Wskazówki PARP dotyczące wniosku Beneficjenta o
advertisement
Wskazówki PARP dotyczące wniosku Beneficjenta o płatność dla Działania 4.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 1. Kiedy należy złożyć wniosek o płatność? Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność w terminach określonych w § 6 umowy o dofinansowanie zawartej z PARP, tj.: wniosek o płatność pośrednią należy złożyć do PARP w terminie 30 dni od daty zakończenia zadania, określonego w harmonogramie zadań, który stanowi załącznik do wniosku o dofinansowanie (zgodnie z zapisami § 6 ust. 7 umowy); wniosek o płatność końcową należy złożyć do PARP najpóźniej w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków, który został wskazany w umowie o dofinansowanie w § 5 ust. 3 (zgodnie z zapisami § 6 ust. 8 umowy). W przypadku, gdy okaże się, że Beneficjent nie zdąży złożyć wniosku o płatność w określonym umową terminie, należy pisemnie zawiadomić PARP o tym fakcie (zgodnie z uregulowaniami w § 8 umowy). I tak: Dla opóźnień w złożeniu wniosku o płatność pośrednią Beneficjent jest zobowiązany wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji zadania nie później niż 30 dni przed dniem upływu okresu realizacji zadania. Wraz z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji zadania Beneficjent jest zobowiązany złożyć pisemne uzasadnienie przyczyn niedotrzymania terminu realizacji zadania, aktualny harmonogram zadań oraz aktualny harmonogram płatności/wydatków. W sytuacji, gdy Beneficjent nie może złożyć wniosku o płatność końcową w wyznaczonym terminie, nie później niż 30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków Projektu zobowiązany jest wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji Projektu. Wraz z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji Projektu Beneficjent jest zobowiązany złożyć pisemne uzasadnienie przyczyn niedotrzymania terminu realizacji Projektu, aktualny harmonogram zadań oraz aktualny harmonogram płatności/wydatków. 2. W jaki sposób należy złożyć wniosek o płatność? Wniosek o płatność należy wypełnić za pomocą Generatora Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Generator Wniosków Płatniczych dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, która jest również podłączona do strony internetowej PARP dla Działania 4.2 POIG. Beneficjent wypełnia wniosek o płatność z wykorzystaniem przygotowanej przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego i obowiązującej Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dostęp do ww. instrukcji możliwy jest przez Generator Wniosków Płatniczych, w menu „Pomoc”. Z uwagi na fakt, iż wzór wniosku o płatność oraz instrukcja wypełniania wniosku są dokumentami uniwersalnymi dla całego Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zalecamy zapoznanie się z niniejszymi wskazówkami precyzującymi sposób wypełnienia wniosku o płatność ze względu na specyfikę Działania 4.2 POIG. Po wypełnieniu wniosku za pomocą Generatora Wniosków Płatniczych należy go wydrukować, podpisać przez osoby uprawnione do reprezentacji wnioskodawcy oraz złożyć w jednym egzemplarzu do PARP. Pierwszą stronę wniosku o płatność należy opatrzyć pieczątką firmową. Jednocześnie wypełniony wniosek należy zapisać w formacie .xml i przekazać na adres mailowy: [email protected]. Strona 1 z 6 3. Od czego zacząć wypełnianie wniosku o płatność dla Działania 4.2 POIG? Z uwagi na występujące w Działaniu 4.2 POIG różne poziomy intensywności wsparcia (procentu dofinansowania) dla wydatków inwestycyjnych, wydatków na szkolenia oraz wydatków na doradztwo zalecamy rozpoczęcie prac związanych z przygotowaniem wniosku o płatność od wypełnienia pomocniczego zestawienia finansowego. Pomocnicze zestawienie finansowe zostało przygotowane w arkuszu kalkulacyjnym i zamieszczone na stronie internetowej PARP dla Działania 4.2 POIG. W zestawienie należy wpisać wszystkie wydatki rozliczane danym wnioskiem o płatność, przyporządkowując je do odpowiednich kategorii (analogicznie jak w harmonogramie zadań). Zestawienie zawiera ustawione formuły obliczeniowe, ułatwiające Beneficjentowi sprawne wypełnienie tabeli i wyliczenie prawidłowych wartości faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowanych