Kontrola sekretariatu wydziału wykonania orzeczeń

Sprawozdanie
z kontroli pracy sekretariatu IV Wydziału Wykonywania Orzeczeń i Egzekucji należności
sądowych Sądu Rejonowego w Chorzowie przeprowadzonej przez st. inspektora ds.
biurowości w dniach 21 października i 25 – 31 października 2011 roku na polecenie Pani
Prezes Sądu Okręgowego w Katowicach z dnia 12.09.2011r numer del. 285/11
Ostatnia kontrola sekretariatu miała miejsce w 2008 roku.
Kontrolą objęto całokształt pracy sekretariatu. Przeprowadzono zgodnie z wytycznymi
zawartymi w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002 roku w
sprawie trybu nadzoru nad działalnością sadów (Dz. U. Nr 187 poz.1564).
W sprawozdaniu powołano przepisy Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia
2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej (Dz.. U. MS. Nr 5 poz.22 z późniejszymi zmianami) używając
skrótów „zarządzenia MS” oraz Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego
2007 roku Regulamin Ministra Sprawiedliwości (Dz. U. Nr 28 poz. 249) używając skrótu „
regulaminu sądowego”.
Zakres kontroli:
1. Sprawy organizacyjne sekretariatu wydziału.
2. Urządzenia ewidencyjne. Wykonanie zarządzenia i skierowanie do wykonania
orzeczonych kar i środków karnych. Wykonanie pozostałych czynności w sprawie.
3. Uwagi i wnioski końcowe..
III. Uwagi i wnioski końcowe.
Podsumowując wyniki przeprowadzonej kontroli w zakresie wykonywania zarządzeń
sędziego i prowadzenia akt przez sekretariat jego pracę należy ocenić negatywnie.
Występują uchybienia w prowadzeniu urządzeń ewidencyjnych, akt, przekazie informacji i
opóźnienia w wykonywaniu czynności.
Przytoczone sygnatury akt w sprawozdaniu są przykładami spraw które obrazują
występujące usterki i niedociągnięcia w przestrzeganiu zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12.12.2003 roku z późniejszymi zmianami.
Praca w sekretariacie od ubiegłej kontroli przeprowadzonej w 2008 roku nie uległa
poprawieniu. Nie zostały wprowadzone zalecenia pokontrolne i nie zmieniono stylu pracy co
spowodowało obecną sytuację.
Na podstawie sprawozdania statystycznego MS-S5 r ustalono, iż obsada sekretariatu
wydziału nie zmieniła się i wynosi 11 osób. Część pracowników jest wieloletnimi
pracownikami sekretariatu wydziału wykonywania orzeczeń, wykazują się doświadczeniem
w pracy, ale brak jest wymiany doświadczenia, odpowiedniego reagowania w sytuacjach
trudnych i podjęcia się rozwiązania problemów sekretariatu.
Na podstawie analizy zakresów czynności pracowników sekretariatu i danych o
wykonywanych orzeczeniach (sprawozdanie MS 10r) stwierdza się że nie jest przestrzegana
zasada równomiernego podziału czynności i obciążenia obowiązkami poszczególnych osób.
Przeciążone jest stanowisko pracownika wykonującego orzeczenia warunkowo zawieszonej
kary grzywny, ograniczenia i pozbawienia wolności.
Sekretariat wydziału wykonuje też niepotrzebnie czynności: zakłada teczki kary
warunkowo zawieszonej, prowadzi kontrolkę wysyłanych klauzul (nie ma takich urządzeń
biurowych). Wykonuje czynności które nie należą do wydziału np. kierownik sekretariatu ma
przydzielone wpisywanie do repertorium „K” danych o skierowaniu orzeczenia do
wykonania: daty wysłania karty karnej i numery porządkowe wykazów wykonawczych,
przesyłanie Policji, Prokuraturze odpisy wyroków w sprawach które znajdują się w
sekretariacie wydziału karnego i archiwum zakładowym, co jest w gestii sekretariatu
wydziału karnego.
Sytuacja w sekretariacie jest trudna. W roku 2009 średnio miesięcznie przekazano do
wykonania orzeczenia wobec 285 osób. W roku 2010 –295. W I półroczu 2011r - 308.
Liczba spraw wzrasta, ale nadal pozostają w wykonaniu orzeczenia sprzed kilku lat. Doszły
nowe obowiązki jak prowadzenie wykazu „Wzaw” i współpraca z zespołem służby
kuratorskiej. Zwiększyła się ilość posiedzeń „Ko” i rozpatrywanych spraw.
Sekretariat wprowadza dane
do systemu „Sawa”. Urządzenia ewidencyjne
prowadzone są systemem tradycyjnym i elektronicznym. Dokonywanie czynności
„podwójnie” jest jednym z czynników powodujących powstawanie zaległości przy
zwiększającym się wpływie spraw do wykonania.
Stwierdza się, iż w celu usprawnienia działania sekretariatu niezbędna jest zmiana
zakresów czynności pracowników. W sekretariacie Wydziału Kierownik i jego zastępca
muszą ściśle współpracować z pozostałymi pracownikami. Kierownik sekretariatu winien
również prowadzić wykaz „Ko” i wykonywać pierwsze czynności w aktach tych spraw.
