protokół kontroli działalności sekretariatu zespołu
advertisement
XI WW 4191-4/16 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU ZESPOŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli • Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2015 roku, poz. 133 z późn. zm.); • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013 roku, poz. 69). I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach I.3. Kontrolowany sekretariat Sekretariat Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych Sądu Rejonowego w Żorach I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę Starszy inspektor ds. biurowości Barbara Urbanek I.5. Termin przeprowadzenia kontroli 1-12 lutego 2016 roku I.6. Zakres/przedmiot kontroli I.7. Okres objęty kontrolą • • • • Organizacja pracy zespołu, warunki i narzędzia pracy Ruch spraw w zespole, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w zespole, stan i sposób ich prowadzenia Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt oraz teczek dozoru 1 lutego 2012 roku do 12 lutego 2016 roku (w zakresie ruchu spraw i obsady średniookresowej przedstawiono i przeanalizowano dane zawarte w sprawozdaniu MS-S40, obejmujące okres od 1.01.2012 roku do 31.12.2015 roku) Dział IX Wnioski IX.2. Wnioski Przeprowadzona kontrola sekretariatu zespołu wykazała, iż jego pracę i organizację można ocenić pozytywnie. Zostały one szczegółowo przedstawione we wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Nadzór nad całokształtem pracy sekretariatu zespołu, również nad stanem funkcjonowania systemu informatycznego Sawa firmy Currenda sprawuje Pani Kierownik zespołu. Przy pomocy wszelkich dostępnych środków Pani Kierownik stara się należycie organizować pracę w sekretariacie zespołu. Poprzez zmiany w organizacji m.in. zmieniającymi się dostępnymi sposobami wykonywania powierzonych czynności, jak również zmieniającymi się narzędziami pracy umożliwiającymi i ułatwiającymi wykonywanie obowiązków, dążyła do ciągłego usprawnienia funkcjonowania sekretariatu i całego zespołu. Dba również o to, aby pracownikowi zespołu zapewnić jak najlepsze warunki pracy. Na bieżąco zaznajamia go z wszelkimi przepisami regulaminowymi i instrukcyjnymi dot. pracy sekretariatu. Na podstawie wpisów dokonywanych w poszczególnych sprawach w systemie, również na podstawie kontrolowanych teczek stwierdzono, że czynności należące do zadań sekretariatu wykonywane są w prawidłowy sposób, natomiast pewne zastrzeżenia budzi terminowość wykonywania poleceń kuratorów zawodowych. Od dnia utworzenia zespołu czynności z zakresu obsługi biurowej zespołu, a wiec m.in. kuratorów wykonujących orzeczenia w sprawach karnych wykonuje tylko jedna osoba w wymiarze 0,5 etatu. Pozostałą część etatu osoba ta świadczy na rzecz Kuratorów wykonujących orzeczenia w sprawach rodzinnych i nieletnich. Jeżeli chodzi o zadania kuratorów zawodowych to z roku na rok ulegają one zwiększeniu. Chodzi tutaj o m.in. wprowadzenie dozoru elektronicznego, możliwość orzekania przez sąd kary mieszanej, anonimizację danych adresowych świadków i pokrzywdzonych w sprawach karnych. Co za tym idzie zwiększają się również obowiązki pracownika obsługującego zespół. O dokadrowaniu sekretariatu pisałam również w protokole z kontroli, która miała miejsce w 2012 roku, o tym fakcie wspominała również Pani Kurator Okręgowy. Ponadto Pani Kierownik zespołu ten problem przedstawiła Kierownictwu sądu, prosząc o podjęcie działań w kierunku usprawnienia funkcjonowania pracy sekretariatu. W przypadku obciążenia pracą pracownika obsługi zespołu to uznać należy, że jest on w sposób maksymalny obciążony zadaniami, które wykonuje na rzecz całego zespołu. Aby sytuacja kadrowa uległa poprawie – zaleceniem według mnie byłoby skierowanie do pracy w sekretariacie zespołu dodatkowej osoby. W tym momencie kuratorzy sądowi mogliby skupić się nad zadaniami powierzonymi im w ustawie. Podstawowym narzędziem pracy sekretariatu jest prawidłowo funkcjonujący system informatyczny Sawa aplikacja „Kuratela”. Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych w systemie jest bardzo dużym usprawnieniem pracy zespołu oraz dużym udogodnieniem. System daje możliwości dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania w sprawie. Ewidencję spraw, odnotowywanie danych w poszczególnych sprawach dokonuje się bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia, a wpisy odzwierciedlają czynności dokonane w poszczególnych sprawach. Zaś zapisy i adnotacje dokonane przez pracowników sekretariatu, które widnieją w aktach/teczkach poszczególnych spraw, dokonane są precyzyjne i starannie. Na zakończenie kontroli omówiono z Panią Kierownik Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej oraz pracownikiem sekretariatu zespołu szczegółowo stwierdzone niedociągnięcia, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes oraz Pana Dyrektora Sądu Rejonowego w Żorach. IX.3. Materiał źródłowy, na podstawie którego dokonano ustaleń Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w: • ustawie z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych (Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), • ustawie z dnia 18 grudnia 1988 roku o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 90, poz. 557 ze zm.), • rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2007 roku, Nr 38, poz. 249 z późn. zm.), • rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015 roku, poz. 925), • rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015 roku, poz. 2316), • zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.U. z 2003 roku, Nr 5, poz. 22 z późn. zm.), • zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku o nr Adm. 0181-9/14 w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego, • zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 10 maja 2012 roku o nr Adm. 0181-42/12 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i jednostkach podległych, • instrukcji użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu Sawa aplikacji Kuratela, a ustaleń dokonano na podstawie: • akt i teczek spraw, • urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym, jak i tych prowadzonych w wersji tradycyjnej tj. spraw z zakresu administracji i nadzoru, • sprawozdań statystycznych MS-S40, • zarządzeń wewnętrznych Prezesa Sądu Rejonowego w Żorach. Data sporządzenia protokołu Podpis 7.03.2016 roku Starszy inspektor ds. biurowości Barbara Urbanek