oraz należnej kwoty dofinansowania. Po uzupełnieniu wszystkich informacji do pól niepodświetlonych zostanie wyliczona wartość wydatków kwalifikowanych oraz kwoty dofinansowania do wypłaty (tabela podświetlona kolorem zielonym), która powinna zostać przeniesiona do wniosku o płatność wypełnianego za pomocą Generatora Wniosków Płatniczych. Zwracamy uwagę, że w arkuszu kalkulacyjnym ustawiono formuły obliczeniowe, które standardowo powinny odpowiadać rozliczaniu wniosku Beneficjenta. Po usunięciu formuł obliczenia nie zostaną dokonane w sposób automatyczny. Ustawione formuły nie uwzględniają również dopuszczalnych przesunięć w wydatkach kwalifikowanych pomiędzy kategoriami wydatków, które zgodnie z zapisami § 8 ust. 11 umowy o dofinansowanie są możliwe do 10 % wartości kwoty danej kategorii, z której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie. W takim przypadku należy skorygować uznaną wartość wydatków kwalifikowanych zgodnie z zapisami umowy, z wykasowaniem formuły obliczeniowej. Ponadto do zestawienia pomocniczego można dostawiać bądź usuwać wiersze oznaczone literami a,b,c,... w celu dostosowania tabeli do rozliczanego zadania. Wówczas w odpowiednie komórki należy skopiować formuły oraz zaktualizować pozostałe formuły w arkuszu z uwzględnieniem nowo wstawionych wierszy. W sytuacji, gdy Beneficjent poniósł wydatki na podstawie dokumentów księgowych wyrażonych w walutach obcych, zalecamy skorzystać z formuł obliczeniowych zawartych w arkuszu 2 „faktury_waluty_obce” pomocniczego zestawienia finansowego. Arkusz „faktury_waluty_obce” pozwoli na prawidłowe wyliczenie kwoty wydatków kwalifikowanych w zł, którą następnie będzie można przenieść do arkusza 1 „Działanie_4.2” wyliczającego wartość wydatków kwalifikowanych oraz kwoty dofinansowania w ramach rozliczanego zadania. Jednocześnie, zwracamy szczególną uwagę na rozbieżności w zakresie przeliczania wartości wydatków kwalifikowanych poniesionych w walucie obcej na walutę polską pomiędzy zapisami Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka a przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 kwietnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (Dz.U. z 2008 r. Nr 68, poz. 414). Z uwagi na obowiązujące PARP i Beneficjenta przepisy prawa krajowego niezbędne jest stosowanie do przeliczeń wydatków poniesionych w walutach obcych zapisów § 1 ust. 7 ww. rozporządzenia, tj.: „Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem, poniesione w walucie obcej, przelicza się na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania. W przypadku, gdy kurs z dnia dokonania płatności jest wyższy od kursu z dnia zaksięgowania dokumentu księgowego, kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem jest pomniejszana o ujemne różnice kursowe.” Strona 2 z 6 Ww. zapis został zastosowany w formułach obliczeniowych zawartych w arkuszu 2 „faktury_waluty_obce” pomocniczego zestawienia finansowego. Wypełnione pomocnicze zestawienie finansowe prosimy wydrukować i załączyć do dokumentów składanych wraz z wnioskiem o płatność. Jednocześnie wersję elektroniczną zestawienia należy przekazać na adres mailowy: [email protected] wraz z wnioskiem o płatność w wersji elektronicznej. 4. Jak wypełnić wniosek o płatność dla Działania 4.2 POIG? Obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o płatność jest uniwersalna dla całego POIG Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka przygotowana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Z uwagi na specyfikę Działania 4.2 POIG poniżej zamieszczamy krótkie wyjaśnienia, co należy wpisać w poszczególnych polach wniosku dla rozliczania projektu w ramach Działania 4.2 POIG. Pozycja we wniosku o płatność 1 2 3 4 4a 5 6 7 8 9 10 Dodatkowe wskazówki PARP dotyczące wypełnienia danej pozycji Data rozpoczęcia realizacji zadania oraz data dokonania ostatniej płatności w ramach rozliczanego zadania (nie późniejsza niż data kończąca okres kwalifikowalności wydatków określony w § 5 ust. 3 umowy) Nazwa Beneficjenta musi być zgodna z nazwą podaną w komparycji umowy o dofinansowanie zawartej z PARP. Jako osoby wyznaczone do kontaktu należy podać takie osoby, które w przypadku wątpliwości lub braków we wniosku o płatność będą mogły