Poprzez system informatyczny w sekretariacie informować poszczególne odcinki pracy o
przeprowadzaniu czynności w zakresie wykonywanej kary („Ko”). Wykonanie orzeczenia o
karze pozbawienia wolności można powierzyć jednemu z pracowników sekretariatu.
Należy rozważyć wzmocnienie odcinka pracy wykonania orzeczenia kary warunkowo
zawieszonej . Uzupełnić wpisy w księgach. Uporządkować akta spraw i umieścić zalegającą
dokumentację wykonanej kary. Nieprzetrzymywanie teczek kuratora w sekretariacie, i
bezzwłoczne przekazanie prawomocnego odpisu postanowienia „Ko” ze wzmianką numeru
kontrolki „Wn” do zespołu kuratorskiej służby sądowej, i przekazać postanowienia „Ko” w
sprawach, w których dotąd nie zostało przekazane to postanowienie.
Dokonanie przeglądu nie zakreślonych pozycji w księdze „D” i ustalenie czy dozór został
objęty i poinformowanie kuratora o tym.
Przestrzeganie przepisów w zakresie dostarczania zawiadomienia do Krajowego Rejestru
Karnego i na bieżąco umieszczać potwierdzenia odbioru karty rejestracyjnej karnej w aktach
sprawy.
Akta zwracać do wydziałów karnych kompletne, z załączoną dokumentacją z wykonanej kary
i obliczeniem kary.
Przy obecnej obsadzie sekretariatu poprawienie niedociągnięć, uporządkowanie akt i
równoczesne sprawne wykonanie zarządzenia sędziego jest trudne ze względu na ilość
nieprawidłowości.
Wnoszę o rozważenie możliwości czasowego wzmocnienia etatowego sekretariatu
wydziału IV, zweryfikowanie zakresów czynności pracowników i prowadzenia ksiąg
szczególnie „Ko” w systemie informatycznym sądu.
W końcu okresu statystycznego proponuję sporządzić sprawozdanie MS 10 r na podstawie
ksiąg biurowych i porównać ze sprawozdaniem sporządzonym elektronicznie. Jeżeli dane
będą „pokrywały” się można przystąpić do prowadzenie wykazów: „Wp”, „Wpkz”, „Wo”,
„Wu”, „D” , kart dłużnika i środków zabezpieczających w systemie informatycznym sądu
SAWA. Wykazy te poza wykazem „Ko” są w miarę poprawnie prowadzone, a wskazane i
omówione w sprawozdaniu niedociągnięcia pozwolą wyeliminować błędy i usterki w
księgach biurowych i nie powtórzyć ich w systemie informatycznym sądu.
Należy uaktywnić system informatyczny tak by dane „przenikały” do systemu
elektronicznego sekretariatów wydziałów karnych i biura zespołu kuratorskiej służby
sądowej.
Potrzebna jest ścisła współpraca z informatykiem sądu.
Należy podąć niezbędne działania zmierzające do poprawienia pracy i bezzwłocznego
kierowania orzeczenia do wykonania.
Każdego miesiąca powinien być sporządzany monitoring z czynności podejmowanych
w sprawach.
Na każdym etapie wykonania kary powinny być podjęte czynności nadzorcze
Przewodniczącego Wydziału i Kierownika sekretariatu, które doprowadzą do
wyeliminowania wskazanych w sprawozdaniu uchybień.
Kierowników sekretariatów wydziałów karnych należy zobowiązać do wpisywania
danych wykonawczych sprawy w repertorium „K” i sprawowania w ten sposób kontroli
przekazanego do wykonania orzeczenia w wydziale wykonywania orzeczeń.
Bezzwłocznego załatwiania pisma o udzielenie akt do wglądu i przekazywania ich
wydziałowi IV Sądu.
Przed przekazaniem akt do archiwum zakładowego sprawdzenie prawidłowości wykonania
orzeczenia i kompletności akt.
Respektowanie przepisu § 9 ust.1 punkt 3 zarządzenia MS w zakresie organizacji i działania
sekretariatów sądowych i załatwianie pism Policji i Prokuratury o wydanie odpisu wyroku
spraw które znajdują się w sekretariacie wydziałów karnych bądź są przechowywane w
archiwum zakładowym.
Pracowników sekretariatu i biura kuratora należy przeszkolić w zakresie prawidłowej
współpracy i z przepisów zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12.12.2003 roku z
późniejszymi zmianami.
Kierownikowi Sekretariatu Wydziału Wykonywania Orzeczeń i Egzekucji należności
sądowych, i poszczególnym pracownikom sekretariatu, których czynności były kontrolowane,
w trakcie kontroli zostały przedstawione uwagi do wykonywanego zarządzenia,
i
równocześnie udzielano instruktażu w celu wyeliminowania stwierdzonych niedociągnięć z
ich z pracy.
Wyniki kontroli zostały przedstawione pani Przewodniczącej Wydziału i pani Prezes i
Wiceprezes Sądu.
Katowice, dnia 15.11.2011r.
Inspektor ds. biurowości