KOMUNIKAT dotyczący wykorzystania technologii kwalifikowanego

KOMUNIKAT
dotyczący wykorzystania technologii kwalifikowanego podpisu elektronicznego w procesie
aplikowania o środki europejskie dostępne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020 (RPO WM)
W związku z licznymi pismami i zapytaniami ze strony potencjalnych wnioskodawców w ramach RPO
WM 2014-2020 kierowanymi do Instytucji Zarządzającej RPO WM (Zarządu Województwa
Małopolskiego) w kwestii wykorzystania technologii kwalifikowanego podpisu elektronicznego
w procesie aplikowania o środki europejskie w ramach RPO WM 2014-2020, IZ RPO WM uprzejmie
informuje, iż:
Na podstawie Art. 122 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013
z dnia 17 grudnia 2013 r. „Państwa członkowskie zapewniają aby każda wymiana informacji pomiędzy
beneficjentami a instytucją zarządzającą, instytucją certyfikującą, instytucją audytową i instytucjami
pośredniczącymi mogła być realizowana za pomocą systemów elektronicznej wymiany danych”.
Mając na uwadze powyższe we wrześniu 2013 r. Zarząd Województwa Małopolskiego potwierdził
wolę budowy lokalnego systemu informatycznego e-RPO oraz podjął decyzję co do kluczowych
założeń technicznych ww. Systemu.
Podstawowym założeniem Systemu e-RPO jest umożliwienie drogą elektroniczną pełnej komunikacji
pomiędzy podmiotami wnioskującymi o dofinansowanie a Instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie
funduszy unijnych. Powyższe założenie ma wyeliminować papierowy obieg dokumentacji
pomiędzy zainteresowanymi, a tym samym obniżyć znaczne koszty związane z wysyłką
dokumentacji (wyeliminowanie kosztów związanych z doręczeniami dokonywanymi przez operatora
pocztowego
lub
bezpośrednio
przez
Wnioskodawców/Beneficjentów).
W
celu
zapewnienia
elektronicznej wymiany danych poddano szczegółowej analizie możliwość wykorzystania istniejących
rozwiązań – ePUAPu w zakresie komunikacji oraz Centralnego Systemu Informatycznego SL 2014
w zakresie obsługi funduszy UE. Oba te rozwiązania dostarczane są przez Administrację Centralną
i mimo swoich zalet nie są w stanie spełnić większości oczekiwań stawianych przez IZ RPO WM
nowemu systemowi. Przede wszystkim nie dają możliwości dostosowania do własnych wymagań
tylko dostarczają określony pakiet usług, z których można skorzystać. Obecnie ePUAP ma
znaczące ograniczenie co do wielkości przesyłanych dokumentów (do 3 MB). Występują również
częste problemy techniczne w funkcjonowaniu platformy (kilkugodzinne przerwy serwisowe),
co przy określonym terminie składania wniosków może zakłócić proces naboru projektów. Kolejnym
przeciwskazaniem jest ograniczona przepustowość tak pod względem wielkości przesyłanych
dokumentów (o czym mowa powyżej), jak i przepustowość całej platformy, co może
uniemożliwić przesłanie wniosku z wszystkimi wymaganymi załącznikami w określonym regulaminem
konkursu terminie. Powyższe ryzyka są nieakceptowalne przez IZ RPO WM.
IZ RPO WM informuje, iż SL 2014 nie ma możliwości gromadzenia bezpośrednio od
Wnioskodawców danych na etapie wnioskowania o dofinansowanie. Natomiast na późniejszym
etapie realizacji projektów gromadzone będą głównie dane finansowe. System SL 2014 będzie
miał m.in. możliwość dodania informacji o weryfikacji wniosków o płatność (WoP) oraz
1
generator WoP, przy czym zakres danych określony przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju jest
niewystarczający dla IZ RPO WM.
System Informatyczny e-RPO dedykowany do wdrażania RPO WM 2014-2020 zagwarantuje
większą szczegółowość pozyskanych danych (gromadzenie
informacji już na etapie
wnioskowania o dofinansowanie oraz bardziej szczegółowych danych na etapie realizacji
projektów od tych gromadzonych w SL 2014), umożliwi większą elastyczność wprowadzania
zmian w Systemie oraz większą przepustowość Systemu w porównaniu do platformy e-PUAP
(przesył dokumentacji o wielkości powyżej 3 MB).
W celu prowadzenia korespondencji pomiędzy instytucjami wdrażającymi a Wnioskodawcami/
Beneficjentami jedynie w formie elektronicznej, niezbędnym jest zapewnienie, iż taka korespondencja
będzie mieć swoją moc prawną. Tym
autentyczności
składanych
samym,
dokumentów
e-RPO musi zapewniać potwierdzenie
przez
osoby
upoważnione
ze
strony
Wnioskodawcy/Beneficjenta jak i dyrektorów instytucji wdrażających. W związku z powyższym
koniecznym był wybór takiego rozwiązania technologicznego, które z jednej strony jest dopuszczalne
prawnie a z drugiej jest najbardziej elastyczne, przyjazne i efektywne dla użytkowników Systemu.
W ramach e-RPO tworzone są/będą indywidualne konta oparte na unikatowych loginach
i hasłach przypisanych danemu Wnioskodawcy/Beneficjentowi. Potwierdzanie autentyczności
przekazywanych w ramach Systemu e-RPO danych i dokumentów będzie zapewniona poprzez
wykorzystanie technologii kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Należy podkreślić, iż w większości przypadków (z wyłączeniem projektów objętych pomocą
publiczną)
koszty zakupu
kwalifikowanego
podpisu
elektronicznego
stanowią
koszty
kwalifikowane zgodnie z „Podręcznikiem Kwalifikowania Wydatków objętych dofinansowaniem
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020”.
Koszt zakupu podpisu jest inwestycją początkową, która przynosi później znaczne oszczędności
w trakcie realizacji projektu - brak kosztów: wydruków, dostarczania dokumentacji (koszty czasu,
koszty podróży, koszty usług kurierskich), archiwizacji dokumentów. Dodatkowo kwalifikowany
podpis elektroniczny jest narzędziem wielkokrotnego stosowania, zatem jeden podpis można
stosować aplikując o dofinansowanie dla kilku projektów w ramach RPO WM a także
wykorzystywać go do innej działalności Wnioskodawcy/Beneficjenta.
Biorąc pod uwagę powyższe, koszty zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego stanowią
koszty niewspółmierne do ww. kosztów a zastosowane rozwiązania usprawnią i przyspieszą cały
system aplikowania i realizacji projektów w ramach RPO WM 2014-2020.
2