udzielić pracownikowi PARP stosownych wyjaśnień. Numer rachunku bankowego musi być zgodny z numerem wskazanym w § 4 ust. 6 umowy, lub w przypadku zmiany rachunku z pisemną informacją przekazaną przez Beneficjenta do PARP o zmianie rachunku bankowego. Informację o zmianie rachunku bankowego, na który będą dokonywane płatności, Beneficjent powinien przekazać w terminie 7 dni od dokonania zmiany i nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność. Proszę wpisać „4 Inwestycje w innowacyjne przedsięwzięcia” Proszę wpisać „4.2 Stymulowanie działalności B+R przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie wzornictwa przemysłowego” Proszę wpisać „nie dotyczy” Proszę wpisać tytuł projektu podany w § 2 ust. 1 umowy o dofinansowanie Proszę wpisać numer wniosku o dofinansowanie podany w § 2 ust. 1 umowy o dofinansowanie Proszę wpisać numer umowy o dofinansowanie podany w komparycji umowy Proszę wskazać rodzaj płatności: Płatność pośrednia – po zakończeniu realizacji poszczególnych zadań Płatność końcowa – po zakończeniu realizacji projektu/ostatniego zadania Proszę wpisać kwotę wydatków kwalifikowanych, która została wyliczona za pomocą pomocniczego zestawienia finansowego przygotowanego przez PARP Proszę wpisać kwotę dofinansowania, która została wyliczona za pomocą pomocniczego zestawienia finansowego przygotowanego przez PARP Strona 3 z 6 Proszę wypełnić tabelę 11 przenosząc odpowiednie dane dotyczące dokumentów księgowych z pomocniczego zestawienia finansowego. 11 W kolumnie [9] należy podać wartości podatku VAT poniesionego w odniesieniu do wydatków kwalifikowanych, wyłącznie w przypadku, gdy VAT jest kosztem kwalifikowanym dla Beneficjenta. 12 Suma kwot wydatków kwalifikowanych w kolumnie [8] powinna być tożsama z kwotą wykazaną w pozycji 9 wniosku o płatność. Nie dotyczy Działania 4.2 POIG W kolumnie [1] proszę wymienić wszystkie zadania, które zostały wykazane w harmonogramie zadań stanowiącym załącznik do umowy. W kolumnie [2] należy dokonać krótkiego opisu stanu realizacji prac poszczególnych zadań. W kolumnie [3] i [4] należy wpisać wartości wydatków zgodnie z harmonogramem zadań stanowiącym załącznik do umowy. W kolumnie [5] i [6] należy podać wartości wydatków faktycznie poniesionych w ramach poszczególnych zadań. 13 Z uwagi na rozwiązanie przyjęte w Działaniu 4.2 POIG polegające na rozliczaniu projektu po każdym z zadań wydatki kwalifikowane wykazane w kolumnie [6] dla zadania rozliczanego obecnie składanym wnioskiem o płatność powinny być tożsame z sumą wydatków kwalifikowanych wykazanych w tabeli 11 oraz pozycji 9 wniosku o płatność. Natomiast wydatki kwalifikowane wykazane w kolumnie [6] dla zadań rozliczonych w ramach poprzednio złożonych wniosków o płatność powinny być tożsame z wydatkami kwalifikowanymi zaakceptowanymi przez PARP (zgodnie z pismami otrzymanymi od PARP informującymi o wysokości przekazanego dofinansowania na rachunek Beneficjenta). Wydatki ogółem wykazane w kolumnie [5] powinny obejmować wszystkie wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane poniesione dla realizacji przedstawionych zadań (zgodnie z podanymi pozycjami wydatków wykazanymi w harmonogramie zadań). W wierszu „razem” automatycznie zliczane są wartości wykazane dla poszczególnych zadań. W przypadku, gdy w ramach projektu Beneficjent ponosi wydatki wykazane w harmonogramie zadań w ramach kategorii „nabycie prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego gruntu”, należy dodatkowo uzupełnić dane w wierszu „w tym wydatki poniesione na zakup gruntów”. 14 15 W przypadku, gdy w ramach projektu Beneficjent ponosi wydatki wykazane w harmonogramie zadań w ramach kategorii „usługi szkoleniowe”, należy dodatkowo uzupełnić dane w wierszu „w tym crossfinancing”. Proszę krótko odnieść się do planowanych do realizacji wydatków oraz czynności w kolejnym zadaniu. Dla wniosku o płatność pośrednią należy wypełnić tabelę dotyczącą Strona 4 z 6 wskaźników produktu, odnosząc się do wszystkich wskaźników produktu zawartych w umowie o dofinansowanie. Dla wniosku o płatność końcową należy wypełnić tabelę dotyczącą wskaźników produktu oraz tabelę dotyczącą wskaźników rezultatu, odnosząc się do wszystkich wskaźników produktu i rezultatu zawartych w umowie o dofinansowanie. Informacje podane w kolumnach od [1] do [4] powinny być zgodne z pkt 26 wniosku o dofinansowanie, stanowiącego załącznik do umowy. 