth = DateSerial(Year(Now), Month(Now) + 1, 1)
End Function
Ta funkcja niestandardowa składa się z jednej instrukcji przypisującej wyniki wyrażenia (po
prawej stronie znaku równości [=]) nawie funkcji FirstOfNextMonth (po lewej stronie znaku
równości). Wynik jest obliczany za pomocą wbudowanych funkcji języka Visual Basic:
DateSerial, Year, Now i Month.
14