16 17 18 19 20 21 W przypadku wniosku o płatność końcową Beneficjent powinien wykazać 100 % realizacji wszystkich wskaźników produktów, a także 100 % realizacji wskaźników rezultatu zadeklarowanych do osiągnięcia do roku zakończenia realizacji projektu. Wypełnić, jeśli dotyczy. Proszę wypełnić analogicznie jak załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie – harmonogram wydatków / płatności, z tym że należy wykazać wyłącznie wydatki kwalifikowane ogółem na 4 kolejne kwartały (tj. bez podziału planowanych wydatków na kategorie inwestycyjne, szkoleniowe i doradcze). Podane w tym punkcie kwoty powinny być zgodne z załącznikiem nr 3 do umowy o dofinansowanie lub zaktualizowanym harmonogramem wydatków / płatności przekazanym przez Beneficjenta do PARP. W sytuacji, gdy Beneficjent przewiduje zmiany w harmonogramie wydatków / płatności w stosunku do kwot i terminów wskazanych w załączniku nr 3 do umowy o dofinansowanie, powinien pisemnie zawiadomić PARP o planowanych zmianach oraz załączyć zaktualizowany harmonogram wydatków / płatności. Jeżeli zmiany te wynikają z przesunięć w realizacji zadań lub całego Projektu, proszę zapoznać się z informacjami przedstawionymi w pkt 1 str. 1 niniejszych wskazówek. Zgodnie z zapisami § 2 ust. 2 pkt 2 umowy o dofinansowanie Beneficjent musi realizować projekt zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych. Jeżeli w trakcie kontroli lub audytu wykazane zostały nieprawidłowości podlegające działaniom naprawczym, proszę je opisać w tym punkcie. Proszę odnieść się do obowiązków Beneficjenta dotyczących promocji projektu, przedstawionych w § 10 umowy o dofinansowanie. Proszę podać miejsce faktycznego przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą możliwości odzyskania lub odliczenia kosztu podatku VAT. Obowiązkowymi załącznikami do każdego wniosku o płatność są: kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości księgowej), poświadczone przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem na każdej stronie, potwierdzające poniesione wydatki, wraz z kopiami dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty, kopie protokołów odbioru dokumentującymi wykonanie robót, dostaw, usług lub kopiami innych dokumentów potwierdzające zgodność realizacji projektu z warunkami umowy, poświadczone przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem na każdej stronie. Ponadto, w sytuacjach określonych w § 6 ust. 1 pkt 3-7 umowy o Strona 5 z 6 dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do dołączenia do wniosku o płatność dodatkowych dokumentów. Proszę zwrócić uwagę na wymogi przedstawione w Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dotyczące opisywania oryginałów dokumentów księgowych poświadczających wydatki ponoszone w ramach projektu. Kopie dokumentów księgowych dołączonych do wniosku o płatność powinny odzwierciedlać stosowny opis dokonany na oryginałach tych dokumentów. W przypadku dokumentów księgowych wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności oraz kurs waluty z dnia zaksięgowania dokumentu księgowego. W przypadku, gdy opis sporządzony na oryginałach dokumentów źródłowych wymagać będzie korekt, należy wszelkich wymaganych poprawek dokonywać wyłącznie na oryginałach dokumentów. Poprawki należy wprowadzać poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wpisanie treści poprawnej wraz z datą dokonania poprawki oraz podpisem osoby do tego upoważnionej. Korekty powinny czytelnie podawać poprawne informacje. W sytuacji, gdy wymagany opis jest zbyt obszerny, należy całość lub część opisu zamieścić w załączniku trwale spiętym z oryginałem dokumentu księgowego. Niedopuszczalne jest dokonywanie niezbędnych zmian w opisach poprzez zamazywanie danych, stosowanie korektora, itp. Ponadto, nie należy korygować opisu poprzez skreślanie pojedynczych liczb lub liter tj. należy dokonać korekty kwoty, wyrażenia jako całości. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących sposobu wypełniania wniosku o płatność prosimy o kontakt na adres mailowy: [email protected] Strona 6 z 6
